Protokoll 04/2018. HSB Brf Annexet. Plats: Styrelserummet, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Måndag den 5 februari 2018, kl

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Protokoll 04/2018. HSB Brf Annexet. Plats: Styrelserummet, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Måndag den 5 februari 2018, kl"

Astrid Eklund
för 5 år sedan
Visningar:

HSB Brf Annexet Protokoll 04/2018 Plats: Styrelserummet, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Måndag den 5 februari 2018, kl. 18.

Redovisning (PR). Tidigare förvaltare Riksbyggen har i sin överlämning av material till PR varit bristfällig och icke professionell.

1 HSB Brf Annexet Protokoll 04/2018 Plats: Styrelserummet, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Måndag den 5 februari 2018, kl Innan styrelsen startar sitt möte hålls ett informationsmöte med representanter för brf Annexets nya ekonomiska förvaltning; Anne-Marie Stenlund och Jeanette Essnert Wahlbäck från Princip Redovisning (PR). Tidigare förvaltare Riksbyggen har i sin överlämning av material till PR varit bristfällig och icke professionell. En hel del frågor kvarstår: 1) Den ekonomiska planen har inte börjat gälla än, därmed inte heller någon sänkning av avgifter. 2) Riksbyggen skickade ut avier för början av 2018 och många boende betalade, trots att avgiften skulle gå till PR. De boende har nu svårt att få tillbaka avgifterna. Styrelsen beslutar att återigen kontakta Riksbyggen för att få tillbaka pengarna. Lida Vahid ansvarar för kontakten, med hjälp av utkast från Magnus Wittbom, och tar även fram de överlåtelseavtal som PR saknar. Carolina Taube Persson tar också kontakt med Riksbyggen, bland annat angående årsredovisningen. 3) Ordet tillval i kontrakten ändras till uteplatstillägg. 4) Osäkerhet kring antalet garageplatser och en varierande debitering. Styrelsen ska återkomma. 5) Attesteringarna har börjat fungera, någorlunda. 6) Diskussion kring eventuellt byte av revisor. 7) Diskussion kring överlåtelseavgifter och andrahandsavgifter. Styrelsen återkommer. 1. Mötets öppnande Ordförande Alexander Holmberg öppnar styrelsemötet kl Närvarande Alexander Holmberg, ordförande Simon Wagemyr, vice ordförande Eva Lindau, sekreterare Arvi Laigar, ledamot Marianne Kilter, ledamot

2 Tina Ottosson, ledamot Lida Vahid, ledamot Jonas Berndtsson, ledamot Anders Lekman, suppleant Nej Carolina Taube Persson, HSB-representant 3. Val av justerare Till justerare utses Jonas Berndtsson jämte ordförande Alexander Holmberg. 4. Adjungeringar Inga. 5. Beslutsuppföljning från föregående protokoll. a) Återblick på mötet med advokat Magnus Wittbom och brf-jurist Johanna Olsson, då föreningens juridiska läge diskuterades, i förhållande till byggbolaget Boetten, som är ansvarigt för bygget på åttonde plan. Styrelsen går igenom protokoll 02/2018 och besluten att reducera Notars hyra med 9985 kronor för januari månad (pga ventilationsproblem) samt erbjuda en hyresreduktion på tio procent resterande tid då byggställningarna står uppe, att utse särskild kontaktperson för föreningens hyresgäster, att brf Annexet inte har ersättningsskyldighet till Täby kommun för eventuella ersättningsboende, att ersätta den faktiska merkostnaden för el från extra värmeelement för de boende på sjunde våningen, från 1 oktober 2017 till 31 mars Styrelsen beslutar därtill att de sex medlemmar som bor direkt bakom bygghissen ska få sin avgift reducerad med 800 kronor per månad, så länge hissen står kvar. Styrelsen beslutar att Jonas Berndtsson ska samla de fakturor som de boende på sjunde våningen presenterar och försöka få till ett system i processen. Styrelsen beslutar att alla klagomål och synpunkter på bygget på plan åtta ska samlas under en rubrik i systemet Jira. b) Styrelsen fick i uppdrag av extra stämman den 21 december 2017 att gå vidare med fasadbytet. Alexander Holmberg och Arvi Laigar arbetar med frågan. I slutet av februari ska arkitekt presentera ett förslag. c) Nyttjande av tennisplan, Tina Ottosson har kontrollerat intresset; sju medlemmar Brf Annexet protokoll 04/ (5)

