NÄRHET ELLER DISTANS Konsekvenser av digital internkommunikation Sveriges Kommuner och Landsting 2014-11-25 Catrin Johansson Professor i organisationers kommunikation Mittuniversitetet
SOCIALA MEDIER INTERNT syfte BIDRA MED KUNSKAP Två studier: Intervjustudie 2011 Sociala funktioner i Svenska spels intranät 2012
INTERVJUSTUDIE 2011 Sociala intranät bidrar till effektivare kommunikation, förbättrade samarbeten, mer transparens och minskade hierarkier (Lundgren, Strand & Johansson 2012).
SOCIALA INTRANÄT ett intranät som innehåller flera olika sociala funktioner där medarbetarna enkelt kan ta kontakt, kommunicera och dela kunskap med varandra.
Social bokmärkning /socialt sök Mediadelning Samarbetsytor Wikis Bloggar Chat Virtuella möte Forum Min sida Nätverk Social närvaro
INNOVATIONER INNOVATORS 2,5% EARLY ADOPTERS 13,5% EARLY MAJORITY 34% LATE MAJORITY 34% LAGGARDS 16%
SÅ SPRIDS INNOVATIONER Bekräftelse Implementering Beslut Övertygande Kunskap Rogers, 2003
4 K Koppling Mashups Taggar RSS 1 Kommunikation Formalitet Sociala nätverk Diskussions- Virtuella forum världar Bloggar Social närvaro Chattar 3 Kollaboration Wikis Människobaserad beräkning 2 Social sökning Mediedelning Sociala bokmärken Sociala kataloger Kooperation Social interaktion
FORSKNINGSFRÅGOR 1. På vilket/vilka sätt implementeras de sociala medierna bäst i den interna kommunikationen? 2. Vilka är framgångsfaktorerna när man ska implementera sociala medier i den interna kommunikationen? 3. Vilka problem/risker ska man tänka på då man implementerar sociala medier i den interna kommunikationen?
INTERVJUSTUDIE 2011 IBM Electrolux Securitas SBAB Wallenstam Lindex Umeå Energi Kommunal Toyota Industries Corporation
VILKA FUNKTIONER ANVÄNDS 1. Mina sidor 2. Diskussionsforum och virtuella möten 3. Bloggar och microbloggar 4. Samarbetsytor 5. Wikis, chattar, social bokmärkning
MÅLEN 1. Stärka internkommunikationen 2. Bygga organisationskultur 3. Uppfylla efterfrågan från medarbetarna 4. Inspiration
RESULTAT HUR DE ANVÄNDS 1. Inga utvärderingar gjorda ännu 2. Frivillighet Det tar lång tid att få alla med på tåget 3. Egna profiler, Wikis, Communities och Aktiviteter 4. Gästbloggar nöje killer application i mindre organisationer ambassadörer 5. VD-bloggar praktisk information uppdateras sällan 6. Gilla istället för kommentarer på engelska 7. Skillnader i användandet beror på arbetsroll och ålder
VAD PÅVERKAR ANVÄNDNINGEN? 1. Beror på vilken sorts organisation och vilken sorts användare man har i organisationen 2. Intresse för sociala medier 3. Ensam i sin yrkesroll 4. Anpassat efter användaren 5. Bra sökmotor för att snabbt hitta det man söker 6. Egennyttan
VAD PÅVERKAR OM DE INTE ANVÄNDS 1. Ledningens rädsla för att de sociala medierna stjäl tid från den ordinarie arbetstiden 2. Det tar tid att lära sig de nya verktygen
VÄRDE 1. Lättare att kontakta varandra 2. Nätverksbyggande lättare att hitta rätt kompetens 3. Ökat engagemang 4. Att dela kunskap är inte så självklart 5. Att bygga sitt personliga varumärke internt
FRAMGÅNGSFAKTORER 1. Nytta och effektivitet 2. Cheferna går före 3. Ambassadörer 4. Information och utbildning 5. Uthållighet 6. Uppmuntra och motivera 7. På användarnas villkor
PROBLEM 1. Ifrågasättande av nyttan 2. Rädslan att inte kunna kontrollera vad som skrivs 3. Den uppdelande effekten 4. Den stora mängden ostrukturerad information 5. Risken att de sociala medierna blir ett vid-sidan-omsystem 6. Språkbarriärerna i globala organisationer
DIGITALA MEDARBETARE Gränserna mellan push och pull suddas ut. Varje individ kan trycka ut (push) egen information och dra till sig (pull) andras. Medarbetaren är spindeln i sitt eget kommunikationsnätverk. På så sätt bygger medarbetaren sitt eget, interna varumärke.
WEBB 2.0 & SOCIALA INTRANÄT Uppkomsten av webb 2.0 medför högre krav på intranät. Användare har gått från att vara informationssamlare till att bli informationsdeltagare (Bennet et al. 2010). På Svenska Spel märkte man att användarna ville ha möjlighet att enkelt och effektivt skapa, ändra och läsa nyheter, uppdatera innehåll på webbsidor samt hitta information via en bra sökfunktion.
