E-faktura Instruktion hur Ni som leverantör skickar elektroniska fakturor till bolag inom Coop.
Instruktion till leverantörer 2 (8) Bästa leverantör, Coop har nu möjlighet att ta emot e-fakturor via Basware. Det här dokumentet innehåller viktig information för dig och din e-fakturaoperatör samt beskriver steg för steg hur ni kommer igång. E-fakturering ger kostnadsbesparingar för både er och för Coop. Samtidigt spar vi på vår miljö. För att skicka elektroniska fakturor behöver ni ha avtal med en e-fakturaoperatör. Det står er fritt att välja en e- fakturaoperatör. Har ni för närvarande inte möjlighet att skicka e-fakturor så finns möjligheten att kontakta Basware så hjälper de er att hitta en lösning. STEG 1. Informera er e-fakturaoperatör (VAN-leverantör) Säkerställ att er operatör har samtrafikavtal med Basware. Meddela att ni kommer börja skicka e- faktura till Coop via Basware och tillhandahåll er operatör med detta dokument där uppgifter om e- fakturaadresserna till Coop finns angiven. STEG 2. Skapa en faktura Skapa en faktura i enlighet med nedan beskrivna innehållskrav. För att Coop ska kunna ta emot och hantera sina fakturor är det viktigt att ni på era elektroniska fakturor infogar samtliga nödvändiga informationsfält. STEG 3. Skicka fakturan Skicka fakturan till er e-fakturaoperatör och be dem att vidarebefordra fakturan till Coop via Basware samt informera Coop via e-post till efaktura@coop.se att ni skickat iväg en första e-faktura så vi har möjlighet att följa upp flödet. STEG 4. Erhåll feedback av Coop Coop granskar fakturan och, om nödvändigt, ber er korrigera fakturan och upprepa steg 2 och 3, eller ger klartecken för fortsatt sändning av e-fakturor. STEG 5. Börja sända e-fakturor När ni fått klartecken från Coop kan ni fortsätta fakturera Coopelektroniskt. Med vänlig hälsning Coop
Instruktion till leverantörer 3 (8) Innehållskrav A. General information 1. Fakturatyper Alla fakturatyper som förmedlas elektroniskt via denna lösning ska vara giltiga för Coop. Debetfakturor och kreditfakturor är idag giltiga fakturatyper. 2. Enkel faktura eller samlingsfaktura Coop vill att alla fakturor skickas som enkla fakturor, samlingsfakturor undanbedes. Detta säkerställer en ökad automatisering av fakturahanteringen och möjliggör snabb hantering av era fakturor. 3. Format Godkänt format styrs genom samtrafikavtalet mellan er e-fakturaoperatör och Basware, vilket vanligtvis är samma format som er e-fakturaoperatör kan hantera. 4. Fakturabild Fakturabilder som bifogas måste vara i PDF-eller TIFF-format. Om fakturabilden inte är bifogad, eller i ett annat format än PDF eller TIFF, genereras en standardiserad fakturabild, som inte nödvändigtvis innehåller all den information ni vill förmedla. Det rekommenderas därför att bifoga en fakturabild i PDF/TIFF. 5. Bilagor Coop behöver även i fortsättningen få in eventuella bilagor tillsammans med fakturan. Godtagna filformat för bilagor är TIFF, PDF och HTML. Om ni önskar sända bilagor i annat format, vänligen kontakta Basware. Om er e-fakturalösning inte stödjer detta så ta kontakt med Coop innan ni går vidare. B. E-fakturaadresser Försäkra er om att ni inkluderar rätt e-fakturaadress på fakturan. Fakturor utan en giltig e-fakturaadress stoppas automatiskt och kommer då inte att nå Coop Bolag Org.nr E-fakturaadress/GLN Bjursås Konsumentförening Ekonomisk Förening 783200-0132 7300121900047 Coop Butiker & Stormarknader AB 556030-5921 7300127309998 Coop Finspång ekonomisk förening 725000-3121 7300120500545 Coop Logistik AB 556710-2453 7300126099999 Coop Projekt & Drift AB 556772-8588 7300122700042 Coop Sverige AB 556710-5480 7300125149992 Coop Utvecklingsfastigheter AB 556767-3214 7300127019002 Coop Älghult Ekonomisk förening 729500-1908 7300120700587 Dalsjöfors Konsumentförening Ekonomisk Förening 764500-1798 7300121400141 Färingsö Konsumentförening Ekonomisk Förening 715200-0688 7300120200575 Getinge Kooperativa Handelsförening Ekonomisk Förening 749200-0935 7300121100287 Hajoms Kooperativa Handelsförening u p a 765000-0362 7300121400295 Handelsföreningen Centrum Ekonomisk förening 757200-3791 7300121300427 KF Ekonomisk Förening 702001-1693 7300123009991
