Att leda en förening inom Ledarna

Transkript

1 Att leda en förening inm Ledarna

2 INNEHÅLL Föreningens rll 3 Styrelsens rll 4 Styrelsens arbete 5 Strategiskt arbete 8 Etik ch förhållningssätt 11 Den demkratiska prcessen 13 Att genmföra möten 15 Exempel på dagrdning 17 Mötesteknisk rdlista 19 Marknadsför föreningen 21 Rekrytera medlemmar 23 Eknmi 24 Föreningar inm Ledarna 26 Litteratur ch webbtips 29 Ledarna augusti

3 Föreningens rll Föreningens grundläggande rll beskrivs i Ledarnas stadgar, föreningens egna stadgar samt i föreningens histria, praxis ch mål fastställda av stämman eller mtsvarande. Ledarna ch föreningarna Ledarna är en demkratiskt uppbyggd medlemsrganisatin med ett tjugtal föreningar. Alla medlemmar i Ledarna ska även tillhöra en förening. Föreningarnas gemensamma uppgift är att svara för medlemmarnas demkratiska inflytande på Ledarnas inriktning ch verksamhet. Föreningarna inm Ledarna har str självständighet med egna stadgar ch beslutande rgan. Stadgarna fastställs av föreningsstämma ch ska gdkännas av Ledarnas förbundsstyrelse. Ledarna erbjuder stöd både i yrkesrllen sm chef ch sm anställd. Chefer ska ha avtal ch villkr sm är avpassade för chefsrllen. Ledarna lyfter ledarskapets betydelse i samhällsdebatten samt erbjuder medlemmarna rådgivning, seminarier ch utbildningsdagar för att stödja dem i sin arbetssituatin. Vid behv stödjer Ledarna medlemmarna i förhandlingar. Föreningarna kmpletterar Ledarnas arbete med utgångspunkt i bransch. Via sin förening får medlemmarna möjligheter att träffa kllegr i branschen ch kan fördjupa sig i ledarskapsfrågr i sin bransch. Föreningen ska driva branschspecifika intressefrågr. I grundstadgar för förening regleras föreningarnas uppgifter: svara för medlemmarnas inflytande i Ledarnas representativa demkrati svara för medlemsinflytande på centrala avtalsförhandlingar via Ledarnas förhandlingsdelegatiner medverka i medlemsrekrytering bevaka bransch- ch verksamhetsspecifika frågr bilda pinin i bransch- ch verksamhetsspecifika frågr samt bedriva bransch- ch verksamhetsspecifika aktiviteter. Föreningen Varje förening frmar sin verksamhet efter Ledarnas stadgar, den egna föreningens stadgar, beslut på stämmr ch medlemsmöten. Även histria, praxis ch styrdkument kan påverka uppgifter ch arbetssätt. Ta reda på ch diskutera 1. Vad står i de första paragraferna i er förenings stadgar m föreningens uppgifter? 2. Finns några andra styrdkument eller beslut sm påverkar uppgifterna? 3. Vilka är föreningens medlemmar ch vad har de gemensamt? 4. Vilken histria har föreningen? - när ch varför bildades föreningen - några viktiga milstlpar - vilka behv fyller föreningen idag 5. Vilka är föreningens mål? 3

4 Styrelsens rll Styrelsens rll är att styra föreningen mellan stämmrna. Det finns lika sätt att se på en styrelses uppgifter. De övergripande uppgifterna för styrelser i företag ch rganisatiner är att vara: Strategiskt styrande Kntrllerande Infrmerande Ledarnas förbundsstyrelse har helt klart dessa huvuduppgifter. Styrelsen ska mellan kngresserna svara för den strategiska styrningen av verksamheten. Man ska kntrllera främst kansliets arbete ch ansvara för att föreningar, företrädare ch medlemmar är infrmerade m verksamheten. Inm en förening är den strategiska ch infrmerande rllen lika påtaglig. Däremt har föreningarna inm Ledarna inte i samma utsträckning en kntrllerande funktin eftersm man själva i str utsträckning har den utförande rllen. I de strategiska frågrna handlar det mera m att förbereda beslut på föreningsstämma eller mtsvarande. Vi återkmmer till de strategiska frågrna på sid 8. I en föreningsstyrelses uppgifter ingår nrmalt följande mera knkreta uppgifter: Diskutera ch besluta i löpande frågr Planera ch kalla till medlemsmöten Genmföra beslut från medlemsmöte Planera ch genmföra utbildningar eller andra medlemsaktiviteter Svara för den eknmiska verksamheten Representera föreningen Skriva verksamhetsberättelse Ta fram förslag till verksamhetsplan ch budget Inm styrelsen har rdförande, kassör, sekreterare ch övriga styrelseledamöter sina skiftande rller. Ordförande leder styrelsemötena ch är sm regel den sm i första hand representerar föreningen utåt. Arbetsrdning Det kan vara lämpligt att reglera sina rller i en arbetsrdning. Denna kan ckså vara ett sätt att dkumentera: Styrelsens uppgifter Ansvar ch beslut: teckningsrätt, attesträtt Ordförandes ch kassörens rller Riktlinjer för verksamhetsberättelse ch eknmisk redvisning Riktlinjer för medlemsinfrmatin Ta reda på ch diskutera 1. Vilka är styrelsens uppgifter i er förening? 2. Har föreningen en skriven arbetsrdning? 3. Vem svarar för vad? -Ordförande, kassör, sekreterare, övriga styrelseledamöter 4. Vem har teckningsrätt ch attesträtt? 5. Vilka krav finns på verksamhetsberättelse ch eknmisk berättelse? 6. Vem tlkar föreningens stadgar? 7. Vilka riktlinjer ch beslut m arvden gäller? 8. Vem ansvarar för infrmatin till medlemmar, Ledarna ch övriga intressenter? Ta gärna kntakt med någn annan förening ch fråga efter arbetsrdning eller riklinjer. Ni hittar kntaktuppgifter under Ledarnas branschföreningar på webben. 4

