ANVISNINGAR FÖR LEVERANTÖRER SKAPA E-FAKTUROR PÅ PORTALEN

Transkript

1 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 1 ANVISNINGAR FÖR LEVERANTÖRER SKAPA E-FAKTUROR PÅ PORTALEN SEPTEMBER 2018 Leverantörer följer anvisningarna. KONE förbättrar processen från inköp till betalning och gör den mer effektiv. Basware Corporation Copyright Basware Corporation. Med ensamrätt. Fakturor betalas i tid så att du sparar tid och pengar.

2 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 2 Innehåll A. KONE övergår till elektronisk fakturering... 3 Du använder inmatningstjänsten genom att följa tre enkla steg... 3 B. Skapa fakturor... 5 Steg 1: Klicka på Create New > Invoice på sidan Documents Steg 2: Välj avsändare... 5 Steg 3: Välj mottagare Steg 4: Ange fakturauppgifter Steg 5: Ange fakturaposter Steg 6: Bilagor till fakturor Steg 7: Klicka på Send Invoice för att skicka fakturan till kunden C. Skapa en kreditfaktura D. Bilaga Krav på innehållet i fakturor Tabell 1. Fält i fakturahuvudet Tabell 2. Fakturaposter Tabell 3. Decimaltecken Hämta fakturafiler Söka efter fakturor... 16

3 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 3 A. KONE övergår till elektronisk fakturering KONE strävar efter att erbjuda våra företagspartner högsta möjliga servicenivå. För att kunna åstadkomma detta genomför KONE övergångsarbete i syfte att öka standardiseringen och kontrollen i våra ekonomiska processer, förbättra processen från köp till betalning och effektivisera handläggning och betalning. Denna guide innehåller detaljerade anvisningar om hur du skapar fakturor på Basware-portalen och skickar dem till KONE. Om du följer dessa anvisningar tar KONE emot de elektroniska fakturorna direkt i sina system. Denna tjänst är kostnadsfri. Du använder inmatningstjänsten genom att följa tre enkla steg: 1. Registrera dig för tjänsten och skapa ett konto 2. Aktivera ditt konto 3. Skapa fakturor och skicka dem. Mer information finns i kapitel B. 1. Skapa ett konto Följ registreringslänken: Ange din e-postadress på tjänstens startsida och klicka på Sign Up. Kom ihåg e-postadressen, eftersom den fungerar som användarnamn när du loggar in på portalen. Välj ett säkert lösenord och skapa kontot. o Portalen skickar ett bekräftelsemeddelande till din e-postadress. Observera att bekräftelsemeddelandet skickas från <no.reply@basware.com> och kan hamna i din skräppostmapp. Öppna bekräftelsemeddelandet och aktivera ditt konto inom sju dagar (168 timmar). Därefter upphör bekräftelselänken att gälla.

4 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 4 När du har slutfört stegen ovan har du skapat ett konto. Du kan nu logga in på portalen med ditt användarnamn och lösenord. 2. Aktivera ditt konto För att aktivera Basware-tjänsten så att du kan skapa fakturor på portalen måste du ange information om ditt företag. Fyll i dina företagsuppgifter Ange företagsuppgifterna i avsnittet My Organization: förnamn och efternamn, land, företagets namn och så vidare. Glöm inte att spara uppgifterna med knappen Save. o Lägg till ditt företags-id. Vilket ID du ska välja styrs av lagar och förordningar i det aktuella landet (till exempel ett TIN-nummer i USA). I exempelvis Storbritannien ska du ange företagets VAT-nummer. Välj Add Organization Identifier under Organization Identifiers. Välj momsalternativ på rullgardinsmenyn och ange företagets ID enligt bilden nedan. I avsnittet Organization s Contact Information anger du företagets namn, kontaktperson och kontaktpersonens e-postadress och telefonnummer. Till denna adress skickas viktiga meddelanden som till exempel avvisade fakturor, så undvik att använda en allmän och oövervakad eller delad postlåda.

