OPEN TEXT FirstClass Nyheter Brevregler Hemsida Blogg Kalender Ställa in Använda Mars 2008 Peter Gustafsson, Skf
FirstClass 9.1 Ny inloggningsruta Ange dina kontouppgifter och tryck på ENTER tangenten eller klicka på den gröna pilen. Inringad på bilden. Klicka på pilen vid Avancerat för att visa de avancerade inställningarna, för att t.ex. ange server eller ändra notifier inställning. TIPS: använd TAB-tangenten för att hoppa mellan rutorna! Visning av standard e-postadress När du öppnar din brevlåda, ser du din primära e-post adress i den övre statusraden. Som vanligt ser du även ditt totala lagringsutrymme. Håller du mus-pekaren över ser du även hur mycket du använder. Snabbsökning Samtliga behållare som t.ex. din brevlåda, mappar och konferenser har fått ett snabbsökfält. Sökning sker i alla synliga kolumner. Här har jag sökt på ordet cd, direkt filtreras listan och två resultat visas. Klicka på krysset i sökrutan för att återställa. Snabbsökning sker endast i den aktuella mappen och inte i några undermappar. Behöver du söka i undermappar också, använd den vanliga sökfunktionen. Snabbsök har också ett kortkommando: CTRL-SHIFT-F Ökning av antalet e-post Antalet e-post som kan finnas i brevlådor, mappar och konferenser är numera 32 000 stycken. 2
FirstClass 9.1 Auto-svars varning Något som brukas glömmas är att stänga av auto-svaret efter semestern. I FirstClass 9.1 går det inte att missa. När du loggar in och auto-svaret är påslaget så visas denna ruta vid inloggning. Det finns också en knapp för att stänga av auto-svar. Det har också skett förändringar hur auto-svar skickas, en funktion som kallas Reply Once. Detta innebär att ett auto-svar skickas endast en gång per dygn till samma avsändare. Nollställning av e-postadresser d.v.s. avsändare sker vid midnatt. Punktlistor En liten förbättring, punktlistor i e-post och dokument. Om du vill formatera punktlistan, markera punktlistan och klicka på menyn Format Formatera. Annika Nina Gun Notifier - e-postmeddelare FirstClass Notifier är en funktion som meddelar när du får e-post. För att aktivera detta går du in i de Avancerade inställningarna vid inloggning, där klickar du på Ställ in. Då visas rutan Tjänsteinställningar. För att Notifiern ska fungera så måste du spara ditt användar-id. Lösenordet behöver du inte ange här, det används för att logga in. Längre ner i rutan så finns valet Notifier. Där kryssar du i kryssrutan och anger Notifier-lösenordet, som är ditt vanligt FirstClass-lösenord. Kom ihåg att när du ändrar ditt FirstClass lösenord så måste du även ändra lösenordet här, annars slutar Notifiern att fungera. 3
FirstClass 9.1 Kontakter med flera e-postadresser När du anger flera e-post adresser på en kontakt så att det ser ut så här. När jag söker på min kontakt så får jag upp alla e-post adresser som finns på denna kontakt, och kan då välja rätt. Utskrift av veckokalender Utskrift av veckokalendern har fått förbättrat utseende. Du kan även få med kalendergenomslag och aktiviteter. När du skriver ut så väljer du Veckovy, du anger period och om du vill ha med aktiviteter och genomslag. Utskriften ser ut som bild 1. Bild 1 Välja avsändaradress Om du har flera e-post adresser kopplat till ditt FirstClass konto kan du välja vilken adress som ska användas. Detta gäller endast när du skickar ut på Internet. Klicka på pil-knappen till höger om ditt namn när du skapar ett nytt e-post. Om du inte väljer en e-postadress används den primära. Visning av raderingsdatum i papperskorg Papperskorgen har en Togs bort kolumn som anger när ett objekt raderades. OBS! Står fel i programmet Du kan inte själv radera objekt från papperskorgen men det som ligger där belastar inte ditt lagringsutrymme. 4
FirstClass 9.1 Radering av tomma e-post Nya e-post som är tomma d.v.s. saknar ärende, mottagare, bilaga och meddelandetext blir inte sparade när du stänger meddelandet, det raderas direkt. Nu slipper du en massa tomma e-post som ligger och skräpar i din brevlåda. För att annars radera e-post, klicka på krysset på verktygsfältet. Skicka e-post som bilagor Du kan skicka e-post som bilagor. Även till adresser utanför kommunen. För att göra detta markera ett eller flera e-postadresser, högerklicka och välj Sänd till mottagare. Nu skapas ett tomt e-post med dina e-post som bilagor. Nu skickar du ditt e-post som vanligt. Lägga till mottagare För att lägga på mottagare på ett e-post läggs namnen till vågrätt. Du skriver mottagarens namn eller e-postadress och trycker på TAB-tangenten. Du gör på samma sätt i fälten Kopia resp. Hemlig kopia. Vilka har konferensen öppnat nu När du öppnar en konferens och tittar på den övre status raden längst till vänster. Gubben (inringad på bilden) talar om hur många som har konferensen öppnad. Klicka på gubben för att visa en lista på dessa personer. 5