5 Styrelsens arbete En aktiv styrelse En arbetsplan underlättar för styrelsen att ägna sig åt rätt saker ch i rätt rdning. Arbetsplanen kan innehålla: Antal möten Huvudtema för lika möten, till exempel strategi, budget, mvärld, medlemsaktiviteter Styrelsens möten bör vara förberedda av rdförande, sekreterare ch/eller en mindre grupp. Några dagar före mötet bör det gå ut ett förslag till dagrdning gärna med underlag i större frågr. Till exempel eknmisk uppföljning ch gärna rapprter. Då kan tiden på styrelsemötet mer ägnas åt diskussin ch mindre åt föredragningar. Prtkll från styrelsens arbete är ett sätt att kntrllera vilka beslut sm fattats ch följa upp att de åtgärdats. Nrmalt skriver sekreteraren prtkllen ch de justeras av rdförande. Prtkllen bör skickas eller finnas tillgängliga för alla i styrelsen ch revisrerna. Ett sätt är att lägga ut dem på föreningens webbplats på ledarna.se, sm är tillgänglig för alla medlemmar. En åtgärdslista med ansvarig ch datum är ett bra kmplement till prtkllet. Här kan man även skriva in saker sm ännu inte tagits upp av styrelsen. Nätet ch telefn Alla styrelsebeslut behöver inte tas vid fysiska möten. För att spara tid eller för att sänka möteskstnader kan styrelsen utnyttja ett nätverk eller fatta beslut via telefn. prtkll. Beslut kan fattas genm att styrelseledamöterna var för sig gdkänner förslag. Utan mötesplats kan beslut även fattas genm att styrelsens ledamöter gdkänner ett förslag, sm gått ut via e-pst. På mtsvarande sätt kan beslut tas genm att rdförande ringer samtliga i styrelsen eller genmför ett telefnmöte. Per capsulam sammanträde innebär att en handling med förslag sänds runt till samtliga styrelseledamöter sm var ch en skriver sitt ställningstagande på prtkllet ch skickar vidare till nästa styrelseledamt. Traditinellt sker detta i brevfrm, men givetvis går det även att använda e-pst. Verksamhetsplanering Verksamhetsplaneringen är ett stöd för att få överblick, kunna göra bkningar ch beställningar i tid ch sm underlag för uppföljning av verksamheten. Verksamhetsplaneringen anger vad sm är pririterade mråden det kmmande året. Den ska ta upp pririterade aktiviteter ch en inventering av vilka resurser sm finns att tillgå. När du planerar kan du utgå ifrån resultaten från tidigare verksamhetsplaneringar, föreningens mål ch mvärldsanalys. En verksamhetsplan är i första hand ett arbetsinstrument för styrelsens eget arbete, men är ckså värdefull för att låta medlemmarna få insyn i verksamheten ch för att revisrerna ska kunna följa upp verksamheten. Styrelsen bör ha en virtuell mötesplats, sm man skapar under Frum på ledarna.se. Här kan man dela dkument, diskutera ch även ta beslut. Här är det även lämpligt att lägga styrelsens 5

6 Några viktiga punkter i en förenings verksamhetsplan är: Mål för verksamhetsåret 20XX Planerade medlemsaktiviteter - kppling till mål - tid, plats ch ansvarig för genmförandet Styrelsemöten med datum ch plats Riktlinjer ch frekvens för medlemsinfrmatin Budget Verksamhetsberättelse För varje år ska styrelsen skriva en verksamhetsberättelse sm ska redvisas på föreningsstämman eller mtsvarande. Den bör finnas tillgänglig för alla intresserade medlemmar. Några punkter sm bör finnas med i berättelsen är: Medlemsantal fördelat på kön, eventuella avdelningar ch arbetsmarknadssektr Styrelsens sammansättning ch antal sammanträden Planera ett heldagsmöte i styrelsen för att få tid att tillsammans göra en verksamhetsplan. Ett sätt att få överblick är att göra en årskalender med alla aktiviteter. Aktiviteter, vilka har genmförts ch hur många har deltagit Eknmi med resultaträkning ch bkslut. Om ni vill ha medverkan från Ledarna på någn av era aktiviteter, ta kntakt med föreningskrdinatrn i gd tid. Ta reda på ch diskutera 1. Utnyttja kntaktuppgifter under Föreningar på ledarna.se. Kntakta andra föreningar ch fråga m deras arbetsplan, exempel på åtgärdslista ch verksamhetsplan. 2. Hur kan en arbetsplan se ut inm din styrelse? 3. I vilket sammanhang är det lämpligast med beslutsprtkll eller diskussinsprtkll? 4. Vilka ändringar kan ni göra i er verksamhetsplanering? - stämmer aktiviteterna med föreningens mål - är aktiviteterna intressanta för medlemmarna - framgår det vem sm är ansvarig för respektive aktivitet - år planen realistisk i tid ch pengar 5. Ger föreningens senaste verksamhetsberättelse en medlem en rättvis bild av aktiviteter ch styrelsens arbete? 6

7 Resurspersner för föreningarna inm Ledarnas kansli Varje förening har en föreningskrdinatr sm kntaktpersn till föreningsstyrelsen. Krdinatrerna stödjer föreningarna med mötesadministratin kpplat till föreningsstämmr, årsmöten i förening ch avdelningar samt styrelsemöten. Förenings- ch avdelningsstyrelser sm vill ha medverkan från förbundskansliet på lika typer av möten ska alltid kntakta sin föreningskrdinatr, sm förmedlar kntakt med lämplig specialist. Ytterst avgör cheferna i kanslirganisatinen i vilken mån anställda kan medverka. Ledarnas kansli kan exempelvis ställa upp med specialistkmpetens inm följande mråden: Internatinella frågr Kllektivavtalsfrågr Prcessledning Ledarskapsfrågr Lönesättning Arbetsmiljö Jämställdhet Mångfald Omvärldsbevakning Pensin ch försäkring Medlemsrekrytering Medlemskmmunikatin Mediakntakter 7

