Garantihantering i Winassist 9.755

Transkript

1 Garantihantering i Winassist , Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

2 Innehållsförteckning Garantihantering i Winassist... 3 Inställningar... 3 Timdebiteringar... 3 Garantimärkning av orderrader... 4 Utskrift Garantiunderlag... 5 Vad gör jag med Garantiunderlaget?... 6 Utskrift garantiunderlag... 6 Garantimodul enkel Hur styr jag konteringen garantimodul enkel Garantimodul avancerad Hur styr jag konteringen i garantimodul avancerad Inbetalning , Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

3 Garantihantering i Winassist Grunden för garantihanteringen är alltid att G-märka de arbetsorderrader som avser garanti. I och med det behöver man inte skriva separata arbetsorder för garantiarbeten utan kan blanda vanliga reparationsarbeten med garantier på samma arbetsorder. G-märkta rader kommer ut på ett Garantiunderlag. På Garantiunderlaget framgår arbetsordernummer, fakturanummer, regnr, ägare, kilometerställning samt de rader som garantimärkts. När man fakturerar kunden skapas historik på fordonet och statistik på reservdelar. Hur man sedan går vidare med själva reklamationen skiljer sig åt beroende på graden av auktorisation, mängden garantiarbeten samt hur reklamationen kan rapporteras till importören. Med rätt arbetssätt i Winassist kan man få både bättre överblick och kontroll över garantifordringarna samt slippa onödigt dubbelarbete. Inställningar Timdebiteringar Via meny Paket/Tidverk Timdebiteringar lägger du in gällande ersättning från importören. Under rubriken Garantidebitering väljer du Ny, anger märkeskod och gällande ersättning. Spara. I detta fall har vi lagt in NI för Nissan och 700 kr samt VA för VAG och 500 kr. Tänk på att märkeskoden ska överensstämma med reservdelarnas märkeskod för resp. leverantör. Gå sedan till meny System Parametrar Rabatter/Påslag Inköpsrabatter för att lägga in hur mycket rabatt du har på reservdelar vid garantireparationer. Här finns 2 beräkningssätt beroende på om rabatten beräknas på brutto eller nettopris. Om raderna redan finns inskrivna (krävs för att systemet ska kunna räkna ut inköpspriser på inlästa prislistor) väljer du Redigera och skriver in gällande rabatt för respektive rabattkod. Nedanför ser du några exempel på Nissan artiklar. Garantirabatten anges längst ut till höger. Spara när du är klar med alla rader och leverantörer. Nu är du klar med inställningarna. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

4 Garantimärkning av orderrader G-märkning av orderraderna gör du efter du skrivit klart dina rader. Du kan markera en eller flera rader. G-märkningen gör du antingen genom att trycka F5 eller genom att högerklicka på musen och välja Garantimärk i menyn. När du märkt raderna blir de svagt gulfärgade och får ett G i kolumnen Rm. Dessa rader ingår ej i ordersumman. På alla dokument står texten Garanti istället för ett belopp. OBS! Även om ordersumman blir noll kronor ska du skriva ut en Kontantnota. Dels ska kunden ha ett dokument som visar vad som är gjort, dels ska du själv ha historik på alla arbeten på varje fordon. Dessutom ska reservdelslagret uppdateras och konteringen bli riktig. Allt detta sker när du skriver ut Fakturan/Kontantnotan. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

5 Utskrift Garantiunderlag Garantiunderlaget innehåller alla uppgifter om kund, fordon, mätarställning etc. Det skrivs normalt ut direkt efter fakturautskriften genom att du svara Ja på frågan om Utskrift av garantiunderlag? (Aktiveras under System Parametrar Arbetssätt Beteende 1. Kryssa i raden Fråga om garantiunderlag vid fakturering ). Vill man skriva ut Garantiunderlaget senare gör man det genom att hämta upp Fakturan och välja Utskrifter Garantiunderlag. Endast G-märkta rader kommer med på garantiunderlaget som har en egen nummerserie. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

