version Anställda och Veckoplanering - Dagsplanering

Transkript

1 version Anställda och Veckoplanering - Dagsplanering

2 Innehållsförteckning Anställda och Veckoplanering... 3 Registrera anställda... 3 Arbetsschema... 6 Koppla anställd med arbetsschema... 9 Boka arbetsorder Visa när ett fordon är bokat/flytta bokning Delad bokning Skicka Grupp SMS Personalstatus Utskrifter Dagsplanering Winassist System AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist System AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt. 2

3 Anställda och Veckoplanering samt Dagsplanering I den här SnabbGuiden ska vi gå igenom hur du registrerar anställda i WinAssist lägger upp arbetsscheman bokar ett arbete i Veckoplaneringen Flyttar bokade jobb från Veckoplaneringen till Dagsplaneringen Det första vi måste göra är att registrera dina anställda i systemet. Registrera anställda 1. På Menyraden går du till Bokning/Tidredovisning och Anställda enligt bilden nedan. 3

4 2. Om du inte tidigare registrerat några anställda är bilden tom. I annat fall visas en översikt av alla de som du registrerat sedan tidigare. För att börja registreringen klickar du på Ny. 3. I nedanstående formulär registrerar du den nya personens uppgifter. Obligatoriskt är Förnamn, Efternamn, Signatur. Bokningskapacitet innebär att man kan boka mer eller mindre på en effektiv eller mindre effektiv tekniker. När du är klar klickar du på Spara. 4

5 4. Nu är Kalle Svensson registrerad i systemet. Nästa steg är att lägga upp ett arbetsschema för Kalle. 5

6 Arbetsschema 1. För att lägga upp ett nytt arbetsschema klickar du på Arbetstider. 2. I detta fall hade vi redan registrerat arbetsscheman för de andra anställda. Eftersom Kalle ska ha andra arbetstider så lägger vi upp ett nytt schema. Klicka på Redigera Arbetsscheman. 6

7 3. För att göra ett helt nytt schema så klickar du på Nytt Schema. Eftersom det är Kalles egna schema kallar vi det för Kalle. Vi fyller sedan i de tider Kalle ska jobba och när han ska ha sina raster. Klicka sedan på Spara. 4. Vi har nu lagt upp Kalles nya schema och du kan klicka på Stäng för att gå vidare. 7

8 Det är också möjligt att lägga upp 2-skift, 3-skift samt 4-skift. I detta exempel har vi skapat ett 3-skiftschema som vi kallar Mån-Fre 3-skift V1, V2 och V3 med arbetstider samt raster precis på samma vis som ett normalt schema. Startvecka anger när Schemat skall börja att gälla. Det kan vara så att t.ex om en månad skall detta schema börja att gälla och då kan man ange i förväg när det skall börja. 8

9 Koppla anställd med arbetsschema 1. Nu ska vi koppla ihop Kalle med hans schematyp Normal och arbetstider. Kalle ska arbeta måndag fredag enligt schemat Kalle och lördag söndag enligt schemat Lörd Sönd. Vi börjar med vardagarna och för att göra kopplingen klickar du på Kalle och arbetsschemat Kalle så de blir blåmarkerade. Gå sedan med markören till veckodagarna och klicka på respektive dag så att kolumnen Arbetsscheman uppdateras med schemat Kalle. Fortsätt sedan med lördag och söndag genom att markera schemat Lörd Sönd och sedan klicka på Lördag och Söndag. När du är klar, klickar du på Spara. 9