8 Strategiskt arbete Styrelsens främsta uppgift är att styra ch rganisera verksamheten så att rganisatinen kan gå från idé till resultat. Strategi handlar m ett mönster av beslut ch handlingar i nutid för att säkra framtida framgång ch ta tillvara möjligheter. Det gäller att ha föreningsidén levande ch frma en strategi för att nå dit. att nå dit tydliga. Styrelsen ska tänka, ställa frågr ch fatta beslut med tre steg i medvetandet: 1. Varför existerar föreningen? 2. Vad vill föreningen uppnå i framtiden? 3. Hur ska föreningen ta sig dit? En enklare bild av strategi är ledstång. Strategi är vad vi gör nu för att säkra den framtida verksamheten. Strategisk planering är den prcess där föreningen skapar en visin för framtiden ch gör stegen Strategi kan liknas vid en ledstång Det vi gör nu för att säkra den framtida verksamheten. Strategi är inte Det var sm det var, tills det blev sm det blev. Det blir sm det blir, när det är sm det är. Det är sm det är, till det blir sm det blir. Faran är att det blir sm det var. Alf Henrikssn Det strategiska perspektivet handlar m ett förhållningsätt där man håller vilja ch visin levande i beslutsfattandet. Det kan ckså finnas skäl att använda ett möte per år eller åtminstne per kngressperid enbart åt strategiska frågr. Vi presenterar på följande sidr två mdeller för att diskutera strategifrågr: 1. Bör Kan Vill analys Vi analyserar visinen, vad vi vill, vår kmpetens ch våra resurser samt vad vi bör göra. 2. SWOT, Strengths - Weaknesses Opprtunities Treats Vi analyserar föreningens styrkr ch svagheter ch jämför dem med de möjligheter ch ht sm den framtida mvärlden kan tänkas bjuda på. Ta reda på ch diskutera 1. Vilka är föreningens strategier för att nå målen? 2. Gör en Bör Kan Vill analys eller en SWOT. Mdeller finns på sidrna

9 Bör Kan Vill analys Behv Mål Bör Vilka behv svarar vi mt? Vill Vad vill vi uppnå? Kan Vilken kmpetens har - var ch en sm individer? - styrelsen sm helhet? Kmpetens/resurser Behv Mål Kmpetens/resurser 9

10 SWOT en strategisk snabbkarta av läget Omvärlden (EU, Sverige, Ledarna, andra fackliga rganisatiner) Möjligheterna Hten Vad händer föreningens medlemmar i framtiden? chefer i branschen Vad händer i mvärlden sm påverkar föreningen? Föreningen Starka sidr Svaga sidr Föreningen sm rganisatin Vad stärker tilltrn från mvärlden? Vad kan stärka misstrn från mvärlden? Föreningens idé ch visin 10

11 Etik ch förhållningssätt Förtrendevald Du är vald av medlemmarna med förtrende för dig sm persn. Det gäller att leva upp till ch bygga vidare på det förtrendet. Förtrendet bygger på din förmåga att verka för föreningens mål med din kmpetens för uppdraget. Avgörande är tilltrn till dig sm persn, din förmåga att åstadkmma resultat ch hur du agerar sm persn. Du agerar efter dina etiska värderingar ch dina handlingar bedöms efter medlemmarnas etiska värderingar. Omvärldens bild av Ledarna ch din förening bygger på hur du handlar, vad du säger ch hur du lever. Inte minst viktigt är att du sm förtrendevald hanterar medlemsavgifter. Använder ni föreningens pengar på ett ansvarsfullt sätt ch sm är av värde för medlemmarna? Ledarnas grundläggande förhållningssätt 1. Är det lagligt? Bryter jag mt några lagregler eller plicys? Stämmer det med ingångna avtal? Det är närmast en kunskapsfråga att stämma av före beslut. 2. Är det skäligt? Är det renhårigt mt alla inblandade på krt ch lång sikt? Hur påverkar det våra relatiner? Sviker jag förtrenden, löften eller tidigare fattade beslut? 3. Vad kmmer jag att tycka m mig själv? Kmmer jag att vara stlt? Skulle jag känna mig väl till mds m beslutet eller det jag gjrt publicerades i tidningen? Skulle jag känna mig väl till mds m min familj kände till det? Frågan till mig själv är m jag kan stå för det med gtt samvete. Kan jag försvara mina handlingar inför nära ch kära, inför medlemmar, inför arbetsgivare ch i media? Inm Ledarna har vi enats m några grundläggande förhållningssätt: Lika behandling berende av ålder, kön ch etnisk tillhörighet Vara föredöme medlemmarna ska kunna lita på att de sm representerar Ledarna alltid gör ett fullgtt arbete Respekt för den enskilde individen ch individens förmåga Ärlighet, öppenhet, tydlighet ch delaktighet Respekt för andra parters legitima intressen Krrekt ch seriöst agerande. Ett enkelt etiktest Vi hämtar ett test från Chefens mraliska dilemman av Blanchard & Pale, sm stöd för hur vi ska reagera i lika situatiner över vad sm är lämpligt: 11

12 Ledarnas värderingar Kngressen 2010 ställde sig bakm dkumentet Idé ch framtid. Under rubriken Ledarnas idel- giska plattfrm finns uttryckt följande värderingar: Chefer företräder arbetsgivaren ch leder funktin, verksamhet ch/eller medarbetare. Chefer har därmed en avgörande rll för företagens ch verksamheternas framgång. Att leda fram till resultat är chefens viktigaste uppgift. Ett gtt ledarskap är grundläggande för att skapa resultat. Ledarskapet är persnligt ch utgår från den enskilde individens värderingar, drivkrafter ch förutsättningar. En framgångsrik ledare skapar resultat genm att tillvarata ptentialen hs sina medarbetare. Det gda ledarskapet kännetecknas av delaktighet ch dialg mellan medarbetare, kllegr ch arbetsgivare. Ledarna kräver respekt för chefers rätt att själva välja facklig tillhörighet ch låta sig företrädas av sin egen rganisatin. Ledarna hävdar förhandlingsrätten ch knflikträtten för balans mt arbetsgivarna. Lönesättning är ett viktigt instrument för styrning av verksamheten. Lönen ska spegla individens insatser, initiativ ch engagemang ch det ska vara tydligt vad sm påverkar den egna löneutvecklingen. Lönesättningen ska grunda sig på måluppfyllelse, resultat ch prestatin, men ckså hur ledarskapet utövas. Bra chefer ska ha bra lön. Ledarna trr på individens förmåga att ta ett eget ansvar för sin prfessinella utveckling, sin persnliga knkurrenskraft ch sina chefsvillkr. Därför stärker Ledarna den enskilde chefen genm att utgå från medlemmens individuella behv ch önskemål Ledarna anser att Sverige ch svenskt arbetsliv gynnas av en jämn könsfördelning ch att samhällets mångfald ska återspeglas bland landets chefer. Diskrimineringslagen Lagen reglerar inte bara förhållanden i arbetslivet utan även i samhället ch föreningslivet. Den mfattar till exempel den verksamhet sm Ledarna ch Ledarnas föreningen bedriver. Förbudet hindrar inte att en rganisatin tillhandahåller medlemmar av ena könet förmåner sm är ett led i strävanden att främja jämställdhet mellan kvinnr ch män. Föreningsstyrelsen är ansvarig för att se till att föreningen inte diskriminerar någn medlem berende på kön, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, trsuppfattning, funktinshinder, sexuell läggning eller ålder. Diskriminering är förbjuden i fråga m: medlemskap i arbetstagarrganisatin eller yrkesrganisatin förmåner sm en sådan rganisatin tillhandahåller sina medlemmar Ta reda på ch diskutera 1. Vad innebär Ledarnas värderingar för dig ch för din förening? 2. Har din förening någt dkument eller särskilda traditiner kring värderingar? 3. Vad betyder diskrimineringslagen för föreningens verksamhet? 12

