Protokoll 12/2016. HSB Brf Annexet. 1. Mötets öppnande. 2. Närvarande. 3. Val av justerare. 4. Adjungeringar. 5. Fastställande av dagordning

Transkript

1 HSB Brf Annexet Protokoll 12/2016 Plats: Annexets lokal, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Tisdag den 22 november 2016, kl Mötets öppnande Vice ordförande Annika Branderud öppnar mötet. 2. Närvarande Annika Branderud, vice ordförande Eva Lindau, sekreterare Simon Wagemyr, ledamot Arvi Laigar, ledamot Jens Lundgren, ledamot Marianne Kilter, ledamot Alexander Follin, ledamot Jonas Hammarstedt, förvaltare Riksbyggen Carolina Taube Persson, HSB representant Nej 3. Val av justerare Till justerare utses Jens Lundgren jämte vice ordförande Annika Branderud. 4. Adjungeringar Inga adjungeringar. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 6. Beslutsuppföljning från föregående protokoll A. Byte av lås i hela fastigheten ; styrelsen fortsätter diskutera ett framtida generalbyte. Alexander och Simon Wagemyr ansvarar för kontakterna med Storstugan.

2 B. Nödarmatur ; Jens Lundgren har kontakt med Stugab för byte av nödarmatur. C. Avtal med Ensta lås ; hur mycket ska föreningen betala? Eventuell ny offert som jämförelse. Alexander Follin tar ny kontakt. D. Bortforsling av gamla cyklar ; Jens kontaktar företag för bortforsling. E. Märkning av p-platser på baksidan, p-skylt för två timmars parkering ; Simon fortsätter arbetet i samråd med Eko Mark&Miljö. F. Möjlighet till p-böter i garaget ; Jens kollar med Q-park. G. Bokning av tennisplan + info om relaxavdelning ; Annika Branderud inväntar svar från Storstugans ordförande Lars Biertz. H. Inkoppling av nya fjärrvärmen ; Annika kollar med Fortum och Lars Biertz. I. Genomgång av boendepärmen ; styrelsen har läst igenom och uppdaterat. Annika och Simon ansvarar för redigering och framtagande. Pärmarna ska inplastas och finnas i vid varje anslagstavla. J. Debitering av boende för onödiga Securitas-tjänster ; styrelsen återkommer med förslag till åtgärd. K. Regler för ersättning för styrelsearbete m.m ; Eva Lindau har haft kontakt med Birgitta Paulsson om Ulfs dator och efterlämnade papper. 7. Budgetuppföljning a) Förvaltarens rapport OVK på gång i BG 2 och 4. Fortfarande saknas svar från åtta boende. Tid bokas nu för ombesiktning. Innetemperatur; styrelsen går vidare med åtgärder i de lägenheter som byggdes 2004, mellan BG 6 och 8. Beställning till RT Driftservice om undersökning av den aktuella värmestammen. Jonas Hammarstedt ger firman Annikas och Alexanders kontaktuppgifter så att de får komma in och kolla elementen i lägenheterna. Gammal vattenskada i tak; BG 2, 7 tr, omtapetsering och målning krävs. Styrelsen beslut: A t stå för den boendes självrisk i försäkringen. Jonas undersöker hos Länsförsäkringar om någon av försäkringarna täcker vattenskadan. Den boende har varit i kontakt med försäkringsbolaget som har förklarat att detta ska gå under föreningens Brf Annexet protokoll 12/ (5)

3 kollektivförsäkring. Ny vattenskada ; BG 4, orsakad av stopp i de invändiga stuprören. Styrelsens beslut: Detsamma som vid tidigare vattenskada; att stå för den boendes självrisk i försäkringen. Vi ska dock kontrollera skadan mer noggrant. Inga. b) Lägenhetsöverlåtelser : c) Andrahandsuthyrning: David Meymi hyr ut till Johanna Andersson från 1 februari 2017 till 30 januari d) Ekonomisk rapport Ekonomin är god. En extra amortering på fem miljoner kronor gjordes i november Ny omsättning av lån 30 december Styrelsens beslut: Att godkänna förslaget om att behålla samma lånevillkor som tidigare (Stibor 3 mån). Förvaltarrapport, energistatistik och ekonomisk rapport bifogas, bilaga Nya beslutsärenden A. Konstituering av den nya styrelsen efter ordförande Ulf Paulssons död. Till ny ordförande väljs Annika Branderud, till vice ordförande Alexander Follin. Kvar som sekreterare är Eva Lindau. Övriga ledamöter kvarstår som tidigare. Annika kommer att vara bortrest från 4 januari till 27 mars nästa år och Alexander går då in som ordförande. Styrelsens beslut: Efter kort diskussion kring möjligheten att hyra in en ordförande (enligt HSB:s förslag) beslöt styrelsen att konstituera sig enligt ovan. - B. Ledamöter i övriga organ; i SVAF (Storstugan, Volten, Farmen och Annexet) går Arvi Laigar in som ledamot och Simon Wagemyr som suppleant. I TFAB (Täby Fjärrvärme AB) går Simon Wagemyr in som ordinarie ledamot och i garagesamfälligheten går Jens Lundgren in som ordinarie. En eventuell suppleant till Jens diskuteras. Styrelsens beslut: Besluten noteras till protokollet. Brf Annexet protokoll 12/ (5)

