Orestensrummet, kommunhuset, Kinna klockan Strömmarummet, klockan

Transkript

1 Plats och tid Beslutande Mark SAMMANTRADESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB Sammanträdesdatum Sida Orestensrummet, kommunhuset, Kinna klockan Strömmarummet, klockan M C FP S Ann Iberius-Orrvik Tommy Västerteg Bernt Spetz, ordförande Göran Andersson, vice ordförande S Bernt Andersson tjänstgör på vakant plats (3) Övriga närvarande Ej tjänstgörande suppleanter FP Claes-Göran Bengtsson Tjänstemän Haleh Lindqvist, Vd, 71 Lill Tinnerholm, förvaltare, 71 Utses att justera Justeringens plats och tid Tommy Västerteg Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare '/ ' Paragrafer nn Iberius-Orrvik, 72 Ordförande Justerande Tommy Västertegvl ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Marks Fastighets AB Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Justerandes sign Kommunledningskontoret Utdragsbestyrkande

2 Mark SAMMANTRADESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB Sammanträdesdatum Sida 2 (3) 71 Kort rapport VD och förvaltare Som ett led i de diskussioner som varit om att effektivisera i respektive organisationer kommer Magnus Hjelmgren på Marks Bostads AB (MBAB) att ta över VD-skapet i Marks Fastighets AB (MFAB) from Inom MBAB finns ytterligare möjligheter att lösa och synkronisera övriga göromål som förvaltare och administrativt. Detta gör att Haleh Lindqvist (nuvarande VD) och Lill Tinnerholm (nuvarande förvaltare) kliver ur MFAB from Monika Eklöf som idag sköter det administrativa arbetet slutar sin tjänst den Tomas Persson kommer fortsättningsvis att sköta MFAB:s ekonomi precis som hittills. Vi har som tidigare sagts en dialog med Riksantikvarieämbetet beträffande Rydalsfastigheten. Ansökan arbetas just nu fram och kommer att skickas in i oktober. Sven-Erik Bergström skriver en ansökan till Riskantikvarie ämbetet för att söka medel för Rydalfastigheten. Ansökan skal vara inne de Justerandes-sign Utdragsbestyrkande

3 1 Mark SAMMANTRADESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB Sammanträdesdatum Sida 3 (3) 72 Översyn ägardirektiv Styrelsen beslutar om förändringar av ägardirektiv i enlighet med bilaga, "Ägardirektiv för Marks Fastighets AB".

4 I Mark Bilaga 72 / 2011 Kf 2011-, S Blad 1(4) ÄGARDIREKTIV FÖR MARKS FASTIGHETS AB Ägaridé Avsikten med Marks Fastighets AB, nedan kallad Bolaget, är att det på samma sätt som de kommunala nämnderna ska tillföra nytta till näringslivet och kommuninvånarna. Kommunfullmäktige har fastställt visionen "Mark är känd som en attraktiv kommun - en bra kommun att bo och verka i - en kommun där livskvalitet sätts i fokus". De kommunala bolagens verksamhet är en viktig del i denna utveckling och ska bidra till kommunens strävan att nå visionen. Bolaget ska bedrivas utifrån det kommunala ändamålet med verksamheten, ske på affärsmässiga grunder och vila på en långsiktigt hållbar grund. Den av kommunfullmäktige fastställda bolagsordningen samt den årligen fastställda mål- och resultatplanen (budgeten) ska vara styrande för Bolagets verksamhet. Bolaget begränsas av samma kommunalrättsliga principer som övriga kommunala aktiebolag. Verksamhetens inriktning Bolaget ska på affärs- och miljömässiga principer köpa, förvalta och sälja fastigheter i kommunen samt på fastigheterna uppföra och förvalta byggnader för att därigenom kunna erbjuda lokaler till näringslivet. Bolaget ska framförallt koncentrera sig på att medverka till lösningar på näringslivets lokalbehov och ska ses som ett komplement till det utbud av lokaler som privata fastighetsägare/aktörer tillhandahåller. Bolagets verksamhet ska ske i syfte att utveckla sysselsättning och näringsliv samt skapa tillväxt i hela kommunen. Bolaget ska inte inneha fastighet längre än nödvändigt. Bolaget har, med undantag av fastigheten Rydal 2:11 som är en kulturfastighet, rätt att sälja fastigheter utan kommunfullmäktiges medgivande. Vid försäljning av fastighet ska Bolaget i första hand erbjuda befintlig hyresgäst att, på affärsmässiga grunder, köpa fastigheten. Om försäljning sker till annan än befintlig hyresgäst ska hänsyn tas till köparens möjlighet att fullfölja Bolagets åtaganden gentemot hyresgästen/hyresgästerna. Bolaget ska producera och sälja fjärrvärme från fastigheten Rydal 2:11. Ekonomiska utgångspunkter Ekonomiska mål Avkastning på insatt och intjänat kapital Bolaget ska drivas på ett sätt som vårdar insatt och intjänat kapital och ger marknadsmässig avkastning med hänsyn till de risker som verksamheten innebär. Avkastningskrav beräknas som resultat före bokslutsdispositioner och skatt i procent av eget kapital. I eget kapital ingår såväl av ägaren insatt som av Bolaget intjänat kapital men inte obeskattade reserver.

