Transkript

1

2 1

3 2

4 3

5 4

6 5

7 För att kunna installera och använda programmet krävs följande: En dator med Windows XP, Vista, Windows 7 eller Windows 8. En skrivare installerad under Windows. Sätt i Cd:n och kör installationsprogrammen (utom DatabasInstall.exe) i rotmappen för att installera programmen. Ska flera datorer i ett nätverk komma åt programmen ska de ändå installeras i endast en mapp och på den dator som ska vara server. Därefter skapar man genvägar på varje dator som ska köra programmen. Kopiera filen sdflic.lic från rotkatalogen på Cd:n till den mapp där ni installerat programvara och databas. OBS! Om ni redan har programvaror från oss på Svensk Dataförvaltning AB skall ni INTE installera någon databas, om ni gör detta försvinner all tidigare data. Alla program arbetar mot databasen, så om du lägger upp en anläggning i SDF ServiceSystem kan du även arbeta med den i t.ex. SDF DU-Instruktioner. OBS!! Om ni inte redan har installerat SQL Server ska ni börja med att göra det.! (Se nedan) Kör programmet DatabasInstall.exe för att installera databasen. Det är en god idé att installera databasen i den mapp där även programmen ska installeras (normalt sett C:\Program\SDF). OBS! Om ni har Windows Vista som operativsystem skall ni inte installera våra program i mappen program eller i någon undermapp till program. Välj då en annan installationsmapp. När filerna packats upp startar automatiskt programmet Databas Setup. Om ni installerat SQL 2008 Express och inte ändrat på några inställningar kan ni klicka på Skapa databas och sedan OK i efterföljande fönster Egenskaper för datalänk. Med på Cd:n ligger Microsofts gratisversion av SQL Server: SQL 2008 Express och administrationsverktyget SQL Server Management Studio Express CTP. Dessa program ligger i mappen SQL 2008 Express på Cd:n, där väljer ni undermapp för 32-bitars eller 64-bitars operativsystem. Kör installationsprogrammet SQLEXPR_???_UXE. för SQL Server 2008 R2 Express från CD-skivan. Välj New installation or add features to an existing installation, följ sedan instruktionerna. Kör installationsprogrammet för administratörsverktyget med programmet SQLManagementStudio_???_ENU, följ instruktionerna. 6

8 Starta programmet via start-menyn eller skrivbordet. Första gången programmen startas öppnas fönstret Egenskaper för datalänk. På fliken Provider, välj Microsoft OLE DB Provider for SQL Server. På fliken Anslutning, välj du servernamnet i listan. Skall programmet endast användas på samma dator som databasen är installerad, välj Använd integrerad säkerhet för Windows NT. Fyll annars i användarnamn och lösenord ( sdfowner och lösenord sdf1234 är standard). Bocka i Tillåt att lösenordet sparas. Välj till sist SDF i listan, välj databas på servern och klicka på OK. Skall programmen användas från flera datorer i ett nätverk, följ dessa punkter. Efter databasinstallationen, starta SQL Server Management Studio och logga in. Högerklicka på databasen, välj Properties. Gå till fliken Security, välj SQL Server and Windows Authentication mode, klicka på OK. Stäng SQL Server Management Studio. Starta Sql Server Configuration Manager. Markera SQL Server Services. Högerklicka på SQL Server Browser, välj egenskaper och sedan fliken Service och sätt Start Mode till Automatic. Gå till fliken Log On, tryck på Start och sedan OK. Markera SQL Server Network Configuration. Markera Protocols for SQL Express, finns under SQL Server Network Configuration. Högerklicka på TCP/IP och välj Enable. Markera sedan SQL Server Services dubbelklicka på SQL Server och klicka på restart, sedan OK. Dela ut programmappen där programmen är installerade. Alla användare skall ha läs/skrivrättigheter på programmappen. Lägg till en genväg till den utdelade mappen på varje arbetsplats. Vid första uppstart, följ Starta programmet Första gången. Portar behöver endast öppnas om programmet körs i nätverk eller om SDF ServiceOnline är installerat. Undantag för portar (TCP) SDF ServiceOnline, öppnas externt mot internet, TCP/UDP (TCP) SQL Server, öppnas endast för interna nätverket (UDP) SQL Server, öppnas endast för interna nätverket. Undantag för program SQLEXP.exe (program/microsoftsqlserver/mssql.1/mssql/binn/sqlserver.exe) SQL Express. Programvaror från SDF. 7

9 Programmet levereras med en licens per företag och kontor. I licensen ingår även att ni kan installera en nätverksversion för fleranvändare. Svensk Dataförvaltning AB garanterar att programmediet är felfria vad beträffar material och läsbarhet vid leverans. Eventuella fel i programmets funktion rättas efter anmälan. Utöver detta ges ingen garanti för programmets egenskaper eller prestanda. Svensk Dataförvaltning AB ansvarar inte heller för eventuella skador som kan uppstå i samband med att programmet används. Första året efter beställning ingår support i grundpriset. Därefter debiteras 20 % av aktuellt pris per år om fortsatt support önskas. I supporten ingår telefonsupport under kontorstid samt de uppgraderingar som görs av programmet. 8

10 ServiceSystem är framtaget för att man som installatör skall få ett modernt och enkelt verktyg att sköta sin serviceadministration. Programmet är även anpassat för några teknikbranscher så som kylbranschen, ventilationsbranschen elbranschen m.fl., vilket innebär att det går att få ut erforderliga rapporter från programmet. ServiceSystemet jobbar med flödet från felanmälan/planering av besök till fakturering. Programmets idé är att koncentrera sig till den operativa delen av verksamheten. Via exportfunktionen för man sedan över redovisningsinformation till externa ekonomiska system. Programmet jobbar mot en gemensam databas där andra program i serien Datorstöd för installatörer ingår. Bl.a. program för att skapa Drift- och underhållsinstruktioner för olika anläggningar och program för kvalitetssäkring av företaget och olika projekt. Det finns också koppling till handdator som serviceteknikern har med sig på fältet. All inrapportering sker då till denna handator, istället för att man skriver på sin arbetsorder. Handdatorns uppgifter förs sedan över till ServiceSystemets data, detta program heter SDF ServiceOnline. 9

11 I grundmodulen hanteras kunder, anläggningar och system/aggregat. Grundmodulen består av orderhantering, fasta besök och ett planeringsverktyg. Funktioner Skapande, utskrift och återrapportering av arbetsorders med checklista per aggregat. Underhåll av kundregister, anläggningar, system/aggregat, komponenter, artiklar, servicetekniker m.m. Planering av fasta besök på olika anläggningar och aggregat/system. Gemensam data med DU-instruktioner och Kvalitetssystem MAKCI. Skapande och utskrift av kontrollrapporter, årsrapporter och information innan installation/ konvertering enligt köldmedieförordningen. Köldmedielager med köldmedieförbrukningsstatistik. Fakturering finns som tilläggsmodul och i denna modul finns följande funktioner: Prisbilder kan läggas upp knutna till kunder eller anläggningar. Prissättning av varje order med tid och material. Artikelregister över material och resurser/tjänster. Externa och interna priser. Fakturering med skapande av bokföringsorder och journal Export av fakturaunderlag eller bokföringsunderlag till andra ekonomisystem. Avtalsmodulen finns som tilläggsmodul och i denna modul finns följande funktioner: Avtal kan läggas upp med pris för förebyggande underhåll. Avtal kan läggas upp med pris för avhjälpande service. Avtal kan läggas upp med jour. Avtalen kan faktureras med egen faktureringsrutin. Färdig avtalstext finns i modulen. Med SDF ServiceOnline är serviceteknikern uppkopplad mot det ServiceSystem som finns på kontoret. På så vis har teknikern direkt åtkomst till arbetsorder, checklistor och övriga protokoll som används. Tekniken bygger på att informationen nås via en mobiltelefon, handator eller bärbardator. För att köra SDF ServiceOnline krävs en internetuppkoppling. Fylla i orders med åtgärder samt tid och material. Fylla i checklistor. Checklistor kan enkelt skapas i SDF ServiceSystem. Skapa egna orders. Material hämtas från artikelregister. Det går att bygga egna artikelregister i ServiceOnline. Skicka kvittenser, kontrollrapporter, checklistor mm med e-post till aktuell kontaktman. Som arbetsledare kan man flytta orders mellan olika tekniker. I manualen beskrivs de olika momenten som går att utföra i programmet med bilder och förklarande texter. Innan ni börjar arbeta med programmet skall ni läsa kapitlet om generell hantering. Sedan är det bara att sätta igång med programmet. Stöter ni på ett moment ni vill utföra men inte vet hur, går ni tillbaka till manualen. Ni kan också alltid ringa oss på Svensk Dataförvaltning, så guidar vi er vidare. Vi är alltid glada för tips på hur vi kan förbättra programmen. 10

12 Från programmet huvudbild väljs de moment som skall utföras. Till vänster finns en utforskare där valet av ovanstående flik visas, här markeras de uppgifter som skall visas på arbetsytan. Till höger finns arbetsytan där uppgifter visas eller ändras, exempelvis som nedan orderuppgifter. I utforskaren kan olika uppgifter ses. Utforskaren bygger på en trädstruktur, vilket gör det överskådligt att se vilka anläggningar som tillhör en viss kund eller vilka order med status utskrivna som finns för en viss anläggning. Vad som visas i utforskaren väljs via menyvalet som är placerat ovanför utforskaren. Exempelvis kan man se kund/anläggning/order, kund/anläggning/system, orderlista, kontrollrapporter m.m. Utforskare Arbetsyta 11

13 Programmet följer helt Windows standard. Detta gör det enklare för er då ni kan överföra de kunskaper ni lärt er genom att använda olika Windows-program. Menyer I programmet finns en huvudmeny, där väljs de rutiner som skall utföras. I olika inmatningsbilder finns även menyer som kommer fram genom att man klickar med höger musknapp. Tangenter och kortkommandon För att undvika att arbeta för mycket med pekdon, finns det kortkommandon för de uppgifter som skall utföras. Dessa kortkommandon finns angivna i menyvalet för rutinen. Exempel på de vanligaste kortkommandona är: Ny - Ctrl+Ins Spara - Ctrl+S Ta bort post - Ctrl+Del Sök - Ctrl+F Utskrift - Ctr+P Förhandsgranska utskrift - Ctr+G Ny order/felanmälan - F2 Lista - F9 Avbryt - Esc Urval order - Ctrl+O Kopiera - Ctrl+C Klistra in - Ctrl+V Dagens datum - Ctrl+N Urval order - Ctrl+O Urval kunder - Ctrl+K Understrykt bokstav innebär att det finns ett kortkommando, Alt+understrykt bokstav. Exempelvis Arkiv nås med Alt+A. Inmatningsbilder/formulär Upplägg av information sker via olika formulär, ett formulär avslutas med ok eller avbryter. Exemplet nedan är för ny kund. 12

14 Sökning i olika register sker enligt exemplet nedan. Exemplet nedan är sökning av kunder. Alla register uppdateras på samma sätt. Vilken uppgift som skall utföras, väljs via knappar eller en meny som fås fram genom att klicka med höger musknapp. Det finns även kortkommandon enligt följande: Ctrl+Ins - Ny Ctrl+Enter- Ändra Ctrl+Del - Ta bort 13

