Använda Outlook 2003 mot Exchange Jens Granlund 6.4.2006 Exchange kalendern kan användas via webben (Outlook Web Access) på adressen https://exchange.vasa.abo.fi/exchange eller om du har en mobiltelefon med liten skärm och webbläsare (Outlook Mobile Access) på adressen https://exchange.vasa.abo.fi/oma. Kalender informationen kan också synkroniseras mot Outlook och vidare mot Exchange från din mobiltelefon eller PDA såvida den stöder synkronisering mot Outlook. Den bästa klienten om man vill använda Exchange är dock Outlook 2003. Outlook 2003 är en del av Office 2003 Professional. Den här guiden beskriver hur du kan använda Outlook 2003 som klient mot Exchangeservern. Konfigurera konto mot Exchange. Före du kan börja använda Outlook 2003 mot Exchange bör du definiera ett e-post konto i Windows. I Windows kontrollpanel hittar du en ikon E-post. Klicka på E-post ikonen och tryck därefter på knappen E-postkonton. Om du har engelsk Office/Outlook har menyerna och knapparna engelska namn.
Välj Lägg till ett nytt e-postkonto och tryck nästa. Ange exchange.vasa.abo.fi som Exchange-server. Använd gärna cachelagrat Exchangeläge.
Ange ditt användarnamn och tryck på Kontrollera namn. Ditt namn torde dyka upp såvida ditt konto aktiverats for Exchange användning. (Om ditt konto inte är aktiverat för exchange användning bör du kontakta datacentralen eller skicka e-post till exchangesupport@abo.fi).
Använda Outlook Då du definierat ditt konto mot Exchange servern och på så sätt anslutit klienten till servern, är du klar att börja använda tjänsten. Det finns massor med litteratur som beskriver hur Outlook fungerar och jag kommer därför inte att skriva ytterligare en bok. Här följer en ytlig beskrivning av de centrala funktionerna och de som önskar fördjupa sig ytterligare hänvisas till litteratur i ämnet. Gör din kalender tillgänglig för andra Kalendern som du hanterar på Exchange servern är normalt inte tillgänglig för andra än du själv. Med behörighet kan vem som helst öppna en annan användares kalender med en webbläsare genom att gå till adressen https://exchange.vasa.abo.fi/exchange/username/kalender, också med Outlook kan man öppna flera personers kalendrar, genom att välja öppna delad kalender.
Man kan skriva in användarnamnet Eller söka efter kalendern i en lista om man klickar på namn.
I Outlook kan man alltså sida vid sida visa flera personers kalendrar förutsatt att du tilldelats nödvändig behörighet av ägaren till kalendern.
Hur ger jag andra behörighet till min kalender? I Outlook kan du klicka på Dela min kalender så får du fram följande ruta.
Här kan du bygga upp en lista med olika personers behörighet till din kalenderinformation. Lägg till nya användare eller grupper via Lägg till.
Personen eller gruppen kan ges olika typer av behörighet.
En granskare kan t.ex. endast läsa objekt, men inte stryka, ändra eller lägga till information.
Privata anteckningar i kalendern Jag använder kalendern för att planera hela mitt liv, men inte vill jag ju att kollegorna skall se vad jag gör på min fritid! Hur löser man det problemet? Man kan ange att händelser i kalendern är av privat natur, i figuren nedan ser vi att då jag öppnat en delad kalender så har personen en privat återkommande händelse ca. kl. 7:30, men jag har inte behörighet att se vad detta är. Nyckeln anger att informationen är privat och pilarna anger att det är en återkommande händelse.
I Outlook och OWA har man möjlighet att kryssa i rutan privat för att skydda information som enbart är ämnad för en själv.
I exemplet ovan ser vi att man kryssat för att detta är en privat händelse. Samtidigt ser kollegerna att jag är frånvarande, men de vet inte att jag för bilen på service, eftersom det är en privat händelse. Boka möten via kalendern Exchange kan med fördel användas för att schemalägga olika möten. Man kan sätta in möten i sin egen kalender och via schemaläggning titta om andra som bör delta i mötet är upptagna eller inte. För att detta skall fungera bör alltså de övriga deltagarna ha sin kalender i Exchange up-to-date samt gett dig behörighet att se när personen är upptagen. I exemplet nedan ser vi att både Jens och Sören är lediga efter 9:15, vi bokar in mötet till 9:30 och klickar på skicka.