13 Den demkratiska prcessen En förening består av medlemmar, sm direkt eller indirekt ska avgöra vilken verksamhet sm ska bedrivas ch hur. Föreningarna inm Ledarna är även grunden för Ledarnas demkrati. Det är föreningarna sm väljer mbud till Ledarnas högsta beslutande rgan ch det är via föreningarna sm medlemmarna kan påverka Ledarnas verksamhet. Medlemsinflytande Ledarna är en demkratiskt uppbyggd rganisatin. Alla medlemmar i Ledarna ska ha möjlighet att påverka hur Ledarnas verksamhet ska utvecklas. Det är föreningarna sm har den viktiga upp- giften att ta vara på den enskilde medlemmens möjlighet att påverka Ledarnas inriktning ch hur verksamheten ska drivas. Grunden är att medlemmarna väljer mbud till föreningens högsta beslutande rgan ftast kallad stämma. Vid stämman, sm brukar hållas vart fjärde år, väljs mbuden till Ledarnas högsta beslutande rgan kngressen. Klubbar, avdelningar, föreningar ch enskild medlem i Ledarna har möjlighet att lämna mtiner till kngressen. Ledarnas demkratiska uppbyggnad Kngress Kngressen är Ledarnas högsta beslutande rgan ch hålls vart fjärde år. Den väljer förbundsstyrelse, fastställer stadgar samt beslutar m strategisk inriktning. Kngressen behandlar mtiner från föreningar, avdelningar, klubbar ch enskilda medlemmar. Kngressen består av förbundsstyrelsen, föreningsrdföranden ch ytterligare minst en ledamt från varje förening. Varje förening har rätt att utse ytterligare en ledamt för varje påbörjat tusental medlemmar utöver Antalet kngressmbud är därmed år 2010 cirka 110 inklusive förbundsstyrelsen. Representantskap Mellan kngresserna är RS högsta beslutande rgan. RS sammanträder minst en gång per år ch har samma sammansättning sm kngressen. RS fastställer medlemsavgift ch eknmisk ram. Förbundsstyrelse Styrelsen består av förbundsrdförande, förste ch andre rdförande, ytterligare åtta ledamöter valda av kngressen samt en persnalrepresentant. Styrelsens främsta uppgift är att svara för den strategiska styrningen av Ledarna. Förening Alla medlemmar måste vara med i en av Ledarnas föreningar. Högsta beslutande rgan i föreningen är föreningsstämma eller mtsvarande. Denna väljer en föreningsstyrelse sm leder föreningens verksamhet. I föreningsstyrelsen ingår rdförande, kassör ch det antal ledmöter, sm stämman beslutar. Medlem Medlemmarna utövar sitt demkratiska inflytande genm val av företrädare på arbetsplatsen ch mbud till föreningsstämma, genm mtinsrätt till föreningsstämma ch Ledarnas kngress. 13

14 Föreningens egen demkrati Sm en del i Ledarnas medlemsdemkrati är det viktigt att föreningen själva håller den egna medlemsdemkratin levande. Grundläggande är medlemmarnas rätt till demkratiskt inflytande till exempel genm att alla medlemmarna kan: Nminera mbud eller styrelseledamöter i föreningen Rösta på medlemsmöte, stämma eller via webben Skriva mtiner Kntakta styrelseledamöter. Mellan stämma, årsmöte eller föreningsråd är det föreningsstyrelsen sm fattar alla avgörande beslut. Valberedningen Valberedningens rll är att lämna förslag till stämma/årsmöte/föreningsråd på styrelse ch revisrer. För valberedningen gäller det att hitta ledamöter sm speglar hela medlemsgruppen ch sm har förmåga att driva medlemmarnas intressen. En valberedning bör inte bara vara aktiv inför stämman med förslag. Den bör följa styrelsens arbete ch vid behv lämna förslag till fyllnadsval. Revisrer Revisrerna ska granska räkenskaper. Ett minimum är att granska årsredvisning ch bkföring. Även frtlöpande kntrll av föreningens eknmi ch bkföring hör till revisrernas arbete samt att beslut verkligen finns dkumenterade i prtkll ch har skett krrekt. Se vidare kapitel Eknmi. Ta reda på ch diskutera 1. Hur str del av medlemmarna är aktiva genm att delta i val eller andra mröstningar? 2. Är det vanligt att medlemmar kntaktar föreningsstyrelsen eller skriver mtiner till föreningens stämma eller Ledarnas kngress? 3. Hur väl känner medlemmarna föreningens verksamhet? 4. Hur kan styrelsen aktivera medlemmarnas demkratiska engemang? 5. Hur lätt är det att rekrytera? - mbud - styrelseledamöter - revisrer - valberedning 6. Hur arbetar valberedningen? 7. Hur arbetar revisrerna? 14