15 Oavsett vilken typ av arbete som utförs, installation, service, fasta besök, avtal, periodiska läcksökningar eller i ett projekt så behövs det en order som bär informationen d.v.s. något att skriva tid och material på. En order följer alltid ett antal statusar och blir senare olika fakturatyper. De statusar som finns för orders ser ni här till höger. Orders som är av statusen fakturerad eller exporterad till externt ekonomisystem går inte att ändra status på. Orderstatusen planerad och aktive online kan tekniker arbeta med i SDF ServiceOnline. En order måste ha kvitterad status innan den går att exportera till externt ekonomisystem. Mellan vissa statusar sker ändringen automatiskt. 14

16 Kund Kontorspersonal Tekniker 15

17 Kund Kontorspersonal Tekniker 16

18 Kund Kontorspersonal Tekniker 17

19 Programmet behöver en del grunduppgifter. Exempelvis måste kund och anläggningsuppgifter finnas innan order kan skrivas ut. Börja med att ställa in alla inställningar under menyvalet register och menyvalet inställningar. Därefter är programmet redo för användning. Med företagsuppgifter avses ert företags namn, adress m.m. Dessa uppgifter används sedan på olika rapporter. Namn och ort kan inte ändras. Vid byte av dessa uppgifter kontaktar ni oss på Svensk Dataförvaltning så skickar vi en ny licensfil med rätt uppgifter. Under de olika flikarna görs följande inställningar: Allmänt Här anges företagets adress och de olika telefonnumren. Ackreditering/Certifiering Här anges företagets ackreditering och certifieringsuppgifter, detta för att rätt logotyper skall komma på de olika dokumenten. Kommunikation Här anges inställningar som gör det möjligt för programmet att sända e-post, kartfunktioner och koppling mot andra system. 18

20 Med kunder avses fakturamottagare eller ägare till anläggningen. (Den adress dit fakturan skickas.) För att en ny anläggning, order eller kontrollrapport skall kunna läggas upp måste det finnas en kund. Kunder sorteras och kan sökas (Ctrl+F K) i ordningarna: kundnummer, sökbegrepp, namn och ort. 19

21 En kund kan äga flera anläggningar. En anläggning kan vara en enskild byggnad, ett fordon eller en hel industri. Kontrollrapporter tas ut per anläggning. För att kunna skapa en arbetsorder, fast besök eller kontrollrapport måste det finnas en anläggning. För att kunna lägga upp en ny anläggning, markera först i utforskaren den kund som äger anläggningen. Därefter väljs rutinen för att skapa en ny anläggning. 20

22 Till varje anläggning går det att ange ett antal aggregat/system. Innan dessa skapas skall anläggningen vara markerad i utforskaren. Via denna rutin skapas alla typer av aggregat och vad som behöver anges via inmatningsbilden avgörs av aggregattypen som välj via symbolen längst upp på inmatningsbilden. För att ett köldmedia skall kunna anges måste detta vara upplagt som en artikel knuten till en köldmedietyp. För en beskrivning av detta se vidare under artiklar. Om installation, konvertering eller skrotning skett av ett aggregat under innevarande år redovisas detta på kontrollrapportens aggregatförteckning som förändring. 21

23 Det går att ange på ett aggregat om det skall användas som mall. Det går att lägga upp flera aggregat som mallar och använda när det skall skapas nya aggregat. Då görs kopior från mallarna och läggs upp under den anläggningen som markerats, sedan ändras uppgifterna på de nya aggregaten som skapats utan att påverka mallarna. TIPS! Lägg upp er själva som kund och där under en anläggning som heter aggregat, där kan ni skapa era aggregat som skall användas som mallar. Detta gör det enkelt för er att veta vad mallarna finns. 22

24 Till aggregat/system går det att knyta olika komponenter. Dessa komponenter kan sedan knytas mot en artikel. Genom att lägga upp ingående komponenter fås en bra överblick över hur systemet är uppbyggt och vilka reservdelar som används vid service. Det går att skriva ut en reservdelslista som kan användas för att beställa material innan servicebesök. För att kunna göra detta måste komponenten vara markerad som en reservdel. (Se utskrifter.) Med kylobjekt avses de enheter som betjänas. Exempelvis kyldisk eller kylrum. Komponenter kan sorteras på beteckning eller benämning genom att klickar på respektive rubrik. 23

25 Artiklar kan läggas upp och knytas mot komponenter. Till varje artikel kan också knytas leverantör. Artiklar kan sökas och läggas via komponent eller direkt från huvudmeny under register. Till artiklar kan en köldmedietyp knytas ex. R134a. Denna artikel används då arbete med köldmedia avses ex. vid registrering av påfyllning, inköp eller dylikt. 24

26 Denna import läser en semikolonseparerad fil (*.skv) innehållande uppgifter om materielgrupper och rabattsatser för en viss leverantör. Denna typ av fil läses in innan artiklar importeras från leverantören. Om rabattbrev är inläst, så finns det både bruttopriser och nettopriser vilket gör att det går att bl.a. ta ut korrekt statistik. Om rabattbrev är inläst går det även att prissätta i prisbilderna från nettopriset med påslag. Regler för import: Materialgrupp: Sökning av materialgrupp sker med nummer. Om nummer finns sker enbart uppdatering. Om nummer saknas i mottagande register läggs materialgruppen upp. Fält: Leverantörens namn (endast första raden) Nummer; Benämning; Rabattsats; Exempel på post: Leverantören AB; A123;MATRLGRP 1;50; B456;MATRLGRP 2;50; TIPS! Det går att bygga egna materialgrupper som kan väljas in olika artiklar till, detta görs under register/ leverantörer välj en leverantör och klicka på fliken rabattbrev. 25

27 Det går att importera leverantörs prislistor i programmet, filen måste vara en semikolonseparerad textfil. På vår hemsida finns ett flertal av grossisternas prisfiler. Var noga med att ange om det är en netto eller bruttoprisfil som importeras vid inläsning av filen. Har ni någon annan grossist som ni vill importera prisfiler ifrån är ni välkomna att kontakta oss så hjälper vi er med hur filen skall se ut. För att göra denna typ av import gå in under register/import/uppdatering från fil. 26

28 Nedan följer en beskrivning hur prislistor installeras i programmet. Starta ServiceSystem. Klicka på Register i menyraden och välj Artiklar/Import, Uppdatering från fil. Vid filnamn, klicka på knappen till höger och leta fram aktuell fil, ex Ahlsell.txt. Vid urval, klicka på knappen till höger och välj rätt leverantör ur leverantörsregistret. Finns inte leverantören med måste de läggas upp. Vid artikelnr gör set urval på artiklar som skall läsas in. Lämnas detta tomt läses alla artiklar in. Välj sedan vilken typ av uppdatering som skall göras, prisuppdatering och/eller inläsning av nya artiklar. Om ni inte använder sig av leverantörens rabattfil så skriver ni in påläggsprocent (mot kund) och rabattsatsprocent (mot leverantör) och korrekt konto. Om ni läst in rabattfil skall ni inte ange några rabattsatser. Klicka sedan på Import. Den nya prislistan läses då in och allt är klart. Ta stickprov på några artiklar och jämför priset mot prislistan som ni erhåller av er leverantör. Svensk Dataförvaltning tar inget ansvar för priserna i prisfilerna. 27

29 Till varje artikel går det att ange vem som är leverantör. För varje leverantör går det att ange adressuppgifter och eventuell kontaktperson. Leverantörer kan ha rabattbrev under sig, dessa avgör olika rabattsatser för olika materialgrupper. Leverantör sorteras och söks på namn. 28

30 Det går att läsa in rabattbrev för en leverantör. (se Import av rabattbrev 3.7.) eller att bygga egna materialgrupper som det sedan kan knytas olika artiklar till. När en artikel tillhör en viss materialgrupp så går det i prisbilder att göra ett undantag för just den materialgruppen och hur den skall prissättas. När en materialgrupp är skapad går det på det på artiklar att välja den materialgruppen. Gå in under register/artiklar/underhåll och redigera den artikel som det gäller. Välj in leverantör och sedan materialgrupp. 29

31 I anställningsregistret skapas de personer som är knutna till företaget med anställningsnummer, telefon och adressuppgifter. Personer från detta register kan sedan exempelvis väljas som servicetekniker eller kontrollant på kontrollrapport. På den anställde anges om han skall finnas med i planeringsbilden mm Anställda kan sorteras och sökas på namn, anställningsnummer, telefon, mobil 30

32 Ovanstående uppgifter kommer med på de blanketter där de erfodras, exempelvis årsrapporter för kyla och OVKprotokoll för ventilation. Att fylla i uppgifter som inte är korrekta är straffbart. 31

33 Alla personer som läggs upp som ex. anställda eller kontaktmän hamnar i ett personregister. Ta inte bort personer från detta register för då försvinner personen från alla ställen hon finns upplagd. Det är från detta register som personer till olika uppgifter/register väljs. Personer kan sorteras och sökas på namn, telefon och mobil. 32

34 Som standard i programmet finns det kylsystem och ventilationssystem med tillhörande checklista. Det går att bygga egna aggregat/systemtyper. Gå in under register/aggregat/systemtyper och bygg era egna aggregat och knyt den checklistan som ni vill skall användas som standard till aggregatet. 33

35 Om funktionen för använda körjournal är aktiverad så visas detta valet register/fordon, om personen som är inloggad i programmet har denna behörighet. Via register fordon matas de fordon in som det skall skapas körjournaler för. Detta är ingen GPS övervakning utan information om körningar skrivs in via SDF ServiceOnline 3.0 eller manuellt i SDF ServiceSystem. Avtal anges med avtalsnummer och benämning. Avtal kan sedan knytas mot planerade avtalsbesök och skrivas ut på planeringslistor och arbetsorder. Avtal sorteras och söks på nummer eller benämning. Klicka på den kolumn som ni vill sortera efter. Projekt kan knytas till order. Detta är användbart vid ett större arbete då flera orders/arbetstillfällen knyts till samma projekt. Det går att ta ut enklare statistik på ett projekt. Projekt anges med nummer och benämning. Sortering och sökning kan ske på nummer eller benämning. 34

36 I detta register läggs köldmedier in. För varje köldmedia anges också kategori (CFC/HCFC/HFC/Annat). Med hjälp av denna kategorisering sätts sedan lagerbok köldmedia och kontrollrapporter ihop. Det är därför viktigt att dessa uppgifter är korrekta. Vid leverans av programmet är de flesta köldmedier upplagda. Gå igenom listan och komplettera eventuellt med ytterligare köldmedier. Ett köldmedium måste vara knutet till en artikel. Det är sedan artikeln som anges vid exempelvis påfyllning av köldmedia. Sortering och sökning kan ske på köldmedia eller typ. Standardtexter för arbetsbeskrivning, åtgärdstexter, anteckningar aggregat/system och värde anteckning checkpunkter anges här. Använd dessa texter för uppgifter som ofta anges. Exempelvis Periodisk Läcksökning eller Aggregat fungerar inte. 35

37 Via denna imatningsruta görs alla val som har med uppräkning av orders att göra samt diverse orderinställningar. Här anges det hur projekten skall numreras, samma inställningsmöjligheter som för orders. 36

38 På alla utskrifter, där det är tillåtet, går det att få er logotyp utskriven. I nedanstående bild anges var er logotyp ligger lagrad. Datafilen som innehåller loggan måste vara av typen bitmap (*.bmp) Det går att kategorisera kunder, anläggningar, personer och artiklar så som önskas. Detta görs för att på ett enkelt sett kunna ta ut redovisning på just den kategorin. Det går att göra urval på kategorier. Klicka på dessa ikoner för ny, redigera ta bort. 37

