Anbudsbegäran På Ålands hälso- och sjukvårds vägnar anhålls härmed om anbud på leverans av kaffe, te, kakaopulver och chokladdrycksprodukter för den egna verksamheten under perioden 1juni 2013 31 maj 2015 med möjlighet till eventuell option för tiden 1 juni 2015-31 maj 2017. Ålands hälso- och sjukvård förbehåller sig rätten att besluta om ev. förlängning. Ett brett utbud inom efterfrågade produktområden ger leverantören en fördel. Följande produkter och priser efterfrågas: - Bryggkaffe i halvliterspaket Pris per kilo - Bryggkaffe i portionspåsar om 100 gram Pris per kilo - Te i påsar; Ange mängd/vikt te per påse Pris per 100 påsar - Kakaopulver/chokladdryck; levereras i Större förpackningar om 3-5 kg Pris per kilo Upphandlingens omfattning och förutsättningar Den totala omsättningen under avtalsperioden + eventuell optionstid beräknas vara ca 140.000. Omsättningen beräknas till följande ungefärliga mängder per år: - Kaffe 4.000 kg - Te 35.000 påsar - Kakaopulver och chokladdrycker 30 kg De ovan angivna kvantiteterna, bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. Ålands hälso- och sjukvård garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande annonseras som en upphandling under EU:s tröskelvärde och annonseras den 27.03.2013 via annonsorganet HILMA. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingsenheten Upphandlingsenhet är Ålands hälso- och sjukvård. Upphandlingsavdelningen PB 1055 22 111 Mariehamn
Kontaktperson: Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel Tel. +358 18 535156 E:postadress: upphandling@ahs.ax Inlämnande av anbud Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer bör vara svenskspråkiga, men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga. Anbud skall 2 ) vara upphandlingsavdelningen tillhanda senast den 18 april 2013 kl. 15.00. Anbud skall 3) sändas via post i slutet kuvert märkt anbud kaffe, te, kakaopulver och chokladdrycksprodukter till upphandlingsenheten adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras ej. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar undertecknat av behörig firmatecknare. Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen; e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång och besvaras på Ålands hälso- och sjukvårds hemsida: www.ahs.ax, senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands hälso- och sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan.
I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar för förpackningar: För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273 För anbudsgivare i Finland Finlands statsråds beslut om förpackningar och förpackningsavfall 962:1997 För anbudsgivare på Åland Landskapsförordning 1998:93 om förpackningar och förpackningsavfall Intyg eller beskrivning av hur anbudsgivaren uppfyller detta, skall bifogas anbudet Anbudets giltighetstid Anbud skall 5) vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats. Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att alla skallkrav är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Sedan görs en värdering av börkrav, enligt utvärderingsmetod beskrivet nedan och i kravspecifikation. Skall- och börkrav De 25 skall-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1) beskriver krav som måste uppfyllas. Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren och dels de erbjudna produkterna. Anbudsgivare ombeds besvara alla frågor som avser skallkrav. Anbudsgivare som inte uppfyller något skallkrav eller lämnar fråga om något skallkrav obesvarad, lämnas utanför upphandlingen. De 7 bör-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1), beskriver ett önskemål och kommer att utvärderas vid val av leverantör.
För varje erbjuden produkt bedöms uppfyllande av i anbudsförfrågan framställda skall- och börkrav. Skallkrav Anbudsgivaren skall 6) ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Anbudsgivare skall 7) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna skall 8a) avse liknande uppgifter som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar referenser, skall 8b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Uppgifter om referenser inklusive kontaktuppgifter till personer som kan kontaktas hos det företag som anges som referens bifogas till anbudet Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett leverantörsförhållande med Ålands hälso- och sjukvård. Den ekonomiska och finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 9-14: Anbudsgivarens kreditomdöme skall 9) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/alternativt AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 10) vara högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren inte omfattats av ratingsystemet, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall 11) sökanden lämna intyg t.ex. genom bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgifter.
