SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB Sammanträdesdatum Sida 1 (18) Plats och tid Mötesrum hos Marks Bostads AB, klockan

Transkript

1 Sammanträdesdatum Sida 1 (18) Plats och tid Mötesrum hos Marks Bostads AB, klockan Beslutande M Ann Iberius-Orrvik, ordförande C MBP S Tommy Västerteg Henry Sandahl Göran Andersson S Ann-Christine Asp Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare M Rolf Skarin MBP Lennart Svensson FP Börje Frisk S Tony Ragnarsson Tjänstemän Magnus Hjelmgren, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer Tomas Persson Ordförande Ann Iberius-Orrvik Justerande Göran Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift

2 Sammanträdesdatum Sida 2 (18) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 59 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 60 Skrivelser/meddelanden 61 Läsplattor 62 Genomgång av hemsidan 63 Internkontroll 64 Majrapport 65 Budgetunderlag Fastigheten Rydal 2:11 67 Fastigheten Assberg 5:23 68 Fastigheten Lockö 1:37 69 Fastigheten Hajom 12:4 70 Fastigheten Kråkebacka 4:1 71 Fastigheten Assberg 1:82 72 Övriga frågor 73 Nästa sammanträde 74

3 Sammanträdesdatum Sida 3 (18) 59 Fastställande av dagordning Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs.

4 Sammanträdesdatum Sida 4 (18) 60 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 6 maj 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; Beslut Protokollet läggs till handlingarna.

5 Sammanträdesdatum Sida 5 (18) 61 Skrivelser/meddelande a) Hyresfordringar För en hyresgäst har Kronofogden meddelat utslag där hyresgästen är förpliktigad att inbetala kr inkl ränta och kostnader. Någon inbetalning har ännu inte gjorts. Eftersom ärendet har stannat av ges ekonom i uppdrag att kontakta Kronofogden för att undersöka hur ärendet kan drivas vidare. I övrigt finns inga hyresfordringar.

6 Sammanträdesdatum Sida 6 (18) 62 Läsplattor Ordföranden informerar att samtliga styrelseledamöter ska ha läsplatta. Det är 4-5 styrelseledamöter som saknar. Beslut Vd får i uppdrag att beställa läsplattor hos IT-enheten till de i styrelsen som saknar.

7 Sammanträdesdatum Sida 7 (18) 63 Genomgång av hemsidan Vd redovisar bolagets hemsida med tonvikt på de olika fastigheterna. De lediga lokalerna annonseras i Markbladet. Ordföranden uppmanar övriga ledamöter att höra av sig till Vd eller ordföranden om åsikter kring hemsidan och eventuella förbättringar.

8 Sammanträdesdatum Sida 8 (18) 64 Internkontroll Ordföranden lyfter frågan om internkontroll i bolaget. Under 2014 informerades om arbetet i Marks kommun och i kommunens bolag gällande internkontroll. Lekmannarevisor skriver i sin granskningsrapport att den interna kontrollen behöver utvecklas. Vd har varit i kontakt med kvalitetsutvecklare Sara Davidsson på kommunledningskontoret och kommer att ge mer information vid nästa möte. Marks Fastighets AB har i sin administration samma rutiner som Marks kommun. Därutöver ska ett arbete inledas utifrån en mall för internkontroll, med syfte att göra en risk- och sårbarhetsanalys. Mallen delas ut till styrelsen och ska diskuteras vid nästa styrelsemöte. Beslut Vid nästa styrelsemöte diskuteras mallen för internkontroll, med syfte att göra en riskoch sårbarhetsanalys.

9 Sammanträdesdatum Sida 9 (18) 65 Majrapport Vd och ekonom redovisar månadsrapport per Resultatet för perioden är 583 tkr. Projektredovisningen i Rydal respektive Hyssna är ännu inte redovisad som investering/underhåll pga att arbetet med att implementera redovisningsregelverket K3 ännu inte är klart. Ordföranden ställer fråga om underhållsplanen och ger Vd i uppdrag att redovisa en uppdaterad underhållsplan vid nästa styrelsemöte. Beslut Månadsrapport per läggs till handlingarna. Vd får i uppdrag att uppdatera underhållsplanen till nästa styrelsemöte.

