30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

Bakgrund... 3 Syfte... 3 Vision... 3 Att alla beställningar görs elektroniskt... 3 Att alla fakturor är elektroniska... 3 Mål... 3 Kort sikt:... 3 Lång sikt... 4 Effektmål... 4 Problem... 4 Medot... 5 Slutsats... 6

Bakgrund Region Skåne har sedan 2009 haft möjligheten att ta emot e-faktura i formaten Svefaktura (XML) och fulltextfaktura (EDI). Redan från starten genomfördes en aktivitet för att få de 500 största fakturautställarna att gå över till e-faktura, men det var först när vi startade med full e-handel 2010 som e-fakturaflödet drog igång med riktig fart. Idag har vi drygt 50% av leverantörsfakturorna mottagna som e-faktura. I samband med införandet av e-handel skapades möjligheten att matcha en faktura mot en order. Målsättningen var att ansluta 15 leverantörer till full e-handel. I dagsläget har vi 2 leverantörer med full e-handel. Samtidigt skickar vi en pdf-order via mail till 250 300 leverantörer, vilket gör att andel fakturor som matchar ordern och därmed ärver kontering och attester från beställningen, är lågt - bortsätt från de leverantörer som vi har full e-handel med. Sedan Region Skåne startade med e-handel har en utvecklingen av Sveorderflödet skett, vilket ökar möjligheten att på ett för leverantören enklare sätt att ansluta till full e-handel. Många system på markanden levererar idag färdig lösningar för e-handel för både kund och leverantör. Även systemmässigt i vårt e-handelssystem har stor utveckling skett på funktioner som väsentligt skulle gynna sättet att e-handla och framför allt hanteringen av fakuror och ordermatchning. Syftar närmast på lösningar så som punsch-out/extern webshop, rekvisition, abonnemangshantering och tjänstebeställningar. Syfte Att öka andel e-fakturor och på så sätt minska kostnaderna för fakturahanteringen, spara på miljön och öka kvalitén på fakturaflödet samt frigöra resurser i vården från hantering av fakturor. Vision Att alla beställningar görs elektroniskt Att alla fakturor är elektroniska Mål KORT SIKT: Att senast 2015-06-30 ha en andel e-fakturor som uppgår till minst 75% av den totala mängden leverantörsfakturor.

Att senast 2015-06-30 ha full e-handel med ytterligare 30 leverantörer i beställningssystemet och öka andelen elektroniska orderfakturor från 41% till 60% av det totala antalet fakturor vilket leder till att antalet e-fakturor som matchas mot en order ökar väsentligt. LÅNG SIKT Att senast 2016-12-31 ha en andel e-fakturor som uppgår till minst 98% av den totala mängden leverantörsfakturor. Att senast 2016-12-31 ha full e-handel med samtliga leverantörer i beställningssystemet. Effektmål Minska administrationen i vården genom en effektivare hantering av kontering och attest av fakturor via matchning av fakturor mot order och abonnemang. Minska papperersanvändningen och därmed sänka miljöpåverkan i fakturaprocessen Minska ledtiderna för fakturahanteringen och därmed få en bättre kvalitet på månads, kvartals, tertial och årsbokslut. Detta genom att en e-faktura överförs från leverantören till oss inom samma dygn, medan en papperfaktura har en ledtid på 3 5 dagar beroende på postgången Minska kostnaderna för hantering av fakturor. En e-faktura kostar för oss i snitt 1,50 Kr att överföra att jämföra med en pappersfaktura som kostar 5 kr. Även leverantören sänker sina kostander för att skicka en e-faktura. Skulle alla pappersfakturor ersättas med en e-faktura sparar vi ca 1,2 mkr årligen, vilket är målet. Problem Det finns fortfarande leverantörer som idag inte kan skicka e-faktura. Det är främst stora multinationella företag med fakturering utanför Sverige och i vissa fall utanför Europa. Dessa har svårare att följa de Svenska standarder som finns. För att få över dessa till e-faktura måste vi bli tydligare med att kräva e-faktura redan i upphandlingen. Vi har redan idag möjlighet att ta emot e-faktura enligt det europiska standardformatet Peppol genom att Inexchange konverterar dessa till Svefaktura. De företag som är bäst på e-faktura är ofta små och medelstora företag som själva inser att det finns ekonomi och nytta i att gå över till e-faktura samt att ledtiden i beslut oftast är betydligt kortare i dessa företag. En bidragande orsak till att dessa företag har varit så framgångsrika är sannolikt att Visma, som är stora leverantörer av ekonomisystem till denna kategori, har varit framgångsrika i att driva utvecklingen. Region Skåne accepterar idag papperfakturor. Fler och fler offentliga myndigheter väljer att inte acceptera en pappersfaktura och ställer som krav att leverantören ska skicka en e-faktura om de vill ha betalt. Malmö Stad är exempel på en sådan myndighet.

