/ ä. TM?hm /2- // Zk/ G" ran A (årsson. 7;-,4 75'ny Paragrafer Tomáá Pers on ANSLAG/ BEVIS

Transkript

1 V SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (15) Plats och tid ande Övriga närvarande Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan M Ann Iberius-Orrvik, ordförande C Tommy Västerteg MBP Henry Sandahl S Göran Andersson S Ann-Christine Asp E1' tiänstqörande ersättare MBP Lennart Svensson L Ulf Eriksson S Odd Malmberg S Tony Ragnarsson kl Övriga Tomas Poddig, teknikoch serviceförvaltningen kl Tjänstemän Martin Svenhed, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 7;-,4 75'ny Paragrafer Tomáá Pers on Ordförande Justerande, / ä rius- Orr ik Zk/ G" ran A (årsson ANSLAG/ BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum for anslags /2- // uppsättande Datum for anslags nedtagande Z 0 IB' Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningskontoret TM?hm

2 :4:: 4»MB Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (15) Innehållsförteckning Avtackning av Martin Svenhed Fastställande av dagordning Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Ventilation i Rydalsfastigheten Ekonomi a) Hyresfordringar b) Olåtoberrapport c) Manadsrapport 0 d) Information om amortering av Ian om ny verkställande direktör Attestordning Budget 2018 Sammanträdesplan 2018 Information från Spinnerskan i Mark AB Fastigheten Rydal 2:11 Fastigheten Assberg 1:82 Nästa sammanträde Juster ndes sign 1,/ % \

3 40.: s... 3 M *52 k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (15) 76 Avtackning Martin Svenhed I samband med att dagens sammanträde inleds med en jultallrik avtackas Martin Svenhed, som idag gör sitt sista styrelsemöte som bolagets verkställande direktör. Martin Svenhed tackar för tiden i Marks Fastighets AB. w' // ' / Ju 1e des ign

4 '14.: M k bg ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 4 (15) 77 Fastställande av dagordning En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator, till dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att dagordningen fastställs med tillägget att frågan om ventilation av fastigheten i Ryda] görs till en särskild punkt omedelbart efter föregående mötes protokoll. Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägget att frågan om ventilation av fastigheten i Rydal görs till en särskild punkt omedelbart efter föregående mötes protokoll.

5 11,. \\- M k WE ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 (15) 78 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 17 oktober 2017 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, och ingår också i kallelsen till dagens möte. Vd Martin Svenhed kommenterar beslutet att se över bolagets styrdokument. Det finns inget omedelbart förändringsbehov för de styrdokument som bolaget själv beslutar över. Bolagets organisation och rutiner ska emellertid ses över och i samband med det kan det finnas anledning att se över dessa styrdokument. Bolagsordning och ägardirektiv beslutas av ägaren Spinnerskan i Mark AB. Protokollet läggs till handlingarna. Justera-NZS s' n e? / 1).

6 Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6 (15) 79 Ventilation i Rydalsfastigheten I tjänsteskrivelse till dagens sammanträde anges att ventilationen i konferensrummen (förutom Abbotsalen) behöver bytas ut. Miljön inomhus lever inte upp till myndigheternas krav. Investeringsbeloppet uppskattas till ca 500 tkr. I ärendet har fastighetsförvaltare Tomas Poddig vid teknikoch serviceförvaltningen anlitats, som i sin tur också anlitat en extern konsult för en kalkyl. Tomas Poddig närvarar vid dagens möte och informerar att nuvarande ventilationsaggregat är ca 20 år gamla och att det inte finns några reservdelar tillgängliga för det aktuella fabrikatet. Rekommendationen är att byta ut den nuvarande ventilationsanläggningen. En ny ventilationsanläggning beräknas ha en livslängd på 20_25 år och har fördelen att det finns tillgängliga reservdelar. I det förslag som presenteras finns ingen komfortkyla. Ordföranden föreslår att det vid projektering finns med ett alternativ med klimatanläggning. Till nästa ordinarie styrelsemöte i februari får Tomas Poddig vid teknikoch serviceförvaltningen i uppdrag att lämna ett förslag på projektering av ny ventilationsanläggning i Rydalsfastigheten. Projekteringsförslaget ska bestå dels av ett grundalternativ som ger normalventilation. Till detta ska finnas ett tilläggsalternativ med klimatanläggning. JusterandeSW/L