10 Sammanträdesdatum Sida 10 (18) 66 Budgetunderlag Budgetunderlag för perioden har skickats med kallelsen. Reviderat budgetunderlag som inkluderar bokslutsdispositioner delas ut under mötet. I rapporten som görs i Stratsys informerar Vd att texten under Påverkan på verksamheten på sid 4 ska ändras till att Rydalsfastigheten fortsättningsvis kommer att gå med ett underskott på ca 200 tkr om året. Formuleringen i följande mening kommer troligtvis också ändras till kan. Beslut Budgetunderlag godkänns med följande ändringar: I rapporten som görs i Stratsys ändras texten under Påverkan på verksamheten på sid 4 till att Rydalsfastigheten fortsättningsvis kommer att gå med ett underskott på ca 200 tkr om året. Formuleringen i följande mening kommer troligtvis också ändras till kan.

11 Sammanträdesdatum Sida 11 (18) 67 Fastigheten Rydal 2:11 Vd rapporterar att en offert för marknadsvärdering av Rydalsfastigheten har lämnats från NAI Svefa, som är en ledande fastighetskonsult. Uppgivet pris är 19 tkr plus moms och resekostnader. Vd föreslår att marknadsvärderingen genomförs. SP har gjort utredning i Rydalsfastigheten och avlämnat rapport. Vd redovisar resultatet av rapporten. Fastigheten är i huvudsak i bra skick. Det finns mindre åtgärder som kan behöva genomföras. Tommy Västerteg ställer fråga om förekomst av radon har kontrollerats. Vd kan inte se i rapporten att det har blivit genomfört och tänker kontakta SP i ärendet. Ordföranden föreslår att den nya styrelsen har ett möte i Rydal för att på plats studera fastigheten och även utomhusmiljön. Förslaget är onsdagen den 9 september, klockan En kallelse skickas som vanligt. Tony Ragnarsson ställer fråga om skisser över Rydalsfastigheten. Vd mejlar ut skisser till styrelsens ledamöter. Beslut Förslaget att genomföra en marknadsvärdering av fastigheten godkänns av styrelsen. Vd kontaktar SP i frågan om mätning av radon i fastigheten. Styrelsen har ett möte i Rydal den 9 september, klockan , i syfte att studera fastigheten samt utomhusmiljön. Vd mejlar ut skisser över Rydalsfastigheten till styrelsens ledamöter.

12 Sammanträdesdatum Sida 12 (18) 68 Fastigheten Assberg 5:23 Vd har inget att rapportera.

13 Sammanträdesdatum Sida 13 (18) 69 Fastigheten Lockö 1:37 Vd rapporterar att en offert för marknadsvärdering av Locköfastigheten har lämnats från NAI Svefa, som är en ledande fastighetskonsult. Uppgivet pris är 14 tkr plus moms och resekostnader. Vd föreslår att marknadsvärderingen genomförs. Ett mindre hyreskontrakt har sagts upp per Beslut Förslaget att genomföra en marknadsvärdering av fastigheten godkänns av styrelsen.

14 Sammanträdesdatum Sida 14 (18) 70 Fastigheten Hajom 12:4 Vd rapporterar att Hafa Bathroom Group AB bygger en visningslokal för att presentera sina produkter. Den outhyrda delen av fastigheten, ca 500 m2, ska annonseras ut, om inte Malwa är intresserad av den.

15 Sammanträdesdatum Sida 15 (18) 71 Fastigheten Kråkebacka 4:1 Vd har inget att rapportera.

16 Sammanträdesdatum Sida 16 (18) 72 Fastigheten Assberg 1:82 Vd har ingen ny information.

17 Sammanträdesdatum Sida 17 (18) 73 Övriga frågor Ann-Christine Asp lyfter frågan om information från styrelsemöten i Spinnerskan i Mark AB, där presidier från respektive dotterbolag deltar. Vice ordförande Göran Andersson föreslår att presidiet i Marks Fastighets AB lämnar information till övriga styrelsen vid efterföljande möte. Därutöver publiceras protokollen från Spinnerskan i Mark AB på mark.se. Ordföranden lyfter fråga om utbyggnad av fibernät inom projekt Marknet och anslutning till fastigheter inom Marks Fastighets AB. Vd ser över situationen till nästa styrelsemöte. Ordföranden informerar om avtalet gällande Vd:s arvode utöver lön. Årets förhandling är avslutad och innebär en höjning från kr till kr i månaden, retroaktivt från och med

18 Sammanträdesdatum Sida 18 (18) 74 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är måndag den 14 september Pga utbildning i Spinnerskan-koncernen startar mötet klockan Dessförinnan genomförs ett möte i Rydal den 9 september, klockan Kallelse skickas separat.