Händelseförlopp felrapportering Ett typiskt händelseförlopp vid felrapportering. Fordonsförare Zenit administratör Verkstad Ett problem med fordonet uppstår Rapporterar felet Beslut om åtgärd ska tas Begär kost.förslag Uppskattar ett kostnadsförslag Skickar kost.förslag Beställ tid för reparation Beställer en tid. Skickar tid Klar Meddelar att ingen åtgärd ska utföras Skicka fordon på verkstad (boka) Reparerar fordonet Meddelar att reparationen är klar Klar Returnerar fordonet
Kalenderöversikt Det finns en kalender som ger er en översikt över de händelser som ska ske den närmaste tiden, exempelvis bokade verkstadstider. Olika händelsetyper markeras med olika färger, t.ex. service och besiktning. Man kan ändra vad och hur de visas genom kontrollerna på toppen av sidan. Ni kan filtera på ett visst fordon, ändra vy (dag, vecka, arbetsvecka, månad) samt välja vilket datum som ska visas. Ni kan även klicka på ett kalenderinlägg för att se mer information om den händelsen.
Import av fordon Import av fordon kan ske ifrån en Excel-fil med samma format som Sirius använder. I menyn välj Import och Importera Fordon. Leta upp filen ni vill importera. En förloppsindikator visar hur många som har importerats samt hur många som har uppdaterats (om samma fordon importeras igen). Sedan är importen klar.
Import av bränsleloggar Import av bränsleloggar kan ske från kommaseparerad textfil med samma format som Sirius använder. I menyn välj Import och Importera Drivmedel. Leta upp filen ni vill importera. En förloppsindikator visar hur många som har importerats samt hur många som har uppdaterats (om samma bränslelogg importeras igen). Efter importen dyker ett accepteringsläge upp, där man får godkänna eller neka drivmedelsloggar (utifall vissa är felaktiga). Detta läge kan man komma åt i efterhand ifrån menyn Import och Acceptera Drivmedel.
Bränsleloggar som ser rimliga ut visas i svart text. Misstänkta loggar visas i röd text. Vad som klassas som misstänkta bränsleloggar kan ställas in i kontrollpanelen ovanför listan. Det kan exempelvis vara om de inte har ett fordon kopplat, om mätarställningen har helt tokiga värden, etc.
Om ni endast vill se bränsleloggar inom ett visst datumintervall kan ni ändra det i filterrutan högst upp. Ni kan även välja att endast visa loggar som har en viss status (t.ex. de som fortfarande är under utredning). Slutligen kan ni välja hur många som ska visas i taget. Ni bör inte välja att visa för många, det kan dra ner prestandan. Klick på Sök för att uppdatera listan. För att behandla bränsleloggarna måste ni först välja vilka ni vill behandla. Detta gör ni genom att kryssa i kryssrutan till vänster om bränsleloggen. Alternativt kan ni massmarkera genom att använda kryssrutorna uppe till höger om listan. Kryssa i Välj alla/ingen en gång för att markera alla bränsleloggar i listan. Kryssa ur igen för att avmarkera alla bränsleloggar i listan. Kryssa i Välj röda/svarta en gång för att markera alla misstänkta (röda) bränsleloggar i listan. Kryssa ur igen för att markera alla bränsleloggar som ser rimliga ut (svarta). Efter att ni har markerat några bränsleloggar så klickar ni på respektive knapp i fönstrets nederkant för att utföra den åtgärden. Exempelvis så markerar ni alla röda bränsleloggar och klickar på Neka för att markera att dessa loggar är felaktiga och inte ska tas med i rapporten.
Eller så markerar ni alla svarta bränsleloggar och klickar på Acceptera för att markera att dessa är ok och ska tas med i rapporten. Skulle ni råka felbehandla några loggar kan ni markera dessa och klicka på Utred för att ta tillbaka dem till utredningen igen. Per default visas 500 bränsleloggar i taget. Efter att ni behandlat några visas ytterligare 500. Repetera behandlingen tills alla är avklarade.
Lägg upp nytt fordon Klicka på Nytt fordon. Fyll i önskade uppgifter på fordonet. Det bör åtminstone ha ett (unikt) individnummer, registreringsnummer, kostnadsställe samt placering. Klicka på Detaljer för ytterligare uppgifter som man kan fylla i. Klicka slutligen på Spara.
Redigera existerande fordon I fordonslistan, dubbelklicka på önskat fordon eller markera och klicka på Fordonskort. Ändra önskade uppgifter. Klicka slutligen på Spara.
