Förstudie gällande samverkan mellan universitetet och Chalmers

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomienheten Rev Planerings- och uppföljningssektionen Förstudie gällande samverkan mellan universitetet och Chalmers Föreliggande förstudie besvarar frågor som: Hur stor ekonomisk omfattning har samverkan mellan universitetet och Chalmers? Hur fördelar det sig mellan fakultetsområdena? Mellan institutionerna? Förstudien inventerar också om det finns verksamhet inom universitetet som fungerar på samma sätt som integrerade institutioner och om denna kan hanteras på samma sätt redovisningsmässigt. Vidare undersöker förstudien hur den nuvarande redovisningsmodellen för integrerade institutioner fungerar och om den uppfyller de krav på uppföljning som universitetet ställer samt om en motsvarande modell skulle kunna fungera för all samverkan med Chalmers. Förstudien innehåller därutöver en jämförelse mellan hur respektive fakultets andel av kostnadsomslutningen skulle förändras om all samverkan med Chalmers undantas från beräkningen av kostnadsomslutningen. Idag undantas i princip enbart integrerad verksamhet, vilket behöver förändras för att följa planerat tilläggsavtal rörande undvikande av dubbel OH. Ekonomisk omfattning Den ekonomiska omfattningen av universitetets utbyte med Chalmers är förhållandevis liten, ungefär 1 procent av universitetets bruttoomsättning utgörs av transaktioner med Chalmers som motpart 1. Inom de institutioner som har ett utvecklat samarbete med Chalmers ser det annorlunda ut, dock är omfattningen även här mindre än förväntat, jämfört med bruttoomsättningen 2. Institution/ motsvarande Andel Chalmerstransaktioner 2012 Fakultetskansliet ITFS 28 % 31 % DoIT 21 % 27 % Matematik 23 % 23 % ITIT 10 % 10 % GMV 5 % 10 % Fysik 7 % 9 % Handelshögskolans kansli 1 % 8 % Fakultetsgemensamt, NFS 3 % 8 % Nätverket IT-universitetet 0 % 6 % Andel Chalmerstransaktioner 2013 Fakultetskansliet för IT hamnar överst tack vare att omsättningen är liten, beloppet som värdet grundar sig på är ca 1,4 mnkr. Förövrigt hittar vi de tre integrerade institutionerna i toppen tillsammans med de förväntade GMV och Institutionen för fysik. Institutionen för kemi och molekylärbiologi har en andel Chalmerstransaktioner av bruttoomsättning på 1,3 procent Bilaga 3 dnr V 2013/958 1 Se tabell 1 bilaga 1 2 Se tabell 1 bilaga 1 1/5

2 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomienheten Rev Planerings- och uppföljningssektionen Bilaga 3 dnr V 2013/958 Om vi istället gör en nominell jämförelse 3 ser fördelningen lite annorlunda ut. Institution/ motsvarande Från/till Chalmers, brutto 2012, tkr DoIT Matematik ITIT Fysik Infrastrukturstöd Universitetsbiblioteket Företagsekonomi Kemi och molekylärbiologi GMV Från/till Chalmers, brutto 2013, tkr Området för infrastrukturstöd kommer med i jämförelsen på grund av att IT-tjänster köps av Chalmers enligt särskilda avtal. Inom Institutionen för företagsekonomi handlar utbytet främst om att Chalmers lämnar forskningsbidrag till institutionen. Universitetsbibliotekets andel kommer sig av att universitetet betalar Chalmers för vissa bibliotekstjänster enligt ett särskilt avtal. Kostnader Totalt sett är den övervägande delen av transaktionerna mellan Chalmers och universitetet är kostnader för GU. Detsamma gäller inom verksamhetsgrenen utbildning, där kostnaderna dominerar. Inom forskning och utbildning på forskarnivå råder det omvända 4. Vilka köper av Chalmers? ( > 5 %) 5 Institution/ motsvarande Andel kostnader till Chalmers 2012 Andel kostnader till Chalmers 2013 DoIT 30 % 32 % Matematik 36 % 34 % Fakultetskansliet ITFS 28 % 28 % GMV 6 % 15 % ITIT 10 % 10 % Fysik 7 % 9 % Fakultetsgemensamt, NFS 3 % 8 % Infrastrukturstöd 2 % 1 % LUN 2 % 7 % Orsaken till att LUN är med i tabellen är att vice ordförande i nämnden tillhör Chalmers och hans arbetsinsats köps in som en administrativ tjänst, 900 tkr per år. Området för infrastrukturstöd finns med eftersom universitetet hyr lokaler av Chalmers för omkring 35 mnkr årligen. 3 Se tabell 1 bilaga 1 4 Se tabell 2, bilaga 1 5 Se tabell 3, bilaga 1 2/5

