Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör. Handbok

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 2 Handbok Telefonist och katalogadministratör Telia Jobbmobil Växel Du hittar alltid senaste versionen av denna handbok på www.telia.se/mspa (Mina Sidor på Arbetet). 2011 TeliaSonera Sverige AB TSP-2131_3-1112 Vi reserverar oss för eventuella tryckfel och ändringar i denna upplaga av handboken

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 3 Innehåll 1 Förutsättningar 4 1.1 Krav på utrustning 4 1.2 Kända begränsningar i denna version 4 1.3 Om du får problem 4 2 Roller i hanteringen av Telia Jobbmobil Växel 5 2.1 Telefonistens roll 5 2.2 Katalogadministratörens roll 5 3 Telefonistfunktionens olika delar en introduktion 6 3.1 Växelfunktioner 6 3.2 Huvudmeny 6 3.3 Katalog 7 3.4 Hjälp 8 3.5 Stäng 8 4 Att arbeta som telefonist 9 4.1 Logga in 9 4.2 Inloggning via Mina Sidor på Arbetet 9 4.3 Direktinloggning 11 4.4 Om du har glömt ditt lösenord 14 4.5 Om ett mobilnummer har bytt ägare 15 4.6 Öppna växeln 16 4.7 Ta emot ett inkommande samtal via webbverktyget 17 4.8 Ta emot ett inkommande samtal direkt i din mobiltelefon 18 4.9 Koppla ett samtal vidare 18 4.10 Ringa upp ett samtal 19 4.11 Gå förbi en vidarekoppling 20 4.12 Ta emot sms och mms 21 5 Arbeta med katalogens knappar 22 5.1 Hänvisning 22 5.2 Hänvisningsmallar 24 5.3 Skicka sms och mms 26 5.4 Vidarekoppling (används ej i denna version) 27 5.5 Återuppringning 27 5.6 Kontrollera telefonstatus för användare 28 6 Ändra egna användarinställningar (menydelen Översikt) 29 6.1 Vidarekoppling 29 6.2 Hänvisningsmallar 29 6.3 Automatisk återuppringning 30 6.4 Ändra egen information 30 6.5 Inställningar 30 7 Arbeta som katalogadministratör 31 7.1 Logga in som katalogadministratör 31 7.2 Ändra uppgifter i katalogerna 32

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 4 1 Förutsättningar 1.1 Krav på utrustning För att använda webbverktygen Telefonist och Katalogadministratör krävs att du har en dator med följande egenskaper: Internetanslutning med överföringshastighet minst 0,5 Mbit/s. Anslutningstjänsten kan levereras av Telia eller av någon annan internetoperatör. Webbläsare Firefox (3.6 eller senare), eller Internet Explorer (6.0 eller senare). Firefox rekommenderas. Java Runtime Environment (JRE) version 1.5 eller senare (kan laddas ned från webbplatsen http://www.java.com/sv/). 1.2 Kända begränsningar i denna version Det finns en del begränsningar i funktionen vidarekoppling. Tjänsten har många inställningar som påverkar varandra. Ändra alltid en inställning i taget och prova hur det fungerar innan du ändrar nästa. 1.3 Om du får problem Ring Företagssupporten på tel. 020-55 40 10 om du vill felanmäla tjänsten eller behöver hjälp med hur tjänstens funktioner används.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 5 2 Roller i hanteringen av Telia Jobbmobil Växel 2.1 Telefonistens roll När du är inloggad som telefonist kan du bland annat: se inkommande samtal till huvudnumret på skärmen, besvara dem och koppla dem vidare. ställa in hänvisningsmeddelanden för olika användare/anknytningar. Tillsammans med andra telefonister kan du ingå i en eller flera telefonistgrupper. Varje telefonistgrupp besvarar inkommande samtal till ett eller flera huvudnummer. Telefonisterna som är inloggade i gruppen kan då hjälpas åt att svara på samtalen. 2.2 Katalogadministratörens roll När du är inloggad som katalogadministratör kan du: uppdatera och ändra uppgifter för alla interna användare/anknytningar i telefonkatalogen lägga till, ta bort och ändra externa kontakter i telefonkatalogen som du själv lagt in.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 6 3 Telefonistfunktionens olika delar en introduktion 3.1 Växelfunktioner Verktygen som du använder för hantera växelfunktionerna ligger i ett område i programfönstrets övre del: Inkommande samtal som ännu inte besvarats visas i en kölista. Presentation av pågående samtal. Du kan ställa in växeln så att inkommande samtal antingen aviseras i webbverktyget eller går direkt till din mobiltelefon. Verktyg för hantering av samtal. Här öppnar och stänger du växeln. 