Förstudierapport NY KOMMUNIKATIONSPLATTFORM KATRINEHOLMS KOMMUN

Transkript

1 Förstudierapport NY KOMMUNIKATIONSPLATTFORM KATRINEHOLMS KOMMUN

2 OM DETTA DOKUMENT Detta dokument redogör för den förstudie som genomförts i syfte att tydliggöra nyttan med att införa en ny kommunikationsplattform för den interna kommunikationen. Förstudien är genomförd av Kicki Strandh, Sigma IT & Management Sweden AB.

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING Nuläge Erfarenheter från andra Nytta och effektmål Rekommendationer BAKGRUND Definition av kommunikationsplattform Metod NULÄGE Brister ERFARENHETER FRÅN ANDRA Kort nuläge Örebro kommun Electrolux Jönköpings läns landsting Securitas Sandvik Målsättning samt upplevd nytta Framgångsfaktorer Benchmarkstudier Nytta Framgångsfaktorer NYTTA OCH EFFEKTMÅL Effektmål Ökad effektivitet och tidsbesparing Ökad samsyn Ökad kunskapsdelning Ökat samarbete och ökad delaktighet Ökad kvalitet Behålla nuvarande och attrahera nya och medarbetare FUNKTIONER OCH KRAV Funktionella krav Tekniska krav Krav på leverantören FRAMGÅNGSFAKTORER Förutsättningar Konsekvenser Framgångsfaktorer... 18

4 8 REKOMMENDATIONER Inför en ny kommunikationsplattform enligt de mål och med de funktioner som beskrivs i detta dokument Genomför implementationen i olika steg Fokusera på kultur och arbetssätt Genomför en målgruppsanalys Gör en mätplan och utvärdera kontinuerligt Fortsätt samarbeta med andra organisationer It-säkerhet och riskanalys DELTAGARE OCH KÄLLOR Respondenter interna intervjuer Deltagare workshops Deltagare externa intervjuer Källor Bilaga 1: Kravspecifikation

5 1 SAMMANFATTNING Denna rapport redovisar resultat och slutsatser från en förstudie om ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun. Syftet med förstudien är att visa på vilken nytta kommunen har av en ny plattform och vad som krävs för att lyckas. Informationsinhämtning har gjorts både genom intervjuer och workshops med medarbetare i kommunen och genom att ta del av erfarenheter från andra organisationer som nyligen infört liknande system. Det senare har genomförts genom intervjuer med intranätansvariga i fem andra organisationer samt genom att ta del av aktuella benchmarkstudier. 1.1 Nuläge Nuvarande intranät är undermåligt och bygger på en gammal teknik. Detta har gjort att det inte finns en gemensam plats för de anställda inom kommunen för information, kommunikation, samarbete och kunskapsdelning. Behovet av att kunna kommunicera och samarbeta effektivare är stort. 1.2 Erfarenheter från andra Intranätansvariga i Örebro kommun, Jönköpings läns landsting, på Electrolux, Securitas och Sandvik har intervjuats. Deras erfarenheter i kombination med de benchmarkstudier som har lästs (se avsnitt 9,3) leder till följande slutsatser om vilken nytta som en ny kommunikationsplattform kan leda till: Problem löses snabbare Tidsbesparing genom att snabbt kunna hitta rätt person som kan hjälpa mig, minskade produktionskostnader Experter som inte tidigare varit kända lyfts fram Anpassa intranätet till sin situation Medarbetarna blir mer synliga och kan se sin del i helheten Tydlighet i vem som gör vad Ökad tillgång till kunskap, effektivare kunskapsdelning Minskade kostnader för kommunikation Minskade reskostnader Mer engagerade och delaktiga medarbetare, ökad nöjdhet bland medarbetarna Minskad time to market för nya produkter och tjänster Ökat antal framgångsrika nya innovationer Ökad vinst Mer välinformerade medarbetare och också Minskat antal mail UNDERTITEL 1(24)