3 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomienheten Rev Planerings- och uppföljningssektionen Bilaga 3 dnr V 2013/958 Intäkter Försäljningsintäkterna från Chalmers härrör i första hand från de integrerade institutionerna/ motsvarande som säljer beställd utbildning samt administrativa tjänster. Intäkterna inom Handelshögskolan består av forskningsbidrag, vilket även är en vanlig inkomstkälla för de integrerade institutionerna/motsvarande och är den främsta orsaken till att intäkterna varierar 6. Vilka säljer till Chalmers? ( > 5 %) Institution/ motsvarande Andel intäkter från Chalmers 2012 Andel intäkter från Chalmers 2013 Handelshögskolans kansli 3 % 28 % DoIT 13 % 22 % Matematik 11 % 12 % ITIT 9 % 10 % Fysik 7 % 8 % IT-universitetet 0 % 6 % Integrerad verksamhet De institutioner inom universitetet som formellt verkar inom ett integrerat institutionspar idag är Matematiska vetenskaper, Tillämpad IT och Data- och informationsvetenskap. Till detta kommer GMV som inte är en integrerad institution, men som arbetar integrerat och vars verksamhet är avtalad mellan lärosätena. Inom den naturvetenskapliga fakulteten verkar Institutionen för kemi och molekylärbiologi (KMB) och Institutionen för fysik sedan många år i ett nära samarbete med Chalmers som skulle kunna betraktas som integrerat. Efter att ha ställt ett antal frågor 7 till Institutionen för fysik, Institutionen för kemi och molekylärbiologi, Institutionen för biologi och miljövetenskap och GMV samt analyserat det ekonomiska utbytet med Chalmers är det bara Institutionen för fysik som föreslås bli en integrerad institution. Övriga enheters samverkan befinner sig på en likartad nivå som inom övriga universitetet. Den dagliga administrativa tillvaron skulle sannolikt underlättas avsevärt för Institutionen för fysik om de båda institutionerna bildade ett integrerat institutionspar. Det ekonomiska utbytet med Chalmers är stort, framför allt inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Samverkansfrågan måste naturligtvis undersökas vidare och en bedömning göras ur verksamhetssynpunkt innan ett sådant beslut skulle kunna fattas. Av det slutbetänkande 8 som skrevs om samverkan med Chalmers i januari 2013 framgår att integration mellan lärosätenas tre fysikinstitutioner 9 skulle vara till fördel såväl för institutionerna som för lärosätena, men att en sådan stor förändring inte är genomförbar förnärvarande. Vill man gå vidare i frågan bör således verksamhetsaspekten synas ytterligare. Formellt och administrativt krävs inrättande av en institution med samma namn inom respektive lärosäte och ett samverkansavtal 10 mellan de båda lärosätenas respektive institutioner för fysik, i likhet med de som tecknats för institutionerna för Matematiska vetenskaper, Tillämpad IT och Data- och informationsvetenskap inom respektive lärosäte. 6 Se tabell 3, bilaga 1 7 Se bilaga 2 för frågor och svar från berörda institutioner. 8 Slutbetänkande om samverkan mellan Chalmers och Göteborgs universitet, Jan Smith 2013, dnr V 2011/315 9 Institutionen för fysik (GU), institutionen för teknisk fysik och institutionen för fundamental fysik (båda Chalmers) 10 Exempel bifogas, se bilaga 3. 3/5