39 Här görs grundinställningar för numrering av kontrollrapporter. Här görs de grundinställningar för fakturan och fakturering. Se kapitel 10 fakturering under rubriken övriga uppgifter. Här anges om kundnummer för kunder skall räknas upp med automatik. Här anges hur aggregaten skall sorteras i utforskaren. 38

40 Här ange period för fastbesök, vecka eller månad. Här anges vilken fakturatyp som skall användas då orders skapas från fasta besök. Här finns också möjlighet att ställa in hur alla fasta besök skall justeras. Via valet Byt justering på alla fasta besök ställs det in hur nästkommande order skall genereras från det fasta besöket. Detta val görs en gång och går inte att ångra. Detta val påverkar alla fasta besök, skall det vara något annat val på ett specifikt fast besök så går det att ställa in på det specifika besöket. Finns det en kontrollrapport kopplad till ordern är det från kontrollrapportens datum som justering sker. Ange grundinställningar för avtal, detta kräver avtalsmodulen. 39

41 Fasta avgifter och ersättningar i ett avtal indexregleras enligt entreprenadindex. För kyl är det entreprenadindex E Indexet går att få från exempelvis kyls nyhetsbrev. Indexet regleras enligt formeln nedan. Det går att ha flera än ett index i programmet. F = A * if / ib F = Faktureringsbelopp i kronor. A = Avtalsbelopp. If = index för månaden tre månader före faktureringsdatum. ib = index för månaden tre månader före avtalets ikraftträdandedatum. 40

42 Ange vilken typ av numrering som skall vara på blanketterna Riskbedömning inför provtryckning. Ange vilka tekniker som skall ha tillgång till ServiceOnline via handator, mobiltelefon eller bärbardator. Ange också vilken eller vilka tekniker som skall vara arbetsledare, denna funktion gör det möjligt att flytta orders mellan teknikerna som har tillgång till ServiceOnline. Under fliken artikellistor skapas egna artikellistor från artikelregistret, dessa artikellistor har teknikerna tillgång till via snabblistor när han lägger till orderrader på en order. Artikellistorna finns alltid tillgängliga på alla orders, tillskillnad mot prisbilder som bara kan vara en per order. Det går att bygga fritt antal artikellistor. Arbetsledare Skapa order Visa priser Skrota system Redigera not/agg. Dokument Skapa Agg / komp Korr orderrad Jobbkö Möjlighet att skriva på och flytta andra teknikers orders. Möjlighet att skapa nya orders för befintliga anläggningar. Företagets försäljningspriser visas per artikel. Möjlighet att skrota system via en knapptryckning. Möjlighet att redigera anteckningar på aggregat. Möjlighet att läsa och lägga till dokument på en order. (Gäller PC) Möjlighet att skapa nya aggregat till en befintlig anläggning. Möjlighet att korrigera en orderrad, korrigering syns ej på fakturan. Möjlighet att slå av möjligheten att skicka och hämta orders från jobbkön. 41

43 Ange först ett namn på den artikellista som skall skapas genom att klicka på ny, därefter väljs de artiklar från artikelregistret som skall ingå in i denna artikellista, genom att klicka på dubbelbockarna. Artiklar väljs genom att bocka för de artiklar som skall ingå. När artiklarna är valda går det att positionera de enligt tabellen längst till vänster, positionen som angetts avgör i vilken ordning artiklarna visas i artikellistan. 42

44 I denna inmatningsbild görs de inställningar för hur det skall se ut i handatorerna som teknikerna använder. Inställningarna är generella och gäller alla som loggar in i ServiceOnline. 43

45 Nedanstående information gäller inte för SDF ServiceOnline 3.0 eller senare. Det går att ställa in vilken information som skall visas i handatorn i ServiceOnline via fält i listor. Informationen som går att ställa in är: Order Orderradlista Systemlista Orderhistorik Ordernummer Benämning Nummer Utfördatum Projektnummer Antal Benämning Ordernr Kund Enhet Placering Tekniker Arbetsplats Datum Köldmedia Åtgärdstext Feltext Anställningsnummer Avtalsnummer Aggregat Checklista Ort Kod Start tid Mängd Slut tid Anl Ref 44

46 KundOnline är ett separat program som ger era kunder möjligheter att själva göra felanmälan samt att logga in och se all historik på sina anläggningar. Dessutom kan era kunder se sina kontrollrapporter och orders. Er kund använder sig av en browser exempelvis Internet Explorer för att logga in och se sina uppgifter. Er kund kan hela tiden se vilken status som just hans order har och följa förloppet online. 45

47 Denna funktion ger er möjlighet att SMSa delar av arbetsordern till teknikern som står på ordern. Teknikern måste ha ett mobilnummer för att detta skall fungera. Klicka på register/ anställda och skriv där in mobiltelefonnumren till respektive tekniker. Att skicka sms kostar pengar, läs avtalet i programmet. Informationen som går iväg som ett sms är arbetsplats, arbetsbeskrivning, kontaktman eller beställare med telefonnummer beroende på vad som är inställt i programmet. Ange hur ni vill att programmet skall hantera databasbackup. Vi rekommenderar att ni även tar en backup på annat media som ni förvarar någon annanstans än på kontoret, detta för att er databas skall finnas kvar att läsa in på annan dator vid eventuell hårdiskkrasch eller brand. OBS! Databasbackupen måste tas på detta sätt då databasen är av typen SQL. När programmet gjort en backup till anvisad mapp så tar ni er backup på den anvisade mappen och mappen dokument, som finns i mappen där programmen är installerade. 46

48 För att optimera programmets storlek på er bildskärm finns här två val. Det går också att maximera programmet till hela bildskärmen eller dra i kanterna på programmet för önskad storlek. Vald storlek sparas till nästa gång programmet startas. Väljs en mindre storlek än 800/600 visas inte all information. Med denna funktion loggas alla stora händelser i systemet på orders och kontrollrapporter. Det läggs till en flik på orderbilden och kontrollrapportsbilden som heter logga händelser. Där visas de förändringar som är gjorda. När denna funktion är på måste alla som arbetar i systemet välja sitt namn när inloggning sker. Finns någon inte med på denna lista måste denna personen läggas till som anställd. Olika utskrifter dirigeras till olika skrivare. Exempelvis går det att skriva ut arbetsorder på en matrisskrivare och listor på en laserskrivare. Skrivare kan även väljas vid utskriftstillfället. För att komma åt inställningar för de olika typerna av utskrift. Gå in under arkiv/skrivareinställning där finner ni de olika inställningarna för de olika typerna av utskrifter. Skrivare kan väljas för följande utskrifter: Standard Används för olika listor, utskrifter m.m. Arbetsorder Används för arbetsorder. Kontrollrapporter Används för kontrollrapporter. Faktura Används för faktura. 47

49 När en order, kontrollrapporter eller kund är markerad i utforskaren så visas ett urval längst ner i programmet. Med hjälp av detta urval görs snabbt ett val på vad som visas i utforskaren. Det går också att komma åt inställningar för urvalet via Visa/Urval eller snabbval enligt nedan: Ctrl + O Urval order Ctrl + R Urval kontrollrapporter Ctrl + K Urval kunder Välj orderlista ovanför utforskaren, markera en order och urvalet visas längst ner i programmet, gör nu de urval som passar. För att ta bort ett val i någon av rullgardinerna måste aktuell information i rullgardinen markeras och sedan trycka på delete. 48

50 Välj någon av flikarna med kontrollrapporter ovanför utforskaren, markera en kontrollrapport och urvalet visas längst ner i programmet, gör nu de urval som passar. För att ta bort ett val i någon av rullgardinerna måste informationen som står i rullgardinen markeras, tryck därefter på delete. Välj någon av flikarna med kunder ovanför utforskaren, markera en kund och urvalet visas längst ner i programmet, gör nu de urval som passar. För att ta bort ett val i någon av rullgardinerna måste informationen som står i rullgardinen markeras, tryck därefter på delete. Här anges vad de olika personerna som skall arbeta med SDF ServiceSystem skall kunna göra i programmet. Om inga val görs, så kan alla göra allt. Välj den person ur registret som det skall tilldelas behörigheter för, klicka i de olika behörigheterna eller välj direkt från olika grundinställningar. 49

51 Välj denna inställning om inloggning i programmet skall användas. INNAN denna funktion väljs måste de olika personerna som skall arbete med programmet finnas med behörigheter. (se kapitel 3.36.) Där anges vilket användarnamn och lösenord som skall användas till respektive person. Ange här om urvalspanelen längst ner i programmet skall vara på eller av. Ange här om urvalsvarningarna, du gula trianglarna, skall vara på eller av. Ange via dessa val vilket tema som skall vara aktivt. Ett tema är olika färger och typsnitt. Det finns ett flertal att välja bland, det är bara att prova sig fram. Det temat som väljs i ett av våra program gäller sedan för alla program, d.v.s. et går inte att ha ett tema i SDF ServiceSystem och ett annat för SDF Riskbedömning. Under inställningar/edi-hantering och fliken inställningar ställer ni in postklienten för att ta emot EDI följesedlar Under denna flik ställer ni också in vilken status en order skall ha när EDI rader skall spärras för att läggas till på ordrar. För att få EDI-hanteringen att fungera måste ni kontakta era leverantörer för att få era kundnummer därefter kontaktar ni oss på Svensk Dataförvaltning, så gör vi de inställningar som krävs för att få igång EDI-hanteringen mot valda leverantörer. För mer information om EDI hänvisar vi till kapitel 10.4 Denna funktion håller data i synk mellan ex SDF ServiceSystem och SDF Planering även mellan olika datorer i nätverket. Kortare uppdateringsintervaller kan leda till prestandaförsämringar. 50

52 Här görs grundinställningar för numrering av funktionskontroller. hfkdjmvflelisab Denna funktion finns bara för den som har behörigheter för körjournalen. Ställ först in att en person får arbeta med körjournal, se inställningar/behörigheter, därefter kan den personen aktivera använda körjournal. 51

53 Alla arbeten som utförs skall läggas upp som en order. Order skapas via ny order eller då planerade besök skapas. En order byter sedan status vartefter bearbetningen av ordern fortgår. Det går att knyta ett projektnummer till en order. Detta är användbart vid ett större arbeten då flera orders skall knytas till samma projekt. Detta ger möjligheter till ekonomisk redovisning av projekt, för att detta skall fungera behöver artiklarna ha interna och externa belopp. Sök upp och markera, i utforskaren, den anläggning som jobbet skall utföras på. Tryck F2 för att lägga upp en ny order Fyll i uppgifter enligt nedan. Ordernummer, anmälningsdatum, anläggningens adress och fakturadress fås automatiskt. Ange eventuellt de aggregat/system som är aktuella via fliken aggregat/system. Kan även anges senare. Ange ansvarig tekniker och deltagare, se nedan. Godkänn och skriv eventuellt ut arbetsordern. Status på en order kan vara följande: 52

54 Nedan beskrivs hur det skapas en ansvarig tekniker och hur det skapas ett antal deltagare på en och samma order. Om denna funktion används, så slipper teknikerna att hålla reda på vem som har en order på ett specifikt arbete och var och en av deltagarna på orden kan skriva i sin tid, material och utförd åtgärd. Endast den ansvariga teknikern kan åtgärda ordern. Detta är mycket användbart när flera tekniker skall rapportera in på samma order för exempelvis en installation. 53

