Projektkontoret Januari 2007 Kamilla.Petersson@gu.se Ylva.Wridell@gu.se
Agenda 1. Projektkontoret bakgrund, syfte, vad gör vi och för vem 2. Vilka projekt ska samordnas inom projektkontoret? 3. Vad innebär samordning 4. Vad är PPS praktisk projektstyrning? 5. Hur projektprocessen ser ut på GF med PPS som stöd 6. Presentation av PPS-online 7. Vad händer nu?
Varför ett projektkontor? Behov av samordning av projekt som påverkar processer och IT-stöd Behov av stöd till linje- och projektorganisationerna Behov av gemensamt arbetssätt i projekt
Projektkontorets huvuduppgifter Ansvara för samordning av projekt Stödja projektledare och beställare Erbjuda metoder och verktyg som används för projektledning
Projektkontorets åtagande Beställaren beslutar medan projektkontoret stödjer beställaren. Projekten genomför medan projektkontoret stödjer och samordnar. Projektkontoret driver eller ingår inte i några projekt.
Projektkontoret är en stödfunktion inom GF för projekthantering Förvaltningschef Kamilla Petersson, 80% Ylva Wridell, 20% Projekt- Kontor Ekonomi Externa Relationer Fastighets avd. Personal avd. Rektors kansli Konf. och service IT avd. Planeringsavd. Student avd.
Vem är projektkontoret till för? Projektledare Beställare av projekt, t ex avdelningschefer Mottagare av projektleveranser
Vilket stöd kan projektkontoret vara för projektledare? Metoder och verktyg, t.ex. PPS Mallar, t.ex. kalkylmall, projektplan mm Personliga möten, t.ex. vid projektplanering Projektprocessen på GF ett dokumenterat ramverk för projektarbete Forum för projektledare, t.ex. introduktioner, erfarenhetsutbyte
Vilket stöd kan projektkontoret vara för beställare? Övergripande leveransplan och projektkatalog Stöd vid planering och prioritering av projekt Projektprocessen på GU ett dokumenterat ramverk för projektarbete Mallar, ex kalkylmall, projektdirektiv mm
Vilken nytta medför projektkontoret för användarna av projektleveranser? Allt ska inte hända på en och samma gång Enklare för verksamheten att förstå och uppskatta projektens leveranser
Projektkontoret vad och för vem? Beställare Förvaltningschef Chefsgrupp Prioriteringar Beslut Leveranser Mottagare Projekten Projektkontor Metoder Verktyg Mallar Projekt 1 Plan (m.m.) Projekt 2 Plan (m.m.) Projekt 3 Plan (m.m.)
Utgångspunkter för vilka projekt som ska samordnas inom projektkontoret Projekt som levererar resultat utanför gemensamma förvaltningen och kräver samarbete över avdelningsgränser inom GF och leder till nya eller förändrade IT-lösningar för slutanvändare eller förändrar eller skapar IT-lösningar som är förutsättningar för andra projekt samt projekt som förvaltningschefen anser ha ett speciellt intresse att bevaka skall samordnas inom Projektkontoret.
Vad innebär samordningen för nya projekt som startar 2007? Stöd och verktyg Tillgång till PPS Introduktion till mallarna för styrande dokument Projektkontoret som dialogpartner, speciellt vid t ex förberedelse och uppstart av projekt Obligatoriskt Följa projektprocessen för GF - Använda de obligatoriska styrande dokumenten: projektdirektiv, projektplan inkl. leveransplan, statusrapport m.fl. - Avvikelser från leveransplanen ska dokumenteras och kommuniceras med projektkontoret. Medverka till projektsamordning, t.ex. samordningsmöten vid behov.
Vad är PPS? Tieto Enators styrmodell för projekt Väl beprövad, 20 års erfarenheter av projektarbete En modell för att planera, leda och följa upp projekt Struktur för projektarbete med tydliga och dokumenterade begrepp och arbetssteg Stöd i form av dokumentmallar och checklistor PPS ryggrad består av ett antal styrande dokument kopplade till beslutspunkter
PPS
PPS Beslutspunkter BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 Beslut om att starta projektet och initiera förberedelserna Beslut om att fortsätta, avbryta eller göra om förberedelserna Beslut om att det finns tillräckligt bra underlag för att göra ett åtagande för resterande del av projektet Beslut om att starta genomförandet Beslut om att fortsätta eller förändra projektåtagandet Beslut om att godkänna leverans av projektets resultat eller delresultat Beslut om att godkänna överlämning av ansvaret för projektets resultat BP8 Beslut om att avsluta projektet
Obligatoriska dokument för projekt inom GF Projektdirektiv Kalkyl (inte PPS) Projektplan innehållande leveransplan Risklista Statusrapport Beslutsunderlag Slutrapport
Generell projektorganisation Beställare Styrgrupp Referensgrupper Projektledning Delprojekt/ Arbetsgrupper/ Projektmedarbetare Förvaltning Användare
Projektprocess Styrande dokument BP1: Projektdirektiv BP3: Projektplan BP3: Projektkalkyl BP3: Risklista BP5: Statusrapport BP6: Beslutsunderlag BP8: Slutrapport Projektprocessen ska följas av alla projekt som startar efter 1 januari 2007 och som ingår i projektkontorets samordning