4 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomienheten Rev Planerings- och uppföljningssektionen Redovisningsmodellen Kan den nuvarande redovisningsmodellen för integrerade institutioner användas för all form av samverkan mellan universitetet och Chalmers? Fungerar den väl för institutionerna inom de integrerade institutionsparen? Uppfyller den de krav som kan ställas på uppföljningen såväl inom som utanför dessa institutioner? I vilken utsträckning används redovisningsmodellen idag? 11 En motsvarande modell för all Chalmerssamverkan skulle underlätta redovisning och uppföljning i enlighet med intentionerna i det nuvarande huvudavtalet. Särskilda konton behövs, som kan undantas vid bokföring av pålägg för indirekta kostnader samt vid framtagning av kostnadsomslutning per fakultet. Dock bör integrerad verksamhet kunna särskiljas från övrig samverkan. Universitetet behöver ta fram en ny modell för redovisning för så väl integrerad verksamhet som för övrig samverkan. I samband med detta måste tydliggöras i vilka sammanhang respektive konto ska användas, det vill säga vad ska räknas som samverkan. I det insamlade materialet till föreliggande förstudie fanns underlag för det fortsatta arbetet med både Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner och en ny redovisningsmodell för integrerad verksamhet inklusive övrig Chalmerssamverkan. Lärosätena har tillsammans uppdaterat Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner från En ny modell för redovisning av samverkan med Chalmers är under utarbetande och en uppdatering av redovisningsplanen för integrerade institutioner pågår. Kostnadsfördelning och hantering av pålägg Vid beräkning av respektive fakultets andel av universitetets kostnadsomslutning undantas en del kostnader, exempelvis lokalkostnader och interna kostnader, men också mer specifika kostnader så som samverkan med Västra Götalandsregionen och praktikkostnader. Undantag för kostnader för Chalmerssamverkan sker genom att de konton som används för integrerad verksamhet undantas vid avläsning av kostnaderna. Hur skulle fördelningen mellan fakulteterna förändras om all samverkan med Chalmers räknades bort? Tabellen visar 2014 års kostnadsandel per fakultet jämfört med en beräkning där kostnader med motpart Chalmers tagits bort för eliminering av all samverkan. Bilaga 3 dnr V 2013/958 Kostnadsandel per fakultet inom utbildning respektive forskning basår 2012 Jämförelse mellan ordinarie andelsberäkning och beräkning med undantag för all Chalmerssamverkan (kostnader med motpart Chalmers) HFS SFS UFS HHFS SA NFS KFS ITFS Utb BÅ ,3 % 16,9 % 13,2 % 10,2 % 23,6 % 9,6 % 13,9 % 2,3 % Utb omräknat 10,3 % 17,0 % 13,2 % 10,2 % 23,6 % 9,6 % 14,0 % 2,2 % Forskn BÅ ,1 % 11,3 % 5,7 % 8,4 % 39,5 % 20,5 % 2,8 % 1,6 % Forskn omräknat 10,1 % 11,3 % 5,7 % 8,4 % 39,5 % 20,5 % 2,8 % 1,6 % Beräkningen visar att fakulteternas respektive andel för budgetåret 2014 skulle förändras ytterst marginellt jämfört med idag, på övergripande nivå. För enskilda institutioner med omfattande utbyte med Chalmers skulle det sannolikt innebära större skillnader. 11 Se bilaga 4 för frågor och svar från de integrerade institutionerna. 4/5

5 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomienheten Rev Planerings- och uppföljningssektionen Pålägg för indirekta kostnader Av det kommande tilläggsavtalet framgår att pålägg för indirekta kostnader inte ska ske på direkta kostnader för köp från Chalmers. Eftersom denna bokföring sker automatiskt och undantag för triggrar inte kan göras med hjälp av motpart behövs särskilda konton för bokföring av kostnader för köp från Chalmers. Detta skulle eliminera manuell hantering och medföra att redovisningen blir mer korrekt. Inför införandet av undantag för inköp från Chalmers kommer en utvärdering att ske för att identifiera de institutioner/motsvarande som eventuellt behöver räkna om sina pålägg för andra halvåret Motsvarande problem uppstår inte hos Chalmers eftersom deras fördelningsbas är direkt lön. Bilaga 3 dnr V 2013/958 5/5

6 Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers som andel av bruttoomsättning Tabell 1 Fakultet/ Från/till Chalmers, brutto Brutto oms per fakultet Andel Chalmerstransak motsvarande HFS ,11% 0,03% SFS ,21% 0,08% UFS ,14% 0,07% HHFS ,92% 1,01% SA ,19% 0,16% NFS ,64% 2,47% KFS ,15% 0,18% ITFS ,73% 17,74% LUN ,50% 1,51% UB ,98% 1,90% GV (93) ,41% 1,70% GF (92) ,79% 1,22% Summa ,96% 1,03%

7 Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers Tabell 2 Intäkter Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande HFS SFS UFS HHFS SA NFS KFS ITFS LUN UB GV (93) GF (92) Summa Kostnader Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande HFS SFS UFS HHFS SA NFS KFS ITFS LUN UB GV (93) GF (92) Summa

8 Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers som andel av omsättning Tabell 3 Intäkter med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Intäkter från Chalmers Tot intäkter per inst. Andel Chalmersintäkter Handelshögskolans kansli ,25% 28,39% DoIT ,49% 21,53% Matematik ,01% 12,17% ITIT ,94% 9,88% Fysik ,63% 8,39% IT-universitetet ,00% 5,66% GMV ,13% 4,85% Konstnärliga fakultetskansliet ,18% 4,18% Företagsekonomi ,24% 3,96% GRI ,58% 2,84% Verksamhetsstöd ,61% 1,65% Svenskt NMR-centrum ,99% 1,42% Kliniska vetenskaper ,73% 1,27% Juridik ,62% 1,14% Ekonomi och samhälle ,25% 1,13% Kemi och molekylärbiologi ,35% 1,00% HDK ,87% 0,98% Naturvetenskapliga fakultetskansliet ,30% 0,91% LUN ,00% 0,48% Core facilitites ,38% 0,47% Psykologiska ,40% 0,36% Sociologi och arbetsvetenskap ,35% 0,32% Medicin ,23% 0,28% Biologi och miljövetenskap ,25% 0,24% Nationalekonomi ,25% 0,24% IDPP ,30% 0,13% Infrastrukturstöd ,13% 0,12% Geovetenskaper ,00% 0,11% Biomedicin ,23% 0,09% Neurovetenskap och fysiologi ,27% 0,09% Socialt arbete ,77% 0,05% Sven Lovén ,18% 0,02% IPKL ,25% 0,02% LIR ,00% 0,01% Svenska språket ,01% 0,01% NCM ,01% 0,00% HSM ,00% 0,00% Globala studier ,00% 0,00% Humanisthuset ,05% 0,00% Förvaltningshögskolan ,72% 0,00% Statsvetenskap ,71% 0,00% IPS ,02% 0,00% Universitetsbiblioteket ,00% 0,00% Summa ,92% 1,14%

