Verksamhetsutveckling 2015 och framåt

Transkript

1 Verksamhetsutveckling 2015 ch framåt 2015 ch framåt Denna verksamhetsplan beskriver SK Löddes verksamhetsidé, hur verksamheten är tänkt att fungera, vad vi planerar att göra, vilka mål vi har ch hur vi tänker nå dessa.

2 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Bakgrund SK Lödde har under en tid arbetat fram målsättningar för verksamhetens framtida utveckling. En del av dessa sammanfattas i dkumentet Blå Tråden. För att säkerställa klubbens framtida förmåga att förvalta löpande verksamhet samt kntinuerligt utvecklas ses det sm nödvändigt att säkra befintlig verksamhet ch se till att denna i större utsträckning kan verka vidare av egen kraft ch att rganisatinen därför förändras ch stärks i detta syfte. Sammanfattning: I ljuset av dessa målsättningar har verksamheten setts över ch följande slutsatser dras: Verksamhetschef tillsätts då övergripande, sammanhållande ansvar behövs Kanslifunktinen får en större administrativ rll för att avlasta tränare Styrelsens sammansättning samt arbetsuppgifter fastställs, även skriftligen Samarbeten inleds med syfte att bättre förverkliga Bredd ger elit inm befintlig kstnadsram Verksamhetsåret planeras 12 månader i förväg Se nedanstående mer detaljerade beskrivning Åtgärder samt inriktning förväntas presenteras på årsmötet 2015 för att ge möjlighet för medlemmarna att ge sina synpunkter på SK Löddes inriktning. Inför 2016 ch SK Löddes 40-års jubileum planeras ett större evenemang. Då skall vi slå på strt! Mål ch visin: Inkl. Blå Trådens (under rev) mål Utifrån Blå Tråden ch verksamhetsutvecklingsarbetet summeras SK Löddes målsättningar såsm: Utifrån bredden i Simlinjen extrahera en elitgrupp sm gör att klubben uppnår plats 30 (av 330st) i Sverige Uppnå plats 6 (av 55st) i Skåne Skapa engagemang, hs alla, även nuvarande icke-medlemmar! Simning är en unik aktivitet sm kan engagera alla från baby till pensinär. Utöka träningstider För att utöka träningsmängd för A- ch B-grupp (i linje med Simförbundets riktlinjer) För att utveckla vuxensimningen För att kunna ta in fler barn i Simlinjen För att kunna starta upp:

3 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Babysim Handikappsim Rehabiliterande simning Erbjuda Sklsim till kmmunens sklungdm (upphandling) Utvärdera möjlighet att driva badet/simanläggningen? Ledning SK Löddes verksamhet leds av den av medlemmarna tillsatta styrelsen samt anställda medarbetare i verksamheten. I syfte att förbättra, effektivisera ch resultatrientera verksamheten beslutas att mstrukturera verksamheten så att mer fkus, tid ch resurser ägnas åt att uppnå vanstående målsättningar, än sm hitintills har varit möjligt. Därför beslutas att tillsätta en Verksamhetschef för den perativa verksamheten, sm har ansvaret för hela den perativa verksamheten samt rapprterar till styrelsen. Styrelsen har det yttersta legala ansvaret att tillse att medlemmarnas årsmötesbeslut fullföljs, följa föreningens stadgar, kntrllera ch granska att lagar ch regler följs, att verksamheten har tillräckliga resurser ch förutsättningar för att på bästa sätt uppnå vanstående målsättningar löpande. Sm förening är verksamheten ckså berende av att styrelsen engageras i ett antal ansvars- ch funktinsmråden. Dessa beslutas vara såsm nedanstående, men kan över tid kmma att ändras på grund av verksamhetens utveckling: Ordförande Sammankallande Leda ch fördela arbetet Verksamhetsutveckling Kntrakt ch avtal (inkl. kntakter med exempelvis Kmmunen.) Eknmi Rapprtering Finansiell analys Bkslut Tävling Egna ch samarrangerade tävlingar Funktinärer Funktinärsrekrytering Funktinärsutbildning Funktinärssamrdning Arrangemang Kiskförsäljning egna ch samarrangerade evenemang Lucia Årsmöte Spnsrevenemang Spnsring Finansiering via spnsring Spnsravtal