5 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 5 Om du har frågor om hur du skickar fakturor till KONE är du välkommen att kontakta oss enligt följande: Företag Kontaktuppgifter KONE Frågor om fakturainnehåll (till exempel vilken KONE-enhet som ska faktureras) Sverige: ContactAP_SE@kone.com Fler kontaktuppgifter för olika länder finns här Basware Tekniska frågor som rör Baswareportalen (t.ex. registreringsproblem eller hur du skapar fakturor på portalen) Kontaktformulär (på engelska) B. Skapa fakturor När du har loggat in på portalen visas ett fönster med alternativen som är tillgängliga för dig som användare. Steg 1: Klicka på Create New > Invoice på sidan Documents. Vyn Edit Invoice öppnas i Basware Network och ett utkast till en faktura skapas. Steg 2: Välj avsändare. Din favoritorganisation är förvald som avsändare. Du kan vid behov ändra avsändaren manuellt. a. Klicka på Change under Sender för att ändra avsändaren. b. Välj företaget som du vill ange som avsändare och klicka på Select.

6 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 6 Klicka på ikonen bredvid ett företagsnamn för att ange företaget som favorit. Dina favoritföretag visas alltid längst upp i listan. Steg 3: Välj mottagare. a. Klicka på Select Recipient. b. Välj företaget som du vill ange som mottagare och klicka på Select.

7 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 7 Du kan använda sökfältet för att filtrera företag i listan. Om mottagaren som du väljer har skatteregistreringsnummer i flera länder visas en lista med skatteregistreringsländer. Välj skatteregistreringslandet som du vill använda till den aktuella fakturan. Steg 4: Ange fakturauppgifter. Tjänsten kontrollerar innehållet i fälten och meddelar om innehållet i något fält inte är godtagbart. Fälten som är markerade med blått är obligatoriska. De måste anges för att du ska kunna fortsätta med fakturan. Följ listan över och beskrivningarna av obligatoriska fält i Tabell 1 Krav på innehållet i fakturor.

8 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 8 Steg 5: Ange fakturaposter. a. Klicka på Add Line på fliken Line Data för att lägga till en ny fakturapost. b. Ange fakturapostens uppgifter. Obligatoriska fält är markerade med blått. Om du inte anger en momssats använder systemet automatiskt momssatsen 0 %. Du kan bara välja posttyper som mottagaren stödjer. Mer information om fälten och posttyperna finns i Tabell 2 i Bilaga Krav på innehållet i fakturor. Decimaltecknet i fakturaposterna varierar beroende på vilket gränssnittsspråk du har valt (språket som du valde när du registrerade företagets uppgifter på Basware-portalen).

9 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 9 Om du använder fel decimaltecken i ett värde kan det hända att Basware Network sparar värdet felaktigt. Information om vilket decimaltecken som används för respektive språk finns i Tabell 3 i Bilaga Krav på innehållet i fakturor. Om ditt språk inte finns med i listan innebär det att Basware inte stödjer det. Då bör du välja engelska som fakturaspråk. När du har angett fakturaposten beräknar systemet automatiskt skatt och totalbelopp. Kontrollera detta totalbelopp mot dina egna beräkningar. Om du har glömt att ange en procentsats för skatt stämmer inte totalbeloppet. c. Klicka på Add Line om du vill lägga till en ny post. Om avsändarens företagsprofil saknar uppgifter om bankkonto kan du lägga till ett bankkonto i avsnittet Sender's Details. Bankkonton som anges direkt i fakturor sparas inte i företagsprofilen.