55 Skapa en order precis som vanligt (se kapitel 4) och ange på ordern ansvarig tekniker, klicka därefter på OK knappen. Välj sedan fliken deltagare som finns på den ordern som skapades och här anges från ett register vilka som skall få lov att skriva till ordern. Den ansvariga teknikern har inga begränsningar i ServiceOnline till skillnad mot deltagarna som endast kan rapportera sin tid, material och skriva i utförd åtgärd. Det står på ordern när den öppnas i ServiceOnline om man är deltagare eller ansvarig. 54

56 Det går vid felanmälan att välja de aggregat som berörs, detta görs via fliken aggregat/system. Denna uppgift kan även anges senare vid återrapportering. För att kunna välja aggregat/system måste dessa först vara upplagda under aktuell anläggning. 55

57 I programmet finns en standard arbetsorder. Det går att anpassa programmet för er egen arbetsorder. För anpassning av arbetsorder kontakta oss på Svensk Dataförvaltning. Används SDF ServiceOnline så behöver arbetsordern inte skrivas ut. Då enbart ett aggregat/system är berört av ordern specificeras detta system på arbetsordern. Vid fler system kan man komplettera den utskrivna arbetsordern med en aggregatlista. 56

58 Efter att arbetet utförts och arbetsordern kommit tillbaka skall arbetet återrapporteras. Om arbetet utförts med handdator är de flesta uppgifter redan ifyllda och det räcker med att utföra en kontroll och rätta eventuella felaktigheter. Återrapportering består dels i att skriva in utförda åtgärder på orderbilden. Arbetsgång 1. Sök upp den order som skall återrapporteras via sökfunktionen. CTRF / O 2. Ange utförda åtgärder. 3. Komplettera uppgifter som inte var kända då ordern skapades. Exempelvis Servicetekniker, datum, ingående aggregat/system mm 4. Återrapportera de kontroller, ingrepp och åtgärder som utförts på respektive system. 5. Ändra därefter till önskad orderstatus. 57

59 Välj de aggregat/system som ingår och som skall återrapporteras, genom att klicka på fliken aggregat/system. För återrapportering av markerat system klicka på knappen ändra, dubbelklicka på systemet eller tryck Ctrl+Enter. Om något ingrepp eller kontroll inte skett på ett aggregat, behöver detta inte återapporteras. Via dubbelklick på ett aggregat öppnas checklistan/protokollet för detta aggregat, via denna vy går det att återrapportera, justera eller skriva ut checklistan/protokollet. Läs mer om detta under kapitel 7. 58

60 Återrapporteringen är grundad på checklistan enligt Köldmedieförordningen. Det finns även i denna bild olika flikar med olika uppgifter at fylla i. På den första fliken anges övergripande uppgifter såsom avtappning och påfyllning av köldmedia. På de övriga flikarna anges det resterande uppgifter till checklistan. De påfyllningar och avtappningar som görs redovisas sedan på kundens årsrapport och i er köldmediestatistik. Om en påfyllning skett med ett annat köldmedia än det som är upplagt på aggregatet, kan aggregatet konverteras automatiskt med nytt köldmedia och med konverteringsdatum som servicedatum. Via dubbelklick på ett aggregat öppnas checklistan för detta aggregat, via denna vy går det att återrapportera, justera eller skriva ut checklistan. Läs mer om detta under kapitel 7. Via dubbelklick på ett aggregat öppnas checklistan för detta aggregat, via denna vy går det att återrapportera, justera eller skriva ut checklistan. Läs mer om detta under kapitel 7. 59

61 Priset på orderrader sker via inställningar i prisbilden, läs mer om detta i kapitlet om prisbilder. Det går att ange manuella priser på orderraderna. Om programmet används för att ta ut löneunderlag eller liknande så får aldrig kolumnen Antal Int ändras, det som står i denna kolumn är det som kommer ut på löneunderlaget. Läs under justera orderrader hur justering/korrigering skall ske. Orderrader läggs till via knappen ny, snabbinmatning eller pil ner på den nedersta orderaden. Via dessa olika metoder väljs sedan vilken artikel som skall läggas till på orderaden, programmet skiljer på resurs och material. Används pil ner så blir denna orderrad automatiskt av typen material. Konto för dessa artiklar ställs in under Inställningar/Faktura. Det går att slå in ett artikelnummer direkt i benämningen på en tom orderrad och programmet hämtar den artikeln som matchar artikelnumret som angivits, finns det fler artiklar med samma artikelnummer visas alla artiklar och där anges vilken som skall väljas in. Dubbelklicka eller skriv direkt på den orderrad som skall justeras. För att ändra den mängd av en artikel som skall faktureras d.v.s. det som står i kolumnen Antal Ext så används kolumnen Korrigering, det som skrivs i denna kolumnen korrigerar det som summeras i kolumnen Antal Ext. Informationen som anges i kolumnen Korrigering syns inte på några utskrifter. Ändra inte direkt i kolumnen Antal Int då denna information används till bla löneunderlag. Orderrader tas bort via det röda krysset på arbetsytan. Markera först den orderrad som skall tas bort, klicka sedan på det röda krysset på arbetsytan. 60

62 Kontrollrapporter kan skapas och skrivas ut för stationära och mobila anläggningar. Det går att i utforskaren se upplagda kontrollrapporter per kund och anläggning eller som en lista. Logotypen för Swedac kommer med om datum för certifiering inte är ifylld, detta datum måste fyllas i. Inställningar för detta finns under inställningar/systeminställningar/företagsuppgifte/ackreditering. Kontrollrapporter som är skapade innan detta datum kommer att ha med Swedac logotypen, medan de som är skapade efter detta datum kommer sakna logotypen. Är företaget certifierat kommer istället Incerts logotype med. För stationära anläggningar kan kontrollrapport, årsrapport, skrotningar eller information innan anmälan/ konvertering göras. Arbetsgång Kontrollrapport skapas på samma sätt som en order enligt följande: 1. Sök upp och markera den anläggning alternativt order som kontrollrapport skall skapas för. 2. Välj ny kontrollrapport från menyn eller använd kortkommandot Alt+A N R för att skapa en ny kontrollrapport. 3. Fyll i uppgifter enligt bilden nedan. 4. Ange de aggregat/system som skall ingå i aggregatförteckningen. Tänk på att om periodisk läcksökning anges, som avser hela anläggningen, måste alla system vara med på aggregatförteckningen. Aggregat/system som ingår väljs på samma sätt som på order. 5. Återrapportering kan ske per aggregat på samma sätt som på order. 61

63 Skapa via order Om en installationskontroll eller periodisk läcksökning skall utföras i samband med en order kan en kontrollrapport skapas utifrån de uppgifter som redan finns på ordern. För att få denna knytning markeras först aktuell order i utforskaren, innan en ny kontrollrapport skapas. Installationskontroll, periodisk läcksökning eller kontroll efter ingrepp kan tas fram för mobila anläggningar. Arbetsgången är samma som för stationära rapporter. 62

64 Blanketten för detta finns på anläggningsnivå, markera den anläggning i utforskaren som ni vill skapa en anmälan för. Klicka därefter på fliken anmälan på arbetsytan. För att skapa ett aggregat från anmälan är det bara att markera den anmälan, som det skall skapas ett aggregat ifrån, och därefter klicka på den blåa kompressorn, då skapas de aggregatet på anläggningen med de uppgifter som finns i anmälan. Skulle fyllnadsmängden skilja sig åt mot vad som står på anmälan så är det bara att ändra på den uppgiften på det aggregatet som är skapat på anläggningen. 63

65 I denna inmatningsbild anges den data som behövs för information innan installation/konvertering. Klicka därefter på OK knappen. Nu har en anmälan skapas som återfinns på anläggningen. För att skriva ut en anmälan, marker den anmälan som skall skrivas ut och klickar därefter på skrivaren. I denna inmatningsbild väljer ni från en lista de aggregat på anläggningen som skall konverteras. 64

66 I manualen förklaras steg för steg hur årsrapporter skapas enligt F-gas förordningen. I manualen finns det två exempel på hur detta kan göras. I det första exemplet skapas en årsrapport för en specifik anläggning, det finns två sätt ett göra detta på. I det andra exemplet skapas årsrapporter för alla anläggningar i kundregistret som skall ha en årsrapport. All information som skall komma med på årsrapporter måste först finnas på en kontrollrapport. Det är från dessa blanketter som programmet summerar en årsrapport och skapar tillhörande aggregatförteckningar. Köldmediehanteringen summeras från arbetsorders och/eller kontrollrapporter som ni har återrapporterat på. Årsrapporter som är skapade hamnar i en flik på anläggningen som heter årsrapporter. För att se denna flik måste ni markera anläggningen som ni vill se årsrapporter för. Det finns även flikar här för skrotningar och anmälningar av aggregat. Aggregat med mindre än 3kg fyllnadsmängd går att ha med på kontrollrapporter men dessa aggregat kommer inte med på årsrapporter. Spara alltid årsrapporterna som PDFer! Detta för att ändringar som sker i efterhand på ex aggregat förändrar den informationen på alla rapporter, även gamla! Tänk på att om en årsrapport skapas åt kunden måste allt som hänt på anläggningen finnas registrerat i systemet på en order eller kontrollrapport. Om påfyllningar utförts av något annat serviceföretag blir samanställningen av köldmedium på årarapporten missvisande. Ta då ut ett underlag för årsrapporten, denna kan operatören använda och sammanställa flera företags rapporter på. Har ni frågor eller funderingar om årsrapporter är ni alltid välkomna att slå oss en signal! Kontrollera att alla uppgifter stämmer Kontrollera årsrapporterna - jämför med föregående år Spara de ni skickar in som PDF 65

67 Ni måste se till att alla certifieringsnummer kommer med på årsrapporten. Företagets certifieringsnummer lägger ni via menyvalet inställningar/företagsuppgifter/ackreditering certifiering. Alla tekniker måste ha certifieringsnummer och kategori. Dessa inställningar finner ni under Register/Anställda. Gå in under respektive anställd och fyll i uppgifterna gällande personligt certifikat. 66

68 Det finns två sätt att göra årsrapporter för en specifik anläggning, nedan följer exempel på båda sätten. Det första är ett enklare sätt för att skapa enskilda årsrapporter. Detta tillvägagångssätt innehåller färre moment än det andra sättet för att generera årsrapporten. Den skapade årsrapporten finns att tillgå under fliken årsrapporter på anläggningen. 67

69 Nedan beskrivs sätt nummer två för att skapa en årsrapport för en specifik anläggning, detta är ett mer avancerat sätt än det som beskrivs ovan. Här görs alla momenten var för sig. Följ nedanstående anvisningar då ni klickat på ikonen ny 68

70 Följ nedanstående anvisningar för att skriva ut den skapade årsrapporten. 69

71 Det finns ett sätt att skriva ut alla årsrapporter för de anläggningar som ni har i ert kundregister. Till detta går det att skriva ut en lista som omfattar samtliga anläggningar som under året haft en sammanlagd installerad köldmediemängd av 10 kilo eller över, fördelat på aggregat som innehåller 3 kilo eller mer. Anläggning som uppfyller kriterierna kommer med på denna lista och det finns en kolumn för varningar gällande årsrapporten på anläggningen. Läs mer om denna varningslista under rubriken Lista över berörda anläggningar med varningar. 70