3 använde tennisplanen under Andra möjligheter till betalning (än subventionering av föreningen) ska diskuteras med Storstugan. d) Frågor&Svar finns i arbetsmapp, alla styrelseledamöter uppmanas återigen att fylla på med vanliga frågor - och svar. e) De nya förråden är byggda, men måste rensas på bråte. Simon Wagemyr och Arvi Laigar ansvarar för sortering av materialet och märkning. Cura ansvarar för bortforslandet. f) Grovsoprummen; Cura har tagit tag i problemen och städar upp. På ordinarie stämma i vår ska olika lösningar presenteras. Föreningens medlemmar ska göras medvetna om kostnaden för slarv med sopor. g) Golvmålning i källaren klar, styrelsen informeras om att de väl tilltagna fakturorna på plus kronor är slutsumman. h) Arvi Laigar beställer åtgärder i skyddsrummet enligt offert. 24 punkter ska åtgärdas för en kostnad av kronor. Ingen straffavgift från MSB för att föreningen är försenad. i) Ett vykort på den nya styrelsen ska tas fram, för välkomnande av nya medlemmar. Simon Wagemyr har bokat fotograf och gör layout, Eva Lindau skriver text. j) Ärendehanteringssystemet Jira fungerar, men ytterligare utbildning behövs, plus rensning i systemet. Styrelsen beslutar att alla styrelsemedlemmar ska delta i arbetsmöten på söndagar klockan tills vi är ikapp med ärendena. 6. Budgetuppföljning Förvaltarens rapport. Per-Arne Lövgren från Cura går igenom rapporten och får svar på sina frågor. Cura har önskemål om att få delta i byggmöten. En sammanställning av låssystemet efterlyses. Styrelsen säger nej till att hissarna ska inräknas i fastighetsjouren. Ventilationskontroll (OVK) ska genomföras i Biblioteksgången 2 och 4 den 15 och 16 februari. Marianne Kilter och Lida Vahid ansvarar för tillträdet till lägenheterna. Bilaga 1: Förvaltarrapport Lägenhetsöverlåtelser: Inga. Andrahandsuthyrning: Ingen Brf Annexet protokoll 04/ (5)

4 7. Nya beslutsärenden a. Generellt byte av passagesystemet i hela fastigheten diskuteras, vilket bland annat innebär en lösning på problem med garagedörrar och bokning av tvättstuga. Simon Wagemyr ansvarar för ett beslut under vecka 6, per capsulam. b. Carolina Taube Persson har föreslagit att Hasse nsson på HSB medverkar i ett möte med styrelsen angående ansvarsfördelning och arbetsformer. Hasse kommer till styrelselokalen onsdagen den 28 februari klockan c. Valberedningens Ola Kellberg meddelas att han kan använda lokalen till möten med boende. 8. Rapporter Inga. 9. Övriga frågor Energideklaration av fastigheten ska göras under år Carolina Taube Persson påpekar att en beställning bör göras nu. Försäkringsagenten Willis har anmält att våra försäkringar bör uppdateras. Jonas Berndtsson kontrollerar avtalet. Tina Ottosson deltar i Trygg i Täbys informationsmöte den 14 februari. Boetten vill sätta upp fasad på våning åtta. Styrelsen beslutar att fasaden ska vara vit, i enlighet med de prover som finns redovisade. Styrelsen behöver en årsplan. Styrelsen beslutar att ordförande och sekreterare sammanställer en årsplan för styrelsens sammanträden. Carolina Taube Persson föreslår att styrelsen samlar sig till en konferens någon gång framöver. Styrelsen återkommer i frågan. Eva Lindau föreslår att Cura/fastighetsförvaltaren Göran Claesson håller öppet hus i styrelserummet en bestämd timme varje vecka. Detta meddelas de boende som sen kan boka olika tjänster - mot betalning. Brf Annexet protokoll 04/ (5)

5 10. Kommande möten Nästa styrelsemöte hålls onsdagen den 7 mars 2018, kl Informationsmöte med Hasse nsson från HSB onsdagen den 28 februari kl Arbetsmöten för styrelsen söndagar kl Mötets avslutande. Mötet avslutades kl Brf Annexet protokoll 04/ (5)

Relevanta dokument

Protokoll 4/2017. HSB Brf Annexet. 1. Mötets öppnande. 2. Närvarande. 3. Val av justerare. 4. Adjungeringar. 5. Fastställande av dagordning

Protokoll 4/2017. HSB Brf Annexet. 1. Mötets öppnande. 2. Närvarande. 3. Val av justerare. 4. Adjungeringar. 5. Fastställande av dagordning HSB Brf Annexet Protokoll 4/2017 Plats: Annexets lokal, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Tisdag den 25 april 2017, kl. 19.30 1. Mötets öppnande Ordförande Annika Branderud öppnar styrelsemötet kl. 20.40.