9 Bilaga 1 Kostnader med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Kostnader till Chalmers Tot kostn per institution Andel Chalmerskostn DoIT ,11% 31,95% Matematik ,94% 33,68% Fakultetskanliet ITFS ,80% 27,92% GMV ,66% 14,73% ITIT ,39% 10,29% Fysik ,35% 8,63% Fakultetsgemensamt, NFS ,74% 7,71% Infrastrukturstöd ,02% 1,49% LUN ,39% 6,79% UB ,97% 3,86% Kemi och molekylärbiologi ,29% 1,62% NCM ,46% 0,73% Fakultetskanliet UFS ,07% 0,69% IKI ,00% 0,64% Kulturvetenskaper ,07% 0,62% Biomedicin ,00% 0,22% SA gemensamt ,17% 0,21% Akademin Valand/HFF ,14% 0,16% Företagsekonomi ,00% 0,15% Kliniska vetenskaper ,06% 0,13% Globala studier ,00% 0,12% Medicin ,04% 0,11% Ekonomi och samhälle ,00% 0,01% Core facilities ,00% 0,09% SND ,00% 0,09% Biologi och miljövetenskap ,02% 0,08% Juridik ,02% 0,05% Administrativt stöd ,02% 0,04% Svenskt NMR-centrum ,00% 0,03% Geovetenskaper ,00% 0,02% Neurovetenskap och fysiologi ,22% 0,01% Statsvetenskap ,01% 0,01% Nationalekonomi ,12% 0,01% Verksamhetsstöd ,03% 0,01% Svenska språket ,00% 0,00% Kulturvård ,01% 0,00% Psykologi ,00% 0,00% Odontologi ,00% 0,00% FLOV ,05% 0,00% Humanistiska fakultetskansliet ,26% 0,00% Journalistik, medier och kommunikation ,01% 0,00% Handelshögskolan ,01% 0,00% Inst för innov och entreprenörskap ,74% 0,00% IPS ,02% 0,00% HDK ,01% 0,00% Summa ,64% 0,61%

10 Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers Tabell 2 Intäkter Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande HFS SFS UFS HHFS SA NFS KFS ITFS LUN UB GV (93) GF (92) Summa Kostnader Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande HFS SFS UFS HHFS SA NFS KFS ITFS LUN UB GV (93) GF (92) Summa

11 Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers som andel av omsättning Tabell 3 Intäkter med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Intäkter från Chalmers Tot intäkter per inst. Andel Chalmersintäkter Handelshögskolans kansli ,25% 28,39% DoIT ,49% 21,53% Matematik ,01% 12,17% ITIT ,94% 9,88% Fysik ,63% 8,39% IT-universitetet ,00% 5,66% GMV ,13% 4,85% Konstnärliga fakultetskansliet ,18% 4,18% Företagsekonomi ,24% 3,96% GRI ,58% 2,84% Verksamhetsstöd ,61% 1,65% Svenskt NMR-centrum ,99% 1,42% Kliniska vetenskaper ,73% 1,27% Juridik ,62% 1,14% Ekonomi och samhälle ,25% 1,13% Kemi och molekylärbiologi ,35% 1,00% HDK ,87% 0,98% Naturvetenskapliga fakultetskansliet ,30% 0,91% LUN ,00% 0,48% Core facilitites ,38% 0,47% Psykologiska ,40% 0,36% Sociologi och arbetsvetenskap ,35% 0,32% Medicin ,23% 0,28% Biologi och miljövetenskap ,25% 0,24% Nationalekonomi ,25% 0,24% IDPP ,30% 0,13% Infrastrukturstöd ,13% 0,12% Geovetenskaper ,00% 0,11% Biomedicin ,23% 0,09% Neurovetenskap och fysiologi ,27% 0,09% Socialt arbete ,77% 0,05% Sven Lovén ,18% 0,02% IPKL ,25% 0,02% LIR ,00% 0,01% Svenska språket ,01% 0,01% NCM ,01% 0,00% HSM ,00% 0,00% Globala studier ,00% 0,00% Humanisthuset ,05% 0,00% Förvaltningshögskolan ,72% 0,00% Statsvetenskap ,71% 0,00% IPS ,02% 0,00% Universitetsbiblioteket ,00% 0,00% Summa ,92% 1,14%

