Protokoll 10/2017. HSB Brf Annexet. Styrelserummet, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Tisdagen den 29 augusti 2017, kl

Transkript

1 HSB Brf Annexet Protokoll 10/2017 Plats: Styrelserummet, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Tisdagen den 29 augusti 2017, kl Mötets öppnande Ordförande Annika Branderud öppnar styrelsemötet kl. 18: Närvarande Annika Branderud, ordförande Anna Fredriksson, vice ordförande Eva Lindau, sekreterare Simon Wagemyr, ledamot Arvi Laigar, ledamot Marianne Kilter, ledamot Maria Móra, ledamot Alexander Holmberg, ledamot Jonas Hammarstedt, förvaltare Riksbyggen Carolina Taube Persson, HSB representant Nej Nej 3. Val av justerare Till justerare utses Arvi Laigar jämte ordförande Annika Branderud. 4. Adjungeringar Inga. 5. Fastställande av föredragningslistan Listan fastställs.

2 6. Beslutsuppföljning från föregående protokoll a. Märkningar av p-platser på baksidan. Boetten utför detta när deras arbete i övrigt är klart. b. Alexander undersöker möjlighet till avtal med Parkman för att möjliggöra bevakning i garaget. Avtalet har löpt ut, Q-park avslutas. Avtal med Parkman kommer tecknas. Alex har fortsatt ansvar. c. Fasadbyte: Alexander och Arvi arbetar vidare med frågan; bygglov ska sökas och tre offerter begäras in, inklusive Boetten. Boetten är tillfrågad men vi skall även skicka ut en upphandlingsförfrågan. Förslag på material kommer presenteras i styrelserummet. Bygglovet skall sökas - Arvi ansvarar. d. Simon kontaktar jurist Wittbom, anlitar honom för juridisk rådgivning i samband med taket, skickar honom frågorna som Annika och Anna sammanställt. Wittbom har ännu inte gett återkoppling. Simon påminner. e. Boendepärmen: försäkringsbrev saknas. Simon har varit i kontakt med Willis men ännu inte fått återkoppling. Därför kontaktas istället Länsförsäkringar för att få kompletterande information. f. Statistik över användande av gym och tennisbana från Stugab - Anna påminner Stugab för återkoppling. g. Gå ut med samlad information om tillgång och bokning av tennisbana och gym: Information finns i trappuppgång. Mer marknadsföring kring detta skall sättas upp. Anna ansvarar. h. Hemsidan: Simon ger Anna och Annika tillgång till inloggningsuppgifter så att de kan uppdatera hemsidan vid behov - Fixat. i. Simon lägger till en flik på hemsidan med samlad information om takbyggnationen - Simon skapar en sådan flik och till en början lägger alla nyhetsbrev från Boetten under denna. Därefter ska vi på sikt fylla på med information om bygget, t ex vad som gäller vid försäljning av lägenheterna j. Ett Google Drive finns uppladdat där samtliga styrelsemedlemmar fyller på med vanliga frågor och svar. FAQ:n skall efter genomgång publiceras på hemsidan. Carolina kontrollerar om HSB har någon lathund för BRF-frågor. k. Alla förråd är färdigbyggda enligt ritning. Simon kollar upp tidigare beslut gällande månadsavgift för förråd. Hänglås ska sättas upp på de tomma förråden och märkas. Arvi ansvarar för numrering och dess numreringssytem. l. Sonja Berg har valt förråd. Nu saknas avtal och numrering för förrådet. m. Grovsoprummen; Marianne och Eva skriver stränga anslag för grovsoprummen - Ej klart - punkt kvarstår till nästa möte. n. Styrelsen beslutar att ta in offert från Eko Miljö&Mark för att bygga några trappsteg vid Brf Annexet protokoll 10/ (5)

3 sidan av slänten för att förhindra stigar genom rabatten samt att plattlägga marken vid boulebanan. Annika har mottagit offert från Eko Miljö&Mark, denna offert godkänns av styrelsen. Blommor kommer planeras - uppdraget kommer inledningsvis erbjudas till Zeeta Dageryd som ansvarig samt övrigs medlemmar är välkomna att delta. o. Telefonisystem till styrelsen. Simon hittar inget lämpligt alternativ. Anna kollar upp fler alternativ och mailar ut förslag. p. Golvmålning i källaren; ännu inte helt avklarad. Arvi ansvarar. Jonas Hammarstedt kollar upp med Oskar hur stor del vi har betalat av arbetet. q. Påminnelse till Oskar om att bottenvåning, BG 6-8, ska ha avdrag på fakturan. Påminnelse också till Riksbyggen om att posten inte längre ska skickas till Alexander Follin. Annika ansvarar - Riksbyggen har uppdaterat mottagaren till Annika. Avdrag på kommande faktura är åtgärdat. r. Mailsvar; Anna åtar sig att till en början att fördela alla de mail som ska besvaras av styrelsen. Vi fortsätter med detta arbetssätt. Den som är snabbast att svara inkommande mail gör det. Anna håller koll på de mail som inte har blivit besvarade. s. Takbygget; många klagomål över buller och skräp i samband med bygget på 8:e våningen. Marianne Kilter och Eva Lindau samlar ihop klagomålen och tar med till möte med Boetten. Inga nya klagomål har noterats. Samtliga tidigare klagomål är utredda med Boetten. t. Brandskyddskontroll; Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har, efter den kontroll som gjordes i vintras, skickat 24 punkter som snarast ska åtgärdas. Arvi har fått offert om totalt kr för att åtgärda de punkter som behöver åtgärdas. Offerten godkänns av styrelsen. u. Förslag från Arvi att ta fram ett vykort på förening och styrelse, för välkomnande av nya medlemmar. Simon fixar framsidan tillsammans med Fotografen Per. Anna och Marianne hjälper till med texten. Förslag presenteras vid nästa styrelsemöte. v. Jonas skulle se till att få rapport från företaget som bytte termostaterna BG 6 bv (RT Driftservice). Seeta fortsätter ta kontakt för att det är kallt och termostaten inte är bytt. Flera boende i korridoren rapporterar att det är fortsatt kallt trots byte. RT Driftservice menar att de har bytt termostater i samtliga 9 lägenheter, dessutom har ytterligare sex timmar projektledning tillkommit på fakturan. Jonas fortsätter att undersöka vad det handlar om samt att kräva en prisspecifikation. w. Simon ordnar med fotograf till fotografering av styrelsen kl innan mötet 29/8. Samtliga utom två styrelseledamöter är nu fotograferade. 7. Budgetuppföljning Förvaltarens rapport: Brf Annexet protokoll 10/ (5)