De inbjudna deltagarna får ett meddelande i sin inkorg där de kan Acceptera, boka preliminärt, tacka nej eller föreslå en ny tid. Om man accepterar hamnar mötet direkt i ens egen kalender.
Annan PIM information På Exchange-servern kan man också lagra annan information än kalendern och denna information kan hanteras och delas på samma sätt som kalenderinformationen. Åtkomsten kan också ske via OWA och OMA, förutom via Outlook. Att göra listan kan man komma åt via OWA på adressen https://exchange.vasa.abo.fi/exchange/användarnamn/uppgifter/ också för andra användare om man har behörighet. Att göra listorna hanteras och delas på samma sätt som kalendern. Kontakter kan man komma åt via OWA på adressen https://exchange.vasa.abo.fi/exchange/användarnamn/kontakter/ delning, behörighet mm. Sker på samma sätt som kalendern och Att göra listan. Anteckningar kan man komma åt via OWA på adressen https://exchange.vasa.abo.fi/exchange/användarnamn/anteckningar/ delning, behörighet mm. Sker som ni säkert vid det här laget gissar på samma sätt som övrig PIM information. Outlook, mobiltelefoner & PDAn Man kan alltså behändigt använda Outlook mot Exchange-servern. De flesta mobiltelefoner kan synkronisera mot Outlook och med de inställningar som beskrivits i detta dokument, kan alltså synkroniseringen gå via Outlook 2003 till Exchange servern. Oftast använder du någon typ av kabel eller Bluetooth för att ansluta din mobiltelefon till din dator och via programvaran ActiveSync eller motsvarande program som kommit med din mobiltelefon eller PDA kan du synkronisera informationen via Outlook till Exchange. På detta vis kan kalender, Att göra -listan, kontakter och anteckningar synkroniseras mellan alla 3 systemen. Det kommer att bli möjligt att synkronisera denna information också direkt från mobiltelefonen mot exchangeservern, utan att gå via Outlook. Olika
mobiltelefoner/pdan använder lite olika system för detta. Mera information om det projektet kommer senare Åtkomst till Exchange servern från andra nät Du kommer enkelt åt exchangeservern från vilken Internet anslutning som helst via Outlook Web Access (OWA) eller Outlook Mobile Access (OMA). Kom ihåg att du måste använda https: så att all kommunikation krypteras. Om du använder Outlook 2003 rekommenderar vi att du använder VPN. Kolla datakomm sektionens guide om VPN. Med VPN kan du använda Outlook 2003 mot Exchange på samma sätt som då du är ansluten till ÅA s nät också via andra Internet anslutningar. VPN tunneln ser till att all kommunikation mellan Outlook 2003 och Exchange krypteras (egentligen mellan din dator och ÅA s nät). E-post konton till andra servrar ÅA s Exchange-server är inte tänkt för e-post hantering utan främst för kalenderfunktionen. Man kan definiera fler e-post konton i Outlook, så att man t.ex. använder imap.abo.fi för e-post och Exchange servern för kalenderfunktionen. Nedan visas de inställningar som du kan använda.
Använda LDAP servern för att söka information om ÅA s användare. Du kan söka information om ÅA s användare direkt från Outlook 2003. I stället för att skapa ett E-post konto skapar du en ny katalog eller adressbok i Kontrollpanelen/E-post. Du anger att det är fråga om en LDAP katalog.
Du anger serverns namn ldap.abo.fi.
Standard port 389 bör användas.
I sök filken bör du ställa in Bas för sökning enligt modellen nedan. Om allt lyckats torde du få fram följande ruta.
Från Outlooks verktygsmeny eller via Ctrl-Shift-B får du fram adressboken. Välj att du vill visa namn ur katalogen ldap.abo.fi. Välj sök från menyn verktyg och skriv in sökkriterierna, klicka på OK.
Resultatet av denna sökning ser du nedan.