6 Vad gör jag med Garantiunderlaget? Ovanstående förfaringssätt ska alla använda. Det finns 3 sätt att hantera garantierna vidare i programmet beroende på hur mycket garantier man har och hur man vill hantera det i bokföringen. Utskrift garantiunderlag. Används av verkstäder med få garantiarbeten. Garantimodul enkel. Används av verkstäder som har normal mängd garantier och som vid behov enkelt vill kunna visa hur mycket pengar man har att fordra från importören. Garantimodul avancerad. Används av de verkstäder som har garantier och vill ha god kontroll på utestående garantifodringar och vill kunna utläsa fodringarna i resultatredovisningen. Utskrift garantiunderlag Har du få reklamationer kan det räcka med att skriva ut Garantiunderlaget vilket du har som underlag för att göra reklamationen mot generalagenten. Detta görs ju ofta via Internet. När du gjort reklamationen arkiverar du Garantiunderlaget tills du har fått betalt. Sedan makulerar du helt enkelt Garantiunderlaget när den är avvecklad. I pärmen med Garantiunderlag kan du lätt se dina utestående fordringar mot importören. Detta är den enklaste formen av garantihantering för en verkstad som inte gör mer än kanske 10 garantiarbeten på en månad. Garantimodul enkel. Jobbar du med flera märken och kanske har lite mer reklamationer kan det bli svårare att hålla ordning på vad som är betalt och inte. För vissa märken kanske du vill skapa en fil för överföring av reklamationen. Då kan du använda Garantimodulen i Winassist. Modulen aktiveras via meny Garantier System. Kryssa i Använd Garantimodul. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

7 Varje utskrivet Garantiunderlag numreras och går att hämta upp i garantimodulen på respektive nummer. Välj Garantier och Skapa/Redigera. Klicka på Sök garanti (F4) Sök på garantinr. och ange garantinumret. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

8 Välj Aktivera. Har du två fel på samma garanti markerar du den rad som avser fel två och skriver en tvåa. Längst ut till höger visas felnummer. Välj sedan Summera och Dela garanti. Garantin får nu ett underliggande löpnummer. Fel 1 får löpnummer 851:1. Fel 2 får 851:2. Fel 2 ser du genom att trycka F4 och välja Sök på garantinr + Fel 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

9 Fel 1 Fel 2 Redigera och spara garantier Arbetsrader ska nu kompletteras med operationskod och rätt tidsfaktor. Det går att ange operationskoden redan på arbetsordern om man vill. Ofta måste man dock slå upp operationskoden vilket gör att arbetsorderregistreringen kan bli för långsam. Det kan vara lättare att komplettera med operationskoden i garantimodulen, då man ofta behandlar flera reklamationer samtidigt. Vanligt förekommande operationsnummer kan man lägga in i operationsregistret för att spara tid vid registreringen. För att redigera rad dubbelklickar du på raden varpå du får ner den i redigeringsläge (garantin måste vara aktiverad). Lägg till operationskoden och korrigera tiden om det behövs. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

10 Spara raden med F2. När du är klar med raderna ska du spara garantin. Klicka på Summera (F12). Alla ej avvecklade garantier är öppna. Är du klar sparar du garantin under rubriken Öppna garantier. Väljer du Spara innebär det att du inte begärt ersättning från importören och inte är klar med reklamationsordern. Väljer du Spara som klar innebär det att du begärt ersättning från importören. Tryck sedan Esc för att gå ur reklamationen. Vill du se hur mycket öppna garantier du har väljer du Sök garanti (F4) och Visa öppna garantier. Via knappen Urval kan du selektera listan på Klara och få en summering av hur stor fordran som ligger mot dina importörer. Du kan även se Alla och Öppna. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

11 När du får betalt Sök upp garantinumret och aktivera den. Stämmer beloppet? Om inte redigerar du garantiraderna så att det stämmer med krediteringen du fått. När du är klar väljer du Summera (F12) och välj Klar och betald under rubriken Spara permanent. När du är klar väljer du Summera (F12) och välj Klar och betald under rubriken Spara permanent. Nästa steg blir att skriva ut bokföringsunderlaget. Bokföringsunderlaget får du ut via Garantier Bokföring Bokföringsunderlag Nytt. Hur styr jag konteringen garantimodul enkel. Via meny Garantier System klickar du på knappen Bokföringskonton. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

12 Här anger du de konton som skall finnas på bokföringsunderlaget. Observera att garantiarbeten och reservdelsförsäljningen inte konteras som försäljning när du löpande fakturerar. På bokföringsunderlaget visas hur mycket du sålt vad avser garantier men det konteras inte upp på något konto eftersom du inte fått någon betalning. Det är heller inte säkert att du får hela beloppet som du angivit på Fakturan/Kontantnotan. Ersättningen får du först när garantin är avvecklad hos importören. Därför bokförs garantiersättningen först när du sparar garantin som Klar och betald och skriver ut bokföringsunderlaget och godkänner det. De konton som behöver anges är de som är markerade på bilden ovan. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