Vi skickar idag ordrar från vårt beställningssystem via mail och en PDF bilaga med själva ordern. Vi ser att dessa ordrar sällan faktureras med ett korrekt ordernummer. Orsaken till detta är sannolikt att ordernumret måste registreras manuellt i mottagarens ordersystem, vilket ofta missas eller blir felaktigt varför kedjan bryts, vilket leder till ökad administration av fakturan som ofta drabbar vårdpersonalen. Att införa ett komplett elektroniskt orderflöde skulle sannolikt minimera det avbrottet i kedjan vi ser idag. Många fakturor är sk periodiska fakturor. Vi har möjligheten att använda den sk abonnemangsfunktionen för att registrera, kontera och attestera abonnemang i Raindance. En faktura som matchar förutsättningarna i abonnemanget ärver kontering och attest och går automatiskt till betalning på samma sätt som en faktura som matchar en order. Kan liknas vid en stående order. Om beloppet avviker så ärvs åtminstone konteringen till faktura. Att införa abonnemangs skulle väsentligt avlasta vården från att administrationen fakturor samt öka kvalitén i bokföringsmaterialet. Metod Öka antalet e-fakturor genom att bearbeta leverantörer till att gå över till e-faktura. Till detta kan vi med fördel gratis ta hjälpa av Inexchange. Vi behöver också själva ha en dialog med företag där brister förekommer med pappersfaktureringen tex vid återkommande återskick av fakturor för att få över dessa till e-faktura och på så sätt öka kvalitén på fakturan. Samverka med koncerninköp i arbetet med att ställa som krav i upphandlingar om att leverantören ska klara full e-handel i något av formaten Svefaktura/Sveforder eller SFTI ESAP 6. Idag finns idag inget incitament hos koncerninköp att ställa dessa krav på full e- handel, varför det heller inte görs. Det i sin tur leder till att vi i vissa fall tom tappar e- fakturaleverantörer vid nya upphandlingar då ny leverantör väljs. Att börja använda punch-out/extern webshop lösningar. För att hantera externa webshopar i vårt beställningssystem krävs att vi börjar använda funktionen för punch-out. Genom att göra det så kan vi hantera en order och en faktura på samma sätt som en order som läggs i vårt eget beställningssystem, men vi slipper själva hantera prislistor i systemet. Dessa hanteras av leverantören utifrån avtalat sortiment. En beställning från en punsch-out lösning hamnar i Raindance för attest och signering innan den skickas till leverantören. Vi har idag många användare som handlar på webshoppar, vilket genererar en orderlös faktura. De mest frekventa av dessa skulle mycket väl fungera att ha som en punch-out lösning där order och faktura hänger ihop. Att bearbeta de mest frekventa leverantörerna vi skickar pdf-order till att övergå till Sveorder. För detta krävs att vi träffar ett avtal med Inexchange om att hantera meddelanen för orderflödet enligt Sveorderstandarden. Kartlägga de leverantörer som skickar periodiska e-fakturor och överföra dessa till abonnemangsfakturor. Gäller så väl externa fakturor som interna Sluta acceptera pappersfakturor.

Slutsats Att ge GSF ett stående uppdrag att bearbeta leverantörerna att gå över till e-faktura så att målen enligt ovan kan nås Att uppdra åt GSF och Koncerninköp att tillsammans ta fram ett bra underlag för att använda i upphandlingar som kravställer formerna för e-faktura och e-handel som ska användas vid upphandlingar/anbudsförfrågningar så att framför allt de långsiktiga målen enligt ovan kan nås. Ge GSF och koncerninköp i uppdrag att ta fram vilka de 30 mest frekventa e- handelsleverantörerna är som vi idag skickar en order via ett e-postmeddelande till och ansluta dessa till full e-handel. Observera att detta kräver att vi avtalar med Inexchange om att skicka ordermeddelande via formatet Sveorder. Ge till GSF och Koncerninköp i uppdrag att analysera vilka webshoppar som är mest frekvent använda av Region Skånes medarbetare för att kontakta dem och ansluta de som är möjliga till en punch-out lösning. Villkoret bör vara att det är en upphandlad/avtalade leverantör såvida beloppen vi handlar för är så pass höga att så krävs. Uppdra åt GSF att ansluta leverantörer med periodiska fakturor till abonnemangsfaktura funktionen. Kräver viss utbildning. Att fatta beslut om när i tiden Region Skåne slutar att ta emot pappersfakturor.