Fordonskontroll TQ5. TelliQ AB, Glasbruksgatan 1, SE Arboga, Sweden Tel: Author Per Jansson

Transkript

1 Fordonskontroll TQ5

2 Inledning Funktionalitet Övergripande funktionalitet Modul funktionalitet Översikt Öppna bokningar Service Konfigurera Service (Bekräfta) Boka Service Rapportera bokad service Larm Besiktning Sätta upp besiktning (Bekräfta) Boka Besiktning Rapportera utförd besiktning Mina Fordon Översikt ett fordon Fordonsinfo Teknisk info Kalender Kalender Kommunikation Funktion Flöde Service Mail Webb Besiktning Mail Webb Historik

3 Inledning 31 januari 2018 är grundutvecklingen klar för Fordonskontrollsmodulen i TQ5 och lansering kan påbörjas. Det återstår en del förbättrande utveckling i modulen, så som t.ex. en grundligare kostnadskontroll, geofence kontroll för service och besiktning mm. När lansering är gjord kommer även en del förbättringar att behöva skruvas på för att få modulen helt färdig. Detta dokument beskriver funktionalitet i Fordonskontrollsmodulen. Dokument kan vara ett bra underlag till marknad för att ta fram en instruktion och marknadsmaterial, samt som underlag till Kundtjänst och Sälj för att hantera support och försäljning. Detta dokument kommer vara levande och uppdateras under tiden då mer funktioner läggs till eller modifieras. Funktionalitet Övergripande funktionalitet Fordonskontrollsmodulen riktar sig till företag och kommuner som anser sig behöva ett stöd för hantering av sin fordonspark. I Fordonskontroll fås en snabb överblick om vilka åtgärder som behövs åtgärdas för alla företagets fordon. Användaren får kontroll över service, besiktning, larm från fordonet och fordonets alla uppgifter. I hela Fordonskontroll går det att snabbt söka via sökfiltret i ovankant. Är det information om ett specifikt fordon, fordon under en viss avdelning eller fordon inom en viss grupp, är det bara att ange det i sökfiltret och alla resultat i Fordonskontroll kommer bara visa det som är av intresse. På alla översiktssidor som består av kolumner kan användaren välja vilka kolumner som ska visas, allt för att få det anpassat ett sina behov. Nedan är mer ingående information om varje del i Fordonskontroll.

4 Modul funktionalitet Översikt I Fordonskontrollöversikten kan användaren direkt se vilka åtgärder som behöver åtgärdas. Knapparna på resp. område visar status och ev. vad som behöver åtgärdas, t.ex. ovan för Service - Knappen Missad. Användaren klickar på knappen Missad öppnas dessa fordon och användaren kan snabbt och enkelt boka en service. Graferna bredvid knapparna visar grafiskt hur statusen är. Lyser det t.ex. bara grönt för Service, Larm och Besiktning behöver inte användaren inte göra några åtgärder, men lyser det rött eller gult krävs det en insatts.

5 Öppna bokningar Under Öppna Bokningar presenteras alla pågående ärenden såsom bokad service/besiktning, ärenden som väntar på rapportering mm. Från denna vy kan användare väldigt enkelt ändra och rapportera utfallet av en service/besiktning eller direkt lägga till en ny bokning. Snabb filterhantering finns för att se ärenden för Besiktning, Planerad service och Oplanerad service. Service Här är fordonens all serviceinformation samlad. För varje fordon konfigureras ett serviceintervall upp. Utifrån dessa intervall visas aktuell status för administratören, som kan snabbt göra en lämplig åtgärd.

6 Snabb filterhantering finns för att se de fordon som inte har någon konfigurerad service, är OK, kommande service (behöver bokas), har en bokad service eller att servicedatumet har passerat och det har missats att boka service. Snabbt och enkelt kan användare för varje fordon Konfigurera serviceintervallet, Göra en servicebokning, Rapportera service, Ta bort en bokning eller komma till fordonets detaljer. Konfigurera Service De flesta fordon har ett bestämt service intervall från tillverkaren. Det är ett tidsintervall (t.ex. en gång per år) och en körsträcka (t.ex km). När en konfigurering sätts upp i Fordonskontroll presenteras information såsom fordonsnamn, serienummer på enheten, reg. nummer, fordonstillverkare, modell och aktuell mätarställning. Finns en generell instruktion till utföraren som ska boka servicen, skrivs den in här (t.ex. vilken serviceverkstad fordonet ska till). Det går att aktivera service på tidsintervall och/eller körsträcka. För tidsintervall väljs; hur många dagar innan nästa servicetillfälle ska påminnelse visas. när är nästa servicetillfälle. vilket är grundintervallet. För körsträcka väljs; hur många km innan nästa servicetillfälle ska påminnelse visas. mätarställning vid nästa service. vilket är grundintervallet. Det finns även en funktion som skickar information när det är dags att boka service till ansvarig för fordonet (se mer nedan under kommunikation). Det finns även en flik där information om historiska bokningar presenteras.