72 Det går att få ut olika typer av utskrifter från programmet beroende på vilken utskrift som valts, nedan följer exempel på de olika utskrifterna. Underlag för årsrapport. Denna utskrift innehåller en årsrapport där köldmediehanteringen inte är summerad på första sidan, till detta följer en aggregatförteckning, certifikatbeteckning och ett underlag med köldmediehanteringen summerad samt alla påfyllningar och avtappningar under året. Årsrapport. Denna utskrift innehåller en årsrapport där köldmediehanteringen under året är summerad samt en aggregatförteckning och certifikatbeteckning. I programmet via menyvalet utskrifter/årsrapporter går det att få ut en lista med alla anläggningar i programmet som berörs av årsrapport. På denna lista fås det fyra olika varningar i kolumnen längst ut till höger. Ta gärna ut denna lista innan alla årsrapporter skapas och rätta eventuella felaktigheter. A = Periodisk läcksökning saknas kontrollrapport B = För lång tid mellan de periodiska läcksökningarna C = Operatörens organisationsnummer saknas D = Anläggningens fastighetsbetecknings saknas 71

73 Allmänt För att skapa ett skrotningsintyg måste fliken skrotningar vara markerad på den anläggning som skrotningsintyget skall skapas för. Eller så matas ett datum in på aggregatet på aggregatnivån i fältet skrotad, då skapas automatiskt ett skrotningsintyg under fliken skrotningar. På årsrapporten skrotning summeras den köldmediehantering som skett på de skrotade aggregaten under året, från skrotningsintygen. Skall köldmediehanteringen även summeras under rapport om köldmedier på årsrapporten så måste den hanteringen av de köldmedierna ske på en order eller kontrollrapport. Programmet antar alltid att avtappad mängd köldmedium för aggregatet/aggregaten är fyllnadsmängden. Är det så att avtappad mängd köldmedium skiljer sig från fyllnadsmängden måste detta redigeras på skrotningsintyget genom att redigera aggregatet som avtappning skett på. Att skrota aggregat direkt på aggregatnivån. 72

74 Att skrota aggregat från anläggningsnivån. 73

75 Det går att skriva ut en tom registerföring per aggregat som kan förvara hos kunden i antingen journalpärmen eller direkt vid/på aggregatet. För att skriva ut en registerföring gör enligt följande. Markera den anläggningen i utforskaren som utskrift skall göras för, klicka sedan på skrivaren på arbetsytan, välj sedan enligt nedan. 74

76 Till orders, där det finns aggregat med på, kan det knytas checklistor. I programmet finns diverse färdiga checklistor och det följer med ett verktyg för att skapa egna checklistor, t.ex. egenkontroll. Checklistor fylls normalt i av teknikern via SDF ServiceOnline men går också att fylla i direkt i programmet. Checklistor går att maila direkt från ServiceOnline eller skrivas ut i programmet och bifogas till en faktura. Ifyllda checklistor går att läsa av teknikerna i ServiceOnline och skall det fyllas i en ny checklista på ett aggregat där det redan finns ifylld checklista så kan den nya checklistan fås förifylld med de gamla värdena. De checklistor som följer med i programmet är: Checklista för kontrollrapporter. (Kyl) OVK Protokoll. (Ventilation) Riskbedömning för provtryckning 8-utrustning och PED Kategori I Det går att bygga upp egna checklistor i programmet, detta är mycket användbart i ServiceOnline. Exempelvis går det att bygga upp igångkörningsprotokoll eller reklamationsrapporter som sedan knyts till ett aggregat. På de checkpunkter som skapats går det att fylla i om punkten är godkänd eller inte, fylla i ett värde och en notering om just den punkten. När checklistan är ifylld går det att skriva ut den och skickar som reklamation eller sätter i drift och underhållspärmen som ett igångkörningsprotokoll beroende på vilken typ av checklista som är ifylld. Det går bara att ha en typ av checklista per aggregat och order, dvs. om en checklista för igångkörningsprotokoll knyts till aggregatet så går det inte att på samma order ha en checklista för reklamationer. Skall det fyllas i två checklistor till ett aggregat vid ett och samma tillfälle så måste det skapas två orders. Detta gäller inte riskbedömning inför provtryckning, denna går att kombinera med någon annan checklista. När nytt aggregat skapas så anges vilken checklista som skall knytas till det aggregat som standard. Det går att knyta en annan checklista till det aggregatet på en order i efterhand. I ServiceOnline kan teknikern själv byta checklista till den typ som passar. 75

77 Nedan följer ett exempel på hur egna checklistor byggs. Läs även ovanstående text under rubriken Egna Checklistor. För att skapa egna checklistor, gå in via menyn register/checklistor. Checklistan kyla - stationär standard och OVK - protokollet gåt inte att redigera. Börja med att ge checklistan ett namn, därefter lägger ni till en checkpunkt. Ett tips är att använda sig av rubriker för att sedan ha ett antal checkpunkter som tillhör den rubriken, fortsätt därefter med ny rubrik och tillhörande checkpunkter. När checklistan är klart är det bra att knyta den till ett aggregat och fylla i några punkter, gör därefter en utskrift av checklistan så ser ni hur det färdiga resultatet blir. 76

78 Det går det att kopiera en egen checklista och ge den nya ett nytt namn. Öppna den checklistan som skall kopieras, klicka sedan på kopiera checklista. Sedan är det bara att redigera i den nya checklistan så som önskas. Om det skall in en ny checkpunkt mellan checkpunkt med nummer 2 och 3, så skapas en ny checkpunkt och numret på den nya checkpunkten ändras till de nummer 3. Checkpunkterna med nummer 3 och högre tilldelas nya nummer. 77

79 Det går att fylla i riskbedömning inför provtryckning via ServiceOnline (se manual SDF ServiceOnline) eller när aggregatet återrapporteras i ServiceSystemet. TIPS! Via höger klick på inmatningsbilden går det att välja att sätta alla checkpunkter till ja. De protokoll som finns för detta är, 8-utrustning PED Kategori I 78

80 OVK kan skapas och skrivas ut för ett ventilationssystem. Det går att i utforskaren se upplagda OVK per kund och anläggning eller som en lista. Varje besiktningsman som utför en OVK-kontroll har unika uppgifter som måste anges på den anställde, Det är dessa uppgifter som sedan kommer med på alla protokoll där de erfordras. Gå in under menyn register/anställda och lägg upp ny anställd eller redigera befintlig. Välj fliken anställningsuppgifter och fyll i uppgifterna under Uppgifter för besiktningsman (ventilation) Innan ett OVK-protokoll skapas måste det finnas ett ventilationssystem på anläggningen. Ett system skapas av ett eller flera aggregat som finns på anläggningen. Börja med att skapa de aggregat som skall ingå i det OVK-pliktiga ventilationssystemet. Hur ett aggregat skapas går att läsa under kapitel

81 För att skapa ett system, måste först den anläggningen som systemet skapas för, vara markerad i utforskaren. Klicka på fliken vent data på arbetsytan för att arbeta med ventilationssystem. Klicka på ikonen Lägg till system för att välja in de aggregaten som skall knytas till OVK-systemet. Fyll i alla uppgifter under flikarna på inmatningsbilden som visas. Under fliken Aggregat/Fläktar väljs de aggregat som skall bilda ventilationssystemet. 80

82 På anläggningen anges via fliken vent data, helfart och delfart för systemet. Denna information kommer sedan med på alla utskrifter som erfordras. På aggregatet via fliken vent data anges tilluft och frånluftsdata, denna flik visas endast om aggregattypen är satt till ventilation. All information som matas in i denna vy används till de protokoll som skrivs ut. Skall ett värde på något protokoll som skrivs ut ändras så går det inte att göra direkt på protokollet utan måste göras via gällande inmatningsbild. Markera i utforskaren den anläggning som en funktionskontroll skall skapas för. Klicka på ny och välj funktionskontroll OVK. Fyll därefter i alla uppgifter i inmatningsbilden som visas och klicka på OK. Under fliken Funktionskontroller ovanför utforskaren finns de funktionskontroller som är skapade. Markera aktuell funktionskontroll, välj fliken system, för att lägga till systemet som skall ingå i funktionskontrollen. Dubbelklicka därefter på systemet som finns på funktionskontrollen för att fylla i alla mätvärden. 81

83 Fyll i all information under flikarna från vänster till höger. För att fylla i något på positionerna är det bara att dubbelklicka på det fält där något skall fyllas i eller bedömas. När all information har angivits på funktionskontrollen går denna att skriva ut. Markera den funktionskontroll som skall skrivas ut och klicka därefter på skrivaren ovanför arbetsytan. Det går även att skriva ut listor för funktionskontroller samt fler funktionskontroller via ett urval, gå in under utskrifter/ OVK Funktionskontroller. 82

84 Årligen återkommande besök kan läggas upp för planering så att nästa besök skapas för rätt datum. Ange för ett planerat besök vilken anläggning som avses, vecka för besöket och sista dagen, avtalsnummer, servicetekniker och åtgärder. Via rutin som beskrivs nedan och i kapitel 8.5 skapas sedan order utifrån de planerade besöken, till den ordern kan kontrollrapport och orderrader skapas. Status på planerade besök följer den status som den order som är skapad från besöket. Det går att ha flera besök under samma anläggning. Om det är samma åtgärd och aggregat varje gång är det bättre generera flera ordrar från samma besök under ett och samma år. Arbetsgång 1. Markera den anläggning som det planerade besöket skall utföras på. 2. Skapa ett nytt planerat besök via meny Arkiv/Ny/Fast besök eller kortkommandot Alt+A N V. 3. Ange uppgifter för besöket. 4. Ange sedan de aggregat/system som skall ingå i besöket på anläggningen. 5. Tryck Ok för att godkänna upplagt besök. 83

85 Nedan används ett återkommande veckobesök som exempel för att visa justeringen av datum. Funktionen fungerar likadant om intervallet är månader eller år. Om flera ordrar är skapade från det fasta besöket kommer datumen att justeras på de nästkommande ordrarna som är skapade från det aktuella fasta besöket. Se exemplen nedan. P = Planerat, U = Utfört Vid justering på planerat datum kommer nästa besök att skapas med jämna intervall, oavsett när det utförs. Mån Tis Ons Tor Fre Lör Sön P U U P Vid justering på utfört datum kommer nästa besök att skapas justerat på utfört datum. Mån Tis Ons Tor Fre Lör Sön P U P/U Vid justering på utfört datum -1 dag kommer nästa besök att skapas justerat på dagen innan det utförda datumet. Mån Tis Ons Tor Fre Lör Sön P/U U P 84

86 Veckobesök utan datumjustering En anläggning skall ha veckorondering varje torsdag, planeringen skall inte ändras om besöket utförs en annan dag. Besöken gäller från 2014 till 2017, då tar avtalet slut. Kvartalsbesök med justering -1 dag En anläggning skall ha servicebesök var 3e månad minus en dag löpande tills att avtalet avslutas. Detta skall även göras om det är helg. Årsbesök med justering på utförd dag En anläggning skall ha servicebesök vartannat år och justera nästa besök på när föregående besök utfördes. 85

87 För varje dag/vecka/månad går det att skapa ordrar från de planerade besök som finns. Efter denna rutin körts har de planerade besöken för valt intervall fått status planerade eller utskrivna och hamnat i orderregistret. De kan nu inte genereras fler ordrar från detta fasta besök på valt datum intervall. För att order skall kunna skapas på detta sätt måste ordernummer kunna räknas upp automatiskt. Se vidare under inställningar/order. När ett besök är utfört kan nästa besök skapas automatiskt, då behövs inte funktionen Skapa order från fasta besök användas. Istället skapas nästa besök direkt då det är utfört dvs då aktuell order fått statusen åtgärdad. Denna funktion aktiveras under menyvalet inställningar/fasta besök. 86