10 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 10 Observera att bankkontouppgifter är obligatoriska och måste anges. Om de saknas i företagsprofilen måste du ange dem nu. Om du anger ett ytterligare bankkonto direkt i fakturan, utöver bankuppgifterna från företagsprofilen, visas båda uppgifterna i fakturan och kommer att dubbelkollas mot uppgifter i KONEs masterdata innan betalningen sker. Steg 6: Bilagor till fakturor. a. Klicka på Files för att öppna fliken Files. b. Lägg till bilagor till fakturan genom att klicka på den markerade texten och bläddra till bilagan eller genom att dra bilagan till den markerade texten och släppa den där. Lägg inte till en fakturabild som bilaga om inte annat har överenskommits med kunden. En fakturabild skapas automatiskt när fakturan skickas. Dokument som inte har anknytning till fakturan (till exempel kontoutdrag, påminnelser och liknande) ska inte skickas via denna kanal. Bilagorna till fakturafilen ska vara stöddokument som förtydligar fakturaposterna (till exempel följesedlar, tidrapporter för timkostnadsbaserade projekt och liknande). Steg 7: Klicka på Send Invoice för att skicka fakturan till kunden. Basware Network sparar inte fakturainformationen för all framtid. Du bör hämta en kopia av dokumentbilden via fliken Files och spara den lokalt. Information om hur du hämtar bilagor finns i Bilagor på följande länk: Hämta bilagor

11 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 11 Mer information om hur du skapar fakturor finns i demonstrationsvideon på följande länk: C. Skapa en kreditfaktura Du kan skapa en kreditfaktura på två sätt: Gör om en befintlig skickad faktura till en kreditfaktura. Då slipper du själv fylla i alla fält på kreditfakturan ett antal fält fylls automatiskt i med uppgifter från den ursprungliga fakturan. Öppna fakturan och klicka på Convert To Credit Note. Skapa en kreditfaktura för grunden. Välj alternativet Create Credit Note på sidan Documents och följ sedan samma anvisningar som ovan (kapitlet Skapa fakturor). D. Bilaga Krav på innehållet i fakturor Basware Network kontrollerar att innehållet i fakturan uppfyller lokala och internationella regler i vissa länder. Fakturan kan skickas bara om dess innehåll godkänns av kontrollen. Basware garanterar dock inte den juridiska giltigheten för fakturor som skickas via Basware network. Det är fakturaavsändarens ansvar att säkerställa att fakturan följer tillämplig lagstiftning. Obs! En faktura måste innehålla följande fält för att uppfylla regelkraven:

12 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 12 Tabell 1. Fält i fakturahuvudet X (= tillgängligt) O (= obligatoriskt) F (= frivilligt) V (= villkorligt) L (= endast läsbart eller beräknat/ifyllt med företagsuppgifter) J (=endast juridisk bild) * (= dolt) Allmän information Fältnamn på portalen Globalt Fakturanummer Invoice number O Faktura/kreditfaktura (anger om det är en debet- eller kreditfaktura) (Dokumenttyp i rubriken) Fakturadatum Invoice date O Förfallodatum Due Date F Leveransdatum Delivery Date F Betalningsvillkor Payment Terms F Räntesats - - Valuta Currency O Ordernummer Order Reference F Avtalsnummer Contract Number F Köpare/kundreferens Buyer Reference F Frakt Freight * Hantering Handling * Växelkurs Exchange rate OV Egen kommentartext Comment F Skatt på frakt och hantering (%) Information om avsändaren Skatt på frakt och hantering (%) Avsändarens namn Avsändarens fullständiga namn Sender name O Avsändar-ID, förinställt Organization No. F Leverantörens fullständiga adress Leverantörens momsregistreringsnummer enligt ISOstandarden enligt vilken denna levererar varor eller tjänster City,Postal code,street address,country code Sales Tax Number (sidfot) Leverantörens organisationsnummer Organization No. L Avsändarens kontaktinformation Supplier's Contact Person F Leverantörens skatterepresentant (om tillämpligt) - - Avsändarens bankkonto (lokalt format) Account No. OV Bankkonto Bank Accounts On Document IBAN (bankkonto i IBAN-format) IBAN OV SWIFT (BIC) SWIFT/BIC F Avsändarens e-faktureringsadress - - L * F L O