7 Servicebokning För varje fordon går det att boka planerad service enligt den uppsatta servicekonfigurationen. Det går även att boka hur många oplanerade servicar som behövs. En oplanerad service kan t.ex. vara en reparation på fordonet, kalibrering av tillbehör, skifte av däck mm. I (bekräftningen) bokningen anges vilken verkstad som ska utföra servicen, samt dess uppgifter. Vilken dag och klockslag åtgärden ska utföras, om det är en planerad eller oplanerad service. Dessutom kan här anges vem (utförare) som ska ta fordonet till servicen och dess e-post. En rubrik och noteringar som utföraren ser i systemet eller i det mail som kan genereras direkt här manuellt eller via det automatiska utskicket (se mer nedan under kommunikation). Rapportera bokad service När en service är utförd på verkstaden ska den rapporteras i fordonskontroll. Detta för att stänga bokningen och att det konfigurerade serviceintervallet sätts om automatiskt igen. Förutom grunduppgifter såsom fordon, reg.nummer, tillverkare, modell och mätarställning anges här datum och tid för inrapporteringen samt ev. kommentar. Det går även att bifoga dokument, protokoll, bild eller annan fil.

8 Larm Här syns all larmstatus från fordonen och status från TelliQ enheterna. Direkt syns om fordonets motorlampa har tänds eller om fordonet rapporterar några felkoder. Dessa felkoder skrivs ut i klartext och länkar till en beskrivning av koden, så fordonsansvarig direkt kan se vad som är fel och göra en åtgärd. På sidan visas också status för TelliQ enheterna, om de har kommunikationsproblem eller är utdragna ur fordonet. Enhetslarmen kan direkt bekräftas i tabellen. Motorlampa och felkoder släcks av verkstaden som åtgärdar problemet. När ett allvarligt larm uppstår kan en åtgärd bokas direkt från Fordonskontroll genom att klicka på aktuellt fordon. Snabb filterhantering finns för att se de fordon som har motorlampa tänd, aktiva felkoder, om enheten är utdragen eller inte kommunicerar.

9 Besiktning Här presenteras all besiktningsinformation för fordonen. För varje fordon konfigureras automatiskt ett besiktningsintervall. Utifrån dessa intervall visas aktuell status och användaren kan snabbt göra en lämplig åtgärd. Snabb filterhantering finns för att se de fordon som behöver bokas, har en kommande bokning, bokningsdatumet har passerat eller att fordonets besiktningsdatum är missat. Snabbt och enkelt kan användare för varje fordon sätta upp en besiktning, boka eller ändra en besiktning, rapportera besiktning, ta bort en besiktning, göra en servicebokning eller komma till till fordonets detaljer.

10 Sätta upp besiktning Uppsättningen av nästa besiktningsdatum sker automatiskt när uppgifterna importeras från Transportstyrelsen. Default är det satt att systemet ska påminna 60 dagar innan sista besiktningsdatum. Detta går självklart att ändra. Här går det också att ange en instruktion om utförandet av besiktningen. Allt för att ge utförande person all information som är nödvändig. Det finns en funktion som skickar information när det är dags att boka service till den person som ska utföra bokningen (se mer nedan under kommunikation). (Bekräfta) Boka Besiktning För varje fordon går det att boka planerad service enligt den uppsatta servicekonfigurationen. Det går även att boka hur många oplanerade servicar som behövs. En oplanerad service kan vara en reparation på fordonet, kalibrering av tillbehör, skifte av däck mm. I (bekräftningen) bokningen anges vilken dag och klockslag besiktningen ska utföras, adress till besiktningsföretaget och en notering. Dessutom kan här anges vem (utförare) som ska ta fordonet till besiktningen och dess e-post. Denna utförare får all information om besiktningen via mail (se mer nedan under kommunikation).

