Tummen upp* för e-handel

Transkript

1 Kungsbacka handlar till rätt pris Tummen upp* för e-handel Den 1 december 2005 såg vi med spänd förväntan Kungsbackas första elektroniska order skickas till en lokal grönsakshandlare i kommunen. Ordern gick fram, varorna levererades och fakturan kom elektroniskt. Automatiska kontroller gjordes mellan fakturan, order och leveransmottagning. Sist men inte minst - betalning i rätt tid till leverantören. Den mest övervakade order som lagts i systemet, det kan vi lova. Projektet utvidgades 120 anslutna leverantörer och utbildade användare senare gick 2007 mot sitt slut, och så även projektets tid. Varför hade vi fortfarande så många beställningar utanför e-handeln? Varför så många leverantörer med pappersfakturor? För att driva på e-handelsarbetet och öka aktiviteten startade Kungsbacka en fortsättning av projektet - nu med namnet Blåslampa E-handel. Målet med projektet var att få fler ramavtalsleverantörer in i e-handeln så att våra beställare kan lägga elektroniska order. Utmaningen med ett så här stort projekt är inte att utbilda användare eller leverantörer, utan att förändra beställarnas och leverantörernas beteende. Det är ju alltid lättare att göra som vi alltid har gjort, det var bättre förr Ja, ni vet. E-handel innebär trygghet Det är viktigt att kunna visa användarna alla fördelar med elektroniska beställningar. Som beställare kan jag vara trygg i att det är rätt ramavtalsleverantör jag handlar av. När beställningen är klar är det alltid en budgetansvarig som säger ja till beställningen innan det blir en order till leverantör. Leverantören är kontrollerad och priserna godkända av den som är ansvarig för ramavtalet. Ramavtalsleverantören ges möjlighet till ett skyltfönster i E-handeln och kan publicera sina varor eller tjänster och priser på ett attraktivt sätt, gärna med bilder och bra sökord. * Tummen upp är symbol för ramavtalens bassortiment 1

2 I dag har vi över 350 leverantörer anslutna i e-handelssystemet och nästan 70 procent av våra fakturor är elektroniska. Vårt uppdrag under 2011 är att se till att resterande 30 procentd pappersfakturor blir elektroniska och hanteras i samma flöde. Hur kunde vi komma så här långt? För projektet har det varit viktigt med kommunledningens stöd. Det har gett oss möjlighet att utföra vårt uppdrag att införa e-handel i Kungsbacka kommun. Mycket information, diskussion, utbildningspass och samtal med beställare, chefer och även leverantörer har till slut gett oss ett resultat som vi är stolta över. Fortfarande har vi inte 100 procent beställningar elektroniskt, men vi jobbar vidare med att se över resterande leverantörer. Kanske blir det ett nytt ramavtalsområde eller en direktupphandling med krav på e-handel. Samarbete leder till framgång En annan styrka har varit sammansättningen i projektet. Medarbetare från både upphandling och ekonomi har varit representerade i projektgruppen. Vårt fokus har varit från beställning till betalning. Vi har hela tiden koncentrerat oss på e-handel, vilket inneburit att vi tidigt tog beslut att inte börja skanna fakturor. För att lyckas med ett e-handelsprojekt krävs ett bra samarbete mellan beställare, upphandling och ekonomi. Beställaren står för krav på innehåll i avtalen, upphandlare för grunden i ett bra avtal och ekonomi för att hantera eventuella fel i den elektroniska fakturan. Vi som jobbar i offentlig förvaltning ska följa ramavtalen som finns i kommunen. Ett utomordentligt bra sätt är att använda e-handelssystemet, som kan lotsa dig fram till att handla rätt vara hos rätt leverantör, till rätt pris. Att arbeta tillsammans ger bättre resultat. Kungsbacka - en historisk presentation Kungsbacka är en stad mellan sjö och hav. Redan på 1200-talet i kung Valdemars jordebog från år 1231 fanns två marknadsplatser i Kungsbacka omnämnda. Fortfarande idag är handeln en stor del av näringslivet. Både Innerstaden, Kungsmässan och Freeport lockar med shopping. Med e-handeln tar Kungsbacka, en stadigt växande kommun, klivet in i framtidens sätt att effektivisera inköp av varor och tjänster i offentlig verksamhet. 2