15 Att genmföra möten Möten utgör större delen av en förenings verksamhet. Det är i mötet med andra vi diskuterar nya idéer, fattar beslut, utser representanter, lär ss nya saker ch utvecklar verksamheten. Föreningen har styrelsemöten, medlemsmöten ch stämma eller årsmöte. Det gäller att utfrma mötet efter målgruppen ch mötets syfte. Undvik att möten går på rutin, blir stela ch tråkiga. Är upplägget på mötet rätta sättet att nå syftet med frågan eller behöver frågan överhuvudtaget ta upp tid på ett möte? Till exempel används fta alltför mycket tid till rapprter. Finns de nedskrivna kan deltagarna lika gärna läsa dem på föreningens webbsidr eller mötesplats på nätet. Ett bra möte bygger på att alla känner sig välkmna att delta i det sm händer ch i de beslut sm fattas. Håll ihp mötet så att deltagarna känner att de är en del i en genmtänkt ch välplanerad verksamhet i föreningen. Första ch viktigaste steget för alla möten är inbjudan eller kallelse. Inbjudan använder du vid diskussins- ch infrmatinsmöten ch den bör vara tilltalande i sin utfrmning. Kallelse använder du till styrelsemötet eller årsmötet. I båda fallen ska det inte bara framgå när mötet börjar utan även hur länge det beräknas vara. Det är respekt för deltagarnas tid. Mötesfrmer ch mötesteknik Frma mötet efter vilken typ av möte det gäller. Beslutsmötet är det traditinella mötet sm i alltför str utsträckning även blivit mdell för andra typer av möten i föreningslivet. På till exempel årsmöten har vi krav på dagrdning ch frmella regler. Se Exempel på dagrdning vid årsmöte, s 17 Mötesteknisk rdlista, s 19. Vid möten sm enbart syftar till diskussin eller infrmatin behövs inte en frmell dagrdning. Det räcker att agendan framgår av inbjudan eller kallelse. Vid alla typer av möten gäller det att skapa förutsättningar för diskussin. Av kallelsen eller bifgad dagrdning ska klart framgå vilka frågr sm ska tas upp Även på frmella möten går det att lägga in gruppdiskussiner ch andra mötesfrmer sm kmplement till dagrdningen. Att tänka på För att ett möte ska bli bra gäller det att bestämma syfte ch metd. När du planerar ett möte är det några punkter sm kan vara värda att tänka på: Anslaget - vilken tn vill jag slå an i kallelsen eller inbjudan? Vad vill jag väcka intresse för? Vilket är huvudbudskapet? Höjdpunkten - vad tänker jag mig sm höjdpunkt det sm ger lyft ch mening åt mötet? Avslutningen - vilken blir slutklämmen det sm ska finnas kvar hs deltagarna när de går hem? 15

16 Tips på mötesfrmer Öar Genm att deltagarna sitter i små grupper vid flera brd får du öar sm underlättar krta diskussiner utan att deltagarna behöver lämna rummet. Bikupa Krta samtal två ch två eller tre ch tre för att diskutera ch få synpunkter på en viss fråga. Laget runt För att alla ska uttrycka sin mening kan du låta rdet gå laget runt. Det Beslutspunkter är inte minst lämpligt vid inledningen för att alla ska ha sagt någt ch för att få allas reflektiner över ett tidigare pass. Genm att använda beslutspunkter eller duttar (små klistermärken) kan deltagarna snabbt priritera mellan ett antal förslag sm till exempel kan vara uppskrivna på blädderblcksblad. Ta reda på ch diskutera Välj ut en typ av möten, till exempel styrelsemöten eller årsmöten med medlemmar, diskutera frågrna ch vad ni kan göra för förbättringar. 1. Är mötets syfte klart? 2. Vilka mötesfrmer använder ni ch varför? - ni träffas - ni löser frågr per telefn - ni använder Internet, till exempel Ledarnas mötesfrum 3. Ägnar ni er lika mycket åt frm sm innehåll när ni planerar mötet? 4. Lckar inbjudan/kallelsen deltagarna att kmma? 16

17 Exempel på dagrdning Dagrdning Kmmentar 1 Årsmötets öppnande Görs av föreningens rdförande. Kan innehålla en inledning där föreningsrdförande tar upp någt väsentligt i verksamheten 2 Mötet utlyst i stadgeenlig Du ska ha kll på att kallelsen skett i tid enligt rdning föreningens stadgar 3 Gdkännande av dagrdning 4 Val av Uppdragen kallas med samlat namn för mötes- - mötesrdförande presidium - sekreterare - justeringsmän tillika rösträknare 5 Infrmatin m föreningens Innan denna punkt tar det valda mötespresidiet verksamhet över. - aktuella frågr Ett vanligt sätt att föredra en verksamhets- - verksamhetsberättelse berättelse är att läsa rubrikerna ch låta mötesinklusive eknmisk deltagarna få en chans att yttra sig på varje punkt. berättelse Den eknmiska berättelsen består av resultaträkning ch balansräkning. Nrmalt är det kassören sm redvisar. Årsmötet ska gdkänna verksamhetsberättelsen. 6 Revisinsberättelse Föreningens revisr läser upp revisinsberättelsen eller hänvisar till att den är utsänd/utdelad. Årsmötet ska gdkänna revisinsberättelsen. 7 Ansvarsfrihet Mötesrdförande lämnar åter över till revisrn sm föreslår att årsmötet ska bevilja styrelsen ansvarsfrihet. 17

18 8 Förslag ch mtiner Sm regel inleder styrelsen med att redvisa eventuella förslag till årsmötet. Årsmötet ska ta ställning till förslag ch eventuella mtiner. Om mtinären är med på mötet inleder mötesrdförande med att låta mtinären presentera sin mtin. Därefter redvisar styrelsen sitt ställningstagande. Efter diskussin ch eventuella ändringsyrkanden får årsmötet fatta beslut. 9 Fastställande av medlemsavgift Årsmötet ska ta ställning till styrelsens förslag till medlemsavgift för kmmande verksamhetsår. 10 Årsmötets avslutande Mötesrdförande avslutar årsmötet ch kan lämna över till föreningens rdförande. Speciellt viktigt m årsmötet valt ny föreningsrdförande sm då kan tacka för förtrendet ch kanske säga några rd m framtiden. 18