10 2. Nu ska vi koppla ihop Kalle med hans schematyp 3-skift och arbetstider. Kalle ska arbeta måndag fredag enligt schemat Mån-Fre 3-skift V1 Vecka 1 och anger vilken vecka skiftet skall börja gälla. Lördag söndag enligt schemat Lörd Sönd. Vi börjar med vardagarna och för att göra kopplingen klickar du på Kalle och arbetsschemat Mån- Fre 3-skift V1 så de blir blåmarkerade. Gå sedan med markören till veckodagarna och klicka på respektive dag så att kolumnen Arbetsscheman uppdateras med schemat Mån-Fre 3-skift V1. Fortsätt sedan med lördag och söndag genom att markera schemat Lörd Sönd och sedan klicka på Lördag och Söndag. Klicka sedan på högerpilen i veckoboxen och välj Vecka 2 10

11 3. Kalle ska arbeta måndag fredag enligt schemat Mån-Fre 3-skift V2 Vecka 2 och anger vilken vecka skiftet skall börja gälla. Lördag söndag enligt schemat Lö Sö. Vi börjar med vardagarna och för att göra kopplingen klickar du på Kalle och arbetsschemat Mån- Fre 3-skift V2 så de blir blåmarkerade. Gå sedan med markören till veckodagarna och klicka på respektive dag så att kolumnen Arbetsscheman uppdateras med schemat Mån-Fre 3-skift V2. Fortsätt sedan med lördag och söndag genom att markera schemat Lörd Sönd och sedan klicka på Lördag och Söndag Fortsätt på samma vis med vecka 3 och vecka 4:a om den används. När du är klar klickar du på Spara. 11

12 Du kommer nu tillbaka till översikten och vi ska lägga in Kalle så han blir bokningsbar. Detta gör du genom att klicka på fliken Bokning högst upp på bilden. 4. Här kan du nu föra över Kalle från fältet Anställda till fältet Veckoplanering. Det gör du genom att markera Kalle Svensson och sedan klicka på vänsterpilen. 12

13 5. Nu är Kalle Svensson överflyttad till bokningstavlan och kan bokas in på en arbetsorder. När du är klar klickar du på Spara och kommer då tillbaka till den flik du senast var på. 13

14 Boka arbetsorder 1. I detta fall har vi en ny arbetsorder framme som är obokad. Vi har kommit överens med kunden att bilen ska lämnas den 22/9 och hämtas samma dag. För att boka in arbetsordern så går vi till fliken Veckoplanering. 2. Här visas aktuell vecka på bokningstavlan med de mekaniker som är bokningsbara. Vi går till Kalle och dubbelklickar på området där Kalle och Måndag möts. Du kan också markera området genom att ställa markören där, klicka en gång, och sedan trycka Enter. 14

15 Knappen Sök bokbar tid innebär att programmet visar nästa lediga beräknade tid oavsett mekaniker. Ex. Skall boka ett jobb som tar Ca ½-timme. Vilken dag och vilken mekaniker finns det en ledig halv timme på. Klicka på knappen och en box visas på skärmen och man anger tiden och klickar OK. Programmet visar 1:a lediga tid. Vi får nu upp Kalles arbetsschema för den 22 September. Här klickar vi på knappen Ny Bokning. 15

16 3. I informationsfönstret visas nu den obokade arbetsorden. Vill jag se samtliga obokade arbetsordrar klickar jag på knappen Sök. Det går även bra att söka på Aonr, Regnr, Kundnr, Ägare. Siffran under knappen Sök visar hur många obokade arbetsordrar det finns i systemet. 16

17 4. Vi väljer den markerade arbetsordern och väljer även vilken typ av arbete det gäller genom att klicka på Service PB under bokningskategori. Information om Bokningskategori, Beräknad tid, Starttid (vid Fast bokningstyp), Lämnas och Hämtas kommer från det som registrerades i arbetsordern tidigare. Om det är några av dessa inställningar du vill ändra på kan du göra det nu. Klicka sedan på Boka för att slutföra bokningen. 5. Du ser nu att arbetsordern blivit bokad på Kalle och att information från arbetsordern förts in i arbetsschemat. När du är klar klickar du på Stäng och kommer då tillbaka till bokningstavlan. 17