Instruktion till leverantörer 4 (8) KF Fastigheter AB 556033-2446 7300128009989 KF Invest AB 556027-5488 7300129019994 KF Invest Förvaltning AB 556174-7717 7300129001104 KF Näthandel AB 556011-2822 7300120300305 KFI Kapital AB 556706-3762 7300129049991 Konsumentförening Frillesås Ekonomisk Förening AB 749400-0255 7300121100232 Konsumtionsföreningen Forsbacka Ekonomisk Förening 785000-1541 7300122000203 Konsumtionsföreningen Knäred m.o. ekonomisk förening 749200-1875 7300121100409 Kågeröds Handelsförening Ekonomisk förening 744000-0953 7300121000419 MedMera Bank AB 556091-5018 7300124859984 Mörrums Konsumentförening Ekonomisk förening 736200-1591 7300120900185 C. Fakturainnehåll Information som måste ingå i era elektroniska fakturor till Coop finns i bilaga 1. Alla fält ska inkluderas utan någon formatering (t.ex. organisationsnummer 123456789 och bankkonto 1234123455). OBS: Fakturor som inte uppfyller dessa krav kommer att avvisas av Coop. D. Kompletterande information Då Coop Sverige strävar efter att ha så hög grad av automatisering som möjligt vill vi att ni skickar med nedanstående information. 1. Referens är en hänvisning till ett kostnadsställe inom Coop och är viktig för den automatiserade fakturahanteringen. Ange alltid referens enligt överenskommelse med Coop. Vänd er till er beställare för rätt kostnadsställe/referens. 2. Coop använder kontraktsnummer för automatisk styrning av fakturor mot kontrakt. Det är därmed av stor vikt att kontraktsnummer är inkluderat på fakturan i de fall som det existerar. Vänligen säkerställ med er kontaktperson hos Coop att ni använder korrekt kontraktsnummer. 3. Coop använder inköpsordernummer för automatisk matchning av fakturor mot order. Det är därmed av stor vikt att inköpsordernumret är inkluderat på fakturan i de fall som det existerar. Vänligen säkerställ med er kontaktperson hos Coop att ni använder korrekt inköpsordernummer.
Instruktion till leverantörer 5 (8) Bilaga 1 Fakturainnehåll - Svefaktura Fakturafält Beskrivning Obl. Svefaktura mappning e-fakturaadress Ex. GLN kod Invoice/SellerParty/Party/PartyIdentification/ ID[@identificationSchemeAgencyID='9'] namn Invoice/SellerParty/Party/PartyName/Name postbox Invoice/SellerParty/Party/Address/Postbox gatuadress Om ej postbox finns inkludera gatuadress Invoice/SellerParty/Party/Address/StreetName postnr Invoice/SellerParty/Party/Address/PostalZone stad Invoice/SellerParty/Party/Address/CityName VAT nr. bankuppgifter IBAN nummer SWIFT kod Mottagarens e-fakturaadress Bankgiro, Plusgiro eller kontonummer Gäller företag utan svenskt org.nr, IBAN eller BBAN Gäller företag utan svenskt org.nr En av adresserna i e-fakturaadresstabellen Invoice/SellerParty/Party/PartyTaxScheme/ CompanyID Invoice/PaymentMeans/PayeeFinancialAccount/ID Invoice/PaymentMeans/PayeeFinancialAccount/ID Invoice/PaymentMeans/PayeeFinancial Account/FinancialInstitutionBranch/ FinancialInstitution/ID Invoice/BuyerParty/Party/PartyIdentification/ ID[@identificationSchemeAgencyID='9'] Mottagarens namn Invoice/BuyerParty/Party/PartyName/Name Fakturanummer Invoice/ID Fakturadatum Invoice/IssueDate Förfallodatum Invoice/PaymentMeans/DuePaymentDate Bruttobelopp Invoice/LegalTotal/TaxInclusiveTotalAmount Nettobelopp Invoice/LegalTotal/TaxExclusiveTotalAmount Momsbelopp Undantag omvänd skattskyldighet och momsfri försäljning Invoice/TaxTotal/TotalTaxAmount Öresavrundning Invoice/LegalTotal/RoundOffAmount Valutakod OCR-nr Debitfakturanummer 3 tecken lång (t.ex. SEK) Obligatorisk vid kreditfaktura Invoice/InvoiceCurrencyCode Invoice/PayeeFinancialAccount/ PaymentInstructionID Invoice/InitialInvoiceDocumentReference/ID Referens Se D.1 RequisitionistDocumentReference/ID Kontraktsnummer Se D.2 /Invoice/AdditionalDocumentReference/ ID[@identificationSchemeID='CT']