7 ...15: \.\. 4 Q M k 8 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 (15) 80 Ekonomi a) Hyresfordringar En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan bero på att det nyligen varit månadsskifte. b) Oktoberrapport Vd och ekonom redovisar Oktoberrapport per , resultatet för perioden är tkr. Oktoberrapport per godkänns. c) Månadsrapport november Vd och ekonom redovisar månadsrapport per , resultatet för perioden är tkr. Iden årsprognos som redovisas i rapporten ingår underhållsarbeten avseende fönster, utemiljö och sprinkleranläggningen. Det är osäkert hur stor del av dessa arbeten som hinner bli klara under 2017 och det finns därmed möjlighet att årsprognosen blir bättre än vad som redovisas. Månadsrapport per godkänns. d) Information om amorterinq av lån Vd och ekonom informerar om slutamortering av lån till Kommuninvest. Beloppet som amorterades uppgick till 20 mnkr. Efter amorteringen uppgår likvida medel till ca 16 mnkr. 3 ny 74

8 .. s\\\ :'4': M k 8 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8 (15) 81 om ny verkställande direktör Ordföranden informerar om förutsättningarna efter att Martin Svenhed meddelat att han inte önskar förlänga avtalet som verkställande direktör. Presidiet i Marks Fastighets AB har fört diskussioner med presidiet i Spinnerskan i Mark AB. Diskussionerna har lett fram till alternativet att kommunchef Mats Lilienberg blir verkställande direktör för Marks Fastighets AB. Frågan om ersättning till verkställande direktör har inte beslutats. Ordföranden föreslår att kommunchef Mats Lilienberg blir ny verkställande direktör för Marks Fastighets AB från och med Ordföranden föreslår att presidiet i Marks Fastighets AB av styrelsen får i uppdrag att förhandla om ersättning till verkställande direktör. Styrelsen beslutar utse Mats Lilienberg till ny verkställande direktör för Marks Fastighets AB från och med Styrelsen ger presidiet i uppdrag att förhandla om ersättning till verkställande direktör. Justerandes, i/gn

9 M :14:: 1% k ä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 (15) 82 Attestordning Ordföranden informerar om att Lena Arvidsson är ny redovisningschef. Redovisningschefen ska normalt utanordna fakturor för Marks Fastighets AB. Ordföranden informerar om förslag till förändringar i attestordningen enligt tjänsteskrivelse från Att ta hänsyn till är också att bolaget har en ny verkställande direktör från och med årsskiftet. Styrelsens beslut från , 64 Attestordning, upphävs. Som ny attestordning gäller: Attestering av fakturor sker genom att Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen i Marks kommun, Lena Arvidsson. Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, planeringsekonom vid kommunledningskontoret. Från och med ges Vd Mats Lilienberg rätt att utse ytterligare attestanter för ekonomiska transaktioner. Justera gg sign

10 :'4: 5%, M k vä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10 (15) 83 Budget 2018 Vd informerar om förutsättningarna för budget 2018, vilka för närvarande är osäkra. Det gäller bl a kostnader för administration. Ett preliminärt utkast har skickats ut inför styrelsemötet med syftet att ge styrelsen en ungefärlig uppfattning om bolagets ekonomi. Ordföranden föreslår att beslut om budget flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte i februari, då förutsättningarna förväntas vara bättre kända. om budget flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte i februari, då förutsättningarna förväntas vara bättre kända. Juster -s es áf, / in? á/.\ 4.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11 (15) 84 Sammanträdesplan 2018 Ett förslag till sammanträdesplan för 2018 har publicerats i kallelsen. Sammanträdesplan för 2018 fastställs. W /_Ö/ Justerandzfyüp >

