Handledning för Örebro Kommun, EDI

Handledning för Örebro Kommun, EDI SFTI 6.1 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 2 av 28 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR ÖREBRO KOMMUN SFTI 6.1 3 2. AFFÄRSFLÖDEN 3 3. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING 3 3.1 INTRODUKTION... 3 3.2 ORDERFLÖDET/PROCESSBESKRIVNING... 3 3.1.2 Artiklar... 4 3.1.3 Adresser... 4 3.1.4 Prislista... 4 3.1.5 Priser... 4 3.1.6 Avrop/Order... 4 3.1.7 Avropsbekräftelse/Orderbekräftelse... 5 3.1.8 Avgifter... 5 3.1.9 Faktura orderbaserad eller fristående... 5 3.1.10 Kreditfaktura... 5 3.1.11 Returer... 5 3.1.12 Valuta... 5 3.1.13 Stopptider... 5 4. HANDLEDNING 6 4.1 ARTIKLAR... 6 4.1.1 Uppdatera artiklar... 6 4.1.2 Lista artiklar... 7 4.2 PARTNERS... 7 4.2.1 Uppdatera partners... 7 4.2.2 Lista partners... 9 4.2.3 Tänk på att... 9 4.3 ADRESSER... 9 4.3.1 Uppdatera adresser... 9 4.3.2 Lista adresser... 9 4.4 PRISER OCH RAMAVTAL... 9 4.4.1 Uppdatera ramavtal... 9 4.4.2 Pricatgrupper... 10 4.4.3 Skicka prislista... 10 4.4.4 Lista prislista... 10 4.4.5 Skicka bild/länkar på artiklar i prislista... 11 4.4.6 Tänk på följande... 12 4.5 ORDER... 12 4.5.1 Notifiering... 12 4.5.2 Uppdatera order... 12 4.5.2.1 Avvikelser... 14 4.5.2.2 Ersättningsartikel... 14 4.5.3 Lista order... 14 4.5.4 Tänk på att... 14 4.6 PLOCKLISTA... 15 4.6.1 Plocklista... 15 4.7 UTLEVERANS... 15 4.7.1 Uppdatera utleverans... 15 4.7.2 Lista utleverans... 17 4.8 FAKTURA... 17 4.8.1 Uppdatera fakturor... 17 4.8.2 Fristående faktura... 20 4.8.3 Kreditfaktura... 26 4.8.4 Lista Fakturor... 27 4.8.5 Tänk på att... 27 4.9 ÖVRIGT... 27 4.9.1 Statuslistan... 27

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 3 av 28 1. Användarhandledning för Örebro Kommun SFTI 6.1 I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att handla elektroniskt med Örebro Kommun. 2. Affärsflöden Mot Örebro kommun kan två flöden vara aktuella, dels SFTI 6.1 v.2.5 och SFTI fristående fulltextfaktura. I denna handledning beskrivs det förstnämnda. 3. Affärsprocessbeskrivning 3.1 Introduktion Syftet med att införa elektroniska affärer brukar vara ökad avtalstrohet och därmed bättre priser samt en mer effektiv administration. 3.2 Orderflödet/processbeskrivning I flera punkter nedan hänvisas till gällande affärsavtal mellan köpare och leverantör eftersom det kan variera mellan branscher och leverantörer. Efter att köpare och leverantör har kommit överens i affärsavtal och EDI-avtal skickas en prislista. Prislistan innehåller information om artiklarna. Köparen avropar därefter mot denna prislista när de vill göra beställningar. Leverantör bekräftar avropet i Exder, levererar och skickar sedan fakturan. Leveranser görs endast på vardagar och endast en dag i veckan. Samverkansprocess : Avrop mot Ramavtal (SFTI ESAP 6.1 ver 2.5) Prislista Order/Avrop Leverantör Säljare Orderbekräftelse Örebro kommun Köpare Faktura/Kreditfaktura Prislista version 2,3 Order version 2,2 Orderbekräftelse version 2,2 Fulltext faktura/kreditfaktura version 2,2

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 4 av 28 Leverantör skickar en prislista till Örebro kommun Order förmedlas genom Örebro kommun till leverantör Leverantör skickar en orderbekräftelse Leverantör transporterar varor till Örebro kommun Leverantör skickar faktura till Örebro kommun 3.1.2 Artiklar GTIN används som artikelidentifikation. Om GTIN saknas används istället leverantörens artikelnummer. Alla artikelenheter som är tillåtna i scenariot kan användas, tex st och kg. Artikelnumret kan vara max 20 tecken långt. Artikelns egenskaper, antal ingående förpackningar, pris etc. regleras i affärsavtalet. Ersättningsartiklar kan användas efter att kontakt tagits med köparen. Dessa ska i så fall faktureras på separat faktura. 3.1.3 Adresser Aktuella adressuppgifter skickas som klartext i ordern, vilket gör att leverantören inte behöver underhålla ett adressregister. Om fakturan avser en order ska EAN (GLN)-koder anges för leverans- och fakturaadress, Är det en orderlös faktura ska fakturaadressen innehålla en EAN (GLN)-kod medan leveransadressen lämnas i klartext. Excelfil med GLN för leverans- och fakturaadresser finns. 3.1.4 Prislista Leverantören skapar och skickar prislistan. En leverantör kan ha flera giltiga ramavtal samtidigt. Prislistan skickas kontinuerligt till kommunen enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. En prislista hanteras när den kommer till köparen. Artiklar ska delas in i produktgrupper för att underlätta för köparen vid beställning. Prislistan måste innehålla sk pricatgrupper. Ny, ersättnings och ändringsprislistor används. Alla pristyper stöds (kontraktspris, rabatterat listpris och aktuellt pris rabatterat). I prislistan används URL till varuinformationen. Det är tillåtet att skicka med artiklar som inte finns med i det avtalade ramavtalet med kommunen. Artiklar som är avtalade ska märkas. Stafflingar används inte i prislistan. 