4 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Tävlingspriser Försäljningar, ex. Newbdy, Tulpankungen Kmmunikatin (intern ch extern) Medlemskmmunikatin Föräldrakmmunikatin SKLödder Standardisering av Välkmstbrev etc. Sekreterare Prtkllförare Uppdatera ch säkerställa aktualitet i verksamhetsdkumentatin Digitalisering av nyckeldkument, instruktiner, avtal, etc. Suppleanter Inträder vid behv samt är behjälpliga i vanstående funktiner på uppdragsbasis utifrån styrelsens beslut Simmarrepresentanter 2 av simmarna valda styrelserepresentanter Därför bör styrelsen ha 7 ledamöter ch 2 suppleanter. Respektive styrelseledamt ch styrelsen sm helhet samarbetar med Verksamhetschefen för att ge verksamheten tillräckligt stöd inm respektive ansvarsmråde. I nuvarande rganisatin kräver respektive styrelseledamts uppdrag h per år (2-4h per vecka), berende på ansvarsmråde. Med vanstående utökning ch arbetsfördelning bör varje ledamts tidsengagemang minska någt. Operativ rganisatin För att förtydliga framdriften av verksamheten samt klargöra rapprteringslinjerna till styrelsen så beslutas att tillsätta en verksamhetschef sm i sin tur har övriga anställda (fast ch timanställda) rapprterande till sig. Även kansli-funktinen rapprterar till verksamhetschefen. Nedanstående rganisatinsschema visar ny rganisatin ch nya rapprteringslinjer.

5 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Medlemmar Valberedningen Ordförande Eknmi Tävling Styrelsen Arrangemang Spnsring Kmmunika n Sekreterare Simmarrepr Verksamhetschef Ev. suppleanter Kansli Eknmi Administra n Tävlings-ansvarig Simlinjen Vuxen-simning A-gruppen B-gruppen C-gruppen D-gruppen Teknik-grupper Simlinjengrupper Vuxen nybörjare Vuxen frtsä ning Vuxen avancerad Vuxen masters Det ligger i verksamhetschefens uppdrag att löpande driva ch utveckla SK Löddes (perativa) verksamhet. Därför förväntas Verksamhetschefen efter tillsättning ta fram en mer detaljerad handlingsplan utifrån denna övergripande Verksamhetsplan. Anställda: 1. Verksamhetschef: a. Verksamhetens helhet, inkl. Eknmi b. Verksamhetsutvecklingsansvar c. Rapprteringsansvar till styrelsen d. Persnalansvar 2. Kansli a. Eknmi b. Administratin i. Medlemshantering, tävlingsanmälan, lägerbkningar, infrmatin, telefn/mail

6 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 ii. Hemsida, LOK, IT supprt 3. Tävlingsansvarig: a. Övergripande ansvar för tävlingsverksamheten 4. Tränare A-D grupperna 5. Simlinjen-ansvarig a. Övergripande ansvarig för Simlinjen 6. Vuxensimning a. Övergripande ansvarig vuxensimning Sandra Lundin beslutas tillsättas sm Verksamhetschef, tillika Tävlingsansvarig ch Huvudansvarig Simlinjen samt tränare. Organisatinen inm Tävlingsverksamheten förväntas efter Verksamhetschefens tillträde mstruktureras för att tydligare reflektera: Mästerskapsnivå ch därtill relaterad träningsmängd (ex. SM/JSM, SUM-SIM, Simiaden etc.) för de högre tävlinggrupperna Ändrad arbetsuppgiftsfördelning utifrån Tävlingsgruppernas/Simmarnas behv samt styrkr i befintlig tränarstab (ex. Teknikansvarig, Simmarcach, etc.) så att vi på bästa sätt kan förverkliga Bredd ger elit Medlems- ch simmarunderlag i relatin till antalet tillgängliga tränartimmar ch bassängtider, samt utifrån vad föreningen har eknmi till Detta rganisatinsförslag skall läggas fram för beslut i Styrelsen. Effektiviseringar ch arbetsuppgiftsratinalisering (planerat genmförande efter smmaren 2015) Utifrån en genmförd arbetsuppgiftsanalys i december dras slutsatsen att det administrativa arbetet för medarbetare, timtränare ch styrelse kan ratinaliseras väsentligt genm att: Byta medlemsadministrativt system från Servette till Kansliet Online Möjliggör användning av systemet, via inlggning, från annan rt. Förenklar ch styr medlemsanmälningar, vilket reducerar antalet fel ch relaterat extraarbete Möjliggör anmälningar till läger ch andra evenemang Möjliggör autmatisk fakturering Möjliggör betalning med krt Kstnad ca 5000kr i uppstart, sedan 4800kr/år