3 Inledning Kungsbacka kommun har drivit projektet Elektronisk handel i två omgångar. Ett av de mest omfattande och spännande projekt som genomförts i kommunen. Arbetet påbörjades i slutet av 2004 med en förstudie som sedan mynnade ut i ett E-handelsprojekt. Första omgången av projektet mellan åren var kravspecifikation, upphandling, införande samt utbildning i fokus. Efter den första etappen var 120 leverantörer anslutna och beställare utbildade. I december 2007 var antalet elektroniska beställningar och vi hade tagit emot elektroniska fakturor. För att driva på e-handelsarbetet ytterligare och öka aktiviteten i verksamheten startades projekt Blåslampa E-handel Nu hade vi två år till på oss att blåsa liv i verksamheterna och i våra ramavtalsleverantörer. Under hela vårt E-handelsarbete har vi arbetat med flödet från beställning till betalning. Elektronisk handel bygger på att ramavtalsleverantören finns tillgänglig i vårt e-handelssystem Proceedo, där information om varor och tjänster publiceras i kataloger med priser, bilder och beskrivningar. Vi gör en elektronisk beställning till rätt ramavtalsleverantör och till rätt pris. Beställningen ska godkännas av attestbehörig innan det blir en order till leverantör. När verksamheten fått leverans, kvitteras rätt antal levererade tjänster eller produkter i systemet. Detta kontrolleras sedan automatiskt i systemet mot leverantörens elektroniskt inkomna faktura. Syfte och mål I den första projektomgången mellan åren var målsättningen att all handel ska vara effektiv genom automatisering före år Projektets grundsyn har under hela resan varit: E-handel är inte hantering av elektroniska fakturor utan hantering av hela köpprocessen från beställning till betalning. Dessa delmål har följt oss under båda projektperioderna: Bra inköpsprocesser Högre ramavtalstrohet Bättre resursanvändning God kontroll ger bättre kvalitet Bra information om varor och tjänster Samlad uppföljning för bra upphandlingsunderlag 3

4 Hur började vi? Vi startade hösten 2004 med en förstudie där ett nuläge presenterades. Förstudien var uppdelad i tre områden upphandling, IT-frågor samt ekonomi. Varje delprojekt arbetade med processkartläggning för respektive område. När förstudien var klar och godkänd av kommunfullmäktige startade projektet E-handel. Projektgruppen bestod av deltagare med anknytning till serviceområdena IT, Upphandling och Ekonomi samt en extern projektledare. Vi besökte andra kommuner som redan arbetade med e-handel för att få ett grepp om hur det fungerar i praktiken och vilka system som fanns på marknaden. En kravspecifikation arbetades fram och ett upphandlingsunderlag blev klart. Resultatet blev en förhandlad upphandling där Visma Proceedo stod som vinnare. Efter semestern var det äntligen dags att kavla upp ärmarna, nu skulle vi lära oss systemet. Därefter började uppsättningen av e-handelssystemet med anpassning till Kungsbacka. Projektgruppen arbetade fram ett eget utbildningsmaterial för användare i verksamheterna. Första gruppen beställare var från serviceområde Måltider. Efter genomförd utbildning gjordes den första beställningen den 1 december 2005 till en lokal avtalsleverantör. Med spänd förväntan såg vi att beställningen gick fram, varorna levererades och fakturan kom elektroniskt. Matchning av fakturan mot order och leveransmottagning i systemet, överföring till ekonomisystemet för ankomstregistrering och slutkontering och allra sist betalning i rätt tid till leverantören. Den mest övervakade order som lagts i systemet det kan vi lova, nu är vi igång. Införandet fortsatte sedan under 2006 och 2007 med utbildning av användare samt anslutning av ramavtalsleverantörer till e-handelssystemet. Vi har hela tiden försökt att anpassa så att anslutning av leverantörer går hand i hand med utbildning av beställare, som använder dessa leverantörer. Eftersom måltidsverksamheten alltid haft hög ramavtalstrohet och handlar med stora volymer, var det en bra verksamhet att börja med. Tiden rusar fram och vi skriver Projektet är slut och vi har satt upp systemet för alla användare, utbildat närmare användare och anslutit 120 leverantörer. Vid summering av första projektdelen fanns det fortfarande obesvarade frågor. Varför har vi så få elektroniska beställningar och fortfarande så många pappersfakturor? Varför använder inte verksamheten systemet? Att införa ett nytt system innebär en förändring och den absolut största utmaningen är inte att lära ut systemet utan att förändra invanda beteenden. En vanlig reaktion vid en föränd- 4