3.1.5 Priser Nettopriserna presenteras i prislistan efter att eventuella rabatter är avdragna. Ramavtalsreferens fås av kommunen.priset beräknas per orderdatum i avropet. 3.1.6 Avrop/Order Kommunen avropar mot gällande prislista. Köparen kan behöva referera till både avtal och prislista i ordern. Ordern kan både vara av typen en-leverans och fler-leverans. Det regleras i avtal mellan köparen och leverantören. Beställningsmultiplar hanteras som olika artikelnummer. Minsta beställningskvantitet används.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 5 av 28 3.1.7 Avropsbekräftelse/Orderbekräftelse Det är tillåtet att delleverera. En artikel kan få avvikande leveransdatum jmf de övriga artiklarna i beställningen. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Följesedel ska bifogas godset. I fakturan används sedan följesedelsnumret för att hänvisa till rätt leverans. 3.1.8 Avgifter Grundprincipen är att frakter eller avgifter inte tillåts. 3.1.9 Faktura orderbaserad eller fristående Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Öresavrundning används inte. Rabatter specificeras inte, alla priser anges netto. Även manuella beställningar ska faktureras elektroniskt. För dessa köp skapas fristående faktura i Exder med det referensnummer som ni fått av kommunens beställare. Vid eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så blir det en fristående EDI-faktura med nytt fakturanummer. 3.1.10 Kreditfaktura Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Referens i kreditfakturan är alltid till ursprungligt fakturanummer. 3.1.11 Returer Returer, t.ex beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura som baseras på debet. 3.1.12 Valuta Valuta presenteras alltid i SEK. 3.1.13 Stopptider Tidpunkter för olika återkopplingar tex avropsbekräftelsen regleras enligt avtal mellan köparen och leverantören.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 6 av 28 4. Handledning 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 4.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 024515 och artikelbeskrivning Pennor 12-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att verifiera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Url: Här anger ni er kompletta url för ytterligare information om artikeln. Pricatgrupp: Här lägger ni upp artikelns valda pricatgrupp. Den används sedan när ni skickar prislistan. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN för artikeln. GTIN kan både vara 13 och 14 siffror långt.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 7 av 28 Förpackningsstruktur: Under fliken förpackningsstruktur kan man koppla ihop artiklar dvs ex hur många primärer ingår i min mellannivå, detta visas sen i prislistan som information. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln. Det är även möjligt att importera artiklar in i Exder från en Excelfil. För mer information om hur ni gör detta kontakta vår kundtjänst via telefon eller e-brev support@expertsystems.se. 4.1.2 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 4.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 4.2.1 Uppdatera partners För att komma igång med handel mot Örebro Kommun måste de läggas upp som partner till er i Exder. Detta gör ni enklast på följande vis. Gå till Partners Lägg till köpare och klicka sedan på Elektronisk handelspart >>. Ni får då upp en lista enligt nedan. Klicka på Örebro Kommun i listan.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 8 av 28 Ni får då upp ett fält där ni får ange ett namn för partnern, vi har i exemplet valt att kalla den 20. Klicka sedan OK.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 9 av 28 Partnern är nu registrerad och ni kan om ni så önskar fylla i övrig information ni vill ska vara kopplad till partnern. De GLN nummer som ni behöver för de olika adresserna får ni av Örebro kommun. 4.2.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 4.2.3 Tänk på att I flödet gäller följande: GLN för leverans- och fakturaadress översändes från köparen som Excellista. 4.3 Adresser 4.3.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser. 4.3.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 4.4 Priser och ramavtal 4.4.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller artikelinformation och priser för en specifik partner. Alla artiklar som kommunen kan beställa ska läggas upp här. I ett ramavtal bör ni använda er av följande typer av priser: Kontraktspris och Listpris. Alla priser i ramavtalet visas som nettopriser. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under fliken Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt avtalsreferens, denna referens får ni av Örebro kommun..

