Styrelsen sammanträder för 4 gången under versamhetsåret 14/15 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten.

Transkript

1 Datum: Tid: Plats: Luftrummet Bakgrund Styrelsen sammanträder för 4 gången under versamhetsåret 14/15 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten. Dagordning 1 Mötets öppnande (Beslutspunkt) Mötet behöver en ordförande. Föreslagen till mötet är föreningens förtroendevalde ordförande att välja Martina Johansson till mötesordförande Styrelsen beslutar om att utse Martina Johansson till mötesordförande 2 Närvaro och anmälda förhinder (Informationspunkt) Alla närvarande Martina Johansson, Philip Hedberg Avelind, Kristoffer Edblad, Morteza Eslahchi, Hana Cetina, Maria Jenskog, Adam Öhrman, Magnus Claesson, Sofie Andersson, Elie Georges, David Schönfelder, David Blomgren 3 Val av mötesfunktionärer & formalia (Beslutsspunkt) Mötet behöver en sekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare. På förslag till sekreterare är föreningens ordinarie sekreterare. Utöver detta fattas beslut om formaliapunkter. att välja Adam Öhrman till mötessekreterare att välja David B och Magnus till justerare tillika rösträknare att fastställa tidpunkten för justering till senast onsdagen 8/10 att godkänna kallelseförfarandet att godkänna föreslagen dagordning Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående 4 Beslut från föregående protokoll (Informationspunkt) att köpa in PR-material

2 5 Meddelanden (Informationspunkt) Vice ordförande Kommer sätta upp schema för hur städningen i Uffe ska ske. Denna kommer sättas upp i Uffe (föreningsrummet). Kassör Nya t-shirtar är beställda och på väg. Maria lyfter fram att det är viktigt att kvitton kommer in kontinuerligt och inte för långt efter att inköpen har skett. Kvittona ska lämnas i plastbox märkt med fakturor. Medlemssekreterare Uppmärksammar problem med medlemsregistreringen. Ändring av medlemsskaps året ska ske framöver. Ska ta redo på olika lösningar. En kortare diskussion om medlemsregistret och hur det ska förändras hålls. Styrelsen uppmanas lämna in förslag, tankar och krav på det framtida medlemsregistret. Detta kommer tas upp som diskussionspunkt vid ett framtida möte. Programansvariga Jonathan Lehman från expo ska komma och föreläsa. Han vill inte ha resan betald men föreslår att vi ger honom en donation till expo. Styrelsen diskuterar detta och kommer fram till att en ren donation ej är aktuell. Han kan däremot få sedvanlig ersättning för att komma och sedan använda dessa pengar hur han vill. Det har varit många föreläsningar under senaste tiden, Elie tar upp frågan om huruvida det är för många vilket får visst medhåll i styrelsen. Affischering och information utåt har i vissa fall varit bristfällig och blivit eftersatt. Trots det uppenbara problemet så anser styrelsen att detta är okej så länge föreläsningarna har tillräckligt många deltagare vilket de hittills har haft. Inställd föreläsning 9 oktober. Aktivitetsansvarig Elie berättar att han fått igång sin arbetsgrupp. Förslag om att bjuda in gymnasieelever till våra föreläsningar diskuteras. Om intresse finns så finns det möjlighet att erbjuda s.k. öppet medlemskap. Detta ska ses över. Adam får ansvaret att ta reda på hur denna medlems -formen fungerar och bör därefter ha ett möte med PR där han informerar dem om detta. Ett antal förslag angående aktiviteter för medlemmar kommer upp och dessa kommer Elie diskutera i sin arbetsgrupp. Kommunikatör Vattenflaskor med tryck kommer kosta moms/100 st. Dessa kommer användas till styrelse medlemmar samt i marknadsföringssyfte. Diskussion angående vattenflaskor hålls, övervägande positiva åsikter gällande detta. Dock behöver vi se över hur övriga poster i budgeten ser ut innan vi ger ytterligare tillskott till PR. Styrelsen är överens om att Maria bör vara den som har sista ordet i denna fråga i egenskap av kassör och ansvarig för budgeten. Reseansvarig Har haft kontakt med flygmuseet och kollat på priser för besök. Hennes arbetsgrupp har i uppdrag att komma med ett förslag på resa. UFS-representant Två platser subventionerade till möte i Göteborg förbundsstämma oktober. Varken Martina eller Filip kan. 6 Kick-off (Informationspunkt) Samtliga styrelseledamöter plus suppleant och UFS-rep närvarade på kick-offen. Styrelsen diskuterade