3.2 Huvudmeny Huvudmenyn ligger i programfönstrets vänstra del. Menyvalen är grupperade under följande områden: Användaröversikt Katalog Meddelanden Dessa inställningar rör dig själv som användare. Se kapitel 5.6 för mer information om den här delen av menyn. Samma inställningar kan du ändra för andra användare, men då går du via Katalog längre ned i menyn. Här hittar du en telefonkatalog med företagets kontakter, interna och externa. Se avsnitt 3.3. Via detta menyval hanterar du sms och mms. Se avsnitt 4.12. Obs! Vid vissa åtgärder öppnar systemet dialogrutor som saknar en knapp Stäng eller motsvarande. Om du vill stänga en sådan dialogruta klickar du på ett av valen i huvudmenyn.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 7 3.3 Katalog I katalogen visas företagets huvudnummer, svarsgrupper, menystyrningar och användare på var sin rad med olika ikoner: Enskilda anknytningar (personer) Svarsgrupper Huvudnummer Menystyrning Externa kontakter En röd ikon innebär att numret är stängt för inkommande samtal. En pil i ikonen visar att det finns en vidarekoppling aktiverad för numret. Under ikonen står då vilket nummer vidarekopplingen går till. När du öppnar katalogen är den sorterad på efternamn. Genom att klicka på valfri rubrik kan du sortera om katalogen efter just den rubriken. Så här kan det se ut: Genom att klicka på en persons namn kan du få mer information. Om en hänvisning är aktiverad ser du hur länge den gäller och om det finns något meddelande till telefonisten. Din egen anknytning har en pennikon längst till höger. Genom att klicka på pennan kommer du till ett fönster där du kan redigera användaruppgifterna. En extern kontakt som du själv lagt in har längst till höger både pennikonen och ett rött kryss. Detta betyder att du kan redigera uppgifterna och även ta bort hela katalogposten. En extern kontakt som någon annan användare lagt in saknar både pennikon och rött kryss. Du kan således varken redigera eller radera sådana poster. Du kan ringa upp ett nummer genom att klicka på det direkt i katalogen. Du kan också ringa upp ett nummer genom att skriva in det i rutan högst upp i fönstret och klicka på knappen Ring. Numret kan anges både i nationellt och internationellt format. Exempel på nationellt format är 0706123456, exempel på internationellt format är +46706123456. Anknytningsnummer och allmänna kortnummer såsom 112 och 11414 måste anges nationellt, d.v.s. utan inledande +46. Observera att du vid samtal till nödnumret 112 måste tala om från vilken adress samtalet kommer. SOS-centralen får inte adressen automatiskt.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 8 Om det finns många nummer i katalogen kan du göra en sökning genom att skriva in nummer eller namn i rutan högst upp till vänster och klicka på knappen Sök. till höger om ett nummer kan du ringa direkt till an- Genom att klicka på brevikonen vändarens mobilsvar. Kolumnen längst till vänster används tillsammans med funktionsknapparna under katalogen (Telefonstatus, Hänvisning, SMS, MMS, Vidarekoppling, Återuppringning, Hänvisningsmallar och Språkinställningar). Först markerar du i kryssrutorna vilka telefonnummer du vill ska påverkas av funktionen, därefter klickar du på önskad knapp. Knapparnas funktioner förklaras närmare i kapitel 5 i denna handbok. 3.4 Hjälp Telia Jobbmobil Växel innehåller en situationsstyrd hjälpfunktion. Där får du relevant information om just den situation som du befinner dig i. Klicka på knappen med frågetecken när du behöver stöd 3.5 Stäng Om du vill avsluta din session i Telia Jobbmobil Växel gör du så här: 1. Stäng växeln genom att klicka på den gröna knappen i programfönstrets övre högra hörn. 2. Avvakta tills knappen ändrar kulör till rött. 3. Klicka på knappen Logga ut längst upp till höger. Om du använder Firefox stängs webb-fönstret och du är tillbaka till Mina Sidor på Arbetet, på sidan Välj mobilabonnemang. Använder du Internet Explorer så stängs inte webb-fönstret automatiskt (fönstrets innehåll kan dock förändras eller tömmas). Du måste själv stänga fönstret. Om du råkar stänga webbläsaren utan att först ha stängt växeln och avslutat sessionen kommer systemet automatiskt att genomföra dessa åtgärder efter ca 1 minut. Klicka först på den runda knappen för att stänga växeln. Klicka därefter på knappen Logga ut.