5 ring är att det blir krångligt. Lättare att fortsätta så som vi alltid har gjort, det är inte lika krävande som att tänka om och tänka nytt. Hur som helst är det aldrig enkelt att bryta invanda rutiner. Alla beställare i verksamheten var inte bekanta med Lagen om offentlig upphandling (LOU) vilket visade sig i kommentarer som: Ska ni bestämma var vi ska handla? Varför kan jag inte köpa där det är billigast? Helt plötsligt skulle beställarna använda ett system med valda leverantörer inom olika produktområden. Verksamheterna kände sig trängda av att tvingas att handla av upphandlade leverantörer och att beställningen skulle vara godkänd av chef innan det blev en order till leverantör. Det skulle aldrig fungera! Nu låter det som alla var negativa men så var det inte. Måltidspersonalen som gör inköp varje dag tyckte och tycker fortfarande att det fungerar utmärkt med ett beställningssystem. Beställare och attestbehöriga har full kontroll på priser, hur mycket varje beställning kostar samt kan på ett enklare sätt göra urval av artiklar efter lägsta pris. Så projektgruppen kavlar upp ärmarna igen, dags för sista ronden i projektet som fick namnet Blåslampa E-handel. Projekt Blåslampa E-handel nya mål För att möjliggöra att all handel ska var effektiv måste förutsättningarna finnas för verksamheten att kunna handla rätt. Allra helst vill vi att alla ramavtalsleverantörer som kommunen har ska finnas i systemet. En dröm som kan bli sann. För varje ny upphandling ställs krav på att leverantören ska kunna ta emot en elektronisk order samt kunna skicka en elektronisk faktura. Blåsprojektets mätbara mål definierades för avstämning vid projektets slut, årsskiftet 2010: Minst 350 anslutna leverantörer i e-handelssystemet Minst 70 procent elektroniska fakturor För att ansluta fler leverantörer samt öka antalet beställningar och därmed en högre andel elektroniska fakturor, behövde vi fundera kring olika aktiviteter. Vilka grupper har vi idag och hur kan vi skapa aktiviteter i dessa? Fyra viktiga områden är: Upphandling --> Leverantörer --> Beställare --> Ekonomi 5

6 Upphandling Grunden för en effektiv E-handel läggs redan innan ett ramavtal skapas. De krav, förväntningar som kommunen har måste hanteras i upphandlingen för att möjliggöra en effektiv handel. Förutsättningarna måste finnas på plats i kravspecifikationen inför en ny upphandling. Då vet alla vilka regler som gäller och när avtal slutits är det bara att köra igång e-handeln. Ett ramavtal är föränderligt eftersom de ofta varar i två år plus möjlighet till förlängning ett + ett år innan ny upphandling måste göras. LOU har strikta regler för hur vi får upphandla samt om vi antar fler leverantörer inom ett område så ska rangordning eller en andra konkurrensutsättning ske. Från den 15 juli 2010 stärktes LOU med möjlighet för konkurrensverket att kontrollera, ogiltigförklara och bötfälla verksamheter för otillåten direktupphandling, med en så kallad upphandlingsskadeavgift. Det här är helt nytt att konkurrensverket kan gå in och granska. Tidigare har bara ramavtalsföretagen kunnat ifrågasätta inköp som gjorts från konkurrerande icke ramavtalade företag. Avtalsdatabas i systemet Det ska vara enkelt för användaren att hitta till respektive avtal och bestämmelser kring avtalet. I avtalsdatabasen finns information om vilken leverantör jag ska välja, hur jag ska beställa samt de villkor som gäller för vald leverantör. Tidigare hade vi en separat avtalsdatabas. I dag finns allt i samma system, för att det ska vara enkelt att hitta. Avtalsdatabasen i e-handelssystemet lanserades i oktober 2010 och ger även information om avtalsperiod samt vem som är avtalsansvarig både hos oss och hos leverantören med kontaktuppgifter. För avtalsområden där det finns mer än en leverantör visas rangordningen. Beställaren har också möjlighet att direkt i systemet lämna kommentar om hur leverantören uppfattas ute i verksamheten. Allt för att samla information om avtalet och leverantören inför nästa upphandling. Upphandling hanterar avtalsmodulen, lägger in nya avtal och tar bort gamla, ser till att prislistor är uppdaterade och att det finns bra sökord och bilder i prislistorna. Avtalstrohet I kommunen handlar alla verksamheter med utgångspunkt från sina specifika behov. Det betyder att en stol för offentlig miljö med många användningstimmar per vecka inte kan jämföras med en besöksstol på ett kontorsrum i en förskola. Hur kan upphandling se till att ramavtalen rymmer alla olika kvalitetsbehov i ett avtal? Vår upphandlingspolicy säger att vi ska upphandla och göra våra inköp enligt kommunens 6