88 Via rapporter går det att skriva ut olika planeringlistor. Det går att lägga in orderrader direkt från fasta besök, då genereras dessa orderrader direkt då orders skapas från fasta besök. Om artikeln/orderraden är invald direkt från artikelregistret ändras beloppet på orderraden då uppdatering i artikelregistret sker. Är däremot beloppet på orderraden inlagt direkt på det fasta besöket sker ingen justering. 87

89 Från menyvalet utskrifter går det att ta ut olika rapporter/utskrifter. Utskrifter i programmet kan också tas ut direkt från aktuell inmatningsbild. Vår rekommendation är att gå in under de olika utskrifterna som finns och förhandsgranska för att få en bra bild på vad som finns för utskrifter i programmet. Nedan följer ett axplock av de utskrifter/rapporter som finns. Innan utskrift visas ett formulär där väljs skrivare, urval och typ av utskrift. Alla utskrifter kan förhandsgranskas på skärmen. Via de flesta utskrifter går det att skapa PDF er via knappen PDF. Istället för att skriva ut på skrivare kan en utskrift fås på skärmen via förhandsgranska. 88

90 Denna lista fås på ej åtgärdade order enligt urval nedan. Följande fält skrivs ut på de olika listorna: Enkel planeringslista: ordernummer, anmäld, servicedatum, anläggning, tekniker och feltext. Detaljerad planeringslista: ordernummer, anmäld, servicedatum, tekniker, beställare med telefon, arbetsplats och feltext.. Exempel. Enkel planeringslista 89

91 Det går att få ut några olika planeringslistor via detta val. Gör urvalen, välj typ av utskrift och granska eller skriv ut. 90

92 I denna lista går det att få ut order med urval på datum, tekniker och status. Listan är exempelvis användbar för att få en utskrift på de order som inte blivit åtgärdade. Se exempel nedan. 91

93 Via menyvalet går det at skriva ut alla kontrollrapporter för ett helt år. Det går också att skriva ut en lista över de kontrollrapporter man skapat. Kontrollrapporter kan också skrivas ut direkt från kontrollrapportens inmatningsbild. 92

94 Genom att klicka på skrivaren i anläggningsbilden går det att skriva ut olika utskrifter för anläggningen. 93

95 Gå in under menyn statistik och välj tidsredovisning. Gör ert urval i utskriftvalet som följer. Tidsredovisningen kan bl.a. användas till ett löneunderlag som i exemplet nedan. Det går också att skriva ut statistik på resurser/tjänster för en viss tekniker, projekt, kategori mm För att få ett snyggt löneunderlag är det god ide att kategorisera artiklarna som skall användas för löneunderlag. Kategorierna bör vara Ordinarie arbetstid, övertid, frånvaro osv. Löneunderlaget skriver ut resurserna/tjänsterna enligt följande: ej kategoriserade därefter kategorierna i alfabetisk ordning. Se exempel nedan. 94

96 Kategorierna som ni skapat summeras per kategori. I detta exempel se ni hur teknikern Mikael Jonsson har arbetat 32 timmar ordinarie arbetstid och har varit frånvarande i 8 timmar under perioden till dvs. en vecka, ni kan också utläsa övertid och hur många kilometer han har kört. Kolumnerna för löneunderlaget är uppdelande enligt följande datum, anläggning, ort, ordernummer, projekt, artikelnummer, kostnad, antal, enhet och noteringar. 95

97 Gå in på menyn statistik och välj kostnadsredovisning. Gör ert urval i utskriftvalet som följer. Kostnadsredovisning används för att se kostnader per kund, anläggning mm Gör urvalet och få sedan en utskrift med de interna kostnaderna samt de externa kostnaderna specificerat per order och anläggning. Det går att göra ett urval för ett angivet projekt och se sina kostnader för detta projekt. 96

98 Via menyn utskrift/kunder går det att skriva ut sina kunduppgifter, detta kan vara bra för att skapa en utskrift på en adresslista för sina kunder. Det går att göra urval enligt exemplet nedan. Via menyn utskrift/anläggningar går det att skriva ut sina anläggningsuppgifter, även för anläggningsutskrifter går det att göra ett urval. Exemplet ovan till vänster är för att göra urval på kunder, exemplet till höger är för att göra ett urval för anläggningar. 97

99 För att kunna hålla ordning på de kommande periodiska kontrollerna så finns det en utskriftsfunktion i programmet där det går att skriva ut olika listor på detta. För att aggregaten skall komma med på utskrifterna så måste bocken med på kontrollrapport, Ja vara i bockad på aggregatnivå. Det finns två olika utskriftsmöjligheter. Totalista, periodiska kontroller. På denna lista syns de aggregat som skall utföras inom den tidsintervall som man har angett i urvalsfönstret för utskriften. Totalista, Försenade/Aldrig gjorda kontroller. På denna lista kommer de aggregat med som är antingen försenade eller som aldrig är gjorda. 98

100 Om en komponent är markerad som reservdel går det att göra beställningslistor enligt nedan. För att göra dessa utskrifter gå in på menyn Utskrifter/Fasta besök/beställningslista reservdel. 99

101 Det går att göra olika utskrifter för ej godkända checkpunkter. Om en checkpunkt på en checklista är markerad som ej godkänd, går det att göra utskrifter på detta. TIPS! Detta är användbart för att se om något under en viss tidsperiod inte varit godkänt, om så är fallet går det att uppvisa denna lista för kunden och förhoppningsvis sälja in service eller utbyte. 100

102 De avtappningar och påfyllningar som utförs per aggregat lagras i programmet. Med hjälp av dessa uppgifter, kompletterade med inköp går det att få ut förbrukning och saldon för olika perioder på de köldmedier som använts. För att saldon skall kunna beräknas måste de inköp som görs av köldmedia matas in i programmet. Det går att ange eventuella returer som skickats tillbaka för destruktion. Justering kan också göras ifall lagret inte stämmer med vad som finns på lagret. Inmatade transaktioner spara sedan i lista enligt nedan. I denna rutin tas lagerbok för olika perioder. 101

103 För att beräkna väljer man den typ av summering som önskas enligt följande: T = Typ summeras per köldmedietyp (CFC/HCFC/HFC/annat) K = Köld summeras per köldmedia (R22/R134a/R407C/ ) A = Alla - Visar alla transaktioner. Observera att summeringen inte uppdateras automatiskt, utan att den visas till dess att ny summering görs. När en beräkning gjordes senast visas på datumet längst till höger i bilden under rubriken beräknat. 102

104 Via menyn statistik/körjournal går det att skriva ut körjournaler för fordon eller anställda. Det går att göra urval enligt exemplet nedan. Exempel på utskrift 103

105 Programmet är uppbyggt av en grundmodul till vilken det går att komplettera med ytterligare moduler. En sådan modul är fakturering som beskrivs i detta kapitel. Det går med denna modul att bygga upp prisbilder som knyts till olika kundkategorier. Därefter prissätts sedan varje order med timmar och material och skapar en faktura. Vid utskrift av fakturan går det också att få bokföringsjournal och bokföringsorder. Normalt exporteras kvitterade och fakturerade orders till andra ekonomisystem där all fakturering och redovisning sker. Via handdator, kan teknikern också direkt ange de timmar och det material som använts, för överförning och senare fakturering från kontorets dator. För detta krävs modulen SDF ServiceOnline. I menydelen register läggs det in olika grunduppgifter för fakturering. Fakturatyp väljs då en faktura skapas. Via fakturatyp väljs om jobbet skall debiteras externt eller internt. Varje fakturatyp knyts också till ett konto. Exempel på olika fakturatyper: Faktura Jobbet skall faktureras kund direkt Garanti Jobbet debiteras internt Avtalsbesök Besök som ligger inom avtalet debiteras internt. Avtalet faktureras sedan med fast kostnad per år. 104

106 Olika prisbilder kan läggas upp med olika priser för de vanligaste posterna på en faktura. Här anges de generella procentsatser för tjänster och material som lämnas i rabatt. Antingen används en rabattsats på försäljningspriset eller ett påslag på nettopriset. Dessutom går det att ange om en specifik materialgrupp skall använda sig av försäljningspris minus rabatt eller netto med påslag. Olika kunder knyts till de olika prismallarna. Exempelvis skall kanske avtalskunder ha ett lägre pris på timmar än normalkunden. Prisbilden prisätter enligt följande villkor. I första hand sätts priset på artikeln om artikeln finns som prisrad under fliken prisrader. I andra hand prisätts artikeln med de inställningar som görs under fliken materialgrupper på prisbilden, och i sista hand sätts priset enligt prisbildens generella inställningar. 105

107 Välj in de artiklar som skall finnas med på prisbilden via artikelregistret. Positionera sedan artiklarna i den ordning som de skall visas i ServiceOnline och i prisbilden. Positionen anges med en siffra, lägsta siffran visas höst upp och högsta siffran kommer längst ner. Det är bra att hålla ex 10,20,30,40 osv som positioner. Detta för att i framtiden kunna lägga till en ny artikel som skall placeras mellan ex den som finns på rad 10 och rad 20, då tilldelas den nya artikeln 15. På prisraden anges om artikeln prissätts med, påslag eller rabatt. 106

108 Välj in de materialgrupper som skall ha ett pris som skiljer sig från de generella inställningarna på prisbilden. Det gå att välja in obegränsat med materialgrupper och varje materialgrupp kan ha en egen inställning för prissättning. Alla artiklar som tillhör materialgruppen som finns invald här, kommer att prissättas utifrån inställningen som valts. Tänk på att oavsett hur artiklar prissätts, så måste de ha priser på sig för att korrekt uträckning skall kunna göras. 107

109 Om det finns en prisbild som skall kopieras, så görs detta enligt följande. Gå in under register/prisbilder och markera den prisbilden som skall kopieras, välj redigera. Högerklicka sedan vid skrivaren på prisbilden som skall redigeras, där går det att göra flera val bl.a. kopiera prisbild. När prisbilden är kopierad stäng den öppna prisbilden och öppnar den som heter kopia, redigera sedan kopian och knyt till de kunder som skall ha den nya prisbilden. Priserna i prisbilderna uppdateras INTE när artiklarna i artikelregistret uppdateras. Skall priserna i prisbilden uppdateras måste detta göras manuell. Gå in på varje prisbild och välja den prisrad som nytt pris skall väjas för och skriv in det nya priset. Det går också bra att uppdatera priser enligt följande. Gå in under register/prisbilder och markera den prisbilden som skall redigeras, välj redigera. Högerklicka sedan vid skrivaren på prisbilden som skall redigeras, där går det att göra flera val bl.a. uppdatera priser. 108

110 Till varje orderrad kan konto, resultatenhet och kostnadsbärare knytas. Konto är ett krav för att kunna sköta sin redovisning. Genom att ange resultatenhet och kostnadsbärare går det att få en djupare analys av den ekonomiska uppföljningen. Exempel på resultatenhet kan vara serviceavdelning eller en servicestation på annan ort. Exempel på kostnadsbärare kan vara en tekniker eller bil. I bilden nedan visas hur ett konto läggs upp. Resultatenhet och kostnadsbärare läggs upp på samma sätt. 109

111 Ange de momssatser som är aktuella. Det går sedan att knyta kund och faktura till olika momssatser. Till varje momssats skall också ett konto anges. 110