FirstClass 9.1 Autospar Ungefär 10 sekunder efter att du slutar skriva ditt e-post sparas ditt e-post automatiskt. Aktuell status ser du på en liten ikon längst till höger på Format-verktygsfältet. Är det en liten penna (bild 1) redigeras texten. Är det en liten FirstClass-ikon (bild 2) är det sparat. Bild 1 Du kan också manuellt spara genom att klicka på denna ikon. Texten sparas även när du stänger ditt e-post. Detta är bra om du av någon anledning tappar kontakten med FirstClass servern. Du behöver bara ansluta igen och fortsätta på ditt e-post. Bild 2 Genomslagskalender En stor nyhet i FirstClass 9.1 är genomslagskalender. Vad detta innebär är att du kan se innehållet från flera kalendrar i en kalender t.ex. din personliga. Du slipper kolla flera kalender efter bokningar. Öppna din personliga kalender. Om du saknar kalender, använd Arkiv Öppna Kalender eller Kalender-knappen på verktygsfältet. Du har två kalendrar på ditt skrivbord som du vill få in i din personliga. Nu drar du dessa kalendrar med SHIFT-tangenten nertryckt över din privata kalender och släpper musknappen. Gör du rätt så blir det en liten pil på mus-pekaren. Då har du skapat en alias (genväg) i din privata kalender. Nu öppnar du din personliga kalender, till vänster i din kalender så bör din idaglista visas, gör den inte det så klicka på knappen Visa idaglista på verktygsfältet. Under fliken Kalendrar ska du hitta dina kalendrar du drog in. Här kan du höger-klicka på en kalender för att visa dem i olika färger. Använd kryssrutan för att visa/dölja visning. Dubbelklicka på en kalender för att visa en kalender enskilt och för att lägga in en händelse. Resultatet blir så här. Här har jag angett kalendernamnet för att urskilja dem bättre. 6
FirstClass 9.1 Skicka e-post från konferens Detta kräver utökad behörighet. Om du behöver göra e-postutskick men vill inte ha alla svar i din brevlåda, låt en konferens vara avsändare. Klicka på Nytt meddelande special Nytt från konferens Nu öppnas ett nytt e-post där konferensen står som avsändare För att den du skickar till ska kunna besvara ditt e-post måste denna person ha rättighet att skicka till konferensen, och skickar du ut på Internet så måste konferensen även ha en e-post adress. Administration konferenser/kalendrar Detta gäller endast ni som administrerar konferenser eller kalendrar. Kräver behörighet. Hur du lägger på användare på en prenumerationslista är förbättrat När du högerklickar på t.ex. en konferens så finns dessa två rader: Behörigheter och Prenumeranter. Behörigheter fungerar precis som tidigare. Klickar du på Prenumeranter så öppnas fönstret som visas i bild 1. För att lägga till en person, klicka på Lägg till Prenumerant. Då öppnas fönstret som visas i bild 2. Du kan också markera flera personer. Bild 1 Du kommer även åt Prenumeranter från Behörigheter. Bild 2 7
Ställa in FirstClass Klicka på knappen Inställningar på verktygsfältet. På fliken Meddelandehantering Initialt innehåll, kan du ändra följande: Markörplacering vid svar Svarsinnehåll Vidaresändningsinnehåll Markörplacering vid svar: Efter citat: Godmorgon Markören kommer efter citat. Före citat: Godmorgon Markören kommer före citat. Svarsinnehåll: Endast namn: NAMN Skriver: Godmorgon Namn och tidstämpel: NAMN skrev den 20 april 2007 klockan 07:34 +0100: Godmorgon Vidaresändningsinnehåll: När du vidaresänder ett e-post så kan du bestämma vilken information ska skickas med om brevet du vidaresänder. Endast separator. Ingen information alls skickas med. ----- Original meddelande ----- Inkludera sammanställning av huvud. Här kommer all information att skickas med: ----- Original meddelande ----- Från: Namn <Datum/tid när mailet mottogs hos dig> Ärende: ärende Till: Namn 8
Ställa in FirstClass Klicka på knappen Inställningar på verktygsfältet. Klicka på menyn Redigera Inställningar. På fliken Generellt kan du ändra följande: Kontaktformulär Meddelandeformulär (nya e-post) Brevlådestil Utseende på Kontaktformulär: FirstClass: Detta visar två av valen. Du kan även välja Palmkontakter, Palm adressbok samt FirstClass klassiskt. Välj den som passar bäst för dig! Microsoft Outlook: Utseende på meddelandeformulär (nya e-post): FirstClass: Microsoft Outlook: Brevlådestil: Förenad brevlåda: Separat inkorg/skickat: 9
