Mark 20,8 02 I; 2 0/ (-) Lennart Svensson, invald på mandat av (MBP) ANSLAG/BEVIS. Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan

Transkript

1 ::{<:»...\. I 7 så 0 Mark Plats och tid SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (18) Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan Beslutande M M S S Ann Iberius-Orrvik, ordförande Rolf Skarin Henry Sandahl Göran Andersson Ann-Christine Asp Övriga närvarande E1' tiänstqörande ersättare (-) Lennart Svensson, invald på mandat av (MBP) L Ulf Eriksson S Tony Ragnarsson Ovriga S Eva Ryberg, lekmannarevisor Tjänstemän Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Göran Andersson Kommunhuset, Kinna 7;»44 flm.. Tomas Persson,V 7644 ;.4:31sz,/. / ;ÄV f////*///ö/)// ;Aann Igerius-Or'fvik A/f/b'l LMM Göfan Andérå/son 1, J / ANSLAG/BEVIS Paragrafer 1-15 Protokollet ärjusterat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum 2018-,1/ Datum för anslags, uppsättande Förvaringsplats för protokollet _, Datum för anslags 20,8 02 I; nedtagande Kommunledningskontoret 2 0/ g *_03 _ 676 Underskrift unsterandes sign,v /. 7010:45 Päm (1,0/

2 11,_ '5 M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (18) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 1 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 2 Presentation av Mats Lilienberg 3 Ekonomi 4 a) Budget 2018 b) Hyresfordringar c) Driftresultat per fastighet 2017 d) Årsrapport 2017 e) Årsredovisning 2017 Information om bokning/representation konferensanläggning 5 Internkontrollplan 6 Kommunala ändamål och befogenheter 7 Arbetsordning styrelsen VD-instruktion Instruktion ekonomisk rapportering Information från Spinnerskan i Mark AB 11 Fastigheten Rydal 2:11 12 Fastigheten Assberg 1:82 13 Övriga frågor 14 Nästa sammanträde 15

3 h x M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (18) 1 Fastställande av dagordning En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator till dagens styrelsemöte. Beslut Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs. Justeçgndeisiål 0/ ^' //1/ ' åk/ LI 2

4 .41,4- M k ha ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 4 (18) 2 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 5 december 2017 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, och ingår också i kallelsen till dagens möte. Beslut Protokollet läggs till handlingarna.,j era, des ign 7/ //

5 *5 Mar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 (18) 3 Presentation av Mats Lilienberg Från och med är Mats Lilienberg, kommunchefi Marks kommun, också verkställande direktör för Marks Fastighets AB. Mats Lilienberg gör en kort presentation av sig själv. Jg ändgs/s'fn L 42/7

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6 (18) 4 Ekonomi a) Budget 2018 Beslut om budget 2018 flyttades fram från föregående möte till dagens möte pga osäkerhet kring förutsättningarna. Fortfarande är dock flera delar kring framförallt fastigheten i Rydal oklara. Ordföranden föreslår att beslut om budget 2018 flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte i mars, då förutsättningarna förväntas vara bättre kända. Beslut Beslut om budget 2018 flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte i mars, då förutsättningarna förväntas vara bättre kända. b) Hyresfordringar En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan bero på att det nyligen varit månadsskifte. c) Driftresultat Der fastiqhet 2017 Ekonom redovisar driftresultat per Driftresultatet för 2017 är tkr. I resultatet ingår realisationsvinst från försäljning av Hajom 12:4 med tkr. Beslut Driftresultat per fastighet godkänns. d) Årsrapport 2017 Ordföranden redovisar årsrapport 2017 som görs i Stratsys. Som bilaga till dokumentet finns internkontrollplan. Beslut Årsrapport 2017 inklusive internkontrollplan godkänns.

7 :40- G: 5. Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 (18) e) Årsredovisning 2017 Ekonom redovisar årsredovisning Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt är tkr. Styrelsen informeras om att aktuella bokslutsdispositioner kan ändras under tiden fram till fastställande av årsredovisning Beslut Årsredovisning 2017 före bokslutsdispositioner och skatt godkänns.

8 5:53. \ å- 5. Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8 (18) 5 Information om bokning/representation konferensanläggning Vd informerar om en ny tjänst, som är på 50 0/o, som ska inrättas av kultur- och fritidsförvaltningen med uppgift att ansvara för konferenslokalerna i stort; det gäller bokningar, presentation av lokalerna, möblering, lösa tekniska frågor kring lokalerna mm. Marknadsföringen av konferensanläggningen förväntas bli bättre både internt och externt. Tjänsten är kopplad till Rydals Museum, kultur- och fritidsförvaltningen har ansvaret för bemanning av tjänsten. Kostnaden för tjänsten finansieras av Marks kommun. Henry Sandahl (MBP) ställer fråga om konferensanläggningens hyresnivåer är på en marknadsmässig nivå. Ordföranden föreslår att konferensanläggningens hyresnivåer kontrolleras för att säkerställa att de inte skiljer sig från vad som kan anses vara marknadsmässigt. Beslut Konferensanläggningens hyresnivåer kontrolleras för att säkerställa att de inte skiljer sig från vad som kan anses vara marknadsmässigt. Jusjegande?/n// /7,,A / 1 'I' x *7 * / l /

