Sammanfattat protokoll 13/2016

Transkript

1 HSB Brf Annexet Sammanfattat protokoll 13/2016 Plats: Annexets lokal, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Onsdag den 14 december 2016, kl Innan mötet träffar styrelsen ledningen för byggföretaget Boetten; VD Per Söderlund, platschef Stefan Jonsson och projektledare Lennart Eldh. De tre informerar om byggplanerna på fastighetens tak och svarar på frågor. Boetten är ett Täby-baserat företag med ca 300 anställda och med 472 miljoner i omsättning under Man planerar att starta bygget av takvåningen under mars Under hösten har projektering och upprättande av tidplan pågått. Företaget utlovar snabb och tydlig information om projektets fortskridande. Man återkommer med besked om eventuell förtur för brf Annexets medlemmar och möjligheter till val av inredning. 1. Mötets öppnande Ordförande Annika Branderud öppnar mötet kl Närvarande Annika Branderud, ordförande Eva Lindau, sekreterare Simon Wagemyr, ledamot Arvi Laigar, ledamot Jens Lundgren, ledamot Marianne Kilter, ledamot Alexander Follin, vice ordförande Jonas Hammarstedt, förvaltare Riksbyggen Carolina Taube Persson, HSB representant 3. Val av justerare Till justerare utses Alexander Follin jämte vice ordförande Annika Branderud. 4. Adjungeringar

2 Inga adjungeringar. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 6. Beslutsuppföljning från föregående protokoll A. Byte av lås i hela fastigheten; styrelsen fortsätter diskutera ett totalt byte. Alexander Follin och Simon Wagemyr träffar Storstugans representanter i slutet av januari. B. Nödarmatur; Jens Lundgren och förvaltare Jonas Hammarstedt har kontakt med Stugab för byte av nödarmatur; 35 stycken för kr (exkl. moms) plus källare för kr (exkl. moms). C. Avtal med Ensta lås; avtalet är uppsagt för omförhandling, Alexander diskuterar vidare om nytt avtal med hjälp av Riksbyggen. D. Bortforsling av gamla cyklar; Jens forslar bort cyklarna på egen hand. E. Märkning av p-platser på baksidan; Simon fortsätter arbetet i vår, när vädret tillåter, i samråd med Eko Mark&Miljö. F. Möjlighet till p-böter i garaget; Jens har varit i kontakt med Q-park, Annexet förutsätts betala extra för bötesföreläggande i garaget. Offert begärs. G. Bokning av tennisplan + info om relaxavdelning; Annika Branderud får inget svar från Storstugans ordförande Lars Biertz, kontaktar istället övriga styrelsen. H. Inkoppling av nya fjärrvärmen; klar. I. Genomgång av boendepärmen; klar. Pärmarna ska finnas i vid varje anslagstavla. J. Debitering av boende för onödiga Securitas-tjänster; Alexander ansvarar för kontakt med Securitas, har företaget en färdig mall för debiteringar? K. Genomgång av Ulfs dator; Simon ansvarar. L. Presentation av styrelsen på hemsidan; Eva Lindau ansvarar för mall. M. Möte med valberedningen; Eva inbjuder till den 10 januari N. Ärendehanteringssystem; Simon fortsätter att efterforska bästa systemet. O. Reklam anslagstavlor; Alexander håller koll. Styrelsen plockar ned mäklarskyltar - förutom på visningsdagar - och reklamlappar. P. Andelstal; styrelsen avvaktar ritningar från byggföretaget. Både HSB och RB erbjuder hjälp vid omräkning. Brf Annexet protokoll 12/ (5)

3 Q. Uppfräschning av styrelserummet; i det närmaste klart. Marianne Kilter och Simon har gjort ett gediget arbete. 7. Budgetuppföljning a) Förvaltarens rapport OVK på gång i BG 2 och 4. Ombesiktning beställd. OVK också beställd för Fonus-lokalen, plus kontroll av fuktskada i parkett, ytterdörr, toalettfönster m.m. Innetemperatur; styrelsen går vidare med åtgärder i de lägenheter som byggdes 2004, mellan BG 6 och 8. RT Driftservice ska undersöka den aktuella värmestammen. Styrelsens beslut: Att byta termostater där så behövs. Gammal vattenskada i tak; BG 2, 7 tr, omtapetsering och målning krävs. Styrelsen beslut: Att stå för den boendes självrisk i försäkringen. Jonas undersöker vidare hos Länsförsäkringar om vad som ingår i försäkringarna. Ny vattenskada ; BG 4, orsakad av stopp i de invändiga stuprören. Styrelsens beslut: Detsamma som vid tidigare vattenskada; att stå för den boendes självrisk i försäkringen. Vi ska dock kontrollera skadan mer noggrant. Vatten i sovrummet från fönster/tak ; BG 2 våning 7, boende vill ha ommålat igen, på gammal skada som bubblat upp. Förslag att skadan åtgärdas när den nya våning åtta finns på plats. b) Lägenhetsöverlåtelser : En; köpare Ronja Rosada, säljare Tommy Nelreus. c) Andrahandsuthyrning: d) Ekonomisk rapport Ekonomin är god. En extra amortering på fem miljoner kronor gjordes i november Ny omsättning av lån 30 december Styrelsens beslut: Att godkänna förslaget om samma lånevillkor som tidigare (Stibor 3 Brf Annexet protokoll 12/ (5)

4 mån). Förvaltarrapport, energistatistik och ekonomisk rapport bifogas, bilaga Nya beslutsärenden A. Ersättning till styrelseledamöter för arbetet; vilka möten ska ge ersättning? Styrelsens beslut: - Ingen telefonersättning. - Ersättning för samtliga styrelsemöten + besiktning av huset. - Flera möten vid samma tillfälle ger en ersättning. - Ersättning vid andra möten kräver styrelsebeslut. - Ordförande meddelar Birgitta Paulsson. B. Förråden; översyn, nya avtal m.m. Diskussion kring de många nya och gamla, lediga och upptagna förråden. Styrelsens beslut: - Extra förråd sägs upp för omförhandling av priset. - Tomma, lediga förråd mäts upp och prissätts. - Styrelsen återkommer med nya kontrakt till Berg och Daflos. - Ommärkning av samtliga förråd ska så småningom ske. C. Kontaktuppgifter till styrelsen. Idag har samtliga ledamöter egna kontaktuppgifter. Detta ändras till en gemensam kontakt: styrelse@brfannexet.se Resultatet blir förhoppningsvis - i väntan på ärendehanteringssystemet - bättre kontroll över vilka ledamöter som ansvarar för olika ärenden. D. Byte av termostater på bottenplan BG6. Ingår i arbetet med att förbättra innetemperaturen. 9. Rapporter Brf Annexet protokoll 12/ (5)

5 Styrelsen vill kunna erbjuda laddningsstationer i garaget för hybridbilar. Jens har möte med garagesamfälligheten i januari. Han återkommer med rapport. Önskemål om maximalt sex enkla elplatser à 7000 kr (exkl. moms och el). 10. Inkomna skrivelser Skrivelse från Mäklarringen om att man hyr ut sitt extra rum till fotograf Erika Aminoff. 11. Övriga frågor Alexander Follin blir postansvarig (och tillsammans med Eva fakturaansvarig) under Annikas frånvaro. 12. Nästa styrelsemöte 2017 års första möten hålls 17 januari och 28 februari, klockan Mötets avslutande. Mötet avslutades kl Brf Annexet protokoll 12/ (5)