19 Mötesteknisk rdlista Acklamatin Ajurnera Ansvarsfrihet Brdläggning Dagrdning Föredragningslista Justera prtkll Justera yrkanden Justeringsmän Jämkning Lttning Röstning genm samfält ja- eller nejrp Göra uppehåll i mötesförhandlingarna Beviljas styrelsen för det gångna årets förvaltning Uppskjutande av behandling av ärende Föredragningslista, nrmalt kmpletterad med tidsplan Förteckning över frågr sm ska behandlas på ett möte Bekräfta riktigheten genm underskrift Gå igenm förslag ch kntrllera att de är rätt uppfattade Väljs av möte för att justera prtkll, fta tillika rösträknare Sammanförande av två yrkanden till ett Förekmmer vid lika röstetal, alternativt har rdförande utslagsröst Majritet - abslut Minst hälften plus en - kvalificerad Större andel, till exempel två tredjedelar eller tre fjärdeldelar - relativ Flest antal röster Mandatperid Mtin Mötesfunktinär Mötesrdförande Mötespresidium Mötessekreterare Nminera Ordningsfråga Praxis Prpsitin Prtkll Perid för vilken en persn väljs till ett uppdrag Förslag från enskild medlem Mötesrdförande, mötessekreterare, rösträknare ch justeringsman En eller vid stra möten flera persner sm leder ett möte Mötesrdförande ch sekreterare Skriver prtkll från mötet Framföra förslag vid persnval Gäller mötesfrmer, bryter talarlistan Sedvana Förslag från styrelsen, även allmänt förslag till beslut Ska innehålla alla beslut ch nrmalt även yrkanden ch prpsitinsrdning. Kan ckså ge huvudpunkter i diskussiner eller exakt återge allt sm sagts 19

20 Replik Reservatin Rösträknare Sakupplysning Sluten mröstning Streck i debatten Talarlista Tidsbegränsning Utslagsröst Krtfattad invändning sm bryter talarlistan Invändning mt beslut, ska sm regel vara skriftlig Fastställer antal röster vid vtering, fta tillika justeringsman Krt svar eller påpekande, bryter talarlistan Omröstning med röstsedlar, vanligt vid persnval Efter en viss tidpunkt får inga ytterligare talare anmäla sig Förteckning över anmälda talare Mötesbeslut att inläggen ska begränsas, till exempelvis två minuter Har ibland mötesrdförande vid lika röstetal Vtering Rösträkning, ftast med handuppräckning - försöksvtering Genmförs med handuppräckning utan att rösterna räknas - sluten vtering Genmförs med röstsedlar Yrkande Förslag - följdyrkande - förslag sm är underrdnat ett annat 20

21 Marknadsför föreningen Föreningens verksamhet bör vara synlig för medlemmar ch presumtiva medlemmar. Ibland vill föreningen även driva pinin för sakfrågr ch vill då påverka plitiker. De främsta kanalerna en förening har: Nätet i synnerhet ledarna.se Nyhetsbrev, sm går ut pstalt eller via e-pst Nätet Den främsta infrmatinsvägen både för att nå medlemmar ch presumtiva medlemmar är ledarna.se med föreningens presentatin under Om Ledarna : För samtliga föreningar finns en undersida med kntaktuppgifter till bland annat rdförande ch kassör. Nyhetsbrev För att nå medlemmarna med regelbunden infrmatin kan föreningen skicka ut ett nyhetsbrev antingen via e-pst eller med psten. Med e-pst kan det finnas länkar till föreningsinfrmatin sm ligger på nätet Utfrmning av infrmatin Oberende av frm så finns några centrala punkter att tänka på då du ska infrmera. Det är föreningens ansvar att med hjälp av sin föreningskrdinatr se till att innehållet är aktuellt ch relevant. Den allmänna öppna infrmatinen ska ge en chef inm föreningens verksamhetsmråde en psitiv bild av föreningen ch väcka nyfikenhet för att få veta mera. Den ska stimulera den sm ännu inte är medlem att bli medlem. De sm redan är medlemmar ska kunna hitta fakta m föreningens verksamhet ch stimuleras att engagera sig vidare i föreningens verksamhet. Vad är syftet? Vill du infrmera, argumentera eller inspirera? Hur ser målgruppen ut? Trligen har de flesta medlemmar mycket små kunskaper i de fackliga ämnen du är van vid ch deras intresse för frågrna är mycket mindre än ditt Ta det viktigaste först alla läser inte till slutet Var krt ch kncis, använd gärna punktfrm ch stryk överflödiga rd Det är möjligt att skapa särskilda sidr sm enbart är öppna för föreningens medlemmar. Några föreningar har valt denna möjlighet för att genmföra nminering ch val av styrelse eller mbud till föreningsstämma/föreningsråd. Föreningssidan bör ge en bild av: Vem föreningen vänder sig till Använd ett enkelt språk, undvik främmande rd ch fackuttryck. All skriftlig infrmatin sm går ut från Ledarna ch föreningarna inm Ledarna ska ha ett bestämt utseende ch följa Ledarnas grafiska prfil. På så sätt blir vi tydliga ch läsarna lär känna Ledarnas varumärke. Föreningens huvudsakliga verksamhet, till exempel branchfrågr ch demkratisk påverkan av Ledarna Medlemsavgift Om föreningen har avdelningar eller annan underrganisatin. Ledarnas grafiska prfil finns att ladda ner på företrädarsidrna på ledarna.se. Du hittar den under Ditt stöd/mallar ch dkument. Du kan ckså beställa den från kansliet. 21

22 För att samrdna lika utskick till medlemmarna är det viktigt att föreningsstyrelsen håller kntakt med föreningskrdinatrn. Vi bör undvika för många lika utskick på krt tid. Ta reda på ch diskutera Hur marknadsförs din förening till medlemmarna? 1. Hur kmmunicerar ni med medlemmarna ch hur fungerar infrmatinen? - telefn - e-pst - webb - nyhetsblad 2. Hur trr ni att infrmatin ni sänder uppfattas av medlemmarna? Har föreningen behv av att nå ut till andra grupper än medlemmarna? 1. Presumtiva medlemmar 2. Plitiker eller andra beslutsfattare 22