13 Garantimodul avancerad. Skillnaden mot enkel garantimodul är att vi skapar bokföringsunderlaget i samband med att vi skickar reklamationen till importören. Eftersom ersättningen ofta kommer diffa måste vi i slutänden skapa ett nytt bokföringsunderlag när vi senare får betalt. Antingen har vi fått mer än vad vi begärt och får då göra en överbetalning eller så har vi fått mindre än vad vi begärt och då får vi skriva av då beloppet reducerats. Detta hanteras i en speciell kundreskontra för garantierna. Det blir således några extra arbetsmoment för den som ska sköta detta. Därför rekommenderar vi endast större verkstäder denna hantering. Det är samma hantering av denna garanti som i den enkla garantimodulen till dess att den ska sparas som klar. Här ska du välja Klar obetald (Kundreskontra) under rubriken Spara permanent. När du är klar med dagens skörd av garantier väljer du att skriva ut bokföringsunderlaget. Det gör du via Garantier Bokföring Bokföringsunderlag Nytt. Rapporten skrivs ut per märke om du hanterar flera märken. Eftersom vi bokför denna intäkt i förskott bör dessa pengar hamna på interimskonton. Om vi ska använda de avancerade garantimodulen ska vi lägga in interimskonton i tabellen. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

14 Hur styr jag konteringen i garantimodul avancerad. Via meny Garantier System klickar du på knappen Bokföringskonton. När du registrerar en garantiorder som klar till kundreskontran bokförs allt interimskonton exkl. moms. När bokföringsunderlaget skriv ut och kodkänns så ser underlaget ut enligt ovan. Arbete, reservdelar och ev. främmande arbete bokförs mot interimsfodringar. Vid registrering av reklamations ersättning så används kostnadskonton och ev. avskrivningskonton enligt nedan. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

15 När sedan ersättningen kommer från generalagenten och det faktiska beloppen som du erhåller registreras i inbetalningsfunktionen flyttas beloppen från interimskonton till intäktskonton enligt ovan. I ex. så har vi erhållet 100: - mindre arbete än vad vi tidigare ansökte om samt över betalning av reservdelar med 200: -. Momsen har tillkommit på det erhållna beloppet. Hur registrering av garantiersättningar beskriv enligt nedan. Inbetalning När du erhållit garantiersättningen vanligtvis en kreditnota registreras ersättningen på följande vis. Välj Garantier Kundreskontra Inbetalningar Markera den aktuella garantin. Välj Visa eller dubbelklicka på raden och sedan Ny inbetalning. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

16 Arbetsgången med inbetalningar är att först reglera den begärda ersättningen. Överensstämmer beloppen klickar du på Spara. Om ersättningen är lägre får du en diff som ska skrivas av. Har du fått mer i ersättning än begärt gör du en extra inbetalning genom knappen Överbetalning. Välj datum för inbetalningen/krediteringen. Betalsätt är normalt Reklamation/Kredit dvs att du fått en kreditnota från importören. I kolumnen Begärt visas belopp du tidigare har ansökt om. I kolumnen Erhållit föreslås det belopp du ansökt. I kolumnen Differens visas eventuell differens mellan ansökt och erhållit. Är beloppet detsamma som begärt klickar du bara på Spara. Underbetalning Har du fått mindre än begärt för t.ex arbete ändrar du belopp på raden för arbete i kolumnen Nytt belopp. När du ändrat beloppen klickar du på Spara för att registrera betalningen. En eventuell differens kan du låta ligga kvar om du vill driva kravet vidare mot importören. Skulle du senare få betalt även för differensen bokar du av den genom att göra en ny inbetalning. Programmet föreslår resterande belopp i kolumnen Nytt belopp. Får du inte mer betalt bokar du av differensen med betalsätt Avskrivet. Överbetalning Om du fått mer ersättning än begärt ska du först bekräfta det äskade beloppet med Spara och sedan klicka på knappen Överbetalning. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

17 Ange beloppet som avser den överskjutande delen i kolumnen Nytt belopp och avsluta med Spara. I nedanstående exempel har vi fått 100 kr mer för arbetet. När du sparat har du två inbetalningar på denna post. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

18 När du är klar med alla inbetalningarna skriver du ut inbetalningsjournalen. Denna skriver du ut via Garantier Kundreskontra Inbetalningsjournal. Alla överbetalningar redovisas i rubriken överbetalt. Alla garantier som inte är betalda ligger i en kundreskontra. Du kan enkelt få ut en rapport på dina fordringar mot importören. Det gör du genom att välja Garantier Kundreskontra Rapporter. Du kan välja att se alla öppna eller för specifik kund. Du kan även selektera listan på ett specifikt märke. Skapa fil För vissa märken går det att skapa en garantifil som kan skickas till importören. Se märkesspecifik information. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.