18 6. På bokningstavlan ser du att informationen har blivit uppdaterad för Kalle. Det färgade strecket motsvarar den tid som arbetet beräknas ta och du får en bra överblick på hur dagarna är bokade för respektive mekaniker. 7. Om du sedan går tillbaka till fliken Försäljning ser du att arbetsordern nu är bokad och att informationsfönstret är uppdaterat. Det gröna R:et betyder att bokningen är Rörlig, dvs. verkstaden kan arbeta med bilen valfri tid under dagen. Spara. 8. Du kan nu lämna den aktiva arbetsordern genom att trycka Esc på tangentbordet och fortsätta med en ny arbetsorder eller uppgift. 18

19 Hur ser jag när ett fordon är bokat? Sök upp arbetsordern på det aktuella fordonet och aktivera den. Klicka på knapen Till bokning. Programmet växlar över till veckoplaneringen och den aktuella dagen. Hur flyttar jag en bokning? Sök upp den aktuella bokningen i veckoplaneringen. Dubbklicka på aktuell dag och mekaniker. Du ser nu de aktuella bokningarna för mekanikern den dagen. Markera arbetsordernumret du vill boka om och klicka på Ta bort bokning. Ska den bokas om till en dag samma vecka kan du välja dag uppe till vänster i bild. (Om du vill välja ett senare datum stänger du ner bokningsbilden varpå du återvänder till veckoplaneringen. Bläddra fram till aktuell vecka). Klicka på aktuell veckodag och välj Ny bokning. En ny knapp visas nu, Hämta senast borttagna bokning. Klicka på den. Nu är det aktuella arbetsordernumret markerat i listan. Samma värden och tider följer med från den ursprungliga bokningen. Klickar på Boka. 19

20 Jag kan inte boka arbetsordern. Programmet svarar Gick ej att boka. Tiden för bokningen ryms inte inom mekanikerns arbetsschema. Varje dag avser en viss tidresurs. Är den sammanlagda arbetstiden 8 timmar kan du inte boka 10 timmar. Du kan inte boka ett datum bakåt i tiden. Delad bokning Ett fordon bokas på måndag för att topplocket skall plockas bort och sedan lämnas till motorsliparen. Topplocket kommer tillbaka på fredag och i båda fallen vill man boka upp jobben i veckoplaneringen på samma fordon och samma arbetsorder. Skapa en arbetsorder. Ange den beräknade tiden. T.ex 8 timmar totalt. Gå till veckoplaneringen. Boka jobbet på t.ex måndag 22 sep på Kalle. Programmet föreslår den totala bokade tiden. Ändra den till 4 timmar. Klicka på Boka 20

21 Stäng bokningsrutan. Ni kommer nu tillbaka till veckoplaneringen. Välj nu fredag 26 sep på samma eller annan mekaniker. Programmet visar Bokad arbetsorder vilket är riktigt i detta fall. Klicka på Boka. Stäng sedan bokningen. I veckoplaneringen visas nu dessa 2 bokningar. 21

22 På arbetsordern visas nu bokstaven D till höger om bokat datum. Klickar man på datumknappen så visas vilka olika dagar arbetsordern är bokad på. Skicka Grupp SMS Det finns två funktioner för att smidigt skicka ut grupp SMS. Den ena funktionen använder du i veckoplaneringen, genom att högerklicka på vald dag och välja Skicka grupp-sms. Boxen nedan öppnas och innehåller de kunder som är bokade denna dag. De kunder som har inlagt mobilnummer hamnar i den vänstra listan och de som saknar mobilnummer i den högra. Vill du ta bort en kund från listan så gör du det genom att markera kunden och trycka Delete. 22