23 Rekrytera medlemmar En viktig uppgift för föreningen är att medverka i medlemsrekryteringen. Fler medlemmar ger bättre förutsättningar att driva chefernas intressen både inm den egna branschen ch för Ledarna sm helhet. Fler medlemmar ger ckså bättre eknmi. Bästa sättet att rekrytera nya medlemmar är en bra verksamhet. Nöjda medlemmar talar väl m Ledarna ch m föreningen ch sprider vårt gda rykte. Aktiv rekrytering Föreningsstyrelsen kan aktivt arbeta med rekrytering av nya medlemmar till exempel genm att Tala med kllegr ch kmpisar sm är chefer ch ännu inte är med i Ledarna Arrangera rekryteringsmöten eller spännande aktiviteter dit ni även inbjuder chefer sm inte är medlemmar ch/eller låter medlemmar ta med en kllega sm ännu inte är medlem Delta i branschmässr ch samtidigt infrmera m Ledarna ch den egna föreningen. Rekryteringsstöd ch tips När du har tips på chefskllegr sm du trr kan ha intresse av att vara med i Ledarna men sm du inte vill rekrytera själv kan du skriva in deras namn direkt på webben, ringa eller skicka e-pst till intresserad.chef@ledarna.se. Medlemsansökningar skickar du sm vanligt med ditt namn ifyllt i rutan för Kntaktpersn. Rekryteringsbesök Vill du ha rekryteringsstöd för en större grupp eller genmföra en rekryteringsaktivet inm föreningen så kan du kntakta föreningskrdinatrn sm förmedlar kntakt med Ledarnas säljenhet Rekryteringspaket Vill du ha tryckt material skickat till dig, sm du kan dela ut på din arbetsplats till chefskllegr sm ännu inte blivit medlemmar beställer du det via webben eller e-pst: intresserad.chef@ ledarna.se. Registrering av eller tips m ny medlem Sm företrädare kan du registrera en ny medlem direkt på företrädaresidrna på ledarna.se. Du kan givetvis även tipsa m chefskllega. Ta reda på ch diskutera 1. Hur ser rekryteringsläget ut inm den bransch eller sektr där föreningen verkar? 2. Vilka erfarenheter av rekryteringsinsatser har föreningen? 3. Vilka nya rekryteringsinsatser kan föreningen hitta? 23

24 Eknmi Juridisk persn En ideell förening sm har stadgar ch styrelse är ckså en juridisk persn, sm kan ha tillgångar ch skulder, kan ingå avtal ch vara part inför myndigheter eller dmstl. Alla föreningar inm Ledarna är egna juridiska persner med egen eknmi. Det finns inga krav att föreningen ska registreras hs någn myndighet så länge den inte betalar ut löner, arvden eller ersättningar men då den gör det måste föreningen registrera sig hs skattemyndigheten. Banker ch leverantörer kan kräva rganisatinsnummer. Det ansöker föreningen m hs Skatteverket. Styrelsens ansvar Styrelsen är ansvarig inför medlemmarna på årsmötet. Om årsmötet inte skulle ge ansvarsfrihet till styrelsen är den enda påföljden nrmalt att styrelseledamöterna måste avgå. Eftersm föreningen är en egen juridisk persn är den eknmiskt ansvarig. I speciella fall kan en styrelseledamt bli ansvarig för skatteskulder. En förening skulle även kunna driva skadeståndsansvar mt en styrelseledamt, sm grvt misskött sitt uppdrag eller förskingrat medel. bkföringslagens bestämmelser. Det är lämpligt även m tillgångarna är lägre. En årsredvisning är sm regel mer mfattande än det frmella kravet på bkslut. Föreningen är skyldig att lämna årlig särskild självdeklaratin till Skatteverket. Revisrer Revisrslagen för eknmiska föreningar gäller de sm är bkföringsskyldiga. Generella krav på en revisr är att Vara en persn sm har förtrende från medlemmar ch andra intressenter Ha tillräckliga kunskaper m redvisning ch eknmiska förhållanden för att kunna utföra sitt uppdrag Vara berende av föreningsledningen Vara myndig ch inte vara försatt i knkurs. Revisrerna väljs av årsmötet ch är ansvariga inför detta. De ska utföra Eknmisk redvisning, sm bygger på granskning av verifikatiner, tillgångar ch skulder samt kntrll av att betryggande försäkringar finns ch att skatter ch avgifter är betalda Föreningarna ska välja en kassör, sm svarar för den eknmiska redvisningen ch sm regel med underlag från Ledarna. Kassören ska ge styrelsen underlag. Det är hela styrelsen sm har det eknmiska ansvaret gentemt medlemmarna så att föreningen förvaltar medlemsavgifterna på ett lämpligt sätt. Förvaltningsrevisin över hur styrelsens förvaltning stämmer med stadgar, föreningens ändamål ch beslut på föreningsstämma. Bkföringsskyldighet De flesta föreningarna köper bkföringstjänst från Ledarna. Om föreningen bedriver någn näringsverksamhet eller har tillgångar över 30 prisbasbelpp (cirka 1,2 mkr) är föreningen skyldig att följa 24

25 Ta reda på ch diskutera 1. Vilket ansvar för föreningens budget ch uppföljning av resultat har - föreningsrdförande? - kassör? - övriga styrelseledamöter? - revisrer? 2. Hur aktiva är revisrerna i förvaltningsrevisin? 25