Intyg bifogas gällande kreditomdömet. Om kreditomdömet är lägre än AA eller riskklass 4 lämnas ett intyg från revisor in, där revisorn lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet.(de anbudsgivare som lämnade in intyg om detta vid den avbrutna upphandlingen behöver inte lämna in ett nytt intyg, utan det intyg som inlämnats beaktas) Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att lämna följande uppgifter: Uppgifter om anbudsgivaren 12) Kontaktuppgifter Företagets namn Postadress E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut. Organisations/FO-nummer Hemsida Kontaktperson - E:postadress - Telefon /Mobiltelefon Kontaktuppgifter skall anges enligt ovanstående för att skallkravet skall vara uppfyllt. En kortfattad beskrivning av företaget, t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning, etc. beskrivs under denna punkt, alternativt lämnas in på skild bilaga. Juridisk ställning Anbudsgivaren skall 13) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregister. Intyg bifogas(de anbudsgivare som lämnade in intyg om detta vid den avbrutna upphandlingen behöver inte lämna in ett nytt intyg, utan det intyg som inlämnats beaktas) Ekonomisk situation Anbudsgivare skall 14) presentera:
- intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter Intyg bifogas (de anbudsgivare som lämnade in intyg om detta vid den avbrutna upphandlingen behöver inte lämna in ett nytt intyg, utan det intyg som inlämnats beaktas) Skallkrav för produkterna: Skallkraven redovisas i kravspecifikationen i bilaga. Kravspecifikationen bör fyllas i, för att offerten skall kunna accepteras. Uppgifter om erbjudna produkter För erbjudna produkter skall 15) ges följande uppgifter: priset/kg i euro utan mervärdesskatt minsta leveransstorlek namnet på produkten ev. underleverantör antalet möjliga leveranser per vecka ursprungsland Alla punkter som räknas upp enligt skallkrav 15 skall vara ifyllda i prislistan. Om någon uppgift saknas av de ovan uppräknade uppgifterna, är skallkravet inte uppfyllt. OBS! Priset anges utan moms, om moms ingår i priset betraktas anbudet som ogiltigt. På begäran skall 16) prover på erbjudna produkter kostnadsfritt tillsändas Ålands hälso- och sjukvård för granskning och provanvändning.
Kompletterande uppgifter därutöver kan ges på skild bilaga till anbud. Offererade produkter bör 1) finnas med i anbudslämnarens ordinarie produktkatalog som bifogas anbudet. Om någon enstaka produkt inte finns med i katalogen skall 17) separata produktblad bifogas anbudet. Produkternas tillgänglighet under avtalstid. Produkterna skall 18) av leverantören hållas fortlöpande tillgängliga på marknaden för inköp under avtalstiden. Elektronisk fakturering Vi värdesätter uppgift om huruvida anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. All fakturering bör 2) ske på svenska. Om anbudsgivaren bedömer att det inte är möjligt att skicka fakturor på svenska, vill vi ha en motivering varför.
Kriterier för val av leverantörer Kriterier Max poäng Pris 55 Smak och konsistens 25 Ekologisk och etisk produktion 20 Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven. Priset Lägsta pris får maximala 55 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 55. Smak och konsistens bedöms genom en av beställaren tillsatt smakpanel, samt av kravspecifikationen i bilaga nr 1. Ekologisk och etisk produktion bedöms utgående från leverantörsförsäkran och kravspecifikationen i bilaga nr 1. Övrigt De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänheten efter tecknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock i inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas.
Avtal Efter att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställaren och de valda leverantörerna om leverans av ifrågavarande produkter. För beställarens del undertecknas avtalet av Ålands hälso- och sjukvård. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 2. Anbudsgivare skall 19) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accepterar presenterade Avtalsvillkor (bilaga 2). Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas. Mariehamn den 27.03.2013 Christina Nukala-Pengel Upphandlingschef Bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation för kaffe, te, kakaopulver och chokladdryck Bilaga 2 Avtal