7 ramavtal. Som all offentlig verksamhet styrs vi av LOU. Alla upphandlare har kompetens att skapa avtal, men att ställa krav på vad, hur och vilket sortiment, är verksamhetens ansvar. För att kunna vara med och ställa krav vid en upphandling måste verksamheterna vara representerade i en referensgrupp. Alla vill vi ha bra avtal som motsvarar olika inköpsbehov och som måste vara möjliga att förändra över tid. Hur kan kommunen veta att alla beställare handlar rätt vara från rätt leverantör? Om alla beställare använder e-handelssystemet så har vi en mycket god kontroll på artikelnivå vad som handlas. I e-handelssystemet framgår även vad som köpts på avtalets bassortiment, annat kringliggande sortiment eller vad vi handlar utanför ramavtalsområdet. För att förstå varför vi handlar utanför avtal, så kallade rekvisitionsinköp, har vi skapat en ny rutin för uppföljning. Alla nyregistreringar av leverantörer i ekonomisystemet sker centralt. De verksamheter som handlar utanför ramavtal, ej registrerade fakturaleverantörer (avser ej kurser, utbildningar), får en blankett där budgetansvarig ska beskriva varför inköpet föll på vald leverantör. Svaret skickas sedan till avtalsansvarig upphandlare. I vissa fall saknas det ramavtal, och då krävs en ny upphandling. Ibland kan det vara rent ramavtalsbrott och då måste beställaren få information om val av rätt leverantör. Leverantörer Vi försöker att skapa bra upphandlingsmallar så att informationen med de krav Kungsbacka har på blivande ramavtalsleverantörer finns med. Mallarna måste arbetas in i rutinen för varje upphandling så att samma förutsättningar finns. Skrämmer vi bort leverantörer med detta? Vår uppfattning är att de flesta leverantörerna tycker att det är rimliga krav. De kan se fördelarna med att finnas synliga i ett system för alla beställare. Systemet ställer dock krav på ramavtalsleverantören att visa rätt artiklar samt rätt priser vid beställningstillfället. Leverantörens katalog ska vara försedd med bra bilder, förklarande text samt bra sökord, precis som i en webbutik på nätet. Under Blåslampe-projektet arbetade två personer från Upphandling med att ansluta fler ramavtalsleverantörer till E-handelssystemet. De har kontaktat alla leverantörer som inte redan är igång med e- handel. Flertalet leverantörer är positiva till att vara med och idag har vi över 350 leverantörer anslutna i systemet. Vi kan ansluta leverantörer på två sätt, EDI för de stora leverantöranslutningarna eller med Visma Proceedos enkla lösning Supplier Center. Har leverantören tillgång till Internet och en mailadress kan de använda den enkla lösningen för att ta emot en elektronisk order och generera en elektronisk faktura. 7