13 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 13 Betalningsreferens (Maksuviite, OCR-nummer, KIDnummer) Organisationsnummer (Norge) Payment Reference Organisasjonsnummer (Norway) Betalningsmottagarreferens - - Uppskjuten skatt Deferred Tax * Fält ifyllda från Organisation, fylls i i Organisation Aktiekapital Share Capital * Säte i Säte i * Bolagsform Legal Status * Siren Siren * Skatteregistreringsnummer Skatteregistreringsnumme r * VD Managing Director * FO/ytunnus Ytunnus * STEUERNUMMER STEUERNUMMER * Information om kunden Mottagare Kundens fullständiga namn Recipient name O Kundnummer - - Kundens fullständiga adress Kundens momsnummer (skatteregistreringsland och - ID) Kundens e-faktureringsadress Leveransadress City,Postal code,street address,country code Sales Tax Number (sidhuvud) Recipient's einvoicing address City,ZIP,Street,Country (Delivery address) Kundens organisationsnummer - - Kundens skatterepresentant (om tillämpligt) - - Kundens kontaktperson Recipient's Contact Person Kundens e-postadress för kontakt Recipient's Address F Köparens referens Buyer Reference F Sammanfattning av skatteuppgifter Nettobelopp (belopp exklusive moms) Net Total L Bruttobelopp (belopp inklusive moms) GROSS TOTAL L Tillämpad momssats Sales Tax % L Det beskattningsbara beloppet (exklusive moms) uppdelat per momssats eller -undantag Momsbelopp uppdelat per momssats eller -undantag Net Total Sales Tax Details - Amount F O F O F F L L

14 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 14 Totalt momsbelopp att betala Sales Tax L Avrundning/utjämning - - Tabell 2. Fakturaposter X (= tillgängligt) O (= obligatoriskt) F (= frivilligt) V (= villkorligt) L (= endast läsbart eller beräknat/ifyllt med företagsuppgifter) J (=endast juridisk bild) * (= dolt) Uppgift i fakturapost Postens löpnummer Line ID L Leveransadress - - Artikelnummer/-ID för vara eller tjänst Product Code F Produktnamn Name F Den levererade varans kvantitet eller den levererade tjänstens omfattning och typ Quantity Ordernummer Order Number * Pris per enhet (exklusive moms) Unit Price O Summa (netto) Net Total L Momssats % Sales Tax % F Momsbelopp Sales Tax * Momsbelopp i lokal valuta Sales Tax in <local currency> Summa (brutto) Gross Total J Eventuella rabatter som inte ingår i priset per enhet - - Rabattbelopp - - Måttenhet Quantity Unit O Följesedelsnummer - - Kundens produktkod - - Beskrivning av varan eller tjänsten Description F O L

15 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 15 Tabell 3. Decimaltecken Språk Danska, grekiska, italienska, nederländska (alla varianter), norska, polska, portugisiska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska, ungerska Arabiska, engelska (alla varianter) Decimaltecken, (komma). (punkt) Hämta fakturafiler Du kan hämta fakturafiler (antingen fakturabilder skapade med Basware eller bilagor till fakturor) på fliken Files på alla fakturasidor. Gör följande när du har loggat in på portalen med ditt namn och lösenord: 1. Klicka på Documents. 2. Gå till fakturan som du vill hämta bilagor från och klicka på fakturans rubrik. Du kan öppna fakturasidan på flikarna All, Inbox, Sent och Invoice. 3. Öppna fliken Files på fakturasidan. 4. Klicka på bilagans ikon för att hämta bilagan.

16 INMATNINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 16 Söka efter fakturor När du har loggat in på Basware-portalen kan du på sidan Documents se en lista med fakturorna som du har skickat från eller skapat på portalen. Du kan se status och tidstämpel för den senaste uppdateringen samt även söka efter specifika dokument genom att ange nummer eller sökord i sökfältet.