Tommy Västerteg Bernt Spetz, ordförande Göran Andersson S Odd Malmberg. Mai Andersson, revisor , 18-20

Transkript

1 Plats och tid Marks Bostads AB, klockan Beslutande M Ann Iberius-Orrvik C FP S Tommy Västerteg Bernt Spetz, ordförande Göran Andersson S Odd Malmberg SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (16) Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare M Rolf Skarin C Roger Lundstedt Mai Andersson, revisor , Tjänstemän Magnus Hjelmgren, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer Tomas Persson Ordförande Bernt Spetz Justerande Göran Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift

2 Sammanträdesdatum Sida 2 (16) 18 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 3 februari 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; Ordföranden lyfter fråga som ställdes vid förra styrelsemötet om det är klarlagt huruvida eternitförrådet är K-märkt. Vd har inte fått svar på frågan ännu, men rivningstillstånd har sökts. Vd kontrollerar ärendet. Ordföranden ställer fråga om resultatet av hyresgästenkäten. Vd informerar att resultatet ännu inte har rapporterats. Vd undersöker vad som är orsaken. Beslut Vd kontrollerar ärenden som gäller eternitförrådet och hyresgästenkäten. Protokollet läggs till handlingarna.

3 Sammanträdesdatum Sida 3 (16) 19 Skrivelser/meddelande a) Hyresfordringar Anmäls att för en hyresgäst som tidigare har beslutats i konkurs har besked lämnats från konkursförvaltaren. Konkursen har inte lämnat någon utdelning. Anmäls att ytterligare en hyresgäst har beslutats i konkurs. Någon slutlig dom har ännu inte meddelats. För en hyresgäst har Kronofogden meddelat utslag där hyresgästen är förpliktigad att inbetala kr inkl ränta och kostnader. Någon inbetalning har ännu inte gjorts. Ytterligare tre hyresgäster resterar med hyra. Påminnelser har skickats och företagen har därutöver kontaktats. Hyresfakturorna förväntas bli inbetalda.

4 Sammanträdesdatum Sida 4 (16) 20 Bolagets revisor Revisionsrapport har inkommit från PwC. Vd kommenterar rapporten. För att avgöra frågan om eventuell nedskrivning av fastigheten i Lockö, Hyssna, planeras en extern värdering av fastigheten under första halvåret Mai Andersson, av Marks kommun utsedd lekmannarevisor, närvarar vid mötet och överlämnar sin revisionsberättelse för 2014, vilken är utan anmärkning. I revisionsberättelsen görs bedömningen att den interna kontrollen behöver utvecklas. Mai Andersson kommenterar frågan om intern kontroll. För ca ett år sedan informerades bolaget om den s.k. COSO-modellen som syftar till att förbättra kontrollen över ekonomi och verksamhet. Marks Fastighets AB har inte specifikt arbetat med att utveckla den interna kontrollen under 2014, vilket Mai Andersson menar kan behövas för framtiden. Det kan behövas en risk- och sårbarhetsanalys. Vd informerar att Marks Fastighets AB har samma ekonomi- och redovisningssystem som Marks kommun. Fakturor attesteras/granskas på tre nivåer. Vd instämmer samtidigt i att en risk- och sårbarhetsanalys kan behövas. Mai Andersson avslutar i och med dagens möte sitt uppdrag som revisor för Marks Fastighets AB och tackar för tiden som varit. Styrelsen tackar Mai Andersson för hennes arbete som revisor. Beslut Revisionsrapport från PwC samt revisionsberättelse från lekmannarevisor läggs till handlingarna.