11 Rapportera utförd besiktning När en besiktning är utförd på besiktningsföretaget ska den rapporteras i fordonskontroll. Detta för att stänga bokningen och att besiktningsintervallet ska sättas om automatiskt igen. Vid rapportering anges ett rapporteringsdatum. Nästa senaste besiktningsdatum enligt konfigurationen visas, samt att noteringar kan skrivas. En besiktningsstatus ska väljas: Godkänd, Underkänd utan krav på efterkontroll, Underkänd med krav på efterkontroll, Underkänd med körförbud. Det går även att bifoga ett protokoll eller övriga dokument. Mina Fordon På översiktssidan för mina fordon ser man väsentlig information om fordonen. Här som på andra översiktssidor kan användaren välja vilka kolumner som ska visas.

12 Om flera fordon markeras i listan kan dessa editeras genom att klicka på knappen masseditera. Uppgifter som går att masseditera är: Förare Arbetsledare Avtalsansvarig Organisation Fordonstyp Användningstyp Taggar Klicka på aktuellt fordon eller dubbelklicka i fordonslistan, så öppnas översikten för fordonet. Översikt ett fordon På fordonssidan finns mycket information om det aktuella fordonet. I toppmenyn visas reg. nummer, tillverkare, modell och år.

13 I den vänstra menyn under fordonsbilden läggs uppgifter in för vem som är: Förare Arbetsledare Avtalsansvarig. I avsnittet under läggs uppgifter in om: Organisation fordonet tillhör Fordonstyp Användningstyp Nederst läggs ev. taggar upp för fordonet. Dessa taggar kan användas för att gruppera fordon och gör det mycket enkelt när man vill söka på dessa fordon i sökfiltret. Överst i huvudfönstret presenteras en karta där fordonets senaste position kan ses. Det går att arbeta med kartan, såsom att zooma in och ut, flytta kartan, välja satellitvy och ta den lilla gula gubben för att se gatuvy. Under kartan finns information om Servicestatus, Larmstatus, Besiktningsstatus och Mätarställning & bränsle. Statusuppgifterna (service, larm, besiktning) hämtas från respektive uppsättning och utfall, medan uppgifter under Mätarställning & bränsle kan editeras direkt på sidan.

14 Under ägandeform anges vilket ägande det är på fordonet t.ex. leasing, hyra eller eget ägande. Beroende på ägandeformen presenteras mer kostnadsuppgifter (Leasing/hyreskostnad, försäkring, service, däck, skatt, övriga kostnader). Vid nästan varje del i fordonsöversikten finns denna pennsymbol Klickar man på den går det att redigera uppgifterna i det avsnittet. När man har klickat på pennan kommer dessa alternativ upp på samma plats Bocken för att spara ändringarna och krysset för att avbryta. Fordonsinfo Under fliken Fordonsinfo länkar vi till car.info och får mer övergripande information om Fordonsuppgifter, Chassi, Motor & prestanda, Klassificering, Mätarställningshistorik, samt fordonshistorik. Under fordonshistoriken visas händelserna grafisk, vilket gör det enkelt att se vad som har hänt med fordonet under dess livstid.

15 Teknisk info Även under fliken Teknisk info länkar vi till car.info. Här presenteras all information om fordonet som Car.info fått från Transportstyrelsen. Det är samlat inom kategorierna: Motor & Prestanda, Dimensioner & Vikt, Exteriört, Interiör, Funktioner, Säkerhet och Specifika fordonsdata. Kalender I fliken Kalender samlas alla historiska och kommande händelser om fordonet. Det kan vara Bokad Service/Besiktning/Oplanerad service, Rapporterad Service/Besiktning/Oplanerad service eller larm och felkoder.

16 Kalender Under Fordonskontrolls huvudkalender visa alla händelser för alla fordon. Kalender kan visas både i Schemavy och kalendervy (se nedan). Visningen kan vara månadsvis eller de exakta datum som tas fram via kalendersymbolen. För service- och besiktningsärendena kan tiderna för bokningen enkelt bokas om genom att klicka på den aktuella raden. Det går även direkt i kalendern att lägga till flera händelser via knappen upp till höger Lägg till händelse. Servicebokning Rapportera service Boka besiktning Rapportera besiktning Via Exportera knappen kan aktuellt visat data exporteras till Excel för vidare hantering.