8 Det är inte bara externa leverantörer som finns i systemet utan även kommunens verksamheter som har försäljning internt. Dessa interna leverantörer hanteras med samma enkla lösning i systemet och följer en order från beställning till betalning. Beställare Ibland får vi höra från verksamheten att de inte har tid att sitta vid datorn och beställa. Men, handen på hjärtat, hur många har tid att handla på rätt sätt utanför E-handelssystemet? Hur gjorde vi förut om vi skulle handla rätt? Valde vi alltid rätt leverantör, beställde vi på kommunens avtal, kontrollerade vi att fakturan stämde mot avtalspriser? Om vi sammanställer alla moment som ska utföras i ett manuellt flöde så blir stegen: Steg 3 i e-handel Leveranskvittera och matcha mot faktura Steg 8 Skicka in för registrering och betalning Steg 7 Kontera och attestera fakturan Steg 1 i e-handel Skapa beställning Steg 2 i e-handel Skicka order för godkännande av budgetansvarig Steg 6 När fakturan anlänt kontrollera att priset stämmer mot beställningen Steg 5 Ring, faxa eller maila in beställningen Steg 4 Kolla av att inköpet är OK med budgetansvarig Steg 3 Rätt prisuppgift enligt avtal, kolla i avtalet Steg 2 Kontakta leverantör och få en prisuppgift Steg 1 Gå till avtalsdatabasen ta reda på vilken leverantör som är aktuell Om vi summerar stegen i trappan så tar det längre tid att göra köpet manuellt. Om alla ramavtalade varor och tjänster finns i beställningssystemet, är val av leverantör enkelt att göra. Kontroll av leverantör samt pris är redan hanterade av avtalsansvarig upphandlare. Detta spar tid samt ger en trygghet för beställaren att han eller hon handlar av rätt leverantör till rätt pris. 8

9 För att få behörighet i systemet kräver vi att användaren ska gå en grundutbildning på tre timmar. Vid utbildningstillfället informerar vi om LOU samt kommunens upphandlingspolicy. Vi visar på vinster att handla på kommunens ramavtal och lär ut beställning och leveranskvittens i systemet. Alla som går utbildningen får låna var sin dator att göra övningsuppgifter på. Det finns möjlighet att gå en fortsättningsutbildning där vi ser på olika finesser i systemet för den som är lite mer van. Under 2009 utbildade vi ca 650 personer och under 2010 närmare 850 personer i e-handelssystemet. För att öka stödet till användarna har vi arbetat fram enkla handledningar som finns på kommunens intranät Insidan där även vanliga frågor & svar finns tillgängliga. Återstående frågor besvaras av Upphandlings- eller E-handelssupporten via telefon eller e-post. En del beställare tycker att det är svårt att hitta rätt produkter i den elektroniska katalogen. Ibland beror det på att ramavtalet varit för snävt eller att intilliggande sortiment saknats. Här har referenspersoner i verksamheten tillsammans med upphandlaren en viktig uppgift att se till att det finns olika val av produkter inom ett område. Ett exempel: Om vi upphandlar röda, vita och gula flirtkulor som ett bassortiment ska det ändå vara möjligt att köpa gråa och lila flirtkulor. Kanske till ett något högre pris eftersom inköpet inte har samma volymer, men det ska vara fullt möjligt att beställa. För att beställaren ska hitta rätt produkter i systemet är det viktigt att sökfunktionen fungerar på ett bra sätt. När många leverantörer och produkter finns i beställningssystemet kan det ibland vara svårt att få fram exakt rätt träff. Här behöver vi som arbetar med utvecklingen delge våra erfarenheter till systemleverantören. Information till verksamheten Det går inte att förutsätta att de flesta användare har specifik kunskap inom området inköp. Därför vill vi framhålla att det är en trygghet att använda E-handelssystemet. Alla registrerade leverantörer som finns i beställningssystemet har fått sina priser godkända av avtalsansvarig upphandlare. Som beställare kan jag känna mig trygg i att leverantörens katalog är kontrollerad. För att informera om den nya upphandlingspolicyn, LOU, upphandlingsskadeavgiften och 9