7 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Göra tävlingsanmälningar via Oct Open istället för via nuvarande Servette-system. Möjliggör att respektive tränare kan anmäla sina simmare själv Minskar antalet invlverade i anmälningsprceduren ch risken för felaktigheter sm ger merarbete på grund av infrmatinsöverlämning mellan lika persner Möjliggör registrering från exempelvis hemmet eller annan rt. I nuläget görs bkningar på statinär datr, i Servette, på Klubbens kansli. Undersöka kstnad för att kunna tidrapprtera direkt in i löneprgrammet. Inkluderar även registrering av milersättning, kstnadsutlägg etc. Finns även sm app: Visma Stämpla. Utvärdera användandet av simmarkntn. Drar mycket administratin för verksamheten. Annat tillvägagångsätt? Inleda diskussiner med Iden angående samarbete kring A-gruppen/elitsatsande simmare Ger större tillgång till bassängtider, vilket behövs då A ch B-gruppens träningstimmar för närvarande är för få (utifrån Simförbundets rekmmendatiner) Kstnadsbesparande för bägge klubbarna Möjlighet till anpassad träning, exempelvis teknik, då simmarunderlaget ch tränarunderlaget är större Frtsätta ch fördjupa diskussiner med Iden ch Landskrna angående tävlingssamarbeten Pängsim/Utmanaren Swim f Hpe/Lödde Meet Andra tävlingar? Samarbete kring större tävlingar Gemensamt resande Gemensam uppladdning? Gemensam supprt/hejar på varandras klubb/simmare Samarbetspartners SK Löddes verksamhet påverkas väsentligt av simanläggningen ch dess drift. Här är samarbetspartners främst: Kmmunen (fkus på kntinuerlig kntakt. dialg, kravställande, avtalsuppföljning) Medley (kräver förbättrat samarbete ch kntinuerlig dialg med kmmunen kring hur detta utvecklas, eller inte utvecklas åt rätt håll) Tävlingsverksamhet: Iden ch Landskrna SK: från 2015 samarbete kring pängsim

8 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Landskrna SK: samarrangemang Swim f Hpe årligen i augusti Träningsverksamhet Ptentiellt samarbete med Iden för elitsatsande simmare Lkaler För närvarande så hyr SK Lödde kanslilkaler av kmmunen i IF Löddes klubbhus. Om tillfälle ges så skulle SK Lödde föredra möjlighet till kansli ch klubblkal i själva simanläggningen. Marknad ch intressentbearbetning Spnsring SK Lödde är berende av finansiering från spnsrer. Spnsrmarknaden skall löpande bearbetas genm: Individuella kntakter med lkala företag Ansöka m spnsringsstöd hs banker ch stiftelser Spnsrträff en gång per år Via medlemmar uppmana till spnsring utifrån beslutat spnsrpaket Varumärke ch marknadsföring Genm att aktivt arbeta med att synliggöra SK Lödde i media, hs kmmunen ch vid evenemang så stärks klubbens varumärke vilket leder till psitiva effekter på medlemsengagemang, spnsring ch dialgen med samarbetspartners så sm kmmunen. SK Löddes varumärke skall förknippas med Bredd ger elit rum för elitsatsande simmare bredvid banan med barn ch mtinärer Simkunnighet är bästa livförsäkringen Hälsa, rörelse, gemenskap för alla, tillsammans. Ung ch gammal, mästare ch mtinär, simkunnig ch simkunnig, kärnfrisk ch rehabiliterande, nrmalfunktinär ch handikappad, baby till pensinär. Marknadsföring SK Löddes marknadsföring bedrivs främst via hemsida, facebk ch prfilkläder. Prfilkläder skall vara Träningsveraller