HEMMAPLAN
STUDIENS SYFTE Det övergripande syftet med den här studien är att undersöka vilken nytta som användare anser att sociala intranät skapar, och vilka utmaningar som finns när det gäller att skapa värde för organisationen genom att implementera sociala intranät.
HUR OFTA LÄSER DU LEDNINGSBLOGGEN? 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% Toppchefsgruppen Chef Medarbetare 10% 5% 0% Varje dag Varje vecka Varje månad Mindre än en gång i månaden Aldrig
HUR OFTA LÄSER DU NYHETSFLÖDET? 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Toppchefsgruppen Chef Medarbetare 10% 0% Varje dag Varje vecka Varje månad Mindre än en gång i månaden Aldrig
UPPLEVD NYTTA OCH VÄRDE Ju längre ifrån varandra man sitter rent organisatoriskt, desto viktigare tycker jag att det är att använda intranätet för att visa man ser varandra Respondent S, medarbetare/frekvent användare. Nu känns det som att det finns mer information på intranätet. Då söker folk upp den informationen så kan man koncentrera sig mot arbetsuppgifter istället för allmän företagsinformation på mötena. Respondent P, chef/frekvent användare.
JAG HAR BEHOV AV ATT KOMMUNICERA VIA HEMMAPLAN 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej Toppchefsgruppen Chef Medarbetare
FÖRUTSÄTTNINGAR Den enda begränsningen nu är vårt eget intresse och att använda intranätet som ett arbetsredskap. Det är en mognadsfråga. Respondent K, chef/frekvent användare. Tittar man inte på tre-fyra dagar, då är man lost. Jag hinner inte sitta och titta där hela dagarna. Det är inte mitt jobb att sitta där och glo i den Respondent H, chef & sällan-användare. Jag tror att tanken är att avlasta, det tror jag absolut. Men då måste jag känna att det är riktat till just mig och inte bara riktat till alla Respondent O, chef/sällan-användare.
HEMMAPLAN ÄR LÄTT ATT ANVÄNDA 60% 50% 40% 30% 20% Redaktör Ej redaktör 10% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej
DET ÄR LÄTTARE ATT HITTA INFORMATION 60% 50% 40% 30% 20% Redaktör Ej redaktör 10% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej
FRÅGA EFTER INFORMATION Man får snabbt hjälp om man har någon fråga som kanske de närmaste kollegorna som sitter bredvid mig inte vet. Då kan man ställa frågan på intranätet och få svar ganska snabbt Respondent B, medarbetare/frekvent användare.
JAG HAR MER KUNSKAP OM MINA KOLLEGOR 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% Toppchefsgruppen Chef Medarbetare 10,00% 0,00% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej
DET ÄR LÄTTARE ATT SAMARBETA 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% Toppchefsgruppen Chef Medarbetare 10% 5% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej
JAG KÄNNER MIG MER DELAKTIG 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% Toppchefsgruppen Chef Medarbetare 10% 5% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej
ANVÄNDARNA SKA FÅ SKRIVA OM VAD DE VILL PÅ HEMMAPLAN 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% Toppchefsgruppen Chef Medarbetare 10% 5% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer inte alls Vet ej
SLUTSATSER 1. Användning och faktorer som påverkar användandet. Många användare utnyttjar inte intranätets sociala funktioner. Intranätet anses vara tillgängligt av dem som arbetar på kontor. En majoritet anser sig ha tid att använda intranätet. Chefer är den grupp som har minst tid till att använda intranätet. 2. Värdet av intranätets sociala funktioner Överlag anses intranätets sociala attribut vara positiva. Det är upp till var och en att ta tillvara på möjligheterna.
SLUTSATSER 3. Förändringar i organisationskultur och kommunikationsroller Plattare och mer dialog-inriktad kultur. Användarna är mer synliga för varandra. Svårare att vara anonym. Några få användare står för mycket av innehållet. 4. Kommunikationsproblem som lösts och skapats Information är mer tillgänglig. Chefer är mer tillgängliga. Kommunikationen är mer fokuserad. Vissa användare upplever ett informationsöverflöd.
CHEF -- MEDARBETARE
VÄRDESKAPANDE KOMMUNIKATION GENOM SOCIALA MEDIER
VÅRA FRÅGESTÄLLNINGAR 1. Vilket värde skapar de sociala medierna för individen och organisationen? 2. Hur påverkar användandet organisations-kulturen? 3. Hur påverkar användandet chefernas respektive medarbetarnas kommunikationsroller? 4. Vilka förutsättningar krävs för att sociala medier ska skapa positiva effekter i organisationen?
TACK & LYCKA TILL! Catrin Johansson catrin.johansson@miun.se 070-554 26 69