3 verksamheten, satte upp interna mål att jobba mot, hade team buildning och lärde känna varandra bättre. Styrelsen anser att Kick-offen var mycket lyckad. 7 Höststämma (Informationspunkt) Det börjar närma sig höststämma. Vid höststämman ska den gamla styrelsens ansvarsfrihet diskuteras och eventuella motioner och propositioner behandlas. Salen ACAS i A-huset är bokad kl 9-17 söndagen den 19:e oktober. Ordförande ansvarar för att kalla till stämman och skicka ut dagordning och andra relevanta handlingar. Mötet börjar ovanstående datum. Det finns möjlighet att lämna in motioner och propositioner till detta möte. Mötespresidium efterlyses till detta möte vilket framförallt Martina kommer ägna sig åt att hitta. 8 UFS årsstämma (Beslutspunkt) David informerar om stämman och styrelsen diskuterar kring eventuella yrkanden och motioner som UF Linköping kan tänkas vilja skicka in. Kommer bli en lång stämma med många nya förslag. Det är öppet för Stadgeförändringar om man har åsikter om paragrafer som ska bort alternativt läggas till. David föreslår workshop inför stämman där stadgeförändringar och aktuella problem och frågor kommer diskuteras för de som är intresserade av att ta del av detta. David kommer annonsera ett datum. Har någon några förslag inför stämman kontaktas David. Att ge David mandat att representera UF-Linköping på UFS årsstämma. Styrelsen beslutar om att godkänna detta förslag. 8 Inköp (Beslutspunkt) Philip yrkar på att föreningen köper in sopborste, kaffebryggare samt ett större bord till föreningsrummet Uffe. Detta för att öka trivseln. att köpa in en sopborste, en kaffebryggare samt ett större bord att välja en Filip till ansvarig för att detta blir gjort. Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående punkter.

4 9 Byte av lunchvaktsschema (Diskussionspunkt) Idag har programutskottet möte varje onsdag. Onsdagar är även den dag då Hana och Kristoffer har lunchvakt i Uffe. På grund av programutskottets storl ek får man inte plats att hålla sina utskottsmöten i Uffe och har istället suttit i Alurama. Det innebär att Hana och Kristoffer måste byta lunchvakt med någon varje vecka. Styrelsen bör diskutera fram en mer hållbar lösning på detta. Martina och Adam byter ut sina måndagar mot onsdagar. 10 Styrelseutbildning (Diskussionspunkt) Styrelsen har blivit erbjudna att gå en utbildning för att bli mer medvetna kring normer och strukturer i föreningen. Utbildningen består av två delar; först en föreläsning sedan en workshop. Utbildningen tar tre timmar och styrelsen får välja datum som passar. Elin Lager håller i utbildningen via Peacework, ett SIDA-finansierat demokratiprojekt. Mer information om detta kommer på FB-grupp. Martina lägger upp datum för detta i oktober. Utbildning i styrelsearbete diskuteras. Intresse visas bland vissa medlemmar. 11 Utvärdering av informationskanaler (Diskussionspunkt) Kristoffer lyfter frågan om det är dags att göra en undersökning kring våra informationskanaler. Kristoffer informerar mer kring hur han tänkt sig upplägget och styrelsen diskuterar förslaget. Enkätundersökning föreslås för att få mer insikt i vad våra medlemmar gillar. Magnus, Kristoffer, Adam och David B bildar en arbetsgrupp. Vad som ska göras tas upp på nästa möte. 13 Övrigt Filip lyfter att det är viktigt att vi i styrelsen bjuder in sina vänner på facebookeventen. Här lämnas utrymme för nya frågor som aktualiserats under mötet Angående de engagemangspoäng de deltagande i UF-styrelsen får vid ansökan om utlandsstudier kommer dessa troligtvis inte justeras. Övriga sektionsföreningar har ett formellt ansvar jämt emot stuff vilket leder till att de har större kontroll över deras arbete. Filip informerar om diverse bidrag som ska sökas framöver. Martina tar upp att vi behöver förbereda oss inför 15-års jubileum. Vi behöver sätta ett datum för när detta ska ske för att förbereda och planera inför detta. Det föreslås att vi ska annonsera ut föratt möjliggöra tillsättandet av en projektgrupp. UF-konvent kommer troligtvis hållas i april.

5 14 Nästa möte och fikaansvarig (Beslutspunkt) att David blir nästa fikaansvarig att nästa möte hålls 10/ Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående förslag. 15 Mötets avslutande (Beslutspunkt) Ordförande förklarar mötet avslutat. Sekreterare Justerare 1 Justerare 2 Adam Öhrman David Blomgren Magnus Claesson