12 Bilaga 1 Kostnader med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Kostnader till Chalmers Tot kostn per institution Andel Chalmerskostn DoIT ,11% 31,95% Matematik ,94% 33,68% Fakultetskanliet ITFS ,80% 27,92% GMV ,66% 14,73% ITIT ,39% 10,29% Fysik ,35% 8,63% Fakultetsgemensamt, NFS ,74% 7,71% Infrastrukturstöd ,02% 1,49% LUN ,39% 6,79% UB ,97% 3,86% Kemi och molekylärbiologi ,29% 1,62% NCM ,46% 0,73% Fakultetskanliet UFS ,07% 0,69% IKI ,00% 0,64% Kulturvetenskaper ,07% 0,62% Biomedicin ,00% 0,22% SA gemensamt ,17% 0,21% Akademin Valand/HFF ,14% 0,16% Företagsekonomi ,00% 0,15% Kliniska vetenskaper ,06% 0,13% Globala studier ,00% 0,12% Medicin ,04% 0,11% Ekonomi och samhälle ,00% 0,01% Core facilities ,00% 0,09% SND ,00% 0,09% Biologi och miljövetenskap ,02% 0,08% Juridik ,02% 0,05% Administrativt stöd ,02% 0,04% Svenskt NMR-centrum ,00% 0,03% Geovetenskaper ,00% 0,02% Neurovetenskap och fysiologi ,22% 0,01% Statsvetenskap ,01% 0,01% Nationalekonomi ,12% 0,01% Verksamhetsstöd ,03% 0,01% Svenska språket ,00% 0,00% Kulturvård ,01% 0,00% Psykologi ,00% 0,00% Odontologi ,00% 0,00% FLOV ,05% 0,00% Humanistiska fakultetskansliet ,26% 0,00% Journalistik, medier och kommunikation ,01% 0,00% Handelshögskolan ,01% 0,00% Inst för innov och entreprenörskap ,74% 0,00% IPS ,02% 0,00% HDK ,01% 0,00% Summa ,64% 0,61%

13 Bilaga 2 Följande institutioner har tillfrågats om tjänster inom stödverksamhet köps och/eller säljs: Institutionen för fysik Institutionen för kemi och molekylärbiologi Institutionen för biologi och miljövetenskap Göteborgs miljövetenskapliga centrum (GMV) Institutionerna fick en kort bakgrundsbeskrivning och frågor enligt nedan. Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan?

14 Bilaga 2 Från: Mattias Zackrisson Till: Frida Wiklander Kopia: Kajsa Salenius Ärende: RE: Om samverkan med Chalmers Datum: den 26 februari :51:13 Hej Frida! Jag ska försöka förklara läget så utförligt jag kan och hoppas ni kan lägga in svaren på rätt plats. När vi fakturerar inkl OH så har vi kommit fram till att vi ska använda oss av samma procentsats när vi fakturerar Chalmers som när de fakturerar oss och 50% är det som vi kommit överens om och som också ligger nära full kostnadstäckning sett till indirekta kostnaderna. Lokalvård: När det gäller städkostnad så köps denna tjänst in från Chalmers för motsvarande 400tkr. Fakturering görs tertialvis med 1/3 av kostnaden. Ingen OH påförs. Vaktmästeritjänster: Även denna tjänst köps in ifrån Chalmers för motsvarande 600tkr. Fakturering görs tertialvis med 1/3 av kostnaden. Ingen OH påförs. Programansvar Lärarutbildning: En del av programansvaret på lärarutbildningen ligger på Chalmers och det motsvarar 10% tjänst som faktureras inkl OH tertialvis. Ca 100tkr. Studierektorstjänst: Vi har en chalmersanställd studierektor på 60% där 30% köps in från Chalmers. Fakturering görs tertialvis med 1/3 av kostnaden. Ingen OH påförs. Ca 240tkr FÖL: Fysiks Övningslabb har vi tillsammans med Chalmers och omsätter ca 1,6M om året där vi försöker lägga upp budgeten så att 50% av kostnaden ligger på GU och 50% på Chalmers. Blir det t.ex. 200tkr mer i kostnader på GU under ett år fakturerar vi Chalmers 100tkr utan OH i december och vet vi i ett tidigt skede att ena lärosätet kommer att ha större kostnader än det andra försöker vi periodisera kostnaden i tertialbokslutet. Kostnader som ligger här är både lön, drift och investeringar. Fysikverkstad: Vi har en gemensam verkstad med Chalmers som GU i dagsläget bemannar med 80% tjänst för en tekniker och 5% tjänst för en teknisk chef. All utrustning och drift som köps in till verkstaden läggs på GU och vi fakturerar Chalmers tertialvis utan OH. Ca 700tkr totalt. Demolabb: Vi har även ett gemensamt demonstrationslabb med Chalmers som underhålls av en lektor på GU med 20% tjänst. Även lite driftkostnader läggs på GU och faktureras sedan tertialvis till Chalmers. Ca 75tkr totalt. Programansvarig: Vi har en programansvarig lektor på 20% på ett mastersprogram (CAS) där Chalmers ska stå för 85% av kostnaden och som faktureras tertialvis inkl OH. Chalmers har även en del programansvariga på mastersnivå där vi tidigare blivit fakturerade men där jag tror att de i dagsläget finansieras centralt ifrån och därför får vi ingen faktura för detta. Ca 150tkr totalt. Underhåll PDMS labbet: Vi har ett gemensamt labb med en forskargrupp på Chalmers som GU underhåller med en forskare. 10% av en tjänst faktureras inkl OH till Chalmers tertialvis. Ca 100tkr totalt. Fysikcentrum lärarutbyte: Lärarutbytet går till som så att vår gemensamma studierektor får