4 OVK: Vi inväntar tills nya ventilationen är klar i BG 6 och 8. Årsbesiktning och genomgång av underhållsplanen bokat den 28:e september kl 09. Arvi, Marianne och Simon kommer närvara. Oskar är på semester därav ingen ekonomisk rapportering. L Lägenhetsöverlåtelser: Lgh 121, säljare Anna Ångman, köpare Maria Jönsson. Tillträdesdag: Lgh 156, säljare Marianne Hjorth, köpare Dennis Carlsson. Tillträdesdag: Lgh 225, säljare Sarnj Said Mohammad, köpare Patcharin Arvidsson och Joakim nsson-bougt. Tillträdesdag: Denna överlåtelse accepteras ej då den inkommit direkt till styrelsen utan att gå via Riksbyggen. Annika ansvarar för att kontakta ansvarig mäklare och informera att samtliga överlåtelser initialt måste skickas till Riksbyggen för att göra en korrekt kreditupplysning. Andrahandsuthyrning: Lgh 202, nuvarande Linus Magnusson. Hyr: Douglas Furén och Cecilia Myrin Knochenhauer. Uthyrningsperiond till och med Nya beslutsärenden a. Tidigare förslag från RT Driftservice har varit att byta fönster till treglasfönster BG 6 bv eftersom fönstren är överdimensionerade avseende elementens storlek och effekt i lägenheterna byggda Enligt boenden är det fortsatt kallt i lägenheter - detta trots termostatbyte. Arvi kollar upp offerter med Boetten + ytterligare en till. b. Maria har haft möte med Ragnsells och kommunen. Rummet på baksidan kan inte göras till ett matavfallsrum förrän takbyggnationen är klar, men det behöver förberedas för att kunna bli ett rum för matavfall. Marianne hoppar in i miljögruppen då Maria har avgått. Marianne ska undersöka vad som behövs göras och göra upp en plan. c. Maria har lyft frågan om uthyrning av styrelselokalen och vad som behöver göras för att den ska bli mer attraktiv. Frågan bordläggs av styrelsen tillsvidare. d. Flera rapporter har inkommit från boende Ida Bernardsson om bubblande avlopp och illaluktande vätska som kommer upp ur avloppet. Jonas kontaktar Lybecks för att beställa spolning. Simon återkommer till Jonas med de lägenhetsnummer som berörs. e. 20 av 51 pågående ärenden på Riksbyggen står som avslutade, resterande som registrerade eller påbörjade. Klagomål inkommer från medlemmar om att saker tar tid Brf Annexet protokoll 10/ (5)

5 och att det får påminna för att det ska hända något. Jonas undersöker huruvida Riksbyggen kan göra en handpåläggning för servicehantering. Jonas återkopplar via mail. 9. Rapporter a. Marianne rapporterar hur det går med takprojektet. b. Annika har blivit kontaktad av den mäklare som ska ansvara för försäljningen av lägenheterna på våning 8. Mäklaren kommer att återkomma till styrelsen så fort försäljningsstrategin är klarlagd. 10. Övriga frågor a. Styrelsen är inbjudna till studiebesök hos Brf City den 30/8 kl Simon, Annika och Marianne kommer närvara. b. HSB bör snarast skicka ut offertunderlaget som utlovat till förvaltningsbolagen för att de ska ha en rimlig tid att besvara dessa. Flera har kontaktat Annika och undrat när det ska komma ut och Annika har påmint ansvarig på HSB. Han har lovat att det ska ut innan augusti månads slut. c. Simon kommer skicka ut inloggningsuppgifter till ärendehanteringssystemet Jira, därefter börjar var och en att bekanta sig med systemet. 11. Kommande möten Nästa styrelsemöte äger rum den 19/9 klockan 18:30. Därefter är nästkommande styrelsemöte den 24/10 klockan 18: Mötets avslutande. Mötet avslutades kl 20:45. Brf Annexet protokoll 10/ (5)