Rapportera fel Logga in på felrapporteringssidan. Gå sedan till felrapporteringssidan (öppnas per default). Välj här vilken kategori (typ av fel) ni vill rapportera. Välj sedan en eller flera underkategorier. En separat åtgärd kommer att skapas per underkategori. Fyll i vilket fordon det gäller, ändra eventuellt datum och tid (om ni rapporterar i efterhand). Skriv sedan in lite beskrivande information om felet. Ni får skriva en notis per subkategori ni valde ovan.
Klicka slutligen på Skicka rapport för att skicka rapporten.
Beställ kostnadsförslag på reparation Leta upp önskad felrapport, t.ex. under Olästa meddelanden. Dubbelklicka på meddelandet eller marker och klicka på Arbetsorder. Kryssa sedan i Kostnadsförslag önskas. Ni kan här hoppa över vissa steg om ni vill, och gå direkt till beställning eller bokning. Alternativt kan ni avbryta arbetsordern (ingen åtgärd). Välj sedan en eller flera verkstäder att skicka kostnadsförslag till. Klicka på Ny verkstad för att lägga till en till verkstad. Klicka på X för att ta bort en verkstad. Skriv eventuellt in en kommentar och ändra fordonets status till Ur drift. Klicka sedan på Skapa.
Beställ tid för reparation Leta upp arbetsordern, t.ex. under Väntar på kostnadsförslag. Dubbelklicka på arbetsordern eller marker och klicka på Arbetsorder. Kryssa sedan i Kostnadsförslag mottaget och sedan Beställ tid. Välj sedan vilken verkstad ni ska beställa tid hos. Kommer troligen bli en av verkstäderna ni skickade kostnadsförslag till.
Fyll eventuellt i lite prisuppgifter, t.ex. ifrån kostnadsförslaget. Klicka slutligen på Spara.
Boka reparation Leta upp arbetsordern, t.ex. under Beställd. Dubbelklicka på arbetsordern eller marker och klicka på Arbetsorder. Kryssa sedan i Bokning. Fyll i det datum ni fått av verkstaden. Ändra eventuellt fordonets status till på verkstad. Klicka slutligen på Spara.
Slutför reparation Leta upp arbetsordern, t.ex. under Bokad. Dubbelklicka på arbetsordern eller marker och klicka på Arbetsorder. Kryssa sedan i Fordonsreparationen är klar. Fyll eventuellt i fler prisuppgifter, eller uppdatera existerande prisuppgifter om något skulle ha ändrats.
Ändra eventuellt fordonets status till I drift. Klicka slutligen på Spara.
Sök efter nya åtgärder Vid uppstart av programmet söks efter nya åtgärder automatiskt. Skulle ni under körning vilja söka manuellt klickar ni på Sök efter nya åtgärder. Detta kollar om något fordon behöver in på service eller besiktning och skapar en åtgärd för detta.
Skapa åtgärd manuellt I fordonslistan markera önskat fordon och klicka på Ny åtgärd. Fyll i datum och notering. Aktuellt datum och tid föreslås. Välj vilken typ av åtgärd ni vill skapa. Klicka slutligen på Ok.
Periodiska kontroller Ange vilka periodiska kontroller som ska finnas i inställningarna samt hur ofta de ska kollas. Dessa kommer sedan att dyka upp i fordonskortet med nästa kontrolldatum. En påminnelse (meddelande) kommer dyka upp under olästa meddelanden då det börjar bli dags för kontrollen. Efter avslutad kontroll (på samma sätt som en vanlig arbetsorder) så kommer nästa kontrolldatum att föreslås. Detta kan ändras om man så önskar.
Visa dokumentmappen I fordonslistan markera önskat fordon och klicka på Dokument. Om ett meddelande är markerat i listan under fordonslistan öppnas denna mapp (meddelandet måste ha en arbetsorder). Om inte så öppnas rotmappen för fordonet. Stäng slutligen ner utforskarfönstret.
Visa kostnadsrapport Klicka på Rapporter. Välj vilken månad ni vill visa rapporten för, eller välj ett datumintervall själv. Ni kan även välja att filtrera på vilka fordon som ska tas med i rapporten. Klicka sedan på Öppna för att öppna rapporten direkt i Excel (eller liknande program), alternativt klicka på Spara för att spara ner rapporten till en fil. I Excel finns flera flikar för olika kostnadsrapporter, samt en sammanställning av allting med pajdiagram.
Stäng slutligen ner Excel.