26 Föreningar inm Ledarna Allmänna Chefsföreningen Vänder sig till chefer ch specialister inm Samhall, kemisk industri, gummi, städ, bevakning, gruv, byggnadsämnes, tek med flera branschmråden. Medlemsantal: Föreningsavgift: 6 kr/mån Byggcheferna Vänder sig till chefer inm bygg ch fastighetsbranschen. Hit hör även installatin, måleri ch plåt. Medlemsantal: Föreningsavgift: 35 kr/mån FFF För högre chefer Vänder sig till högre chefer inm näringsliv ch ffentlig sektr, knsulter ch egenföretagare. Medlemsantal: Föreningsavgift: 30 kr/mån Grafiska Medieförbundet, GMf Vänder sig till chefer ch specialister inm media ch grafisk industri. Medlemsantal: Föreningsavgift: 30 kr/månad Husdjursteknikernas Riksförening, HRF Vänder sig till chefer, husdjurstekniker, rådgivare ch knsulenter inm husdjurssektrn. Medlemsantal: 210 Föreningsavgift: 50 kr/månad LCF, Livsmedelsbranschens chefsförening Vänder sig till chefer ch andra i ledande ställning inm mejeribranschen. Medlemsantal: 380 Föreningsavgift: 60 kr/månad Ledarna inm arbetsträning ch persnutveckling, LAP Vänder sig till chefer, ledare ch specialister inm persnutvecklings- ch arbetsträningsmrådena inm både privat ch ffentlig sektr. Medlemsantal: 280 Föreningsavgift: 34 kr/mån Ledarna inm Energi ch Teknik Vänder sig till chefer ch specialister inm energi, drift-, teknik- ch underhållsmrådet. Medlemsantal: Föreningsavgift: 15 kr/mån Ledarna inm Handeln Vänder sig till chefer inm parti- ch detaljhandeln både inm privat ch kperativ sektr. Medlemsantal: Föreningsavgift: 24 kr/månad Ledarna inm kmmunikatin, service ch kultur, KSK Vänder sig till chefer inm kmmunikatin, transprt, service ch kultur. Medlemsantal: Föreningsavgift: 35 kr/månad Kst ch Näring Vänder sig till ksteknmer, dietister ch andra med utbildning inm kst ch nutritin. Medlemsantal: 900 Föreningsavgift: 70 kr/månad 26

27 Ledarna inm Kriminalvården Vänder sig till chefer ch specialister inm Kriminalvårdsverket ch mfattar alla medlemmar anställda i Kriminalvårdsverket. Medlemsantal: 500 Föreningsavgift: 21 kr/månad Ledarna Skgs- ch Träindustrin, STI Vänder sig till chefer ch andra i ledande ställning inm massa- ch pappersindustri, trä- ch möbelindustri samt trähandel. Medlemsantal: Föreningsavgift: 20 kr/månad Ledarna inm Livsmedelsindustrin Vänder sig till chefer ch specialister inm livsmedelsbranschen. Medlemsantal: Föreningsavgift: 15 kr/månad Ledarna Teknik & Mtr Vänder sig till chefer ch andra i ledande ställning inm teknik- ch mtrbranschen. Medlemsantal: Föreningsavgift: 20 kr/månad Ledarna inm Stål- & Metallnäringen Vänder sig till chefer inm Metallgruppens mråden; Stål- ch Metallförbundet, SVEMEK ch Gruvrnas Arbetsgivareförbund. Medlemsantal: Föreningsavgift: 14 kr/månad Ledarna inm Vård & Omsrg Vänder sig till chefer sm arbetar med vård ch msrg inm kmmuner, landsting ch privata vårdgivare. Medlemsantal: Föreningsavgift: 16 kr/månad Infrmatin: Ledarnas brandbefälsförening Vänder sig till chefer inm räddningstjänsten. Medlemsantal: 530 Föreningsavgift: 45 kr/månad Ledarnas enskilda chefsförening Vänder sig till chefer sm arbetar inm tjänsteföretag, ideella rganisatiner, statliga verk, bemanningsföretag, kyrkan ch religiösa samfund. Medlemsantal: Föreningsavgift: 16 kr/månad Medieledarna Vänder sig till mediechefer i Sverige. Medlemsantal: 700 Föreningsavgift: 40 kr/månad Sjöbefälsförbundet Vänder sig till alla befäl inm sjöfarten. Medlemsantal: Föreningsavgift: 67 kr/månad Svensk Försvarspiltförening, FPI Vänder sig till flygförare ch navigatörer i Försvarsmakten samt aspiranter uttagna till flygeller navigatörsutbildning. Medlemsantal: 430 Föreningsavgift: 50 kr/månad Sveriges Skgstjänstemannaförening, SSF Vänder sig till chefer, specialister ch andra i ledande ställning inm svenskt skgsbruk inm privat ch ffentlig verksamhet. Medlemsantal: Föreningsavgift: 28 kr/månad 27

28 Kntaktuppgifter Kntaktuppgifter till rdförande ch kassör i föreningarna hittar du på ledarna.se under Om Ledarna/Ledarnas branschföreningar. Föreningskrdinatrerna når du via Kurs & Knferens på telefn eller e-pst kurser@ledarna.se. Har du frågr eller synpunkter kring innehållet i denna handbk får du gärna kntakta Mats Hellberg på telefn eller Besöksadress: S:t Eriksgatan 26. Pstadress: Bx 12069, Stckhlm. Tel: Fax: Ledarnas servicecenter:

29 Litteratur ch webbtips Litteratur Här fattas beslut m det demkratiska beslutsmötet Här finns exempel på dagrdning, vtering, ajurnering mm. Sven Nygren, Ledarinstitutet ISBN Strategins prcesser ch verktyg Bengt Karlöf, Ekerlids förlag ISBN Vägledning för gd styrelseed Styrelseakademin ISBN Föreningshandbken Webbtips Svante ch Lars Pederssn, Bilda förlag ISBN Under Om Ledarna hittar du uppgifter m Ledarnas rganisatin ch samtliga föreningar. På företrädarsidrna finns mfattande material för fackliga företrädare. Ledarna är medlem i Ledarinstitutet tillsammans med ett strt antal idéburna rganisatiner. Ledarinstitutet har ett strt utbud av material kring idé ch föreningsarbete samt rdnar seminarier inm mrådet. Förändringsarbetarna är ett knsultnätverk sm arbetar med ledarskapsutveckling i vid bemärkelse ch har förankring i ideella rganisatiner. Knsulter i ledarskap, rganisatinsutveckling ch förändring. 29

30 Egna anteckningar 30

31 31

32 Besöksadress: S:t Eriksgatan 26. Pstadress: Bx 12069, Stckhlm. Tel: Fax: Ledarnas servicecenter: Augusti 2011