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 9 4 Att arbeta som telefonist 4.1 Logga in För att du ska kunna administrera tjänsten Telia Jobbmobil Växel måste du först logga in med hjälp av det användarnamn och lösenord som vi skickat med sms. Inloggningsuppgifterna finns också i den beställningsbekräftelse som ditt företag fick i samband med att tjänsten levererades. Det finns två metoder att logga in: via Mina Sidor på Arbetet med direktinloggning på tjänstens egen inloggningsadress Inloggningen via Mina Sidor på Arbetet har fler steg och tar därmed lite längre tid än direktinloggning. Å andra sidan får du tillgång till samtliga verktyg, vilket kan vara praktiskt om du planerar att administrera både Jobbmobil Växel och andra tjänster. Direktinloggningen är i allmänhet ett bättre val om du endast ska administrera Jobbmobil Växel. Dessutom har du möjlighet att beställa ett engångslösenord till tjänsten om du har glömt bort det lösenord du fått tidigare. 4.2 Inloggning via Mina Sidor på Arbetet Så här loggar du in som företagsadministratör i Telia Jobbmobil Växel via vår kundwebb Mina Sidor på Arbetet: 1. Öppna webbläsaren och gå in på www.telia.se/foretag 2. Klicka på knappen Mina Sidor på Arbetet längst upp på webbsidan. 3. Tjänsten öppnar en dialogruta där du skriver in ditt användarnamn och lösenord. Klicka därefter på knappen Logga In. 4. Klicka på länken Till Telia Jobbmobil växel under rubriken Administrera Jobbmobil Växel. Webbläsaren visar sidan Välj mobilabonnemang. 5. Öppna listrutan Välj mobilnummer, markera det nummer som du vill använda för tjänsten och klicka sedan på knappen Nästa. Webbläsaren visar ingångssidan för tjänsten Telia Jobbmobil Växel: 6. Klicka på länken Webbverktyg. Tjänsten öppnar följande dialogruta (se nästa sida):

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 10 7. Klicka på knappen Telefonist. Inloggningen är därmed klar.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 11 4.3 Direktinloggning Om du endast ska använda Jobbmobil Växel och inte behöver tillgång till övriga verktyg under Mina Sidor på Arbetet kan du göra en direktinloggning via en särskild webbadress. Denna procedur är snabbare än inloggning via Mina Sidor på Arbetet. Dessutom har du möjlighet att beställa ett engångslösenord till tjänsten om du har glömt bort det lösenord du fått tidigare. Så här gör du en direktinloggning som telefonist i Telia Jobbmobil Växel: 1. Öppna webbläsaren och gå in på https://jobbmobilvaxel.telia.se. Webbläsaren visar följande inloggningssida: 2. Skriv in ditt användarnamn och lösenord. Markera alternativknappen Telefonist och klicka därefter på knappen Logga in. Nu sker något av följande: Om det är allra första gången du loggar in visar tjänsten en sida där du beställer ett engångslösenord; se steg 3 nedan. Vid efterföljande inloggningar kommer du direkt till tjänstens ingångssida; se steg 5 på nästa sida. 3. Webbläsaren visar följande sida: Skriv in ditt mobilnummer och klicka på knappen Skicka engångslösenord.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 12 4. Webbläsaren visar följande sida: Skriv in det engångslösenord som du fått via sms (observera att det är endast är giltigt i 10 minuter) och klicka på knappen Logga in. 5. Webbläsaren visar ingångssidan för tjänsten Telia Jobbmobil Växel: 6. Klicka på länken Webbverktyg. Tjänsten öppnar följande dialogruta (se nästa sida):

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 13 7. Klicka på knappen Telefonist. Tjänsten öppnar följande dialogruta: 8. Klicka på knappen för den telefonistgrupp där du vill logga in. 9. Inloggningen är därmed klar.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 14 4.4 Om du har glömt ditt lösenord Om du har ett lösenord till Telia Jobbmobil Växel men råkat glömma bort det kan du skaffa tillgång till tjänsten på följande sätt. 1. Öppna webbläsaren och gå in på https://jobbmobilvaxel.telia.se. Webbläsaren visar följande inloggningssida: 2. Klicka på länken Glömt ditt lösenord? längst ned på sidan. Webbläsaren visar följande sida: 3. Skriv in det engångslösenord som du fått via sms (observera att det är endast är giltigt i 10 minuter) och klicka på knappen Logga in. Webbläsaren visar ingångssidan för tjänsten Telia Jobbmobil Växel (se avsnitt 4.2, steg 5 på sidan 9).

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 15 4.5 Om ett mobilnummer har bytt ägare Om det mobilnummer som du angav vid din första inloggning inte längre tillhör dig kommer du inte längre att ha tillgång till tjänsten via de gamla inloggningsuppgifterna. Denna situation hanterar du på följande sätt: 1. När du försöker logga in med de gamla uppgifterna visar din webbläsare följande sida: Klicka på knappen Logga in igen. 2. Webbläsaren öppnar inloggningssidan på nytt. Du ska nu göra en förstagångsinloggningen enligt avsnitt 4.3, steg 1 t.o.m. 5 (se sidan 11).