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 10 av 28 Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. 4.4.2 Pricatgrupper Artikeln ska kopplas till en pricatgrupp. Har ni lagt upp pricatgruppen i artikelregistret så hämtas den därifrån. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. Giltighetsdatumet behöver inte stämma överrens med huvuddatumet för ramavtalet. En artikel får endast höra till en (1) pristyp. Avtalade artiklar markeras för kunden genom att ni väljer Kontraktspris. Stafflingsintervall används ej och värdet i detta fält skall därför alltid vara 0. För att spara en ramavtalsrad så klicka på knappen Spara. 4.4.3 Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild. Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används när partnern är ny och ni aldrig har skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade och för nytillkommande artiklar som inte ingår i ert avtal med kommunen. Då en ändringsprislista fort kan bli komplicerat att hålla reda på rekommenderar vi att ni istället skickar en hel prislista som en Ersättningsprislista. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare. 4.4.4 Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. När kommunen skickar en order till er kommer de i hänvisa till prislistan.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 11 av 28 I listan ser ni även hur länge prislistan är giltig. 4.4.5 Skicka bild/länkar på artiklar i prislista Ni kan i er prislista skicka med en länk till en bild på artikeln, som antingen finns på webben eller som ni ladda upp i ert Exder. Förutsättningen är att mottagaren har möjlighet att ta emot information om bilder (kallat FTX+ZIU), som inte är en av del den officiella standarden ännu. Exempelvis kan Logicas Raindance-system hantera detta. För att ange länk till en befintlig webbsida, gå till Uppdatera artiklar, fliken Varucertifikat. Där finns en rubrik URL, artikel under Varuegenskaper där ni kan ange länkar till både information och bilder. Notera att bara en informationslänk och/eller en bildlänk skickas i prislista. Ni kan också välja att ladda upp era artikelbilder i Exder under fliken Bilder. I så fall lagras bilden i Exder och mottagaren av prislistan kommer få en länk så att de kan se den uppladdade bilden. Om ni byter bild eller tar bort bilden från Exder efter att prislistan skickats, så kan detta påverka mottagaren beroende på hur dennes system hanterar bildlänkar. Notera att om ni både angivit en extern bildlänk och laddat upp en bild i Exder, så är det den externa bildlänken som kommer skickas i prislistan. Bilden uppladdad i Exder används bara om ingen extern bildlänk finns. Om en artikel i prislistan saknar både bildlänk och uppladdad bild, men en artikel längre ner i förpackningshierarkin har en uppladdad bild, så kommer länken till denna skickas i prislistan. Du kan alltså ladda upp en bild på din konsumentförpackning och sedan kommer Exder skicka med en länk till den i prislistor som innehåller sekundärförpackningar. Detta gäller bara uppladdade bilder, ej externa bildlänkar.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 12 av 28 4.4.6 Tänk på följande Flera giltiga prislistor kan användas samtidigt. Avtalsreferensen får ni av er kontaktperson i Örebro kommun. Prislistan ska innehålla pricatgrupper. Stafflingar används inte. 4.5 Order Order kommer elektroniskt från Örebro kommun och ni hanterar de i Exder. Orderflödet följer ni enkelt via Statuslistan. 4.5.1 Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett e-mail om att ni har fått en ny order. E-mailet kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp e-mailadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett meddelande när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett meddelande när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 4.5.2 Uppdatera order Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 13 av 28 I rutinen Uppdatera order klicka på sökknappen till höger om fältet som bilden ovan visar. I söklistan ovan ser vi att det har kommit in en order i Exder. Vi väljer order nummer 368. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 14 av 28 Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare. Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni exempelvis orderns köparadress. Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum När ni vill acceptera er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut. 4.5.2.1 Avvikelser Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Ni kan inte komplettera med en ny orderrad. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. 4.5.2.2 Ersättningsartikel Ersättningsartiklar får användas efter att kontakt tagits med köparen. Dessa ska faktureras på separat faktura. 4.5.3 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 4.5.4 Tänk på att Även manuella ordrar ska faktureras elektroniskt och referensnummer ska anges på dessa fakturor.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 15 av 28 4.6 Plocklista 4.6.1 Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Plocklistan innehåller endast slutförda ordrar och kan ni skriva ut tills att ni har skapat en utleverans på ordern. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 4.7 Utleverans I detta steg talar ni om hur mycket ni har levererat. 4.7.1 Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa ny utleverans från order och klicka på till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 16 av 28 En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det en order som är öppen. Vi klickar på ordernumret och låter Exder skapa en utleverans. