Planeringsförutsättningar - Ansvarförhållanden

Transkript

1 Lars Gerhardssn (5) Bilaga 3 Planeringsförutsättningar - Ansvarförhållanden Innehåll Ansvarsfördelning 1 Föreningen 1 Stckhlms OF (StOF) 1 Arrangören 2 Ban- ch tävlingskntrllanter 2 Organisatin 2 Organisatinskmmitté 2 Organisatinskmmitténs arbetsmråden ch ansvar 2 Exempel på tävlingsrganisatin 3 Arbetsrdning för tävlingsrganisatin 4 Exempel på arbetsfördelning mellan arrangörsklubbar 4 Ansvarsfördelning Föreningen Har det övergripande ch långsiktiga ansvaret för utveckling ch vidmakthållande av knceptet 10MILA. Utfrmar ch tillhandahåller anvisningar för arrangörer. Utser före det att avtal tecknats mellan Föreningen ch Arrangören, kntaktpersn/-er gentemt Arrangören. Bistår Arrangören avseende såväl tävlingstekniska ch arenamässiga frågr Bistår Arrangören avseende övergripande ch långsiktiga marknads- ch spnsrfrågr, t ex inm ramen för Arrangörens marknadsgrupp mtsv. Tecknar, m möjligt i samråd, ch bistår Arrangören avtal avseende: strbild inkl prduktin, web-tv ch vanlig TV-prduktin, ljudprduktin, elektrniskt stämplingssystem ch psitineringssystem (GPS-tracking), sprt- ch annan försäljning samt stöd, t ex lgistik sv, från Försvarsmakten. Stckhlms OF (StOF) Kntrllerar ch gdkänner tävlingsmråde. Övervakar ch kntrllerar att tävlingen planeras ch genmförs enligt SOFT:s regler ch anvisningar.

2 Lars Gerhardssn (5) Utser, i samråd med SOFT, kart-, ban- ch tävlingskntrllanter så snart arrangören tilldelats arrangemanget. Arrangören Planerar ch genmför tävlingen enligt SOFT:s tävlingsregler ch anvisningar. Utser efter det att avtal tecknats mellan Föreningen ch Arrangören, kntaktpersn/-er gentemt Föreningens tävlingsgrupp. Infrmerar frtlöpande Föreningen m viktiga beslut vilka rör tävlingen. Står för ban- ch tävlingskntrllanternas reseersättningar enligt avtal mellan Föreningen ch Arrangören. Ban- ch tävlingskntrllanter Fungerar sm bllplank/resurs för arrangören samt agerar sm Föreningens förlängda arm. Utför kntrll av ch bistår med stöd under tävlingsförberedelser ch genmförande. Tävlingskntrllanten gdkänner inbjudan, PM samt eventuell prgrambk. Bankntrllanten gdkänner banr ch gafflingar. Organisatin Organisatinskmmitté Redan i samband med de första kntakterna mellan den aspirerande Arrangören ch Föreningen bör en kntaktpersn utses för den inledande dialgen. En rganisatinskmmitté (OK) bör utses tidigt. Föreningen ställer inga krav på kmmitténs rganisatin, tävlingsrganisatin eller inbördes ansvarsförhållanden. Det är däremt en klar fördel m OK struktur i strt följer mtsvarande sm för styrelsen för föreningen Timilakavlen. Härigenm skapas en ökad tydlighet avseende funktiner, planerings- ch genmförandeprcessen, för aktuell Arrangör samt för pågående ch kmmande arrangörer. Likaså underlättas erfarenhetsöverlämning ch funktinsutveckling. Inm styrelsen för föreningen Timilakvalen finns representanter för följande funktiner. Lgistik Tävlingscentrum Banläggning Ljud, ljus ch bild inklusive web-tv IT; hemsida, stämplingssystem, 10MILAs hem- ch prjektsida sv Eknmi Marknad ch spnsrer Press, media ch infrmatin Organisatinskmmitténs arbetsmråden ch ansvar Upprättar en tävlingsrganisatin samt ansvariga för lika arbetsmråden