9 '..: : 1. M q k B är SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 (18) 6 Internkontrollplan Internkontrollplan daterad ingår i kallelsen till dagens styrelsemöte. Styrelsen diskuterar dokumentet. Ordföranden föreslår att internkontrollplanen uppdateras, beslut fattas vid nästa styrelsemöte. Frågor som särskilt behöver övervägas gäller panncentralen samt hyresförfrågningar. Beslut Internkontrollplanen uppdateras, beslut fattas vid nästa styrelsemöte. Frågor som särskilt behöver övervägas gäller panncentralen samt hyresförfrågningar. J anges sign :11 M'., 0

10 Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10 (18) 7 Kommunala ändamålet och befogenheter Ordföranden redogör för frågan om Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt om bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för Iokaliseringsprincipen. I tjänsteskrivelsen till dagens möte anges också som förslag att styrelsen önskar att Spinnerskan i Mark AB tillser en översyn av Marks Fastighets AB:s bolagsordning avseende 3, utifrån ändrade förutsättningar för bolaget. Styrelsen diskuterar frågan. Beslut Styrelsen anser att Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt att bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för Iokaliseringsprincipen. Styrelsen önskar att Spinnerskan i Mark AB tillser en översyn av Marks Fastighets AB:s bolagsordning avseende 3, utifrån ändrade förutsättningar för bolaget. JWCWn

11 M k dig ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11 (18) 8 Arbetsordning för styrelsen 2018 Ordföranden presenterar Arbetsordning för styrelsen BL Arbetsordning för styrelsen 2018 godkänns. /?ande sjgn

12 *5* :0.:... 9 M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 12 (18) 9 VD-instruktion 2018 Ordföranden presenterar VD-instruktion m VD-instruktion 2018 godkänns.?må sign

13 M k *5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13 (18) 10 Instruktion för ekonomisk rapportering 2018 Ordföranden presenterar Instruktion för ekonomisk rapportering M Instruktion för ekonomisk rapportering 2018 godkänns. Juster/eyndegçign

14 :144, Q\::.:= 5! Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 14 (18) 11 Information från Spinnerskan i Mark AB Sedan föregående styrelsemöte har det inte varit något möte i Spinnerskan i Mark AB. Vd informerar att det förs en diskussion om bokslutsdispositionerna för bolagen i Spinnerskan-koncernen, vilket kan innebära att Marks Fastighets AB:s resultat efter bokslutsdispositioner och skatt kan påverkas.

15 .1,_ M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 15 (18) 12 Fastigheten Rydal 2:11 Vid föregående styrelsemöte gavs Tomas Poddig vid teknik- och serviceförvaltningen i uppdrag att lämna förslag på projektering av ny ventilationsanläggning i Rydalsfastigheten. Förslaget har inkommit strax före mötet, men eftersom det inte fanns med i kallelsen flyttas frågan fram till nästa styrelsemöte. Vd informerar om arbetet med sprinkleranläggningen. Ett företag har kontaktats för att genomföra en provtryckning av sprinkleranläggningen, men företaget har ännu inte haft möjlighet att inspektera anläggningen. Vd informerar om oljeföroreningen. En ansökan har inlämnats om statligt bidrag för sanering, frågan samordnas av Länsstyrelsen. Naturvårdsverket fördelar bidragen, men är enligt uppgift försenade i sitt arbete. Den senaste informationen är att Naturvårdsverket lämnar besked under februari. Vd informerar om hyresförfrågningar som har inkommit. Vd informerar om förslag till avtal om fastighetsförvaltning för Rydalsfastigheten som har lämnats av TSF. Vd har därefter haft en dialog med TSF och avser att diskutera frågan vidare om vad avtalet konkret ska innehålla. Det pågående arbetet med reparation/byte av fönster fortsätter. Ett ytterligare arbete med fönsterbyten är därefter inte aktuellt så länge frågan om fastighetsförvaltare inte är klar. Ekonom informerar om ökade kostnader för vattenförbrukning pga en ny befuktningsanläggning som har installerats av Rydals Museum. Möjligheten att vidarefakturera den ökade kostnaden för vattenförbrukning ska undersökas.

16 M k *E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 16 (18) 13 Fastigheten Assberg 1:82 Vd informerar att fastighetsmäklare arbetar med att försöka sälja fastigheten. Frågan om kondens på golvet i lokalen utreds vidare. Vd har varit i kontakt med företaget som slipade golvet. Skanska i Borås har också kontaktats för att de ska göra en bedömning av frågan. En möjlighet är att installera en större avfuktningsanläggning, vilket i så fall innebär en investeringskostnad. Ett företag med kunskaper om rengöring av golvytor har nyligen kontaktats för att utreda om sättet att rengöra golvet kan påverka golvets förmåga att absorbera vatten.

17 M k ' E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 17 (18) 14 Övriga frågor Styrelsen informeras om att Svansjörummet inte är tillgängligt den 8 maj resp. 4 september. Vid dessa tillfällen blir det ett annat mötesrum. (29W bi I L sign

18 A sig Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 18 (18) 15 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 13 mars kl Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna. Justeranjzäå/ 63 /