23 Skriv in din text i rutan SMS-meddelande och klicka på knappen Skicka SMS. 23

24 Du kan skapa mallar för de SMS som används ofta. Klicka på den siffra du önskar att mallen skall ha (1-5), skriv din text i rutan SMSmeddelande och klicka på knappen Spara Mall. Du kan skapa upp till fem mallar. Vill du göra ändringar i dessa kan du skriva över dem med ny text och klicka på knappen Spara Mall för att ersätta tidigare mall. Personalstatus Du kan ange i veckoplaneringen att personal inte är tillgänglig under vissa dagar. Det kan gälla sjukdom, barnledighet, semester eller dylikt. Kategorierna för dessa frånvaroorsaker lägger du upp under menypunkten Bokning/Tidredovisning, Tidredovisning och fliken Inställningar. Under rubriken Arbetskategorier bestämmer du vilka frånvarokategorier du vill arbeta med och vilka färger som ska gälla för dessa. För att ange en mekanikers frånvaro går du till veckoplaneringen och väljer Personalstatus längst ner i bild. Det spelar ingen roll vilken veckodag eller datum du går in på. Klicka på Ny, markera mekaniker i listan, välj datum och ev. klockslag samt markera vilken frånvaroorsak som ska gälla. Avsluta med Spara. Mekanikern hamnar nu i listan i bildens överkant. Den färgmarkering du valt för frånvaroorsaken visas på samme mekaniker på de aktuella datumen i Veckoplaneringen. 24

25 Utskrifter Via knappen Utskrifter kan du enkelt skriva ut nästa dags aktuella arbetsordrar. För att undvika att det blir för mycket arbetsordrar liggande flera dagar innan jobben ska utföras kan det istället vara lämpligt att skriva ut dem dagen innan. Välj aktuell dag och klicka på Utskrifter. Du får upp en lista på den dagens aktuella arbetsordrar. Som förval för utskriften är Alla Ao samt Ao standard markerade. Klicka på Skriv ut och alla arbetsordrar oavsett mekaniker skrivs ut. Vill du bara ha vissa arbetsordrar får du markera dessa innan du väljer att skriva ut. Vill du ha en viss mekanikers arbetsordrar ska du avmarkera Alla Ao och sedan välja mekaniker i listan. 25

26 Dagsplanering Dagsplaneringen är till för att t.ex kundmottagaren/planerare flyttar över bokade jobb från Veckoplaneringen till specifika mekaniker. Varje mekaniker kan på så vis i TimeAssist se vilka jobb de skall arbeta med under dagen. Jobbet bokas som vanligt i Veckoplaneringen. Kundmottagaren/planerare tittar på varje mekaniker via veckoplaneringen och ser där att det finns jobb bokade på t.ex Kalle den 22/ Klicka nu på knappen Flytta till dagsplanering När ni klickar på flytta till dagsplanering så visas samtliga arbetsordrar som är bokade på mekanikerna. Det sker automatiskt genom att valet Alla Ao:n är i bockad. För att se vilka jobb som är bokade på respektive mekaniker tas bocken bort och sedan klickar man på teknikerns namn för att se vilka arbetsorder som hör till vald tekniker. Klicka sedan på knappen Flytta 26

27 I veckoplaneringen visas nu ett grått fält efter att de bokade arbetsordrarna flyttats till Dagsplaneringen. Växla nu över till fliken Dagsplanering Samtliga överflyttade arbetsordrar från veckoplaneringen visas. Bokstaven D under status står för Dagens Arbetsordrar. 27

28 Bokstaven U under status står för Utförda/Klara Arbetsordrar Bokstaven A under status står för Avbrutna Arbetsordrar. 28

29 Obokade Arbetsordrar. Här finns möjlighet att söka obokade arbetsordrar via Aonr, Regnr, Kundnr samt Ägare. I detta fall har vi sökt på Regnr och antalet obokade jobb på detta fordon visas med en siffra under knappen sök. Klicka nu på knappen Dagens för att börja fördela ut arbetsorderna på respektive tekniker. 29