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 16 4.6 Öppna växeln När du loggat in och valt telefonistgrupp är det dags att öppna katalogen och öppna växeln: 1. Klicka på Katalog i huvudmenyn. 2. Röd knapp betyder att växeln är stängd. Klicka på knappen så öppnas växeln. Detta indikeras av att knappen byter kulör till grönt. Kulören på denna ikon indikerar status för uppkopplingen mot Telias tjänsteserver: Grön = korrekt förbindelse Gul = under uppkoppling Röd = ingen förbindelse Mellan de två samtalsrutorna i programfönstrets övre del finns verktygen för samtalshantering: Vänster samtalsknapp. Klicka här för att besvara inkommande samtal. Kopplingsknapp. Kopplar samtalet i vänster samtalsruta till anknytningen i höger samtalsruta. Höger samtalsknapp. Aktiverar höger samtalsruta när ett samtal har parkerats till vänster. Vänster brytknapp. Avslutar samtalet i vänster samtalsruta. Knapp för att tillåta att samtal kopplas till en anknytning trots att vidarekoppling är inställd. Två lägen: av/på. Höger brytknapp. Avslutar samtalet i höger samtalsruta.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 17 4.7 Ta emot ett inkommande samtal via webbverktyget När ett samtal kommer in på huvudnumret ser det ut så här på skärmen: Val av vilket huvudnummer (om företag har två eller fler) som ska presenteras vid utgående samtal från växeln. Den blinkande telefonikonen signalerar att någon ringer in Huvudnumrets namn (om ett sådant lagts in) Presentation av det inkommande samtalets ursprung. Presentation av det nummer som är uppringt, alltså i normalfall huvudnumret. Kan även vara telefonistens mobilnummer. Besvara samtalet så här: 1. Klicka på en av de gröna telefonikonerna. Samtalet går nu fram till din telefon, som börjar ringa: Klicka på någon av dessa ikoner. 2. Samtalet flyttas från kön till vänster samtalsruta, vars bakgrund blir grå: 3. Svara i din telefon. Nu är samtalet uppkopplat. Bakgrunden i samtalsrutan byter kulör till beige och telefonikonen byter till orange: 4. Om en anknytning är vidarekopplad till telefonist vid upptaget kommer det vidarekopplade samtalet att se ut på följande sätt när du besvarat det. Observera att fältet Externt nummer visar det vidarekopplade mobilnumret:

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 18 5. När du vill avsluta samtalet klickar du på den röda telefonikonen. 4.8 Ta emot ett inkommande samtal direkt i din mobiltelefon Genom att klicka på trafikljusikonen ovanför vänstra samtalsrutan så att den växlar från rött till grönt sken kan du ta emot samtal direkt i din telefon utan att första behöva klicka på telefonikonen. Obs! Om det finns köplacerade samtal kommer dessa att kopplas fram till dig omedelbart efter att du avslutat föregående samtal. Du får alltså ingen paus mellan samtalen. Den inställning som du gjort via trafikljuset ligger kvar tills du klickar på trafikljuset ännu en gång i samma session, eller tills du avslutar sessionen. Nästa gång du startar en telefonistsession kommer trafikljuset att visa grundvärdet rött sken. Om du i stället vill att sessionen alltid ska starta med grönt trafikljus klickar du på Inställningar i vänstermenyn och ändrar i rutan Automatisk samtalspresentation. 4.9 Koppla ett samtal vidare När du tagit emot ett samtal enligt ovan kan du koppla det vidare till något nummer i katalogen, eller till ett mobilsvar. Det samtal du vill koppla vidare ska visas i den vänstra samtalsrutan, med beige bakgrund. Orange telefonikon visar att samtal pågår. Du kan parkera detta samtal genom att klicka på ikonen. Gör så här för att koppla samtalet vidare: 1. Ring upp det nummer du vill koppla samtalet till genom att klicka på telefonnumret i telefonkatalogen. Numret flyttas upp till höger samtalsruta, som blir grå. Detta innebär att det ringer hos den personen:

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 19 När personen svarar blir rutan för det nya samtalet (till höger) beige, medan den vänstra blir grå (det gamla samtalet har satts på vänt): Klicka här för att koppla ihop samtalen. 2. Koppla ihop samtalen genom att klicka på kopplingsknappen. 3. När samtalen kopplats samman försvinner de från skärmen. Detta innebär att du nu är fri att besvara nästa samtal: Tips! Du kan också skicka ett samtal direkt till en användares mobilsvar. I steg 1 ovan klickar du då på brevikonen till höger om telefonnumret i stället för på telefonnumret. 4.10 Ringa upp ett samtal Du kan ringa upp ett samtal på något av följande sätt: Klicka på ett nummer som finns i katalogen. Skriv in numret i textrutan Fyll i nummer ovanför katalogen och klicka på knappen Ring. Om katalogen är omfattande kan det vara effektivt att först söka fram önskad post. Skriv en söksträng i textrutan Fyll i namn eller nummer och klicka på knappen Sök. Numret kan anges både i nationellt och internationellt format. Exempel på nationellt format är 0706123456, exempel på internationellt format är +46706123456. Anknytningsnummer och allmänna kortnummer såsom 112 och 11414 måste anges nationellt, d.v.s. utan inledande +46. Observera att du vid samtal till nödnumret 112 måste tala om från vilken adress samtalet kommer. SOS-centralen får inte adressen automatiskt. I båda fallen visas det uppringda numret i vänster samtalsruta, som blir grå, och din egen telefon börjar ringa.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 20 Här kan du söka fram en viss post. Skriv in numret här och klicka på knappen Ring.... eller klicka på ett nummer i katalogen. Du kan även ringa upp direkt till personens mobilsvar genom att klicka på brevikonen efter namnet. Svara på din telefon. När även den uppringda parten svarat, kopplas samtalet upp och samtalsrutan blir gul. Tips! Genom att klicka på brevikonen till höger om telefonnumret i stället för på telefonnumret kan du ringa upp direkt till personens mobilsvar. 4.11 Gå förbi en vidarekoppling Om någon av ikonerna i telefonkatalogen är försedd med en pil, betyder det att samtal till det numret kopplas vidare till något annat nummer, eller till numrets mobilsvar. Under ikonen står det vilket nummer samtalen vidarekopplas till. Ikon för vidarekoppling: Som telefonist kan du förbigå en vidarekoppling med hjälp av tjänstens knapp Förbigå vidarekopplingar. Knappen Förbigå vidarekopplingar kan ha två lägen: Av = ljusgrå På = mörkgrå. Gör så här: 1. Klicka på knappen Förbigå vidarekopplingar så att den blir mörkgrå. 2. Ring upp användaren som vanligt. Knappen Förbigå vidarekopplingar förblir mörkgrå och funktionen gäller till dess du stänger av den genom att klicka på samma knapp igen.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 21 4.12 Ta emot sms och mms De olika anknytningarna (personerna i den interna telefonkatalogen) kan skicka sms till telefonisten via Telia Jobbmobil Växel. De gör detta genom att skicka ett sms till servicenumret 1515 som inleds med texten telefonist följt av ett mellanslag och därefter meddelandet. Meddelandet får vara max 160 tecken långt. Även mms går att skicka till telefonisten via servicenumret 1515. Då behöver man inte inleda meddelandet med telefonist. Längst ner i menyn till vänster i telefonistgränssnittet finns alternativet Meddelanden. Här visas de sms- och mms-meddelanden du får. Det finns ett menyalternativ för olästa meddelanden och ett för lästa. När du har olästa meddelanden visas en brevikon till vänster om stängningsknappen. Klicka på Meddelanden för att visa dina inkommande sms-meddelanden. Om du har öppnat ett mms finns bilden i form av en bilaga med namnet Bildbilaga: Klicka på Bildbilaga för att visa bilden i ett mottaget mms.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 22 5 Arbeta med katalogens knappar 5.1 Hänvisning Medarbetarna på företaget kan från sina mobiltelefoner ställa in automatiska hänvisningsmeddelanden när de till exempel gått på lunch, är på möte eller gått för dagen. De olika typerna av hänvisningar har en förinställd sluttid då de avaktiveras automatiskt, men man kan också ange en egen sluttid. Den som ringer ett hänvisat nummer får höra det automatiska hänvisningsmeddelandet och kan även få uppgift om när medarbetaren åter är anträffbar. Hänvisningsmeddelandet kan kombineras med att den som ringer kopplas vidare till mobilsvar eller till ett annat telefonnummer under den tid som hänvisningen är aktiv. Även om medarbetaren kan lägga in dessa hänvisningar direkt från sin telefon (se Användarhandboken för Telia Jobbmobil Växel), kan också du som telefonist lägga in en hänvisning åt en medarbetare. Gör så här: 1. Klicka på menyvalet Intern under Katalog. 2. Använd kryssrutorna längst till vänster i katalogen för att markera den eller de användare som ska hänvisas. 3. Klicka på knappen Hänvisning under telefonkatalogen. Markera en eller flera medarbetare och klicka på knappen Hänvisning för att ställa in en hänvisning.