4 - C. Brevlådorna i BG 6 ska förbättras omgående. Simon ansvarar för förbättringen så snart reservdelar kommer. Brevlådornas inkast förminskas för att omöjliggöra stöld. - D. Förslag om presentation av styrelsen på hemsidan; korta texter om varje ledamot. Styrelsens beslut: En kort mall för presentationen tas fram av Eva. - E. Simon presenterar ett ärendehanteringssystem som ger ledamöterna bättre möjlighet att via datorn följa varje ärende som styrelsen arbetar med. Styrelsens beslut: Simon beställer systemet till en ringa kostnad och styrelsen avsätter tid i början av nästa år för systemgenomgång. - F. Reklam på anslagstavlorna ska inte förekomma. Alexander kontaktar Mäklarringen och ber dem ta ner sin reklam. Marianne och Eva formulerar text om vad tavlorna är till för. - G. När åttonde våningen står klar får brf Annexet nya andelstal. Såväl vår ekonomiska förvaltare Riksbyggen och vår HSB-förening erbjuder sig att hjälpa föreningen med en omräkning av andelstalen. En omräkning bör påbörjas så snart projektplanen är klar. Arvi får i uppdrag att ta fram offerter. - H. Uppfräschning av styrelserummet, med anledning av kommande uthyrningar. Simon och Marianne åtar sig att sortera och plocka rent. 9. Rapporter - Simon och Eva deltog i ett möte med Täby kommun den 7 november om utvecklingen av centrala Täby och Biblioteksgången. Vi påpekade att grusplanen/parkeringen på baksidan gärna får byggas om till förskola, vilket kommunen eventuellt planerar. Framhöll också att uppfräschningen av Biblioteksgången ovillkorligen ska innebära förbud mot motortrafik och med separerad trafik för cyklister. Brf Annexet protokoll 12/ (5)

5 - Budgetmöte med Oskar Uhrbom från Riksbyggen 16 november. Arvi, Marianne och Eva deltog. Budgeten för 2017 är nu klar. - M öte med HSB 17 november, på HSB:s kontor. Arvi, Marianne och Eva deltog. Vi fick tips och råd för fortsatt styrelsearbete. Bland annat föreslogs att styrelsen snarast bjuder in valberedningen för samtal, inför 2017 års stämma. Tisdag den 10 januari föreslogs som lämpligt datum. 10. Inkomna skrivelser Boendefrågor; många skriver och frågar om detaljer i boendet. Viktigt att boendepärmen uppdateras snarast. 11. Övriga frågor - Jonas Hammarstedt tar upp behov av ventilationskontroll hos Fonus plus ytterligare detaljer som ska åtgärdas; fuktskada i parkett, ytterdörr, toalettfönster m.m. Styrelsens beslut: Jonas tar kontakt med Fonus. - Uthyrning av förråd; styrelsen måste ta fram alternativa lokaler till de uppsagda förråden på taket. Jens tar fram en lista över föreningens samtliga förråd. Annika kollar med Anita på Riksbyggen om prissättning av lokalerna. - Styrelsen vill kunna erbjuda garageplats för elbilar till de boende. Jens ansvarar för kontakt med Holmbergs El med önskemål om offert på tio platser, dvs fem elstolpar med två urtag på varje, för hybridbilar. 12. Nästa styrelsemöte Årets sista möte hålls 14/12, start Mötets avslutande. Mötet avslutades kl Brf Annexet protokoll 12/ (5)