9 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Badmössr Tränartröjr Simmartröjr Specifika simmar/tävlingströjr Supprtertröjr, till försäljning Tillsktt prfilkläder: Tränar baddräkter ch badbyxr Handdukar Klubbtatuering (temprära) Beachflag (att använda vid tävlingar ch under Simlinjens tider) Uppstartskit till alla simmare (eller bara nya medlemmar i Simlinjen?) Liten tygryggsäck/påse, t-shirt, vattenflaska, liten handduk Med klubblg ch spnsrlg Framöver bör SK Lödde i större utsträckning nyttja ch engagera klubbens prfiler för att stärka SK Löddes varumärke: Björn Lundin Henrik Frsberg Stefan Perssn Tmmy Lindell Isabel Heed Helrenverad eller ny anläggning? Kmmunen utvärderar för närvarande kmmunens simanläggningar i Furulund ch Löddeköpinge. SK Lödde har intervjuats av knsultfirman Weed sm håller i den bjektiva analysen. Det visar sig att i samband med denna översyn så utvärderas även sprthallarna i kmmunen. Slutsatser kring analyserna förväntas läggas fram under 2015, dck klart när. Några frågeställningar har identifierats från kmmunen angående simanläggningar: nuvarande dåligt fungerande anläggningar kräver åtgärder; antingen genmgripande renvering eller m detta inte är försvarbart i längden ch eknmiskt, nybyggnatin av anläggning Skall kmmunen ha två simanläggningar? Styrelsen skall utvärdera SK Löddes intresse i ch kapacitet att kunna driva simanläggningen, antingen i befintlig anläggning eller i framtida anläggning. Fördelar skulle kunna vara:

10 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Stärkt egen finansiering Möjlighet till effektivare nyttjande av bassängerna, både för SK Lödde, allmänheten ch nya verksamheter (ex. simhpp). Nackdelar: Ingen kapacitet eller erfarenhet av att driva simanläggning Riskbedömning Styrelsen skall förbereda sig på att praktivt delta i debatten kring ev. ny eller helrenverad simanläggning. Medlemsengagemang SK Lödde är berende av engagerade medlemmar ch psitiv drivkraft för verksamheten ch varumärket. För att ytterligare öka detta engagemang beslutas ett antal förbättringsåtgärder: Klubbmästerskapen Pausunderhållning av rang (ex. artist, simhppare) för att attrahera besökare även utanför befintlig medlemskader. Även frtsättningsvis i samband med luciatåg Klubbpriser delas istället ut på Årsmötet (se nedan) SKLödder återinförs sm kanal för direktkmmunikatin med medlemmar/föräldrar/simmare Administreras via Mailchimp Ev. fåtal printade kpir Grundläggande intern kmmunikatin tas fram ch genmförs Välkmstbrev till nya medlemmar (avsett ålder) Intrduktinsbrev till nya simmare ch föräldrar vid inträde i Teknikskla ch D-grupp Krt beskrivning av hur denna nivå fungerar Krt beskrivning av hur säsngerna ser ut ch de större aktiviteterna (inkl. ev läger) Förväntningar på engagemang vad gäller ex. funktinärsrller, försäljningar, styrelse ch kiskbemanning Utvärdera möjlighet till simutveckling för de ungdmar sm inte vill elitsatsa men gärna vill träna på relativt hög nivå men ännu inte klassas sm vuxensimmare. Avancerad gruppen Triatln?

11 SK Löddes verksamhetsplan 2015 ch framåt 2 Genmförande Denna Verksamhetsplan skall framläggas för medlemmarna på Årsmötet Styrelsen ch verksamhetschefen ansvarar för dess genmförande. Verksamhetschefen Sandra Lundin är för tillfället föräldraledig ch kmmer att i augusti 2015 återgå på heltid i tjänst. Under vår ch smmar kmmer Sandra Lundin att på deltid vara engagerad i planering ch genmförandet av Verksamhetsplanen ch framtagandet av den mer detaljerade handlingsplanen.