Kalender i FirstClass Personlig kalender - ställa in Alla användare i FirstClass har en personlig kalender på sitt FirstClass skrivbord. Den kan du använda helt själv men du kan även låta andra personer se och/eller lägga till bokningar. Du kan även lägga din kalender på någon annans skrivbord. Du styr detta helt själv. Ikonen för kalender ser ut så här. Den kan även heta Calendar. Saknar du denna ikon så kan du skapa en ny kalender genom detta menyval: Arkiv Öppna Kalender Nästa steg är att ställa in behörigheter för kalendern. Ska du använda kalendern själv behöver du inte göra detta. Högerklicka på kalenderikonen och välj Behörigheter. Då öppnas detta fönster: I rutan Vem så anger du vilka som ska få tillgång till din kalender, och vad de får göra. Du kan välja följande standardbehörigheter: Ingen åtkomst Se tider Endast boka Boka+tider Boka+detaljer Redigera Annat Ingen åtkomst till din kalender. Öppna din kalender och se tiden som bokats. Endast boka Boka och se tider Boka, se tider samt se bokningsdetaljer. Redigera bokningsdetaljer. Högsta behörighet. Specialinställningar Vill du välja alla användare så använder du specialanvändaren All users. För att skapa en genväg av din kalender på någons skrivbord, klicka på knappen Prenumeranter, se även Administration konferenser/ kalendrar på sidan tre. Kom ihåg att även ändra Objektsraderingen, detta ställer in efter hur lång tid kalenderhändelser kommer att raderas automatisk. Du kan också öppna en kalender genom att högerklicka på ett namn. 10
Kalender i FirstClass Personlig kalender - deltagare För att lägga till ett kalenderhändelse i någons kalender, kan du öppna användarens personliga kalender och lägga till som vanligt. Men du kan också lägga till kalenderhändelser i någons kalender från din egen kalender. Detta gör du under fliken Deltagare. Börja med att skapa en kalenderhändelse i din kalender. Tänk på hur Visa som är inställd. Du kanske lägger in saker som komihåg och då behöver dessa inlägg inte stå som Upptagen utan Ledigt. Nu ska du lägga in deltagare till denna bokning. Klicka på fliken Deltagare. Här lägger du in personer och resurser på din bokning. Om du har behörighet att se personens tider så visas även lediga tider i röret till höger om namnet. Bokar du någon där behörighet saknas, så skickas ett e-post till personen istället. 11
Brevregler i FirstClass En brevregel är en regel som du sätter på din brevlåda eller på en konferens. För att sätta en brevregel på en konferens så måste du ha minst moderator-behörighet på konferensen. Det finns tre typer av brevregler: Mottaget regel Sänd regel Avancerad regel Skillnaden är att på en mottaget/sänd regel så kan du bara ha ett villkor och en åtgärd. Sedan är antalet villkor och åtgärder du kan välja mellan begränsat jämfört med en avancerad regel. När du skapar en avancerad regel så anger du i regeln vilken typ av regel det är: Mottagning, sändning, radering eller manuellt. För att öppna din regelmapp, högerklicka på din Brevlåda och välj Regler. Du kan också använda Samarbeta-menyn. När du öppnar din regelmapp första gången så finns där en Rules Log. Där står det felmeddelanden och annan statusinformation om dina regler men du kan även skriva i loggen manuellt med en regel. Vi börjar på en gång. En mottagningsregel, när vi får e-post från adressen fcregel@teampg.se ska e-posten markeras med grön färg. Öppna din regelmapp, klicka på knappen Ny Mottagetregel. Skriv ett bra namn på regeln, då det blir lättare att hitta när du har många regler. Här kontrollerar vi om avsändaren innehåller texten fcregel@teampg.se. Den som skickar kan ha angett sitt namn därför måste vi kolla Innehållet i avsändaren och inte Matchar. Sätter du upp en regel för att kontrollera intern e-post så använder du inte e-postadressen utan det lokala namnet. En sändregel fungerar på liknade sätt, men det är andra villkor och åtgärder. Om du har en mottagningsregel som t.ex. flyttar filer till en mapp, byter färg eller raderingsperiod. Gäller det bara på e-post som du får efter du skapat regeln. Om du vill även ändra befintlig e-post skapar du en manuell regel som gör samma sak. Markera de e-post du vill köra regeln på och välj Kör manuella regler under Meddelande-menyn. Nu ska vi titta på avancerade regler. Jag rekommenderar att du använder en sådan. Tänk på att auto-svars varningen vid inloggning INTE fungerar om du har ett auto-svar med en brevregel. 12