15 Bilaga 2 information om vilka lärare som är tillgängliga för undervisning till vilken procentsats och försöker utifrån detta lägga ett puzzel som innebär att den mest lämpade läraren ska användas samtidigt som han arbetar för en jämnvikt i balansen mellan GU-lärare på Chalmerskurser och Chalmerslärare på GU-kurser. Tertialvis läses detta puzzel av hur det ser ut på årsbasis och 1/3 av kostnaderna faktureras fram och tillbaka inkl OH. Ca 4,5M faktureras fram och tillbaka under ett år. Examensarbeten: Både på kandidatnivå och mastersnivå gör studenterna examensarbeten och då har de möjlighet att välja vilken lärare de vill arbeta med. Det innebär att en del Chalmerstudenter har GU lärare som handledare och tvärtom. Detta läses av två gånger per år och faktureras inkl OH. Oftast fakturerar GU Chalmers något mer än tvärtom och det handlar om storleksordningen tkr. Med vänlig hälsning Mattias Zackrisson Head of Administration Department of Physics UNIVERSITY OF GOTHENBURG SE Gothenburg, Sweden Int phone: +46 (0) mattias.zackrisson@physics.gu.se From: Frida Wiklander [mailto:frida.wiklander@gu.se] Sent: den 20 februari :10 To: bioenv bioenv.gu.se; GMV; gmv@gu.se; Physics GU; inst.kmb@cmb.gu.se Cc: Kajsa Salenius Subject: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers?

16 Bilaga 2 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, Göteborg Tel Mobil

17 Bilaga 2 Från: Ann Amberntson Till: Frida Wiklander Kopia: Kajsa Salenius Ärende: SV: Om samverkan med Chalmers Datum: den 27 februari :43:43 Hej Frida! 1. Nej. 2. Nej. 3. Ja. 4. Ja, mindre omfattning. 5. I förväg gjorda överenskommelser. Vad gäller 3. Enligt nyckeltal som fastställs för ett år i taget Köpta tjänster :- som avser lönekostnader. Det tillkommer driftskostnader fastigheten och om man räknar med även dem så är summan: Några forskargrupper köper teknikertjänster från Chalmers och det belastar deras externa verksamheter med ca : Sålda tjänster avseende 1:e forskningsing. Från vår stödvsh till Chalmers stödvsh :- (ännu mer av hans tjänster är sålda från vår kärnverksamhet till deras kärnverksamhet). Hälsningar Ann Ann Amberntson Göteborgs universitet / University of Gothenburg Institutionen för kemi och molekylärbiologi/ Department of Chemistry and Molecular Biology GÖTEBORG / SE GOTHENBURG Telefon: +46 (0) Fax: +46 (0) ambernts@chem.gu.se Visiting Address: Kemivägen 10 Från: Frida Wiklander [mailto:frida.wiklander@gu.se] Skickat: den 20 februari :10 Till: bioenv bioenv.gu.se; GMV; gmv@gu.se; Physics GU; inst.kmb@cmb.gu.se Kopia: Kajsa Salenius Ämne: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor:

18 Bilaga 2 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, Göteborg Tel Mobil

19 Bilaga 2 Från: bioenv bioenv.gu.se Till: Frida Wiklander Kopia: Ingela Dahllöf Ärende: SV: Om samverkan med Chalmers Datum: den 25 februari :07:42 Hej! Nej är svaret för närvarande på alla frågor från BioEnv! Hälsningar Ann-Sofie Ann-Sofie Olsson Administrativ chef Institutionen för biologi och miljövetenskap Göteborgs universitet Box Göteborg É Tel: Fax: y E-post: annsofie.olsson@bioenv.gu.se ü Från: Frida Wiklander Skickat: den 20 februari :10 Till: bioenv bioenv.gu.se; gmv@chalmers.se; gmv@gu.se; physics@physics.gu.se; inst.kmb@cmb.gu.se Kopia: Kajsa Salenius Ämne: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers?