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 23 4. Nu visas fönstret Ändra hänvisning. Ange vilken hänvisningsmall du vill använda i listrutan. Du kan välja mellan Tillfälligt ute, Möte, Lunch, Åter och Gått för dagen. (Tillgänglig betyder ingen hänvisning alls.) 5. Klicka på knappen Ändra. Nu får du möjlighet att ändra de förinställda värdena för tid och vidarekoppling som finns för den typ av hänvisning du valt. Följande inställningar gäller som standard för de olika hänvisningsmeddelandena: Hänvisningsmeddelande Förvald tid Förvald vidarekoppling Tillfälligt ute 1 timme Vidarekoppling till mobilsvar Möte 1 timme Vidarekoppling till mobilsvar Lunch 1 timme Vidarekoppling till mobilsvar Åter 1 timme Vidarekoppling till mobilsvar Gått för dagen Nästa dag kl. 00:00 Vidarekoppling till mobilsvar Tillgänglig Tills vidare Vidarekoppling till mobilsvar I fönstret Ändra hänvisning kan du ändra de förinställda värdena enligt egna önskemål: I listrutan Slutar, visas hur länge hänvisningen gäller. Mallen för Möte gör t.ex. att den hänvisningen gäller i 1 timme innan den tas bort igen automatiskt. Om du vill ange en annan sluttid väljer du Datum och tid i listrutan och får då möjlighet att skriva in egna uppgifter för hur länge just den här hänvisningen ska gälla. (Mallarna kan du ändra genom att använda knappen Hänvisningsmallar som också finns under katalogen. För mer information om hänvisningsmallarna, se avsnitt 5.2 nedan.) I den mittersta listrutan, Vidarekoppling till, kan du ange om den som ringer också ska

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 24 vidarekopplas till något annat nummer när den här hänvisningen är aktiverad. Följande alternativ finns att välja mellan: Ingen vidarekoppling. (Den som ringer får ett hänvisningsbesked, därefter kopplas samtalet fram som vanligt.) Vidarekoppling till Huvudnummer. Vidarekoppling till Mobilsvar. Obs! Detta är systemets grundvärde som du inte bör ändra. Detta för att undvika risken att orsaka konflikter med andra inställningar. Vidarekoppling till valfritt Telefonnummer. Skriv in ett valfritt telefonnummer i den ruta som visas när du väljer detta alternativ. Numret kan vara en anknytning. Om numret inte är en anknytning måste det anges i internationellt format (d.v.s. med plustecken, landsnummer och struken nolla i riktnumret, t.ex. +468123456 för numret 08-12 34 56). I listrutan Hänvisningsbesked/Meddelande till telefonist kan du skriva in information om till exempel anledningen till hänvisningen. Denna information visas om du i telefonkatalogen klickar på namnet för den som hänvisningen gäller. 6. När du gjort eventuella ändringar klickar du på Spara för att hänvisningen ska börja gälla. 5.2 Hänvisningsmallar Knappen Hänvisningsmallar används för att lägga upp mallar för hur en persons hänvisningsmeddelanden ska fungera när användaren knappar in dem från sin telefon, eller när telefonisten aktiverar dem. Om till exempel standardtiden för lunch är inställd på 1 timme kan du ändra den till till exempel 30 minuter för någon användare. Eller du kan ange att en viss användares samtal ska kopplas vidare till ett särskilt nummer när han eller hon har gått för dagen. Gör så här för att ställa in hänvisningsmallarna för en användare: 1. Markera kryssrutan till vänster om den användare du vill göra ändringar för och klicka på knappen Hänvisningsmallar under katalogen. Klicka på knappen Hänvisningsmallar

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 25 Den här ikonen visar att hänvisningsmallen ändrats. Klicka här om du vill återställa mallen till standardinställningen. Klicka på namnet på den hänvisning du vill visa eller ändra inställningarna för. Systemet öppnar följande dialogruta: 2. Här kan du göra samma ändringar som i en hänvisning för en enskild användare (se avsnitt 5.1 ovan), med den skillnaden att du nu ändrar i själva mallen. 3. Klicka på knappen Spara för att spara ändringarna och avsluta.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 26 5.3 Skicka sms och mms Du kan skicka sms eller mms (med bilagda bilder) till ett eller flera telefonnummer direkt från webbverktyget. Gör så här: 1. Välj mottagare genom att kryssa i rutan till vänster om ett eller flera nummer. 2. Klicka på någon av knapparna SMS eller MMS under katalogen. Markera mottagare i katalogen och klicka här för att skicka sms eller mms. Du kan skicka till en eller flera mottagare. 3. Nu öppnas ett av fönstren nedan (beroende på om du valt sms eller mms). Här kan du lägga till fler nummer (som inte finns i katalogen) genom att välja Lägg till nummer i listrutan, skriva in numren ett och ett i skrivrutan och klicka på knappen Lägg till. Du kan också söka efter nummer i katalogen genom att i stället välja Sök med namn eller nummer i listrutan, skriva in ett namn eller nummer och klicka på knappen Sök. Obs! Numren måste anges i internationellt format (med plustecken, landsnummer och struken nolla i riktnumret, t.ex. +46708123456)