Brevregler i FirstClass Detta är några exempel på avancerade mottagningsregler. Denna körs vid mottagning, och om det blir en träff på något av villkoren, färga raden lila. Körs under en viss datumperiod. Det skapas ett svar. Svaret som skickas är bilagan som är bifogad till regeln. Bilagan är ett vanligt FC dokument som man drar och släpper i regeln, efter man sparat regeln så kan du välja din bilaga. Det står bilaga, men det är innehållet i bilagan som skickas som svar. För att veta att regeln har körs så lägger vi med Skriv i regelloggen också. Denna regel rekommenderas även på en konferens för att skicka tackbrev. Denna regel aktiveras om avsändaren innehåller Peter Gustafsson och ärendet innehåller Ärende, då flyttas e-post till mappen Confirm mail helpdesk och raderingsperioden ändras till 90 dagar. För att e-post ska flyttas till en mapp så måste mappen finnas i din brevlåda. Om en regel inte fungerar, kolla i regelloggen! 13
Hemsida i FirstClass Här beskrivs hur du använder webbmallarna i FirstClass för att göra hemsidor. Se till att du använder den senaste FirstClass klienten. För att använda dessa hemsidemallar måste du använda Webpubliceringsmappen som du har på ditt FirstClass-skrivbord. Logga in på ditt FirstClass konto. Det första du gör är att öppna din Webpublicerings-mapp. Finns den inte på ditt skrivbord, använd menyn eller navigationspanelen. Bild på webbpubliceringsmappen. Nu ska vi skapa en enkel hemsida som har en sida. Nu markerar du raden Webpublicering, detta för att tala om var sidorna ska finnas. Klicka sedan på knappen Ny websida, då får du upp detta fönster. Dubbelklicka på ikonen Tom sida. Då öppnas ett tom sida. Ange ett namn på denna sida, det som kallas sidnamn. Detta namn kommer stå i menyn. Vi kallar sidan Välkommen. Sedan skriver vi någon text i meddelandefältet. Klicka på Spara och stäng-knappen. 14
Hemsida i FirstClass Nu har du gjort klart hemsidan och du kan titta på den i din webbläsare. I din Webpubliceringsmapp, klicka på knappen Visa i webbläsare. Då öppnas din webbläsare och din hemsida visas. Nu ser du också vilken adress hemsidan har. Hemsidan klar! Nästa vi ska titta på är utseendet. Om du klickar på raden Webpublicering och sedan på knappen Utseende får du upp detta fönster. Det är bara att välja en mall och kolla i webbläsaren hur den ser ut. Bilden visar några av de mallar som finns. Jag rekommenderar Block-Ocean. Behöver du ändra ordning på menyvalen så är det bara att drag och släppa där du vill ha dem. Se till att du använder teckensnitt som passar på Internet t.ex. Verdana. Vill man länka mellan sidor t.ex. från Klass 8A till Klass 8B, så måste du använda den länk som Klass 8B har i webbläsaren. Annars får du inte menyn med dig. Högerklicka på menyvalet för den sida du vill länka till, välj Kopiera genväg. Nu klistrar du in denna genväg där du behöver länken. 15
Blogg i FirstClass Denna manual beskriver hur man skapar och använder en blogg i FirstClass. En blogg är en webbaserat dagbok. Nu ska du öppna din Webbpubliceringsmapp som du har i FirstClass. Klicka på menyn Arkiv Öppna Webbpublicering. Nu skapas och öppnas en Webbpubliceringsmapp på ditt FirstClass skrivbord. Klicka nu på knappen Ny webbsida och välj Blogg i rutan som kommer upp. Resultatet blir en mapp som heter Blog. För att förhandsgranska din blog, klicka på knappen Visa i webbläsare. Där ser du också vilken webbadress det är till din blogg. För att skapa ett blogginlägg, klicka på den blogg som du vill skapa inlägget på. Klicka sedan på knappen Nytt Blogginlägg. Du anger en inläggstitel, Om du inte är nöjd med inläggsdatumet så kan du ändra även detta. Sedan skriver du in texten för inlägget, du kan formatera texten och lägga in bilder. Tänk på att inte använda specialtypsnitt. Typsnittet du använder måste även finns på den dator som tittar på din blogg. Klicka på knappen Spara och stäng när du är klar. Nu är din blogg klar! Klicka på knappen Visa i webbläsare för att se ditt inlägg. Kan du också välja utseende på din blogg. Klicka på raden Blog och klicka på knappen Utseende. Välj det utseende som passar, klicka på Visa i webbläsare för att se resultatet. 16