20 Bilaga 2 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, Göteborg Tel Mobil

21 Bilaga 2 Från: Camilla Nygren Till: Frida Wiklander Kopia: eva.paulson@chalmers.se Ärende: RE: Om samverkan med Chalmers Datum: den 24 februari :17:41 Hej Frida! Här kommer GMV:s svar: 1. Ja 2. Ja 3. Nej 4. Nej 5. För de tjänster som avser allmänt stöd för GMV, t ex ekonomi, kommunikation och ledning delar vi 50% GU och 50% Chalmers. Fördelningen är baserad på omsättning (ej exakt). Vi har också några specifika tjänster som är enbart Chalmers eller GU som säljs till olika projekt inom kärnverksamheten. Detta gäller t ex koordinator för Centrum för havsforskning och kommunikatörer till två andra projekt. 6. Sålda administrativa tjänster från Chalmers tkr Sålda administrativa tjänster från GU 596 tkr Utöver detta har vi sålt forskningstjänster för 350 tkr från GU till Chalmers Hör gärna av dig om det är något som behöver förtydligas. Hälsningar Camilla Nygren ***************************************************************************** Göteborgs Miljövetenskapliga centrum, GMV Chalmers och Göteborgs universitet Aschebergsgatan GÖTEBORG Tfn nygren@chalmers.se From: Eva Paulson Sent: den 21 februari :54 To: Camilla Nygren Subject: FW: Om samverkan med Chalmers Hej! Svar på frågan 1 o 2 är ju ja, och 3 och 4 nej. Svarar du dem och lägger till svar på frågan 5 och 6?

22 Bilaga 2 Trevlig helg! Eva Administrativ chef / Head of Administration GMV, Göteborgs Miljövetenskapliga centrum GMV, Centre for Environment and Sustainability Chalmers tekniska högskola / Chalmers University of Technology and Göteborgs Universitet/University of Gothenburg SE Göteborg, Sweden Tel +46(0) Fax +46(0) Bli medlem i GMVs nätverk! Information hittar du under: From: Mikael Östblom Sent: den 20 februari :17 To: Eva Paulson; Camilla Nygren Cc: Katarina Gårdfeldt; Sara Örtegren Subject: VB: Om samverkan med Chalmers Eva, Camilla Mejl till er från GU. /Mikael Från: Frida Wiklander [mailto:frida.wiklander@gu.se] Skickat: den 20 februari :10 Till: bioenv bioenv.gu.se; GMV; gmv@gu.se; Physics GU; inst.kmb@cmb.gu.se Kopia: Kajsa Salenius Ämne: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers?

23 Bilaga 2 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, Göteborg Tel Mobil

24 Bilaga 3

25 Bilaga 3

26 Bilaga 3

27 Bilaga 4 Redovisningsmodellen för integrerade institutioner samverkan med Chalmers: Synpunkter och kommentarer från Matematiska vetenskaper Ekonomienheten har ställt följande frågor till institutionerna. MVs svar redovisas under resp. punkt nedan. Som grund för svaren har MVs institutionsekonom gått igenom dokumenten Redovisningsplan för integrerade institutioner vid Göteborgs universitet och Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner, båda skrivna hösten 2009, och jämfört med hur hanteringen idag sker i praktiken på institutionen. 1. Används redovisningsmodellen för integrerade institutioner fullt ut idag? Ja, huvudsakligen. 2. Om inte, vilka avsteg görs och varför? Avsteg: Varje kurs/projekt där båda lärosätena är inblandade har inte något unikt verksamhetsnummer utan allt går på gemensamma verksamhetsnummer för resp. avdelning inom MV inom verksamhetsgrupp 16 (Chalmersrelaterad grundutbildning) alt. verksamhetsgrupp 28 (Chalmersrelaterad forskning/forskarutbildning). Det är ohållbart och onödigt att ha en verksamhetskod per kurs med tanke på hur många kurser MV har. Inte heller på Chalmerssidan har man enskilda projektnummer per kurs. All försäljning av tjänster inom MV mellan lärosätena faktureras med 25% moms åt båda håll. Det finns inte tids- och personalmässiga resurser till att ev. fakturera enskilda kurser för sig om de skiljer sig från ordinarie hantering, och på detta vis säkerställer institutionen att man i alla fall inte har betalat för lite moms. Vid försäljning av tjänster inom MV mellan lärosätena använder institutionen MV Chalmers % för lokalpålägg vid försäljning i båda riktningarna. MV GUs betydligt högre lokalpåläggs-% har alltså inte använts. Detta grundar sig på ett gammalt muntligt institutionsinternt beslut, men bör ev. ändras. Lokalvård faktureras direkt från Chalmers centralt till MV GU. MV har ingen GU-intern lokalvårdskostnad. MV Chalmers eller Natfak är ej inblandade i denna hantering.

