Dokumentnamn Arbetsordning för Valberedningen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Dokumentnamn Arbetsordning för Valberedningen"

Sofia Martinsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Dkumentnummer 10 Versin Ersätter Dkumentnamn Arbetsrdning för Valberedningen Beslutad av Årsstämman Ansvarig för implementering Valberedningens rdförande Ingress Denna arbetsrdning vänder sig till Valberedningen i Swedbank Sjuhärad AB. Arbetsrdningen reglerar hur arbetet i Valberedningen ska bedrivas. Arbetsrdningen reglerar även det ansvar ch de befgenheter sm Valberedningen har. Arbetsrdningen ska revideras ch fastställas årligen. Det ankmmer på Styrelsen att se till att Valberedningens rdförande har fått tillgång till ch har förstått innebörden i arbetsrdningen samt att Valberedningens rdförande skriftligen bekräftar att denna har sådan tillgång ch förståelse. Detsamma gäller varje gång arbetsrdningen ändras. Arbetsrdningen ch Styrelsens regelverk ska finnas tillgängligt på Styrelsens webbplats ch för Bankens medarbetare ska arbetsrdning ch regelverk finnas tillgängligt på Bankens intranät. Efterlevnad av denna arbetsrdning kntrlleras av extern revisr på uppdrag av Årsstämman. Valberedningen har möjlighet att till Årsstämman framföra synpunkter på samt förslag till förbättringar av arbetsrdningen, ch har skyldighet att till Årsstämman anmäla överträdelser av arbetsrdningen. På förslag från Valberedningen ch Styrelsen ansvarar Årsstämman för att hålla arbetsrdningen uppdaterad. 10 Arbetsrdning Valberedningen dcx

2 Innehåll 1. Inledning Syfte ch bakgrund Styrande externt regelverk Valberedningens uppdrag, sammansättning ch uppgifter Valberedningens uppdrag Valberedningens sammansättning Valberedningens uppgifter Valberedningens arbetsprcess Valberedningens arbete Allmänt m arbetet Förslag till Styrelsens rdförande, övriga styrelseledamöter ch ledamöter i Styrelsens utsktt Förslag till arvden till Styrelsens rdförande, övriga styrelseledamöter ch ledamöter i Styrelsens utsktt Förslag till revisr samt revisinsarvde Offentliggörande av förslag Medverkan på Årsstämman Övrigt... 5 Sida 2 (5)

3 1. Inledning 1.1 Syfte ch bakgrund Valberedningen är blagsstämmans rgan sm bland annat nminerar styrelseledamöter ch revisr samt föreslår arvde till dessa. Valberedningen ska vid sitt arbete följa denna arbetsrdning, m inte årsstämman beslutat m från denna arbetsrdning avvikande anvisningar. 1.2 Styrande externt regelverk Aktieblagslagen innehåller inga bestämmelser m nmineringsprcess eller m valberedning. I Svensk kd för blagsstyrning, sm Banken har beslutat att följa 11. Styrelsens arbetsrdning, finns regler kring Valberedningens uppgifter, sammansättning ch hur Valberedningen utses. I FFFS 2009:3 Finansinspektinens föreskrifter m ägar- ch ledningsprövning finns bestämmelser m Bankens skyldighet att anmäla en ny styrelseledamt till ledningsprövning hs Finansinspektinen. Vidare finns riktlinjer för lämplighetsbedömningar av ledamöter i ledningsrgan ch ledande befattningshavare från Eurpeiska Bankmyndigheten (EBA/GL/2012/06). Se vidare 11. Styrelsens arbetsrdning. Av FFFS 2014:1 Finansinspektinens föreskrifter ch allmänna råd m styrning, riskhantering ch kntrll i kreditinstitut 2 kap. 13 framgår att Banken när den tillsätter styrelseledamöter ska beakta en bred uppsättning egenskaper ch kunskaper ch för detta ändamål ha en plicy för att främja mångfald i Styrelsen Se vidare 11a Plicy för mångfald. 2. Valberedningens uppdrag, sammansättning ch uppgifter 2.1 Valberedningens uppdrag Valberedningen är årsstämmans rgan med enda uppgift att bereda stämmans beslut i val- ch arvdesfrågr samt, i förekmmenade fall, prcedurfrågr för nästkmmande valberedning. Valberedningens ledamöter ska, avsett hur de utsetts, tillvarata samtliga aktieägares intresse ch inte behörigen röja vad sm förekmmit i valberedningsarbetet. En valberedningsledamt ska innan uppdraget accepteras nga överväga huruvida en intresseknflikt föreligger. Enligt aktieägaravtal nminerar Swedbank AB två av Styrelsens ledamöter. 2.2 Valberedningens sammansättning Valberedningen ska bestå av tre ledamöter, varav en ska utses till rdförande. Ledamöterna utgörs av Styrelsens rdförande ch representanter för de två aktieägare med röstmässigt störst aktieinnehav. Ordförande i Valberedningen utses av den största aktieägaren. Styrelsens rdförande får inte vara rdförande i Valberedningen. Majriteten av Valberedningens ledamöter ska vara berende i förhållande till Banken ch Bankens verkställande ledning. Minst en av Valberedningens ledamöter ska vara berende i förhållande till aktieägare med störst aktieinnehav. Mandatperiden för en ledamt i Valberedningen sträcker sig fram tills dess att en ny Valberedning är knstituerad. Om en ledamt lämnar Valberedningen innan dess arbete är slutfört ska denna ersättas med en representant för samme aktieägare. Om Styrelsens rdförande lämnar Valberedningen ska Styrelsens vice rdförande träda in i dennas ställe. Sida 3 (5)