6 Erfarenheterna när det gäller framgångsfaktorerna är: Ledningens totala acceptans, chefer som förebilder och som engagerar sig Gör en ordentlig behovsanalys för att kunna göra ett intranät som fyller medarbetarnas vardagliga behov Aktivera lokala ambassadörer samt visa på konkret nytta för varje enskild medarbetare Noggrann lansering med introduktionsfilmer, samt att man tydligt pratat igenom på förhand hur man ska hantera om det händer något olämpligt Integrera funktionerna i det dagliga arbetet Tillåt användning som inte bara stödjer mitt arbete Ge informella och formella incitament 1.3 Nytta och effektmål En ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun har som yttersta syfte att stödja de verksamhetsmål som politikerna beslutar om genom att ge medarbetarna bästa möjliga förutsättningar att lösa sina uppgifter på ett effektivt sätt. Den nya kommunikationsplattformen ska vara ett virtuellt kommunhus som underlättar information, kommunikation, samarbete och kunskapsdelning. Detta uppnås genom att medarbetarna lättare kan hitta varandra för att på så sätt hjälpa varandra lösa problem får möjlighet att dela och hitta kunskap har tillgång till information, arbetsstöd och system samlat på ett ställe kan samarbete med varandra: dela dokument, diskutera, kommunicera, lära av varandra får hjälp med att sortera information i det stora informationsflödet: vad är viktigast för mig just nu? är delaktiga och aktivt bidrar genom att skapa innehåll tillsammans Följande effektmål ska uppnås som följd av införandet av en ny kommunikationsplattform: Ökad effektivitet och tidsbesparing Ökad samsyn Ökad kunskapsdelning Ökat samarbete och ökad delaktighet Ökad kvalitet Behålla nuvarande och attrahera nya och medarbetare UNDERTITEL 2(24)

7 1.4 Rekommendationer Baserat på resultatet av förstudien ger Sigma följande rekommendationer: Inför en ny kommunikationsplattform enligt de mål och med de funktioner som beskrivs i detta dokument. Genomför implementationen i olika steg Fokusera på kultur och arbetssätt Genomför en målgruppsanalys Gör en mätplan och utvärdera kontinuerligt Fortsätt samarbete med andra organisationer Se över IT-säkerhet och gör en riskanalys UNDERTITEL 3(24)

8 2 BAKGRUND Enligt beslut i kommunstyrelsen angående ärende Communis KS 2011:248 ska en förstudie genomföras som tydliggör nyttan med att införa en ny kommunikationsplattform, bestående av ett nytt intranät, dokumenthanteringssystem samt support för detta. Denna rapport drar slutsatser utifrån förstudiens resultat med fokus på: Nuläge: vilka problem finns idag när det gäller de interna informationssystemen som en ny plattform ska lösa Erfarenheter från andra organisationer: vilken nytta och framgångsfaktorer upplever andra organisationer som infört liknande plattformar. Vi redogör också från olika branschstudier. Nytta och effektmål: vad ska den nya kommunikationsplattformen bidra med i form av nyttor och mätbara effektmål Funktioner och krav: vilka är de övergripande kraven på den nya plattformen och vilka är de mest prioriterade kraven och funktionerna Framgångsfaktorer: vad krävs för att Katrineholms kommun ska lyckas med införandet av en ny kommunikationsplattform. Rekommendationer: Sigma ger övergripande rekommendationer kring det fortsatta arbetet med den nya kommunikationsplattformen. 2.1 Definition av kommunikationsplattform Med kommunikationsplattform menar vi en digital plattform där alla medarbetare kan ta del av den information och det arbetsstöd som han eller hon behöver för att lösa sina uppgifter samt dela med sig av kunskap och kommunicera med andra. Den ersätter nuvarande intranät Forum som i stort enbart är en anslagstavla med information och länkar till vissa verktyg. Plattformen ska innehålla förutom information, olika funktioner för kommunikation och samarbete samt smarta kopplingar till olika affärssystem och datalager. Detta betyder att det blir en portal med ingång till de flesta bakomliggande system och med möjligheter att utföra arbetsuppgifter i dessa direkt via portalen. Sammanställning av data från olika system till ett effektivt beslutsstöd ska också kunna bli möjligt. Allt via en inloggning. UNDERTITEL 4(24)

9 2.2 Metod Förstudien har bestått av tre delar för informationsinhämtning: Intervjuer med nyckelpersoner på Katrineholms kommun: i syfte att få en bra nulägesbild, bakgrundsinformation samt detaljinformation kring förutsättningar i IT-miljö m m (fem intervjuer har genomförts). Workshops: en med styrgruppen och chefer från de flesta förvaltningar samt en med medarbetare från de flesta förvaltningar: i syfte att arbeta fram effekter, övergripande krav och behov, diskutera framgångsfaktorer (två workshops har genomförts). Intervjuer med andra organisationer som infört liknande plattformar: i syfte att ta tillvara deras erfarenheter när det gäller främst upplevd nytta, framgångsfaktorer och vilka funktioner som används (fem intervjuer har genomförts). Aktuella benchmarkstudier inom området har också utgjort fakta i förstudien. Se kapitel 9 för en redovisning av respondenter och källor som använts. UNDERTITEL 5(24)