10 vårt beställningssystem Proceedo har upphandling och e-handelsprojektet tillsammans besökt ledningsgrupper, chefsgrupper och även vissa arbetsplatsträffar under Värdefull information har fångats upp vid dessa tillfällen som upphandling och e-handelsprojektet har kunnat dra nytta av. Att sprida information till många användare är svårt men nödvändigt. Fyra gånger om året skickar vi ut ett nyhetsbrev i vilket vi tar upp aktuella frågor, information om nya upphandlingar, tips om funktioner eller förändringar i systemet. I e-handelssystemet finns alltid aktuell information samlat på ett ställe. För att få igång en bra kontaktyta till verksamheterna startades ett nätverk hösten 2009, med utvalda deltagare från verksamheten så kallade E-handels-ambassadörer. Ambassadörerna som är cirka 55 till antalet har fått en grundutbildning i upphandling och ramavtal samt lite extra information om e-handelssystemet. Projektet har planerade träffar med ambassadörerna två gånger på våren samt två gånger på hösten. Från ambassadörerna kommer viktig information om hur verksamheten upplever systemet, vad som kan förbättras och vilka hinder som vi bör hantera. Nödvändig information för oss i projektet, så att vi kan vara med och utveckla systemet i rätt riktning. Nätverket med E-handelsambassadörer är oerhört viktigt. Ekonomi Från 2008 har serviceområde Ekonomi ansvarat för support via telefon- och e-post för e-handelssystemet. Ett stort antal frågor har besvarats under åren. Supportgruppen har utökats med ett telefonnummer direkt till Upphandling, eftersom många frågor handlar om leverantörernas kataloger. Beställning, attest och leveranskvittens sker i verksamheten. När fakturan kommer och allt stämmer med order och leveranskvittens hanteras fakturan automatiskt, eftersom attest redan är verkställd vid orderläggning. De fakturor som inte stämmer med order och leveranskvittens hanteras av e-handelssupporten. Allt för att får en bra kontroll på var vi, eller var leverantörerna brister. Återkoppling sker till verksamheten om fel uppstått i leveranskvittens eller direkt med avtalsansvarig upphandlare om leverantören inte gör som avtalat. Varje dag görs filöverföringar från Proceedo till vårt ekonomisystem Raindance med ankomstregistrerade samt slutkonterade fakturor. All administration om nya användare, nya adresser samt nyupplägg av olika konteringsdimensioner sker på Ekonomi. Systemet gör det möjligt att lägga personliga profiler för alla användare för att minska fel i redovisningen. Sambandskontroller samt referenser och uppdatering av abonnemang hanteras idag på ekonomi. 10

11 Hur ser det ut idag? Många beställningar sker elektroniskt, men det finns fortfarande inköp som görs utanför avtal. Ett stort antal nya leverantörer registreras varje månad i ekonomisystemet. Förutsättningarna finns i E-handelssystemet att lägga de flesta beställningarna elektroniskt, nu gäller det att hjälpa de personer i verksamheten, som inte kommit över tröskeln, att handla rätt. Under december månad 2010 hade vi lagt order och tagit emot elektroniska fakturor, en rejäl ökning från De leverantörer som anslutit sig till E-handeln vill få in beställningarna elektroniskt och kommunen vill ha elektroniska fakturor från leverantören. Det är genom ökad ramavtalstrohet och minskad manuell hantering av pappersfakturor som vi kan uppnå de ekonomiska besparingarna. En utvärdering som kommunen gjort under en tvåårsperiod av lägsta och högsta anbud på upphandlingar, visar en prisdifferens på mellan 20 till 25 procent. På den volym vi handlar, cirka 1,7 miljarder kronor eller omsättning på ramavtal som är ca 800 miljoner kronor, finns det mycket pengar att spara. Förutsatt att alla använder kommunens ramavtal ger det större volymer som kan ge bättre priser vilket ger lägre kostnader för verksamheten. Kommunens verksamheter är olika och har skilda krav på material. Det här måste komma fram i varje upphandling. För att tillgodose verksamhetens behov förs kontinuerliga diskussioner med ramavtalsleverantörerna om sortiment, sökord och bilder. Just sökord och bilder är mycket viktigt för att beställarna enkelt ska hitta rätt produkter och handla rätt. Beställningssystemets sökmotor kan också utvecklas så att det blir enklare för beställaren. Ser vi till fakturahanteringen så är den vanligaste avvikelsen priset mellan leverantörens faktura och beställarens order på kringliggande sortiment. Beställningssystemet kontrollerar alltid fakturans artikelpris mot den order och leveransmottagning som gjorts. För leverantörens del är det viktigt att alltid uppdatera priserna i den elektroniska katalogen, vilket också ger en rättvis bild för beställaren som handlar till rätt pris. I dag har vi över 350 anslutna leverantörer i systemet och nästan 70 procent av alla fakturor hanteras elektroniskt, inga skannade fakturor än. E-handelssystemet ökar möjligheterna att ha en god kontroll på våra ramavtalsleverantörers kataloger, både innehåll och priser. Det 11