28 Bilaga 4 Stödverksamheten budgeteras ej i sin helhet utan först per lärosäte var för sig, men fördelas sedan mellan MV GU och MV Chalmers enl. nyckeltal. Detta är nödvändigt då stödkostnaderna ju rent praktiskt ligger på det ena eller andra lärosätet och inte förrän i steg 2 kan fördelas därifrån enl. nyckeltal. Det stora behovet av manuell handpåläggning och tidsbristen i samband med dubbel hantering av all verksamhet på en integrerad institution har gjort att vissa förenklingar har måst göras för att kunna hantera integrationen i verkligheten. Beträffande redovisningen för integrerade institutioner har jag som nuvarande institutionsekonom fortsatt arbeta enligt de rutiner som fanns på institutionen när jag började för ca 2,5 år sedan. 3. Finns det något som saknas i redovisningsmodellen eller som bör förändras, alternativt tas bort? Dokumenten Redovisningsplan för integrerade institutioner vid Göteborgs universitet och Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner, båda skrivna hösten 2009, bör ev. uppdateras och förtydligas. Bl.a. bör listan över konton som integrerade institutioner ska använda uppdateras. 4. Om en redovisningsmodell som i allt väsentligt liknar den som används inom integrerade institutioner idag, skulle användas för all samverkan med Chalmers inom hela GU, ser du något skäl till att de integrerade institutionerna fortfarande skulle behöva en särskild variant? Ja, för de integrerade institutionerna är det viktigt att det även fortsättningsvis kommer att finnas särskilda konton för köp/sälj med beteckningen integr inst, eftersom man behöver kunna särskilja sådant som köps/säljs från det andra lärosätet men inom den egna institutionen från sådant som köps/säljs från andra institutioner på det andra lärosätet. 5. Övrigt som du vill tillägga. För övriga detaljkommentarer, se handskrivna kommentarer intill resp. textavsnitt i de bifogade dokumenten Redovisningsplan för integrerade institutioner vid Göteborgs universitet och Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner. Mia Trefil Engström Institutionsekonom, Matematiska vetenskaper

29 Bilaga Svar från institutionerna tillhörande IT-fakulteten, dvs Data- och informationsteknik och Tillämpad IT. Bakgrund: frågor från GU ekonomienheten enligt nedan. Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är, om det finns verksamhet som verkar som integrerad även om relationen inte formaliserats samt på vilket sätt den ekonomiska redovisningen kan stödja samverkan bättre än idag. Eftersom de integrerade institutionerna har en särskild redovisningsmodell vi vill gärna ställa några frågor om hur den fungerar. (Bifogat finns anvisningarna för redovisning vid integrerade institutioner.) 1. Används redovisningsmodellen för integrerade institutioner fullt ut idag? Svar: Ja, i princip. Se nedan. 2. Om inte, vilka avsteg görs och varför? Svar: IT-fakulteten har fått beviljat ett undantag beträffande lokaler. Institutionerna fakturerar för lokaler. Det finns speciella konton för detta så att det går att skilja ut i redovisningen. Detta medför smidigare hantering och en mer korrekt fördelning av lokalkostnaderna jämfört med om man tidigt måste uppge en %-fördelning mellan högskolorna. Vi använder verksamhetsgrupp 24 för de tjänster som GU säljer till Chalmers för kärnverksamheten forskning. Det underlättar att ha en egen verksamhetsgrupp som bara används till tjänster vi säljer inom institutionen. 3. Finns det något som saknas i redovisningsmodellen eller som bör förändras, alternativt tas bort? Svar: Beskrivningen av lokalhanteringen kan möjligen förtydligas. Gäller IT-fakulteten. 4. Om en redovisningsmodell som i allt väsentligt liknar den som används inom integrerade institutioner idag, skulle användas för all samverkan med Chalmers inom hela GU, ser du något skäl till att de integrerade institutionerna fortfarande skulle behöva en särskild variant? Svar: Integrerad institution behöver konton för att eliminera transaktioner inom institutionen. Annan samverkan bör ha en egen uppsättning konton för att eliminera handel. Man måste kunna skilja på integrerad institution och annan samverkan mellan Chalmers och GU. 5. Övrigt som du vill tillägga. Svar: Frågorna ovan gällde redovisningsmodellen och hur vi tillämpar den. Frågorna gällde inte budgetmodellen. Vi konstaterar dock att vi gör avsteg i budgetmodellen. T ex beträffande grundutbildningen så budgeteras den inte per kurs utan på en aggregerad nivå. Beskrivningen i budgetmodellen är onödigt detaljerad. Eva Löthman, Birgitta Gustafsson, Sanna Erling Glyssbo, Pia Ovik, Margaretha Jansson