10 3 NULÄGE I Katrineholms kommun arbetar idag över personer, spridda på ca 100 olika arbetsplatser och adresser i kommunen. För att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt behöver alla anställda tillgång till information och möjlighet att samarbeta på ett effektivt sätt. Idag sker detta på olika sätt och det finns ingen gemensam plattform för alla. Det finns dessutom flera allvarliga brister i de system som finns. Detta leder till ineffektiv informationshantering och att onödigt mycket tid går åt till att hitta lämpliga arbetssätt, verktyg och information. 3.1 Brister De allvarligaste bristerna med dagens informationssystem kan sammanfattas enligt nedan: Det finns ingen gemensam plattform för alla medarbetare. Exempelvis har Bildningsförvaltningen flera egna olika system för information och kommunikation, vilket gör att medarbetarna där måste gå in på flera ställen för att kunna hitta information. Förutom att det blir merarbete för medarbetarna att leta på flera ställen så innebär det merkostnad för kommunen p g a drift och förvaltning av flera olika system. Nuvarande intranät Forum bygger på en gammal teknik som gör att innehåll ibland måste dubbelpubliceras och navigationen fungerar inte i dagens moderna webbläsare. Eftersom tekniken är så gammal går det inte att bygga vidare eller utveckla Forum, utan ett nytt intranät kräver en ny teknisk plattform. Medarbetarna upplever att det är svårt att hitta på Forum och upplever också att Forum inte är en trovärdig kanal eftersom mycket av innehållet inte är uppdaterat. Det finns inget digitalt stöd för samarbete och kunskapsdelning. Det finns idag ett stort behov av att dela dokument, men eftersom det inte finns stöd för det använder medarbetarna istället e-post, vilket får till följd att man inte vet vilket senaste versionen är. Därför sparar man ner kopior på olika filservrar vilket belastar IT-systemen i onödan. Eftersom det inte finns detta stöd inom kommunen så väljer många att använda externa tjänster, ex Facebook, för att samarbeta och kommunicera inom en grupp. UNDERTITEL 6(24)

11 4 ERFARENHETER FRÅN ANDRA Vi har intervjuat några andra organisationer som har eller håller på att införa liknande kommunikationsplattformar i syfte att ta tillvara deras erfarenheter. Dessutom har vi tagit del av ett antal benchmarkstudier (se nedan), där vi främst fokuserat på upplevd nytta och framgångsfaktorer. 4.1 Kort nuläge Örebro kommun Örebro kommun är inne i en förberedelsefas inför utveckling av ett nytt intranät med funktioner för dialog och samarbete. Projektet baseras på flera olika förstudier, bland annat en utvärdering av hela den interna kommunikationen samt noggranna målgruppsanalyser. Baserat på förstudierna har man tagit fram en prototyp och för tillfället håller man på att utreda de tekniska förutsättningarna. De funktioner som ingår i prototypen är i stort samma som kommit fram i denna förstudie som viktiga funktioner för Katrineholms kommuns nya kommunikationsplattform/intranät (se avsnitt 6). Örebro kommun har avsatt 5 miljoner kronor per år i tre år för hela kommunikationsplattformsprojektet. Lansering av första versionen planeras under våren Electrolux Electrolux har tre olika plattformar: Ett traditionellt intranät med nyheter och arbetsstöd (teknisk plattform EpiServer) Teamsites för samarbete i projekt och grupper, där man delar dokument etc (teknisk plattform Sharepoint) Community: där man kommunicerar med sitt nätverk: chattar, skriver statusuppdateringar/mikrobloggar, kommunicerar i bloggar och wikis. Detta kan man säga ersätter mycket av mailkommunikationen (teknisk plattform IBM Connections). Dessutom kan medarbetarna kommentera artiklar och starta diskussioner kopplat till artiklar, tagga allt innehåll för att underlätta sökning. Man erbjuder också modererade chattar med chefer vid visa tillfällen. Användningen på intranätet och av teamsites är hög, medan användningen av de sociala funktionerna i communitydelen inte riktigt har kommit igång. Ca 10 % av alla intranätanvändare (16 000) är inne på månadsbasis och tittar, men enbart 1 % är inne dagligen och är väldigt aktiva. I framtidsplanerna ingår att integrera de tre plattformarna med varandra för att underlätta för användarna att gå emellan dem. Dessutom har man nyligen startat ett Engagemangsprojekt som går ut på att få fler att upptäcka möjligheterna med communitydelen. Detta görs bl a genom att aktivera ambassadörer ute i organisationen. Målet är att alla anställda ska vet hur man kan arbeta smartare. UNDERTITEL 7(24)