12 11,5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 12 (15) M k 85 Information från Spinnerskan i Mark AB Ordföranden, vice ordföranden och Vd informerar från senaste styrelsemötet i Spinnerskan i Mark AB. Vid styrelsemötet i Spinnerskan i Mark AB diskuterades framtida organisation för Marks Fastighets AB. Det beslutades att tänkbara vägval för Marks Fastighets AB ska utredas samt också att presidierna i berörda bolag ska fatta beslut om ny verkställande direktör. En möjlighet som diskuterades är att hyra ut hela fastigheten i Rydal inkl. hyreskontrakt till Marks kommun. Marks kommun tar då över driften av fastigheten, vilket i så fall minskar administrationen inom Marks Fastighets AB. Vid styrelsemötet informerades också om kompensation för utebliven pensionsavsättning i kommunens bolag. et i kommunfullmäktige blev att arvodena höjs med 4,5 %. Höjningen gäller för förtroendevalda upp till och med 66 års ålder. et fastställs av bolagsstämmorna Retroaktiv ersättning ska ske från bolagsstämman Justerandes 33%

13 \\\. M k WE ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13 (15) 86 Fastigheten Rydal 2:11 Vd informerar om situationen kring oljeföroreningen på Rydalsfastigheten. Kommunstyrelsen har fattat beslut att Marks kommun, genom kommunstyrelsen, åtar sig huvudmannaskapet för genomförandet av utredning av det förorenade området på fastigheten Rydal 2:11. Åtagandet villkoras av att statligt bidrag för projektets genomförande beviljas. Marks kommun har lämnat in ansökan till Länsstyrelsen om bidrag för att genomföra en förstudie eller huvudstudie av föroreningen. Länsstyrelsen har enligt uppgift lämnat motsvarande ansökan till Naturvårdsverket. Ett beslut från Naturvårdsverket väntas före årets slut. Om studien genomförs leder det sedan till förslag till åtgärder. Vd har tidigare informerat om ett föreläggande från Södra Älvsborgs Räddningstjänstförbund (SÄRF) som bland omfattar sprinkleranläggningen som behöver åtgärdas. Det har emellertid inte varit möjligt att få tillgång till företag som kan utföra de nödvändiga insatserna i tid. Däremot har en handlingsplan presenterats för SÄRF, vilket SÄRF utifrån aktuella förutsättningar för tillfället är nöjda med. Efter beslut vid föregående möte om åtgärder för utemiljön omkring fastigheten har Vd inhämtat offerter varefter en entreprenör har utsetts. Länsstyrelsen har också kontaktats för de åtgärder där tillstånd krävts. Arbetet är till stor del genomfört. Vd informerar att offert från leverantör avseende fönsterbyte/reparation, som beslutades vid föregående styrelsemöte, har accepterats. Justerande? SläL/Zz

14 ...v?=\:: 3 M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 14 (15) 1,, 87 Fastigheten Assberg 1:82 Vd informerar om den tidigare frågan om ev. kondens på golvet i lokalen. Det som kan bli aktuellt är en slipning av golvet. Marks Fastighets AB har erbjudit sig att betala halva kostnaden för en slipning, vilken uppskattas till totalt ca 300 tkr. Stora Enso anser att Marks Fastighets AB ska betala hela kostnaden. Frågan har endast diskuterats muntligt. Vd avser att via mejl meddela Stora Enso hur Marks Fastighets AB ser på frågan. Stora Enso har också meddelat att man inte är intresserad av att köpa fastigheten. Anlitad mäklare arbetar med att försöka sälja fastigheten externt. Justerandesägg

15 ,,:,,_= Q' 2? M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 15 (15) 88 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 6 februari kl Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna.