Inställningar: Gå till menypunkten, Bokning/Tidredovisning, Bokning. Kryssa i Aktivera lånebilar.

Transkript

1 Hantering Lånebilar Med lånebilsmodulen kan du hantera utlåning av bilar. Du kan se i veckoplaneringen vilka bilar som finns tillgängliga och reservera dessa i samband med att du bokar i kundorder i veckoplaneringen. Inställningar: Gå till menypunkten, Bokning/Tidredovisning, Bokning. Kryssa i Aktivera lånebilar. Lägg sedan upp de bilar som ska finnas tillgängliga för utlåning. Klicka på knappen Redigera lånebilar. Lägg upp Regnr och fordonstyp. Stäng och klicka på Spara.

2 Du har nu fått en ny ikon i programmets ikon rad i form av en liten röd bil. Via den ikonen kan du se vilka uthyrningar som är bokade samt även lägga upp nya avtal. Normalt görs detta dock via veckoplaneringen. I veckoplaneringen kan du nu se hur många lånebilar som finns disponibla för varje dag. Det disponibla antalet bilar visas i samma ruta som veckodag i kalendern. I det här fallet har vi ett disponibelt fordon måndag den 6:e december och tre disponibla tisdag den 7:e. Vill du se vilka lånebilar som är bokade på måndagen, klickar du en gång i måndagskolumnen och sedan på lånebilsikonen. Du får upp ett fönster som visar vilka bilar som är bokade, hur länge och på vilken arbetsorder. I det här fallet är PHX914 bokad hela dagen och SHI342 är bokad fram till klockan 12. En bil är ledig för uthyrning. Arbetsgång

3 Du bokar arbetsordern som vanligt i veckoplaneringen. Vill kunden ha lånebil ser du för varje dag om det finns bil ledig. När du bokat arbetsordern klickar du på Reservera lånebil. Automatiskt väljer programmet samma datum som bokningen. Klicka på Reservera och en ny rad läggs upp. Klicka på Koppla till bil och välj vilken lånebil du vill boka upp. Endast tillgängliga fordon visas. Klicka på Redigera km för att ange kilometerställningen på lånebilen i fältet Kilometer Ut. Avsluta med att skriva ut låneavtalet genom att klicka på Låneavtal. Avtalet innehåller en standardtext som du kan redigera genom att klicka på Redigera text. Ändrad text sparas som ny avtalstext.

4 Fyll i eventuell självriskreducering och komplettera med telefon och körkortsuppgifter. Skriv ut. Kunden skriver på under Fordonet mottaget När bilen returneras tar du fram avtalet (papperskopian). Kontrollera bilens skick, läs av mätarställning och skriv under att bilen är återlämnad. Hur ser jag vem som haft en viss lånebil under en vald period? Gå tid meny Bokning/Tidredovisning och undermeny Bokning. Välj knappen Historik längst ner i bild. Ange det regnr du söker och vilken tidsperiod det gäller. Klicka på Sök. Hur tar jag betalt och hur får jag lånebilsintäkterna på rätt konto? När du bestämt vilket konto du vill ha intäkterna bokförda på lägger du upp en radtyp. I detta fall har vi valt en övrig rad med konto 3150 och radbeskrivning Lånebilar.

5 Nästa steg är att lägga upp en kortkod i tidverket. I detta fall heter koden H1 och text på fakturan blir: HYRBIL PER DAG. Ett á-pris är valt på 250kr ex moms. När jag tar betalt på arbetsordern väljer jag radtyp Ö och skriver H1 i kod/artikelnummerfält. Programmet föreslår 1 i antal som du bekräftar med Enter om det handlar om en dag. På detta sätt får jag intäkterna för hyrbilar på eget konto. Vill jag ha intäkten bokförd på varje hyrbil separat lägger jag upp flera Övrigrader som jag använder vid försäljningen.