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 27 4. Skriv in meddelandet (max 160 tecken) i rutan Meddelande och klicka sedan på knappen Skicka. Om du skickar mms kan du också skriva in ett Ämne och bifoga en bilaga (bild). 5.4 Vidarekoppling (används ej i denna version) Obs! Funktionen vidarekoppling i Telia Jobbmobil Växel ska inte användas, eftersom den kan komma i konflikt med de vidarekopplingsinställningar som användaren kan ha gjort på sin egen mobiltelefon (i sitt mobilabonnemang). Vidarekoppling ingår t.ex. som funktion i Telias alla mobilabonnemang, använd den i stället. De flesta mobiltelefoner har menystöd för att aktivera och inaktivera olika varianter av vidarekopplingar på ett enkelt sätt. Använd inte funktionen Vidarekoppling från webbverktyget. Ett undantag är om du vill använda funktionen Återuppringning. Då måste du först gå in under Vidarekoppling och på raden Om upptaget, vidarekoppla till välja Automatisk återuppringning. Se avsnitt 5.5 nedan. 5.5 Återuppringning Om en person som blir uppringd är upptagen i ett annat samtal kan den som ringer få möjligheten att trycka på 1 för att aktivera återuppringning. När den uppringda personen är ledig igen, ringer tjänsten till den som ringde upp och ger den personen möjlighet att trycka 1 igen. Då görs ett nytt försök att ringa upp den tidigare upptagna personen. Återuppringning fungerar ännu så länge endast för interna samtal. För att återuppringning ska erbjudas de som ringer till en viss person när denna är upptagen i samtal, måste återuppringningsfunktionen först aktiveras för den personen. Aktivera återuppringning för någon i katalogen: 1. Använd kryssrutan längst till vänster för att markera den person som du vill aktivera återuppringning för. 2. Klicka på knappen Vidarekoppling längst ned i katalogfönstret. 3. På raden Om upptaget, vidarekoppla till väljer du alternativet Automatisk återuppringning. 4. Klicka på knappen Spara. Nu kommer du tillbaka till katalotgen. 5. Markera samma person igen och klicka på knappen Återuppringning. 6. På raden Internsamtal, välj alternativet Återuppringning vid upptagen.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 28 7. På raden Externsamtal, välj alternativet Ingen vidarekoppling. 8. Klicka på knappen Spara. Nu är återuppringning aktiverat för denna person. Aktivera återuppringning för dig själv Antingen kan du göra som ovan, och välja dig själv i katalogen. Eller också gör du så här: 1. Välj menyalternativet Vidarekoppling i menyn till vänster på skärmen. 2. På raden Om upptaget, vidarekoppla till väljer du alternativet Automatisk återuppringning. 3. Klicka på knappen Spara. 4. Välj menyalternativet Automatisk återuppringning i menyn till vänster. 5. På raden Internsamtal, välj alternativet Återuppringning vid upptagen. 6. På raden Externsamtal, välj alternativet Ingen vidarekoppling. 7. Klicka på knappen Spara. 5.6 Kontrollera telefonstatus för användare Med hjälp av knappen Telefonstatus kan du kontrollera om en användare är nåbar eller inte. Gör så här: 1. Markera kryssrutan vid den eller de användare vars telefonstatus du vill kontrollera. 2. Klicka på knappen Telefonstatus under katalogen. Nu visas ikonen i kolumnen Telefonstatus för de användare du valt. Markera en eller flera användare och klicka på knappen Telefonstatus för att kontrollera om dessa användare är nåbara eller inte. 3. Efter en kort stund ändras ikonen i kolumnen Status till något av nedanstående alternativ. Ikonerna visas i ca 10 sekunder och försvinner sedan. Nåbar Upptagen i telefonsamtal Ej nåbar Status okänd Ej nåbar betyder att personens mobiltelefon är avstängd, utan batteri eller i radioskugga. Det går inte att kontrollera telefonstatus för huvudnummer eller svarsgrupper.