30 Markera arbetsordern, och klicka med höger musknapp. Nu visas ett antal alternativ som man kan välja att göra med arbetsordern. Det går även bra att hålla ner vänster musknapp på den markerade arbetsordern och dra å släpp på vald mekaniker. Flytta till Nästa Flytta till Pågående Flytta till Avbrutna Flytta till Utförda/Klara Flytta till Obokade Visa Ao Skriv ut Ao Flytta till Nästa. En box visas med de tekniker som finns med i Bokningstavlan. Gör erforderligt val. Vi väljer Kalle. Ny box Redigera Tid visas där information visas om den bokade arbetsordern. Ber tid hämtas från den bokade tiden. Även Bokad kategori visas. Planeraren väljer kategori i boxen och klickar sedan på OK. Det är ju inte alltid säkert att bokad kategori stämmer överens med den kategori som mekanikern skall stämpla på. 30

31 Nu ändras status till N-Nästa istället för D-Dagens och betyder att arbetsordern ligger som nästa på mekanikern. Färgen informerar om vilken arbetskategori jobbet har. I boxen Dagens Arbetsordrar finns klickbara rubriker där sorteringsordningen kan ändras beroende på vald selektering. 31

32 I TimeAssist kan nu mekanikern direkt se vilka jobb han skall jobba med under dagen genom att välja fliken Arbetsorder och klicka på sitt anställningsnummer under Nästa Ao Tekniker. Om nu mekanikern väljer att stämpla in på ordern så kommer den stämplingen flyttas till fältet pågående. Statusen ändras till P för Pågående. Tid kvar visar den beräknade tiden som är kvar utifrån den bokade tiden 32

33 När utstämpling sker försvinner det pågående jobbet från pågående. Beroende på hur mekanikern har valt på om jobbet är Utfört/Klart eller Avbrutet finns de att finna under flikarna Utförda/Klara eller Avbrutna För att se detta klickar ni på respektive knapp. Utförda/Klara Här kan kundmottagaren/planeraren se vilka arbetsordrar som är klara. 33

34 Avbrutna. Här kan kundmottagaren/planeraren se vilka arbetsordrar som är Avbrutna. Valt fel tekniker från valet dagens arbetsordrar, eller omfördelning av jobb. Om man valt fel mekaniker eller blir tvungen att flytta jobb mellan mekanikerna, så görs denna flyttning genom att man klickar till på mekanikerns box Nästa. I botten visas vilka arbetsordernummer som är valda på den mekanikern. 34

35 Klicka med höger musknapp i Boxen Nästa. Följande val visas på skärmen. Välj Flytta till Dagsplanering. Box visas, där i detta fall det finns 2 arbetsordrar på Nästa för mekanikern Kalle. I boxen väljer man nu vilken av de 2 arbetsorderna som man vill flytta tillbaka till Dagens. Vi väljer att flytta arbetsorder till dagsplaneringen genom att markera den och sedan klicka på OK. 35

36 Arbetsordern flyttas tillbaka till Dagens och får Status D-Dagens igen. Nu kan man flytta om denna arbetsorder till en annan mekaniker. Kvar på Kalle blir nu arbetsorder som nästa. När mekanikern stämplar in på arbetsordern kommer detta visas under Pågående. Här visas även tiden som är kvar utifrån den bokade tiden. Statusen visas även som P för pågående. 36

37 Kundmottagaren kan även se detta via arbetsordern i programmet genom att söka upp den med F4 ange ordernummer, regnummer och sedan klicka på knappen Stämplad tid och på så vis se att den är pågående med kategori service. För att sedan debitera det utförda jobbet skall dessa moment vara som redskap för att rätt kostnad debiteras utifrån den stämplade tiden. Systemet kan redan vid debiteringstillfället varna om för låg tid debiteras utifrån den stämplade. Detta visas genom att fliken Diverse blir Röd om för lite tid är debiterad. Den blir Grön om mer tid är debiterad än stämplad tid. 37