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 17 av 28 Ordern hämtas och en utleverans skapas som i vårt exempel får nummer 5. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum. Om rutan Slutlev är ikryssad så betyder det att utleveransraden är slutförd. Om ni gör delleveranser så ska den rutan inte vara ikryssad och restantalet förs över i nästa utleverans. Notera att i detta flöde skickas ingen leveransavisering. 4.7.2 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 4.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer eller låta exter generera att fakturanummer åt er. Varje utleverans motsvarar en faktura. 4.8.1 Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 18 av 28 Välj först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från utleverans och söker fram de utleveranser som vi kan fakturera. I Exder måste alltid en faktura baseras på en utleverans. I exemplet ovan kan vi se att det finns en utleverans att fakturera. Vi klickar på utleveransnummer 419.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 19 av 28 Faktura nummer 200700123 skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 20 av 28 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. I ovanstående exempel kan ni ändra ápriset och antalet. Vi ser bl.a. att av artikel 1014 ska vi fakturera 20 st till ápriset 100 kr. Beloppet på den raden visas i fältet till 2000 kr. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att skicka fakturan till köparen. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF. 4.8.2 Fristående faktura Ibland är det önskvärt att skapa en faktura utan att basera den på en order eller utleverans. Exempel på tillfällen då en sådan fristående faktura ska användas är: Manuella beställningar Dröjsmålsränta och eventuell förseningsavgift När ersättningsartiklar levererats. För att skapa en fristående faktura gör ni på ungefär samma sätt som en vanlig faktura med ett par skillnader. Gå först till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Först väljer ni Fakturatyp och fyller i er partners ID. Då en fristående faktura inte skapas baserat på en befintlig order eller utleverans lämnar ni de fälten tomma.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 21 av 28 En del information hämtas nu automatiskt och ni kan sedan fylla i övrig önskad information. Gå sedan vidare till fliken Adresser.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 22 av 28 Här ser ni adressen till er partner och även er egen adress som leverantör. Om fakturan gäller en manuell beställning så skall ni ha fått en referenskod vid beställningen. För att fylla i den klickar ni först på ikonen texten Lägg till kontakt. vid

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 23 av 28 Ni får då upp fält för att fylla i en kontakt. Befattning låter ni stå kvar på Kontaktperson, allmänt. Ni fyller sedan i referenskoden i fältet Namn. En fristående faktura också behöver en leveransadress, har ni inte redan en sådan kopplad till partnern så måste den läggas in här. Scrolla längst ned på sidan och klicka på ikonen.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 24 av 28 Välj adresstypen Leveransadress i rullgardinsmenyn och fyll i adressuppgifterna. Dessa är mycket viktiga då de används för att vidare dirrigera fakturan till rätt mottagare.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 25 av 28 På fliken Radinformation fyller ni sedan i vilken artikel, antal och pris. Gäller fakturan exempelvis en avgift anger ni den artikel som mostsvarar avgiften i fråga. För att lägga till flera artiklar klickar ni på knappen Lägg till artikelrad. När ni är färdig klickar ni på för att skapa och skicka fakturan. Vill ni spara fakturan utan att sända den klickar ni på. Fakturan får då även ett automatiskt genererat fakturanummer om ni inte angett ett eget nummer.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 26 av 28 Vill ni skriva ut fakturan eller spara den som PDF klickar ni på länken Skriv ut som kommer fram sedan ni klickat på Slutför eller Spara. Fakturan kan då exempelvis se ut som ovan. 4.8.3 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras oftast på en tidigare skickad faktura.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 27 av 28 Ni väljer Fakturatyp kreditfaktura, Anledninge till kreditering som kan vara Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera faktura nummer 200700121. Gäller det en fristående kreditfaktura måste adress och eventuella referenskoder fyllas i på samma sätt som för en vanlig fristående faktura. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Tag bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. Klicka sedan på knappen 4.8.4 Lista Fakturor för att skicka iväg fakturan. Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor. 4.8.5 Tänk på att Alla fakturor ska skickas elektroniskt. Manuella fakturor ska innehålla referenskod. Ni kan inte skapa en faktura med ett negativt saldo, skapa i så fall en kreditfaktura. 4.9 Övrigt 4.9.1 Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån.

Senast uppdaterat: 10-06-16 Exder Örebro Kommun, EDI Sida 28 av 28 I den här listan kan ni exempelvis se om en order blivit utlevererad. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er edihantering i Exder. Om ni klickar på får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.