5 Sammanträdesdatum Sida 5 (16) 21 Årsredovisning 2014 Vd och ekonom presenterar den slutliga årsredovisningen för Resultatet för året är kr efter bokslutsdispositioner och skatt. Förslaget till beslut innebär att den föreslagna vinstdispositionen för Marks Fastighets AB, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat - sammantaget kronor, balanseras i ny räkning. Årsredovisningen 2014 i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns. Årsredovisning i original delas ut för undertecknande. Beslut Den föreslagna vinstdispositionen för Marks Fastighets AB, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat - sammantaget kronor, balanseras i ny räkning. Årsredovisningen 2014 i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns.

6 Sammanträdesdatum Sida 6 (16) 22 Månadsrapport Vd och ekonom presenterar månadsrapport per , resultatet för perioden är 372 tkr. Prognosen har ändrats marginellt på intäktssidan. Vd informerar om projektredovisningen. Kostnaden för projektet i Lockö förväntas bli något högre än budgeterat, samtidigt förväntas kostnaden för projektet i Hajom bli något lägre än budgeterat. Beslut Månadsrapporten läggs till handlingarna.

7 Sammanträdesdatum Sida 7 (16) 23 Antikvarisk rapport Rydal En antikvarisk rapport för fastigheten i Rydal från Riksantikvarieämbetet har skickats med kallelsen. Ann Iberius-Orrvik föreslår att rapporten finns tillgänglig vid kommunfullmäktiges nästa sammanträde. Vd avser att beställa 50 exemplar. Beslut Vd beställer 50 exemplar av antikvarisk rapport för Rydal som ska finnas tillgänglig vid kommunfullmäktiges nästa sammanträde.

8 Sammanträdesdatum Sida 8 (16) 24 Redovisning enligt K Frågan om Marks Fastighets AB:s redovisning ska göras enligt redovisningsregelverket K2 eller redovisningsregelverket K3 har diskuterats under Under 2014 har redovisningen gjorts enligt K2. Moderbolaget Spinnerskan i Mark AB har i styrelsebeslut från uppmanat Marks Fastighets AB att övergå från K2 till K3 under Anledningen är att det har konstaterats att som konsekvens av att moderbolaget redovisar enligt K3 och Marks Fastighets AB enligt K2, behöver nedskrivningsprövning av Marks Fastighets AB:s tillgångar göras av moderbolagets styrelse. Moderbolaget anser att nedskrivningsprövningen bör göras av Marks Fastighets AB:s styrelse som har kunskap om fastigheterna. Det har från Spinnerskan i Mark AB också konstaterats att olika redovisningsregler inom koncernen medför mer extra administrativt arbete än vad som förväntats. Styrelsen diskuterar frågan. Ann Iberius-Orrvik menar att Marks Fastighets AB har valt redovisningsregelverket K2, eftersom det är mer anpassat till ett mindre företag. Tommy Västerteg anser att de strängare nedskrivningsreglerna i redovisningsregelverket K3 bör tala för att Marks Fastighets AB fortsätter redovisa enligt K2. Vd menar att det är möjligt att diskutera värderingsfrågor med revisorerna även om bolaget övergår till K3. Rolf Skarin anser att det finns fördelar med K3, redovisning och värdering blir bättre. Det kan underlätta vid uppföljning av en fastighets underhållsbehov. Göran Andersson menar att Marks Fastighets AB för närvarande har en mycket bra soliditet. Även om det blir aktuellt med nedskrivning kan soliditeten förbli på en god nivå. Ordföranden nämner möjligheten att inhämta ytterligare beskrivning av ärendet från Spinnerskan i Mark AB. Vd menar att det inte finns några starka argument för att inte övergå till K3. Tommy Västerteg anser att det finns nackdelar, det finns inga starka argument för att övergå till K3. Ann Iberius-Orrvik föreslår att Marks Fastighets AB borde inhämta mer information, t ex diskutera frågan med revisorerna. Ordföranden konstaterar att det finns två förslag: 1. Marks Fastighets AB övergår så snart som möjligt under 2015 från redovisningsregelverket K2 till redovisningsregelverket K3.