4 2.3 Valberedningens uppgifter Valberedningens rdförande ansvarar för att Valberedningen fullgör sina arbetsuppgifter ch att arbetet bedrivs på ett effektivt ch ändamålsenligt sätt. Valberedningens uppgifter är att lämna förslag till: Årsstämman m: val av stämmrdförande ch sekreterare på årsstämman, rdförande i Styrelsen, övriga ledamöter i Styrelsen, revisr ch eventuell revisrssuppleant, förslag till styrelse- ch revisinsarvden samt arbetsrdning för Valberedning inför nästkmmande årsstämma. det knstituerande Styrelsesammanträdet m: vice rdförande i Styrelsen, ledamöter i Styrelsens utsktt samt ersättning till ledamöter i utsktten. Valberedningen ska sammanträda så många gånger sm det behövs för att fullgöra sitt uppdrag på ett msrgsfullt sätt. Kallelse ska sändas ut i gd tid före sammanträdet. Prtkll ska föras över varje sammanträde. Prtkllet ska justeras av valberedningens rdförande. 3. Valberedningens arbetsprcess 3.1 Valberedningens arbete Allmänt m arbetet Styrelsens rdförande ska i september året före aktuell Årsstämma efterhöra vilka ledamöter de två aktieägare med röstmässigt störst aktieinnehav utsett att delta i Valberedningens arbete. Valberedningens sammansättning ska publiceras på Bankens externa hemsida i samband med att delårsbkslutet för det tredje kvartalet ffentliggörs. Valberedningens rdförande kallar sedan i ktber året före aktuell årsstämma till Valberedningens knstituerande sammanträde. Valberedningens ledamöter ska, avsett hur de utsetts, tillvarata samtliga aktieägares intresse ch inte behörigen röja vad sm förekmmit i valberedningsarbetet Förslag till Styrelsens rdförande, övriga styrelseledamöter ch ledamöter i Styrelsens utsktt Valberedningen ska i sitt arbete med att föreslå en ändamålsenlig sammansättning av Styrelsen skaffa sig kunskap m Styrelsens nuvarande ch framtida kmpetensbehv för att tillse att Styrelsen får en bred uppsättning av egenskaper ch kunskaper ch främja mångfald i Styrelsen. Valberedningens arbete mfattar att: ta del av Styrelserdförandens kmpetensutvärdering av styrelseledamöterna, ta del av Styrelseledamöternas egen kmpetensutvärdering, ta del av enkät över Styrelsen arbete, ta del av Styrelserdförandes ch Verkställande direktörens syn på verksamheten ch Bankens utmaningar de närmsta åren, Se över behvet av kmpetens ch diskuterat Styrelsens sammansättning med hänsyn till Bankens strategier, kmmande mål ch krav enligt aktieblagslagen ch annan reglering, ta hänsyn till bestämmelser m att en styrelsedamt ska ha tillräcklig tid för uppdraget, ta ställning till kandidaternas berende, tillse att en årlig lämplighetsprövning av kandidaterna har skett samt bedöma den sammanlagda kllektiva kunskapen ch expertisen i Styrelsen. Sida 4 (5)

5 Valberedningen ska därför i sitt arbete avseende förslag till Styrelsens rdförande ch övriga styrelseledamöter tillse att: Styrelsen får en ändamålsenlig sammansättning med avseende på Bankens affärsmråden, Bankens risk- ch kntrllmråden, samt eknmisk ch affärsstrategisk kmpetens, för att främja mångfald i styrelsen ska vid tillsättande av styrelseledamöter beaktas en bred uppsättning egenskaper ch kunskaper eftersträvas mångfald samt en jämn könsfördelning i Styrelsen, vid förslag på Styrelsens rdförande ch övriga ledamöter ska ckså beaktas vandel, teretisk erfarenhet, praktisk erfarenhet, erfarenhet från styrelsearbete samt att tillräckligt många styrelseledamöter är berende i förhållande till Banken, Bankens ägare ch Bankens ledning samt styrelseledamten kan avsätta tillräckligt med tid för styrelseuppdraget. Mtsvarande gäller vid förslag till ledamöter i Styrelsens utsktt Förslag till arvden till Styrelsens rdförande, övriga styrelseledamöter ch ledamöter i Styrelsens utsktt Valberedningen ska vid sitt arbete med att föreslå ersättning tillse att ersättningen är relevant ch marknadsmässig Förslag till revisr samt revisinsarvde Valberedningen ska, i samarbete med Styrelsens risk- ch revisinsutsktt RRU, lämna förslag till val ch arvdering av revisr. 3.2 Offentliggörande av förslag Valberedningens förslag ska presenteras i kallelsen till Årsstämman ch vid ffentliggörande av Bankens årsredvisning samt på Bankens hemsida i samband därmed. 3.3 Medverkan på Årsstämman Valberedningens rdförande ska delta på Årsstämman ch presentera Valberedningens mtiverade förslag. 4. Övrigt Ledamöter i Valberedningen får ersättning för arbete ch nedlagda kstnader med krnr per möte. Valberedningen har rätt att på Bankens bekstnad engagera rekryteringsknsult eller andra externa knsulter, m detta anses nödvändigt för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. Sida 5 (5)

Relevanta dokument

Dokumentnamn Arbetsordning för Valberedningen

Dokumentnummer 10 Version 2016-03-15 Ersätter Ny Dokumentnamn Arbetsordning för Valberedningen Beslutad av Årsstämman Ansvarig för implementering Valberedningens ordförande Ingress Denna Arbetsordning