5 i Mark Kf 2011-, 5 Blad 2(4) Långsiktig ekonomisk styrka Den långsiktiga ekonomiska styrkan mäts via soliditeten, uttryckt som eget kapitalets andel av den totala finansieringen det vill säga både eget och främmande kapital. Kortsiktig betalningsförmåga Bolagets betalningsförmåga på kort sikt mäts genom balanslikviditeten det vill säga omsättningstillgångar i relation till kortfristiga skulder. Fastställande av ekonomiska mål De ekonomiska målen för Bolaget i form av avkastning på eget kapital, soliditet och balanslikviditet fastställs av kommunfullmäktige i mål- och resultatplanen. Finansierings- och investeringsfrågor Moderbolaget Spinnerskan i Mark AB har ett övergripande ansvar för koncernens kapitalförsörjning. Bolagets investerings- och upplåningsplaner beslutas av Spinnerskan i Mark AB i mål- och resultatplanen som sedan fastställs av kommunfullmäktige. Avvikelser ska godkännas av styrelsen för Spinnerskan i Mark AB innan de verkställs. Investeringar inom koncernen ska vara ekonomiskt bärande i ett koncernperspektiv. Bolaget ska ha marknadsmässiga villkor på sin upplåning. Genom att kommunen går i borgen för Bolagets upplåning kan denna ske på förmånligare villkor än om borgen inte hade ställts ut. Detta kompenseras genom borgensavgifter som ska motsvara mellanskillnaden mellan marknadsmässiga villkor och de som erhålls genom kommunal borgen. Borgensavgifterna fastställs av kommunfullmäktige i mål- och resultatplanen. Utdelning Bolaget ska om fullmäktige så beslutat lämna utdelning till moderbolaget. Sociala utgångspunkter Bolaget ska verka för långsiktigt hållbar utveckling ur ett socialt perspektiv. Bolaget ska kontinuerligt vidareutveckla en dialog med kunderna och presumtiva kunder i syfte att skapa delaktighet avseende Bolagets verksamhet och utveckling. Ekologiska utgångspunkter Bolaget ska verka för att verksamhetens miljöbelastning minskar och bidra till långsiktigt hållbar utveckling ur ett ekologiskt perspektiv. Bolaget ska, i enlighet med överenskommelsen från 2010 i processen Smart Energi, verka för att vara oberoende av fossila bränslen. Vid all nybyggnation ska Bolaget verka för en halvering av energianvändningen i relation till 2010 års krav i Boverkets Byggregler (BBR). Vad gäller befintligt fastighetsbestånd ska Bolaget vid ombyggnation verka för målet att hela beståndets energianvändning halverats till 2050 jämfört med 2010.

6 I Mark Kf 2011-, 5 Blad 3(4) Helhetssyn och samordning Bolaget ska, liksom övriga bolag och nämnder i kommunen, ha en helhetssyn i sin verksamhet och tillämpa ett koncerntänkande. Bolagets verksamhet ska samordnas med kommunens övriga bolags och förvaltningars verksamhet. Om detta skulle innebära att det uppstår en intressekonflikt för Bolaget tas frågan upp vid de regelbundna överläggningar som äger rum mellan bolagsstyrelsens presidier. Bolaget ska fortlöpande samråda med näringslivet, liksom med övriga kommunala bolag och nämnder samt med andra myndigheter och organisationer som berörs av Bolagets verksamhetsområde. "GEMENSAMMA SPELREGLER" Gemensamma strukturer för ledning och styrning av Marks kommunala bolag Formella regler för bolagen i den kommunala organisationen, t ex rollen mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och bolagen, bolagsstyrelsens ansvar, rollen för VD, var beslut ska fattas, hur informationsflöden ska vara utformade, revisionens ansvar, löner och arvoden etc. Tanken är att lägga detta sist i varje ägardirektiv. Eller ha det som ett separat dokument som är gemensamt för alla bolagen? Detta har inte skrivits färdigt än utan tas fram under hösten. Styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, och som gäller generellt för kommunkoncernen, ska antas av bolagsstämma. Intern kontroll Bolaget har ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Bolaget ska se till att 1. det inom Bolaget finns en organisation för den interna kontrollen, 2. det utses en internkontrollansvarig inom företagsledningen, 3. det finns regler och rutiner för den egna interna kontrollen, 4. det inför varje verksamhetsår upprättas en plan för intern kontroll. Den interna kontrollen ska anpassas efter verksamhetens och organisationens utveckling och förändring. Bolagets internkontrollplan fastställs utifrån en risk- och väsentlighetsanalys av verksamhetens processer och arbetsmoment. Bolaget ska, i samband med kommunstyrelsens behandling av årsredovisningen, till kommunstyrelsen skriftligt rapportera dels resultatet av sin uppföljning av den interna kontrollen för föregående år och dels planen för den interna kontrollen för innevarande år. Personuppgiftsansvar

7 i Mark Kf Blad 4(4) Bolaget är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (1998:204). Arkivansvar Bolaget ansvarar för det egna arkivet. Översyn av ägardirektiv Bolaget ska inför varje årstämma se över och vid behov ompröva ägardirektivet.