17 Kalendern kan även visas i kalendervy. Kommunikation Funktion I Fordonskontroll finns möjligheten att använda kommunikationsverktyget för att kommunicera åtgärder till ansvariga för fordonet. Om det under Mina Fordon och aktuellt fordon anges en Arbetsledare och/eller Avtalsansvarig kommer påminnels skickas ut. Om det är föraren som ska hantera fordonets åtgärder anges även föraren som arbetsledare.

18 Flöde När man enligt ovan har satt upp konfiguration för service och besiktning sänds påminnels en automatiskt till arbetsledaren. Finns ingen arbetsledare uppsatt, skickas mailet till Avtalsansvarig. Mail om att boka service eller besiktning skickas ut enligt de uppsatta bestämmelserna i konfigurationen. T.ex. för service, 30 dagar innan senaste servicedatum eller 1000 km innan uppnådd körsträcka. För besiktning, 60 dagar innan sista besiktningsdatum. Om inte service eller besiktning har bokats i Fordonskontroll, skickas ett nytt påminnels efter halva påminnelsetiden. Detta mail skickas både till arbetsledaren och avtalsansvarig, om det är olika personer. Dagen innan en service eller besiktning skickas ett påminnels , så inte utföraren ska missa att lämna in fordonet. Dagen efter servicen eller besiktningen sänds ett mail med information om att rapportera utfallet av åtgärden i fordonskontroll. Service Mail När det är dags att boka en service skickas nedanstående påminnels till arbetsledaren eller avtalsansvarig. Samma mail skickas igen efter halva påminnelsetiden om ingen service har bokats.

19 När en service har bokats skickas nedanstående informationsmail till arbetsledaren eller avtalsansvarig. Dagen innan en service skickas nedanstående påminnels till arbetsledaren eller avtalsansvarig.

20 Dagen efter servicen skickas nedanstående mail med information om att bekräfta att service är utförd. Webb När utföraren klickar på knappen/länken i mailet öppnas en sida för den aktuella åtgärden.

21 När utföraren klickar på länken Bekräfta bokad service i det första mailet som sändes, kommer ovanstående sida upp. Utföraren klickar då på knappen Bekräfta boka service. Ovanstående öppnas när utföraren klickade på knappen Bekräfta bokad service på föregående sida. Här anges datum och tid då servicen är bokad på verkstaden och ev. En kommentar. När en service är bokad visas den under Service fliken. Om servicetiden har bokats om på verkstaden går det enkelt att ändra det genom att klicka på Ändra. Då öppnas föregående sida. Är servicen utförd ska den bekräftas genom att klicka på Klarrapportera. Vid rapporteringen anges datum och tid, samt en kommentar. När utföraren klickar på Rapportera, så stängs bokningen och serviceintervallet sätts automatiskt igen.

22 Besiktning Mail När det är dags att boka en besiktning skickas nedanstående påminnels till arbetsledaren eller avtalsansvarig. Samma mail skickas igen efter halva påminnelsetiden om ingen besiktning har bokats. När en besiktningen har bokats skickas nedanstående informationsmail till arbetsledaren eller avtalsansvarig.

23 Dagen innan en besiktning skickas nedanstående påminnels till arbetsledaren eller avtalsansvarig. Dagen efter besiktningen skickas nedanstående mail med information om att bekräfta att besiktningen är utförd.

24 Webb När utföraren klickar på knappen/länken i mailet öppnas en sida för den aktuella åtgärden. När utföraren klickar på länken Bekräfta bokad service i det första mailet som sändes, kommer ovanstående sida upp. Utföraren klickar då på knappen Bekräfta boka service. Ovanstående öppnas när utföraren klickade på knappen Bekräfta bokad service på föregående sida. Här anges datum och tid då servicen är bokad på verkstaden och ev. En kommentar.

25 När en besiktning är bokad visas den under Besiktnings fliken. Om besiktningstiden har bokats om, går det enkelt att ändra det genom att klicka på Ändra. Då öppnas föregående sida. Är besiktningen utförd ska den bekräftas genom att klicka på Klarrapportera. Vid rapporteringen anges datum och tid, samt besiktningsresultatet.

26 Historik Under fliken Historik finns all information om tidigare åtgärder på fordonet.

27 Månadsrapportm Det går också att sätta upp en månadsrapport som skickas ut till berörda. Rapporten är en variant på körjournalsrapporten fast med annan information såsom bränsleåtgång och utsläpp.