12 kräver också en tätare ramavtalsuppföljning för avvikelserna märks direkt. Vi har också arbetat in den elektroniska rekvisitionen som verksamheten ska använda för inköp utanför avtal. Här kan vi följa var och vad som måste handlas utanför avtal och i vissa fall kanske det blir ett nytt avtalsområde. För att få en möjlighet att arbeta strategiskt med återstående pappersfakturor måste alla fakturorna ankomstregistreras centralt. Det är viktigt för att få ett grepp om vilka leverantörer som kommunen handlar av, där ramavtal saknas. Vid behov av nytt ramavtal kan en direktupphandling göras och där kan krav ställas på leverantören att fakturera elektroniskt. Den återstående andelen pappersfakturor bör sedan arbetas in i samma flöde så att vi har ett system för hantering av beställning och faktura. Marknaden erbjuder i dag ett antal alternativa lösningar för resterande pappersfakturor, som ska utredas under För fortsatt drift är det viktigt att hitta en bra organisation som ger förutsättningar för ett gott samarbete mellan upphandling och ekonomi, som är en grund för att få en effektiv e- handel i Kungsbacka. 12

13 Tips från oss Att genomföra ett e-handelsprojekt är en stor och genomgripande förändring. Därför är det mycket viktigt att projektet har ledningens stöd. Det måste finnas en gemensam syn på e-handel, från beställning till betalning. Om e-handeln ska fungera på ett bra sätt krävs ett gott samarbete mellan både Ekonomi, Upphandling och i vissa fall IT. Ska ni starta ett e-handelsprojekt tänk på att bemanna projektet med alla tre funktionerna, det underlättar framtida arbete. För att det dagliga ska fungera för beställarna ute i verksamheten, måste det från början finnas en supportgrupp som kan svara på verksamhetens frågor. Börja tidigt med den funktionen så att supportgruppen hinner växa in i uppgiften. Försök att ansluta leverantörer samtidigt som beställare utbildas så att båda kommer igång snabbt. I vår projektgrupp valde vi att själva utbilda alla användare. Kontakten med beställarna ger oss en inblick i vilka frågor som diskuteras i verksamheten. Vi träffade också de flesta leverantörer som valt att använda vår webbtjänst. Leverantörerna fick en kort genomgång och möjlighet till diskussion. Avtalsuppföljning blir viktig vid användning av ett e- handelssystem eftersom avvikelserna blir synliga direkt genom systemets kontroller. Snabba åtgärder krävs ibland. Leverantörens sätt att publicera sina varor i en elektronisk katalog är viktig. Det underlättar för beställaren att göra rätt val. I dag har vi arbetat fram ett e-handelsavtal som ska finnas med i upphandlingsunderlaget, som ett stöd för nya ramavtalsleverantörer. Att införa ett e-handelssystem är inte lika svårt som att ändra beställarnas köpbeteende, för det är just det som det hela handlar om. Vi som jobbat med e-handelsprojektet tycker att vi haft ett mycket roligt uppdrag. Tänk att få vara med och forma morgondagens beställningssystem! Det har varit en mängd utmaningar under resans gång. Vissa har vi kunnat lösa på ett enkelt sätt, andra har vi stångats med och kanske inte alltid fått gehör för, men framgång föder framgång. För att byta erfarenheter med andra e-handelskommuner har vi varit med och startat ett nätverk, Erfa väst. I nätverket diskuterar vi gemensamma e-handelsfrågor och hämtar inspiration. Många kommuner och landsting har varit på studiebesök hos oss i Kungsbacka för att ta del av vårt e-handelsprojekt som nu är avslutat. Det är alltid lika roligt att få dela med sig av erfarenheter, det är vår krydda i vardagen. Författare: Eva Djervbrant Jacobsson Ingrid Brorsson Lotta Saetre 13

14 kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung kung