112 I denna bild kan bl.a. följande uppgifter anges: Nästa fakturanummer Detta nummer räknas upp automatiskt då en fakturautskrift godkänts. Nytt nummer anges då nummerserie skall bytas. Utförda åtgärder De åtgärder som skrivs in på ordern kan fås ut på fakturan. Artikelnummer Ange typ av artikelnummer som skall visas på fakturan. Leverantörens artikelnummer, eget artikelnummer eller inget artikelnummer. Allmänna villkor Fri text som skrivs ut längst ner på fakturan. Fakturatyp standard Ange den typ av faktura som skapas vid ny faktura. Det går att ange förslag till standard betalningsvillkor, leveransvillkor, ränta, prisbild m.m. som kommer som förslag då en ny kund läggs upp. 111

113 På varje kund går det att lägga upp faktureringsuppgifter enligt nedan. Vid ny kund läggs de uppgifter in som finns under inställningar/faktura som förslag. När en ny order skapas läggs de uppgifter som finns på kunden in som faktureringsuppgifter på ordern. 112

114 Artiklar läggs upp i artikelregistret med priser. Det finns två typer av artiklar, material och resurser/tjänster. Priser anges med försäljningspris, detta pris beräknas med påslag från brutto eller netto vid inläsning av artiklar. Via den rabatt man har från leverantören kan också inköpspris netto fås. Antingen anges rabatten manuellt eller så läses ett rabattbrev in innan importen av artiklar. (Rabattbrev erhåller ni från er leverantör) Vid prissättning av order eller då prisbilder byggs upp, väljs artiklar från detta artikelregister. Artiklar kan läsas in och uppdateras via leverantörens prislistor. Dessa listor finns att ladda ner från vår hemsida Resurs/ Tjänst Material Notis: På ett köldmedium måste det anges vilken typ av köldmedium det är, detta är mycket viktigt då statistik för lagerbok köldmedia använder dessa uppgifter. 113

115 EDI är metoden för att överföra elektroniska standardiserade dokument, affärstransaktioner, mellan två företags affärssystem. d.v.s., den elektroniska överföringen från en tillämpning i en dator till en annan tillämpning i en annan dator som innehåller en transaktion med kommersiell eller administrativ data (meddelande) med en överenskommen internationell standard på strukturen i transaktionen eller meddelandets data. (Källa: GS1 Sverige) För att förenkla för teknikerna så finns det möjlighet att ta emot er följesedel elektroniskt, detta för att teknikern inte skall behöva ange inhandlat material från grossisten och för att avlasta teknikern de administrativa bördorna. Teknikern anger bara sitt fullständiga namn och arbetsordernummer som han har på den arbetsordern som är skapad i SDF ServiceSystem. Därefter skickar grossisten en elektronisk följesedel som programmet fångar upp och lägger till på hans arbetsorder d.v.s. allt material han köpt hos grossisten kommer med automatik in på rätt arbetsorder för honom. Om det inte är tekniker som lägger in materialet, utan en administrativ tjänst på kontoret, så slipper även denna person detta arbete, då orderraderna från följesedeln läggs in automatiskt. Idag är det vanligt att den administrativa tjänsten sitter och stansar in denna information manuellt genom att läsa från följesedel/faktura. Detta ger upphov till mycket onödigt arbete och även felaktigheter. (Den mänskliga faktorn) Elgrossen, Selga, Solar, Storel, Ahlsell, Elektroskandia, Dahl, MO EL, Kylma, Malmbergs och Onninen. Vilka som kommer att ansluta sig framöver, vet vi inte idag, utan våra kunder kommer att komma med önskemål om vilka de vill skall finnas med. Om en arbetsorder innehåller fel, oftast är det ordernumret som inte stämmer, så tänds en röd ikon bredvid kalenderikonen i servicesystemet. Klicka på ikonen så öppnas de felaktiga EDI-posterna. De är grupperade per skickad fil, observera att leverantörerna kan skicka flera följesedlar åt gången. Öppna sedan den post som är felaktig, ändra varje orderrad som är felaktig. Tryck sedan på skapa orderrad. Nu ligger orderraden på arbetsordern. Byt status till OK så försvinner följesedeln från listan med felaktiga följesedlar. För att kontrollera vilka följesedlar som har kommit in, gå till Inställningar/EDI-hantering där visas alla inkomna följesedlar, även de som är OK. 114

116 När ni redigerar en följesedel visas denna vy, via denna vy kan ni ändra felaktiga orderrader på följesedeln och sedan lägga till de på en arbetsorder. 115

117 På ordern under fliken orderrader prisätts order. Om serviceteknikern jobbar med ordern i ServiceOnline med en handator så finns de artiklar med som serviceteknikern matat in. I detta fall kontrolleras att allt är okay och sedan fakturera ordern. Det går att göra en snabbinmatning via prismallen eller ange rad för rad. Det går också ange fritext. De rader som matas in sorteras enligt ordningen fri text, resurser/tjänster och material. Detta sorteras i datumordning vid utskrift av faktura. TIPS! Det är enklast att göra ett urval och ange statusen åtgärdad samt ev. tekniker. Därefter markeras fliken order/lista. Börja sedan prissätta ordrarna tills alla är prissatta. Ställ därefter tillbaka urvalet längst ner i programmet. 116

118 Snabbinmatning via prisbild I snabbinmatningen används den prisbild som är knutet till order. Här anges de antal som skall läggas till på aktuell order. Ange datum och tekniker för alla orderrader som läggs till via prisbilden. Via knappen ny orderrad går det att lägga till ytterligare rader. Resurser/tjänster och material kan hämtas från artikelregistret eller läggas upp utan knytning till artikel. Genom att dubbelklicka på markerad rad eller att klicka på redigera går det också att ändra aktuell rad. Här ändras bl.a. konton mm Via högerklick på en orderrad så fås olika val som kan göras. Ett av dessa är kopiera orderrad. Via detta val fås en exakt kopia av den aktuella orderraden som sedan kopieras till vald order. Via högerklick på en orderrad så fås olika val som kan göras. Ett av dessa är flytta orderrad. Via detta val flyttas den aktuella orderraden till vald order. 117

119 Innan fakturering skall övergripande fakturainformation anges. Vissa av dessa uppgifter finns redan, denna information hämtas från kunden när ordern startades. Komplettera dessa med informationen som saknas. 118

120 Då alla uppgifter är inmatade på ordern skall ordern sättas till status kvitterad. Kvitterade orders kan sedan faktureras. Utskrift av faktura kan antingen ske från bilden fakturainformation. Enbart aktuell order faktureras. Det går också att skriva ut flera fakturor vi menyvalet rutiner/fakturera. Här anges via ett urval vilka orders som skall faktureras. Vid fakturering läggs fakturanummer och fakturadatum in på ordern. Efter godkänd utskrift sätts order till status fakturerad. Uppgifter kan därefter INTE ändras och fakturan kan enbart skrivas ut som kopia. Bokföringsjournal och bokföringsorder kan tas ut i samband med att fakturan skrivs ut. 119

121 För att fortsätta med den ekonomiska redovisning och analys går det att exportera kvitterade eller fakturerade order vidare till något ekonomisystem. I systemet finns ett antal standardkopplingar men det går även att bygga specialanpassningar för andra system. Exempel på ett system som det finns koppling till är Visma SPCS. För varje koppling finns olika sätt att gå tillväga och olika typ av information som förs över. För exemplet SPCS har vi valt att föra över ordern via kvitterade orders. Fakturering görs sedan av överförda orders i SPCS. Exportfunktionen finns i menyvalet arkiv, export, export till externt ekonomisystem. Några system använder sig av filer som skall skapas hos oss och sedan importeras i ekonomisystemet. För att exporten skall fungera måste ekonomisystem väljas och destination på den fil som skapas. Denna fil skall sedan läsas in i det mottagande systemet. Då exporten är klar kommer exporterade orders få statusen exporterade, och kan därefter INTE ändras avseende fakturauppgifter. Då kopplingar till de olika systemen kan vara besvärliga att ställa in så rekommenderar vi att ni tar hjälp av oss första gången en sådan inställning skall göras. 120

122 Under register finns rutiner för att flytta om i registren eller återskapa indexfiler. Det går att flytta en anläggning från en kund till en annan. Alla uppgifter som tillhör denna anläggning såsom aggregat, orders, kontrollrapporter, Drift- och underhållsinstruktioner m.m. flyttas med över till den nya kunden. Denna rutin används om exempelvis en fastighetsägare köpt upp ett hus som tidigare ägdes av någon annan. Arbetsgången är enligt följande, i utforskaren markeras den anläggning som skall flyttas och sedan via bilden flytta/anläggningar väljs den kund som skall anläggningen skall flyttas till. På samma sätt som anläggningar kan flyttas kan också aggregat föras över från en anläggning till en annan. För att aggregat skall kunna gå att flyttas, får aggregatet inte finnas med på någon order, checklistor eller i DU-instruktioner. Order kan föras över från en anläggning till en annan. Om en order flyttas kommer eventuell återrapportering som gjorts per aggregat tas bort. Om det finns ett aggregat med samma nummer i den mottagande anläggningen så tas återrapporteringen INTE bort. Följ instruktionerna på skärmen. Avtal kan föras över från en kund till en annan. Markera i utforskaren det avtalet som skall flyttas, och sedan via bilden flytta/kund väljs den kund som avtalet skall flyttas till. Det går att kopiera ett aggregat från en anläggning till en annan, alla uppgifter som finns om aggregatet kopieras till den anläggning som är vald. Markera i utforskaren det aggregatet som skall kopieras och sedan via bilden kopiera/aggregat väljer den anläggning som aggregatet skall kopieras till. 121

123 Markera i utforskaren den ordern som skall kopieras, och sedan via bilden kopiera/order väljs den anläggning som ordern skall kopieras till. Med på kopian följer aggregaten men inte checklistor. Samma som kopiera order, men på denna kopia följer även orderraderna med. Markera det avtalet som skall kopieras, gå sedan in på menyn register och välj kopiera och därefter avtal. Kopia tas då på aktuellt avtal som kommer att heta Kopia (nummer på gamla avtalet) och kopian lägger sig under samma kund som original avtalet ligger. Därefter kan kopian flyttas till annan kund om så önskas. Markera den order som skall sammanfogas i utforskaren. Gå in på register/sammanfoga/order välj i listan vilken order som den order som är markerad i utforskaren skall sammanfogas med. Följ instruktionerna på skärmen. 122

124 När aggregat, anläggningar, orders eller kunder tas bort så skall detta göras med försiktighet. Det som tagits bort går inte att återställa. Var noga med att följa instruktionerna på skärmen när ni tar bort något. Markera i utforskaren den kund som skall tas bort. Gå sedan in på menyn register/borttag/kund. Allting som finns under kunden så som anläggningar, aggregat, kontrollrapporter mm kommer att tas bort. OBS! När en kund med all underliggande information är borttagen går det inte att återskapa dessa uppgifter. Markera i utforskaren den anläggning som skall tas bort. Allting som finns under anläggning så som aggregat mm kommer att tas bort. OBS! När en anläggning med underliggande information är borttagen, går det inte att återskapa dessa uppgifter. Markera i utforskaren det aggregat som skall tas bort. OBS! När ett aggregat är borttaget, går det inte att återskapa dessa uppgifter. Gå in under register/borttag/order fyll i vilken eller vilka orders som skall tas bort. Obs! När en order eller flera orders tagits bort så går det inte att återskapa dessa. 123