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 29 6 Ändra egna användarinställningar (menydelen Översikt) Alternativen högst upp i vänstermenyn (under rubriken Översikt) används när du vill ändra inställningar för dig själv som användare. Du kan göra samma sak genom att gå in i katalogen, markera dig själv som användare och använda motsvarande knapp under katalogen. Om du klickar på rubriken Översikt visas rutan nedan. Där du ser eventuella hänvisningar som är aktiverade, samt vilken svarsgrupp du eventuellt är inloggad i. I denna ruta kan du även ändra hänvisning genom att göra ett val i listrutan Använd mall och sedan klicka på knappen Ändra. Du kan dessutom logga ut från, eller in i, din svarsgrupp med hjälp av knappen Logga ut/logga in Obs! Med knappen Logga ut lämnar du endast svarsgruppen. Du är fortfarande inloggad som telefonist. 6.1 Vidarekoppling Menyalternativet Vidarekoppling har samma funktion som om du skulle välja ditt eget namn i katalogen och klicka på knappen Vidarekoppling där (se kapitel 5.4). Obs! Funktionen vidarekoppling i Telia Jobbmobil Växel ska inte användas, se avsnitt 5.4. 6.2 Hänvisningsmallar Menyalternativet Hänvisningsmallar fungerar på samma sätt som om du skulle välja ditt eget namn i katalogen och klicka på knappen Hänvisningsmallar där. Se avsnitt 5.2 för mer information.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 30 6.3 Automatisk återuppringning Om du blir uppringd medan du är upptagen i ett annat samtal kan den som ringer få möjligheten att trycka på 1 för att aktivera återuppringning. När du är ledig igen ringer tjänsten till den som ringde upp och ger den personen möjlighet att trycka 1 igen. Då görs ett nytt försök att ringa upp dig. Återuppringning fungerar än så länge endast för interna samtal. För att återuppringning ska erbjudas de som ringer till dig när du är upptagen i samtal, måste du först aktivera återuppringningsfunktionen för dig själv: 1. Välj menyalternativet Vidarekoppling i menyn till vänster på skärmen. 2. På raden Om upptaget, vidarekoppla till väljer du alternativet Automatisk återuppringning. 3. Klicka på knappen Spara. 4. Välj menyalternativet Automatisk återuppringning i menyn till vänster. 5. På raden Internsamtal, välj alternativet Återuppringning vid upptagen. 6. På raden Externsamtal, välj alternativet Ingen vidarekoppling. 7. Klicka på knappen Spara. 6.4 Ändra egen information Menyalternativet Ändra egen information här ändrar du den information som står om dig i katalogen. 6.5 Inställningar Menyalternativet Inställningar Språkinställningar och inställning för automatisk samtalspresentation. Se avsnitt 4.8.

Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 31 7 Arbeta som katalogadministratör 7.1 Logga in som katalogadministratör För att kunna ändra uppgifter i telefonkatalogerna och för att lägga upp mallar för hänvisningsmeddelanden måste du vara inloggad som katalogadministratör. Gör på samma sätt som när du loggar in som telefonist (se avsnitt 4.1), men välj i stället KATALOGADMINIST- RATÖR i rutan Välj roll. Logga in som katalogadministratör här. När du loggat in som katalogadministratör visar systemet följande bild: Pennikonerna visar att du kan redigera uppgifter för samtliga användare, dock inte huvudnummer och svarsgrupper. Nu kan du redigera kataloguppgifter även för andra användare än dig själv. När du klickar på pennikonen till höger om en användare kommer du till ett formulär där du kan ändra alla uppgifter utom själva telefonnumren.

TSP-2131_3-1112 Telia Jobbmobil Växel Telefonist och katalogadministratör Handbok 32 7.2 Ändra uppgifter i katalogerna Som katalogadministratör kan du ändra uppgifterna i den interna telefonkatalogen och lägga till och ta bort poster i den externa telefonkatalogen. Gör så här: För att ändra en persons uppgifter: klicka på pennikonen till höger om en post i katalogen. För att radera en post ur katalogen: klicka på det röda krysset till höger om posten. För att lägga till nya kontakter i den externa katalogen: gå in i den externa katalogen och klicka på knappen Ny kontakt. (Endast externa kontakter kan läggas till, interna kontakter måste läggas till av Telia.) Om du vill sortera posterna på annat sätt, t.ex. efter anknytning i stället för efter efternamn: klicka på motsvarande rubrik. Huvudnummer och grupper visas dock alltid överst i listan. En extern kontakt som du själv lagt in har längst till höger både pennikonen och ett rött kryss. Detta betyder att du kan redigera uppgifterna och även ta bort hela katalogposten. En extern kontakt som någon annan användare lagt in saknar både pennikon och rött kryss. Du kan således varken redigera eller radera sådana poster. Klicka på Spara.