9 Sammanträdesdatum Sida 9 (16) 2. Marks Fastighets AB inhämtar mer information från Spinnerskan i Mark AB samt även från revisorer för att därefter besluta i frågan. Beslut Styrelsen beslutar att så snart som möjligt under 2015 övergå från redovisningsregelverket K2 till redovisningsregelverket K3. Ann Iberius-Orrvik och Tommy Västerteg anser att Marks Fastighets AB bör redovisa enligt redovisningsregelverket K2 och reserverar sig därför för beslutet.

10 Sammanträdesdatum Sida 10 (16) 25 Fastigheten Rydal 2:11 Vd redogör för situationen i Rydal. Kommunstyrelsens arbetsutskott har lämnat förslag till kommunstyrelsen i Marks kommun gällande byggnation av kontorslokaler i Rydalsfastigheten. Vd delar ut förslaget, vilket lyder: Kommunstyrelsen tecknar avtal med Marks Fastighets AB om att förhyra lokalerna i Rydal enlighet med framlagt förslag. Marks Fastighets AB påbörjar ombyggnation av lokalerna snarast. Vd delar ut en tjänsteskrivelse från Marks kommun gällande lokalanvändning inom kommunen, som sammanställts av Kerstin Guth, och som är ett underlag till beslutet i kommunstyrelsens arbetsutskott. Vd redogör för bakgrunden till förslaget och vad som krävs framöver, en hyreskalkyl presenteras. För att klara ombyggnationen behövs en byggledare, Vd avser att kontakta teknik- och serviceförvaltningen i frågan. Marks kommun behöver förtydliga hur kontorsrummen ska se ut. Det finns ett frågetecken när det gäller sprinkler. Ann Iberius-Orrvik påpekar att kostnad för den yttre miljön, t ex asfaltering av parkeringsplats, inte finns med i hyreskalkylen. Tommy Västerteg menar att det är viktigt att styrelsen för Marks Fastighets AB är med under hela beslutsprocessen. Vd avser att lämna information löpande via mejl. Vd föreslår att ett extra möte hålls onsdag den 8 april Syftet med mötet är att behandla eventuella beslut i kommunstyrelsen i Marks kommun gällande Rydalsfastigheten. Ann Iberius-Orrvik ställer fråga om fastigheten i Rydal är K-märkt. Vd informerar att endast fasader och yttre delar är K-märkta, inte den inre miljön. Vd informerar att Kardrummet kommer att hyras ut till Marks kommun för tillfälligt lager för böcker från Fritsla bibliotek. Beslut Vd får i uppdrag att via mejl hålla styrelsen underrättad i frågan om byggnation av kontorslokaler till Marks kommun i Rydalsfastigheten. Styrelsen håller, med anledning av utvecklingen för Rydalsfastigheten, ett extra möte onsdagen den 8 april kl

11 Sammanträdesdatum Sida 11 (16) 26 Fastigheten Assberg 5:23 Vd rapporterar att portar behöver lagas. Det har varit inbrottsförsök hos ACG Kinna Automatic AB.

12 Sammanträdesdatum Sida 12 (16) 27 Fastigheten Lockö 1:37 Vd rapporterar att anpassningsåtgärderna för Kapten Krok är klara och har slutbesiktigats. Ann Iberius-Orrvik anser att det behövs skyltning för att informera om vilka som hyr i fastigheten. Frågan om extern värdering av fastigheten har diskuterats. Beslut Vd kontaktar företaget som ordnade skylt till fastigheten på Assberg i syfte att även förbättra skyltningen för fastigheten i Lockö. En extern värderare ska kontaktas för att under våren göra en värdering av fastigheten i Lockö.

13 Sammanträdesdatum Sida 13 (16) 28 Fastigheten Hajom 12:4 Vd rapporterar att det finns ett läckage i taket i den del av byggnaden som hyrs av Malwa International AB. Det är en underhållsfråga som ska lösas av Hafa Bathroom Group AB.