125 Markera i utforskaren den anläggningen som skall byta typ av anläggning. Är det en mobil anläggning som är markerad så blir den nya typen stationär anläggning och vice versa. Denna rutin används för att byta status på flera orders samtidigt. Alla order enligt det urval som väljs kommer att byta till den nya status som väljs. Rutinen kan exempelvis användas för att fånga upp gamla order som ligger med status planerade men skall ha statusen åtgärdad eller fakturerad. Kvitterade eller makulerade ordrar kan inte väljas via denna rutin, utan måste sättas per order. Det går inte att flytta order med status fakturerad eller exporterad till en tidigare status. 124

126 Markera i utforskaren den order som ordernummer skall bytas på. Gå in under menyn register/byte/ordernummer och skriv in det nya ordernumret i dialogrutan. Denna rutin används för att byta köldmedieartikel som används för rapportering av köldmedieanvändning. Byte av köldmedieartikel kan vara aktuellt för att rensa upp om det är många olika artiklar som används för inrapportering av samma köldmedietyp. Artikeln byts på aggregat, avtappningar, påfyllningar och inköp. Efter att artikeln bytts kan den tas bort. Vi rekommenderar dock att ni låter den ligga kvar men med en annan benämning. Det är mycket viktigt att ta en säkerhetskopia på sina datasystem. Tänk på att det går alltid att ersätta programmen men data som matats in måste matas in igen. Om ni jobbar i nätverk har ni kanske en central rutin för säkerhetskopiering. Kontrollera detta med er nätverksansvariga. Med programmet levereras en rutin för säkerhetskopiering. Gå in under inställningar och välj databasbackup, följ instruktionerna på skärmen. Vi rekommenderar att ni tar någon typ av backup och förvarar denna i ett brandsäkert skåp eller likande. Vid säkerhetskopiering skall backupfilen av databasen samt mappen \dokument väljas. Se även kapitel 3.25 för mer information. 125

127 Kapitel 13 beskriver avtalshantering. De funktioner som finns i kapitel 13 tillhör en modul som säljs separat. Dessa funktioner ger möjlighet att skapa avtal, bevaka avtal, flytta avtal mellan kunder och fakturera avtal. Avtalen indexregleras med entreprenadindex (se kapitel 3.26) I programmet finns UA 2002 och UA 2008, det går att lägga till egna texter i avtalen. Ett nytt avtal skapas genom att först markerar aktuell kund i utforskaren. Välj sedan Arkiv/ny/Avtal via programmets meny. Ta bort avtal genom att markera avtalet och sedan välja Arkiv/Ta bort i menyn. 126

128 Avtalet UA 2008 går att redigera i programmet. Det går att ange vad som skall ingå i avtalet samt tillhörande texter. Läs mer om texterna i kapitlet Göra tillägg eller ta bort avtalstext. Underavtal kan aktiveras eller tas bort för att få det avtal som önskas. Då ett underavtal läggs upp skapas en flik för detta underavtal. Tas underavtalet bort så tas fliken bort. Aktuellt underavtal bearbetas genom att aktuell flik väljs. 127

129 De aggregat som täcks av avtalet väljs från fliken utrustning. Utrustningen väljs via anläggning och de aggregat som finns upplaggda under anläggningen. Per aggregat går det att bestämma vilka underavtal som ingår. 128

130 Det går att göra egna tillägg i avtalstexten eller helt ersätta befintlig text. Välj mellan standard, tillägg och ersätta befintlig avtalstext. Markera avtalet i utforskaren som skall redigeras. Välj fliken tillägg och gör de ändringar som passar. 129

131 Avtalet godkännes genom att godkännandedatum anges. Detta datum är blankt då ett nytt avtal skapas. Godkännandedatum kan ändras via knappen längst ner till höger eller via menyn som fås via högerklick med musen. Datum för godkännande påverkar avtalets indexreglering vid utskrift av avtalsfaktura. Mer info om indexreglering finns under avsnitt

132 Under fliken fakturainformation kan avtalet göras klart för fakturering. Fakturabeloppet beräknas med index vilket är beroende av godkännandedatum och fakturadatum. De antal perioder som avtalet skall faktureras med anges med faktureringsdatum. Dessa sätts när avtalet är klart och godkänt. Dessa fakturadatum uppdateras sedan vid godkänd fakturautskrift. Entreprenadindex sätts via inställningar från menyn. Se avsnitt 3.26 Skriv ut de olika avtalen som finns upplagda. Observera att avtalets utskrift förändras beroende på de underavtal som är aktiva. Vilken skrivare som avtalet skrivs ut på ställs in under arkiv/skrivarinställningar/standard. 131

133 Då man fått nytt Entreprenadindex i januari 2011 för 2151 kyl & värmepumpanläggningar har vi justerat beräkningen av avtalet i SDF ServiceSystem. Nedan kommer en beskrivning hur ni löser detta i systemet och vi visar också hur beräkningen går till. 1) Lägg in ny basmånad via inställningar entreprenadindex För att veta när brytningen på index sker skall ni lägga in detta på indexet. Gå in på Inställningar/Entreprenadindex Välj det index som skall få ny basmånad Lägg in nytt och gammalt index enligt nedan. Uppgifterna är för kyl & värmepumpanläggningar enligt KV företagens nyhetsbrev På fliken månader lägger man in det gamla index fram till och därefter det nya indexet enligt ovan. 132

134 2) Avtalsfakturan. När indexet är upplagt kan ni fakturera som vanligt. Omräkning sker enligt följande Avtal där godkännandedatum 3 månader och fakturadatum 3 månader finns på var sin sida av den nya basmånaden. Beräkningen sker då i två steg. Med ett belopp fram till brytpunkten och ett belopp from brytpunkten. Exempel godkänt i december Faktureras i januari Godkännandedatum månader = Index = 341 Fakturadatum månader = Index = 105 Avtalsbelopp 1000 kr Belopp fram till ny basmånad: 1000 kr * 342 ( ) / 341 ( ) = 1003 kr Belopp from ny basmånad: 1003 kr * 105 ( ) / 100 ( ) = 1053 kr Totalt belopp är då alltså 1053 kr Fakturan ser då ut enligt nedan. OBS! Texten har bytts ut där det förut stod Indexreglering har skett med x.x står det nu Indexreglering har skett enligt entreprenadindex 2151 Kyl & Värmepumpanläggningar 133

135 Det som visas i planeringsbilden är orders där det angetts starttid och sluttid på samt vilken tekniker som skall ha ordern, är det inte angivet vilken tekniker det är så hamnar ordern under jobbkö. För att en anställd skall visas i planeringsbilden måste det först anges under inställningar/anställda och att personen skall synas i planeringsbilden. 134

136 För att starta planeringsbilden är det bara att klicka på ikonen för planeringsbilden, därefter går det att dra och ändra på orders eller händelser som är inritade i kalendern, Det går även att starta planeringsbilden som en stand alone applikation. Denna startas via planering.exe som ligger i samma mapp där ServiceSystemet är installerat. Alla ändringar som sker i planeringsbilden slår omgående igenom i SDF ServiceSystem och SDF ServiceOnline.. Klicka på ikonerna för att komma till de olika vyerna och inställningar. Denna vy är till för att snabbt och enkelt generera en grafisk överblick på de skapade ordrarna och händelserna. Se kapitel 14.1 om vad som visas i vyn kalender. Denna vy är till för att snabbt och enkelt generera en grafisk överblick på de skapade ordrarna och rita ut dessa på en kart vy. Denna vy är till för att ni snabbt och enkelt generera en grafisk överblick på olika frågor som ställs mot databasen exempel på detta kan vara planerade fasta besök per vecka och utförda besök. 135

137 I planeringsbilden visas alla orders och händelser. Finns det en ansvarigtekniker och deltagare på så ritas denna order in på samtliga tekniker som är knutna till ordern. I planeringsbilden är det drag and dropp som gäller. Bilden nedan visar vyn tidslinje och endast arbetstid. Teknikernas namn visas till vänster och tid, dagar visas som en tidslinje med orders och händelser inritade. Orderstatus visas längst till vänster på en inritad order. För att flytta en order från en tekniker till en annan är det bara att ta tag i ordern och dra den till den teknikern som skall ha ordern. Skall tiden på en order ändras är det bara att ta tag i ordern och dra i den till den tid som ordern skall börja eller sluta på. Det går också att dubbelklicka på ordern som då öppnar sig, och ändra tider och tekniker manuellt på ordern. Det går även att dra och släppa orders från och till jobb kön och inte servicedatum. Dras en order som inte har ett servicedatum på sig men en tekniker till en annan tekniker, då frågar programmet om detta skall göras. 136

138 Under knappen inställningar görs alla inställningar som har med kalendern att göra. Via denna inmatningsruta väljer ni vilka anställda som skall visas i kalendern samt hur de sorteras. 137

139 Under knappen filtrera ordrar görs de urval för vad som skall visas i kalendern för aktuell dator. Fasta besök ritas in när orders har skapats från de fasta besöken, hur de ritas in beror på startdatum, beräknad tid och heldagsjobb. Fasta besök som inte kan ritas in i planeringsbilden hamnar i jobbkön längst ner till höger i planeringsbilden, klicka på den order eller dra den till planeringsbilden där den skall ritas in d.v.s. tekniker, dag och tid. 138

140 En händelse kräver ingen order för att ritas in. För att skapa en ny händelse dubbelklickar i kalendern eller högerklickar och välj ny. En händelse kan vara semester, jour mm enda villkoret för att händelsen skall ritas in är att det finns en teknikers namn och att det finns startdatum/tid och slutdatum/tid. När en händelse är inritad i planeringsbilden går det att dra och flytta händelsen med hjälp av pekdonet eller dubbelklicka på den för att ändra den. En händelse går också att upprepa med ett givet intervall. Ett exempel på detta är Jour. Dessa inställningar görs för de olika vyerna via knapparna längst upp till höger på listen. 139

141 I kartan ritas de ordrar ut som anläggningen har kordinater för. Kordinater hämtas via menyn Arkiv/Hämta kordinater. Läggs en ny anläggning in i SDF ServiceSystem så behöver kordinater hämtas för att anläggningen och dess ordrar skall kunna visas i kartvyn. När ordern ritat in sig så läggs GPS koordinaterna till automatiskt på anläggningen i SDF ServiceSystem. Detta gör att nästa gång en order skall ritas ut för anläggningen så sker detta direkt. Ni behöver inte skriva in GPS koordinaterna på anläggningen. Anläggningar som är utritade i kartvyn har ordrar som skall utföras. Klicka på anläggningen så visas ordern eller ordrarna för anläggningen. Det går att zooma in och ut i kalendern via +/- ikonerna i vänstra hörnet. 140

142 I denna vy går det att få en snabb överblick över inplanerade orders för företaget eller en specifik tekniker för en viss tidsintervall. Arbetet pågår med denna funktion och kommer i en uppdatering. I denna modul av programmet följer det med några standard frågor. Skall annan statistik tas ut så går det bra att kontakta oss på SDF så skapar vi en sådan fråga mot en kostnad. Till höger görs alla urval för vad som visas. När urvalen är gjorda behövs det klickas på uppdaterasymbolen för att urvalen skall göras. Klicka på skiftnyckeln för att komma till urvalen. Det går att skriva ut diagram mm via skrivare symbolen. För att ha tillgång till statistiken måste personen ifråga ha dessa behörigheter. 141