3 Lars Gerhardssn (5) Upprättar en adresslista på samtliga ansvariga i tävlingsrganisatinen. Ta fram ansvarsbeskrivningar för de lika arbetsmrådena i tävlingsrganisatinen. Upprättar förslag till arbets- ch tidsplaner för förberedelser ch genmförande. Fattar beslut i alla övergripande frågr. Svarar för samrdningen mellan de lika enheterna i tävlingsrganisatinen. Skapar ett system för infrmatin inm tävlingsrganisatinen, exempelvis intranät, e-pst eller liknande. Övervakar att arbets- ch tidsplaner följs. Utarbetar en riskanalys ch en plan för att förebygga risker ch hantera kriser för hela arrangemangets livscykel. Svarar för att arbetsuppgifter sm inte direkt kan hänföras till någn enhet eller ansvarig i tävlingsrganisatinen blir utförd på lämpligt sätt. Svarar för arrangemangets eknmi enligt avtal mellan Arrangören ch Föreningen. Svarar för arrangemangets hemsida under Svarar för arrangemangets infrmatin ch kmmunikatin (annns, inbjudan, startlista, PM, kmpletterande PM, prgrambk, resultat, sträcktider samt distributin av filer för sträcktider mt Winsplits ch vägvalsanalystjänsten Runway eller mtsvarande). Upprättar veckrna före, under ch efter arrangemanget, en kanslifunktin ch löparservice. Delger frtlöpande prtkll, samt annan relevant infrmatin, från rganisatinskmmitténs sammanträden till Föreningens kntaktpersn samt banch tävlingskntrllanter. Upplåter lkal(-er), på eller i anslutning till TC/arenan, till Föreningen för genmförande av ett infrmatins- ch framtidsmöte i dess regi för kmmande arrangörer ch andra intresserade aktörer. Slutavrapprterar dels till SOFT, dels till Föreningen samt avvecklar arrangemanget. Genmför kntinuerlig erfarenhetsöverlämning till kmmande arrangörer inm ramen för Föreningens tävlingsgrupp. Redvisar preliminär eknmisk rapprt i samband med föreningen Höstmöte, september/ktber genmförandeåret. Slutredvisar arrangemanget senast i samband med årsmöte, mars/april året efter genmförandeåret. Exempel på tävlingsrganisatin Tävlingsledare Biträdande tävlingsledare Tävlingskassör Kartritare

4 Lars Gerhardssn (5) Banläggare Dataansvarig Teknikansvarig (TV, Webb, ljud ch ljus) Media- ch infrmatinschef Marknadsansvarig Arenaansvarig Lgistikansvarig Lkal tävlingskntrllant (funktinsleds av tävlingskntrllanten) Lkal kartkntrllant (funktinsleds av bankntrllanten) Arbetsrdning för tävlingsrganisatin Ett exempel på Arbetsrdning för en tävlingsrganisatin, hämtat från 10MILA i Skåne 2009, redvisas i bilaga 12. Exempel på arbetsfördelning mellan arrangörsklubbar 1 Ps. Klubb Före tävling Under tävling Efter tävling 1. Brmma- Vällingby Vindsskyddsplatser inkl tillsyn ch sanitet Utcheckning RÖD Tillsyn Vindskyddsplatser 2. Enskede Kartplck Bygga kartplank Uppsättning kartr Bygga Startplats 3. Söders SOL Banläggning hyrtält 4. Hellas Infrmatin inkl Klagmur Tävlingsexpeditin Packning Lagkuvert Strbildsprduktin 5. Rtebr Kartplck Byggnatin El Datasekretariat Byggnatin Markan 6. Skarpnäck Kartplck Resning Militärtält 7. Skgsluffarna Byggnatin Dusch/Sanitet/Bastu 8. Sundbyberg Skyltning TC Parkering Skyltar Trafik Uppmärkn. husvagnar 9. Tullinge Byggnatin TC Byggnatin El Press/VIP Ceremnier Bevakning Kartplank Sjukvård i skgen Markabemanning Infrmatin inkl Klagmur Tävlingsexpeditin Resultatgivning Strbildsprduktin El (jur) Växlingar ch målfålla Datasekretariat Bemanning Markan Trafikledning Övervakning Dusch/Sanitet/Bastu Ceremnier Trafikdirigering Parkering Växlingar ch målfålla Sjukvård Rivning Kartplank Rivning Kntrller Rivning Markan Rengöring, packning militärtält Rivning/städning Dusch/Sanitet/Bast u Återställning P-ytr TC (jur) El (jur) Press/VIP 10. Tureberg 10MILA-banken Incheckning Start ch 1 Exemplet är hämtat från 10MILA 2005 i Upplands-Br

5 Lars Gerhardssn (5) Ps. Klubb Före tävling Under tävling Efter tävling Skyltning TC Kartplck Uppmärkn. funktält växel 10MILA-banken 11. Älvsjö-Örby Skyltning TC Byggnatin El VIP-verksamhet klubbtält El (jur) Spnsrer, skyltar, inkl byten VIP verksamhet Exempel på arbetsuppgifter för lkal(-a) samarbetspartner(-ers) 1. OK Kartan Banläggning Kntrllbygge Utsättning enheter Byggnatin markan Förläggning hårt underlag Kntrllbevakning Vätska i skgen Viltavdrivning Skallgångsjur Städning Förläggning hårt underlag 2. OK Skgen 10MILA- Sprinten eller liknande arrangemang Rivning kntrller Rivning militärtält Rivning markan Städning Ttalansvar Ttalansvar Ttalansvar