Instruktion till leverantörer 6 (8) Inköpsordernummer Se D.3 /Invoice/AdditionalDocumentReference/ ID[@identificationSchemeID='ORDER'] Innehållskrav på fakturarad - Svefaktura Fakturafält Beskrivning Obl. Svefaktura mappning Fakturerat antal Invoice/InvoiceLine/InvoicedQuantity Måttenhet Invoice/InvoiceLine/InvoicedQuantity [@quantityunitcode] Nettobelopp Invoice/InvoiceLine/LineExtensionAmount Artikelbenämnning Invoice/InvoiceLine/Item/Description artikelnummer NEJ Invoice/InvoiceLine/Item/SellersItemIdentification Köparens artikelnummer Invoice/InvoiceLine/Item/BuyersItemIdentification Momssats Invoice/InvoiceLine/Item/TaxCategory/Percent Á-pris Invoice/InvoiceLine/Item/BasePrice/PriceAmount Ordernummer Orderradsnummer Om det ej angivits i huvudet eller om det är flera ordernummer på samma faktura Obligatorisk vid order Invoice/InvoiceLine/OrderLineReference/ OrderReference/BuyersID Invoice/InvoiceLine/OrderLineReference/ BuyersLineID Fakturainnehåll - TEAPPS Fakturafält Beskrivning Obl. TEAPPS mappning e-fakturaadress Ex. GLN kod INVOICE/PAYEE/NET_SERVICE_ID namn INVOICE/PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ CUSTOMER_NAME postbox INVOICE/PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ ADDRESS/STREET_ADDRESS1 gatuadress Om ej postbox finns inkludera gatuadress INVOICE/PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ ADDRESS/STREET_ADDRESS1 postnr INVOICE/PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ ADDRESS/POSTAL_CODE stad INVOICE/PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ ADDRESS/POST_OFFICE VAT nr. INVOICE/PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ VAT_NUMBER
Instruktion till leverantörer 7 (8) bankuppgifter IBAN nummer SWIFT kod Mottagarens e-fakturaadress Bankgiro, Plusgiro eller kontonummer Gäller företag utan svenskt org.nr, IBAN eller BBAN Gäller företag utan svenskt org.nr En av adresserna i e-fakturaadresstabellen INVOICE/PAYEE/BANKS/ BANK_ACCOUNT_NUMBER INVOICE/PAYEE/BANKS/ IBAN_ACCOUNT_NUMBER INVOICE/PAYEE/BANKS/SWIFT_CODE INVOICE/RECEIVER/NET_SERVICE_ID Mottagarens namn INVOICE/RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/ CUSTOMER_NAME Fakturanummer INVOICE/HEADER/INVOICE_ID Fakturadatum INVOICE_CENTER/CONTENT_FRAME/ INVOICES/INVOICE/HEADER/INVOICE_DATE Förfallodatum INVOICE/HEADER/DUE_DATE Bruttobelopp INVOICE/SUMMARY/INVOICE_TOTAL/ AMOUNT[@VAT= INCLUDED ] Nettobelopp INVOICE/SUMMARY/INVOICE_TOTAL/ AMOUNT[@VAT=EXCLUDED] Momsbelopp Undantag omvänd skattskyldighet och momsfri försäljning INVOICE/SUMMARY/VAT_SUMMARY/ VAT_RATE_TOTAL Öresavrundning INVOICE/SUMMARY/ROUNDINGS Valutakod OCR-nr Debitfakturanummer 3 tecken lång (t.ex. SEK) Skall anges på kreditfakturor INVOICE/HEADER/CURRENCY/CODE INVOICE/PAYEE/DETAILS_OF_PAYMENT/ FI_PAYMENT_REFERENCE INVOICE/HEADER/CREDIT_INVOICE_NUMBER Referens Se D.1 INVOICE/HEADER/BUYER_REFERENCE Kontraktsnummer Se D.2 INVOICE/HEADER/CONTRACT_INFORMATION/ CONTRACT_NUMBER Inköpsordernummer Se D.3 INVOICE/HEADER/ORDER_INFORMATION/ ORDER_NUMBER Innehållskrav på Fakturarad - TEAPPS Fakturafält Beskrivning Obl. TEAPPS mappning Fakturerat antal INVOICE/ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED Måttenhet INVOICE/ROWS/ROW/QUANTITY/ CHARGED[@Q_UNIT] Nettobelopp INVOICE/ROWS/ROW/ROW_TOTAL/
Instruktion till leverantörer 8 (8) AMOUNT[VAT= EXCLUDED ] Artikelbenämnning INVOICE/ROWS/ROW/ARTICLE/ARTICLE_NAME artikelnummer NEJ INVOICE/ROWS/ROW/ARTICLE/ARTICLE_ID Köparens artikelnummer Se D3 INVOICE/ROWS/ROW/ RECEIVER_PRODUCT_CODE Momssats INVOICE/ROWS/ROW/VAT/RATE Á-pris INVOICE/ROWS/ROW[2]/PRICE_PER_UNIT/ AMOUNT[@VAT= EXCLUDED ] Ordernummer Om det ej angivits i huvudet eller om det är flera ordernummer på samma faktura INVOICE/ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION [@ORDER_TYPE="CO"]/ORDER_NUMBER Orderradsnummer Obligatorisk vid order INVOICE/ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION [@ORDER_TYPE="CO"]/ORDER_POSITION E. Kontaktinformation Coop Leverantörsreskontran 010-7431060 (Vardagar 13:00-15:00) efaktura@coop.se Customer support customer.support@basware.com