12 4.1.3 Jönköpings läns landsting Jönköpings läns landsting lanserade sitt nya intranät i januari De viktigaste funktionerna på intranätet är: En personlig startsida, baserad på vem jag är/vilken roll jag har, där jag ser mina nyheter, mina kontakter och mina arbetsplatser (se nedan) Kontaktkort: information om mig som medarbetare. Detta är navet i intranätet, ifrån denna sida startar man kommunikation med andra. Denna funktion har visat sig vara väldigt nyttig för medarbetarna när de ska hitta varandra. Min arbetsplats: ytor för samarbete och dokumentdelning. Det kan vara för ett visst projekt eller en viss avdelning. Är behörighetsskyddade. Sökfunktion: baseras på vilka behörigheter jag har, d v s jag får bara upp saker i sökfunktionen som jag har behörighet att ta del av. Idag-meddelanden: kan liknas vid mikrobloggar/statusuppdateringar ( detta gör jag just nu ) Kommentera nyheter: alla medarbetare kan kommentera alla nyheter Alla medarbetare är målgrupp, men i praktiken används det mer av vissa grupperingar, framförallt de som samverkar mycket i vardagen använder intranätet som stöd till detta. Även vårdpersonal använder intranät bl a för att hämta remissblanketter. Av medarbetare är inne varje månad. Användningen av de sociala funktionerna har inte utvärderats ännu. Ambitionen är att få in alla privata vårdgivare och även kommunal omsorg i intranätet i framtiden, eftersom det finns tydliga kopplingar mellan dessa medarbetare i det dagliga arbetet. I framtiden kommer man att satsa på mer realtidskommunikation (ex chat), utveckla kontaktkorten och moduler för att visa nyckeltal m m. Den tekniska plattformen är egenutvecklad. Kostnaden för att införa de funktioner som listas ovan beräknas till ca 2,5 miljoner kr (omräknat utifrån interntid). I den summan ingår enbart teknisk utveckling och design, ej den tid som informationsavdelningen lagt ner på beställning, kravställning, strategi etc Securitas Securitas lanserade sitt intranät den 1 september Organisationen hade inget intranät sedan tidigare, och behov av en gemensam kommunikationskanal var därför mycket stort. I intranätet (MySecuritas) har alla användare en egen profil som de registrerar själva. Det är inget tvång att göra detta. I profilen kan man bl a göra statusuppdateringar med fokus på vad man arbetar med just nu. Man kan också bjuda in kollegor till sitt personliga nätverk. På intranätet finns också en avdelning som heter Kunskapsbibilioteket. Där finns wikis, bloggar, delning av filer, bokmärken m m. Den mest populära delen på intranätet är commuities, där man kan bilda grupper, dels baserat på geografi men också utifrån ämne, en viss kund eller sektor exempelvis. Hela intranätet innehåller användargenererat innehåll, men det finns även en del integrerade databaser. Alla som är tillträde har möjlighet att lägga upp innehåll. Allt officiellt material, ex fakta om företaget, läggs upp av kommunikationsavdelningen. UNDERTITEL 8(24)

13 Majoriteten av Securitas anställda är väktare, dessa har inte tillgång till Internet ute hos kunderna och därför har väktare i nuläget inte heller tillgång till intranätet. Dessa nås på andra sätt för tillfället. Målgruppen är i stället operativa chefer och administrativ personal (linjechefer, branch managers, stabschefer, ekonomi, juridik, it, personal, sälj) personer har tillgång i hela världen. I framtiden kommer man dock arbeta för att alla anställda ska ha tillgång. Ca 60 % av de som har tillgång har registrerat sin profil. Antalet communities och medlemmar ökar varje dag. De befintliga användarna lär sig mer och mer och blir mer och mer aktiva, det är en lärprocess. Securitas förväntar sig inte en daglig aktivitet från alla, utan intranätet är tänkt som ett stöd när man behöver det. I framtidsplanerna ingår att utöka tillgången till fler. Under hösten 2011 ska fler chefer få tillgång. De ska även arbeta med att få ut budskapet och aktivt missionera, förfina startsidan utifrån önskemål som kommit in och under 2012 planerar man att föra en chat. Den tekniska lösningen baseras på följande produkter: IBM Connections, IBM Portal Websphere, Omnifind som sökmotor, Notes databaser, nyhetspublicering via en enkel publiceringsprodukt Sandvik Sandvik genomförde under hösten 2009 och en bit in i 2010 en pilot på en social plattform.177 personer deltog i piloten, sedan har plattformen växt och nu har personer tillgång till den. Den sociala plattformen är skild från intranätet, men planer finns att i framtiden föra ihop dessa. För tillfället har enbart tjänstemän tillgång till den sociala plattformen eftersom det krävs en personlig inloggning. Men målet är att alla anställda ska ha tillgång till alla funktioner. Detta för att kunna ta bort andra verktyg som då blir onödiga. Man vill samla kompetensen i ett verktyg för hela koncernen. I plattformen finns Mysite (Min sida), olika communities där man kan blogga, diskutera och dela dokument. Detta används främst för projekt men även andra typer av grupper. Det finns också en bloggportal där man kan ha personliga bloggar, dessa är också tillgängliga via varje användarens Min sida. Även statusuppdateringar används. I framtiden vill man införa chatverktyg och wikis. Det finns för tillfället inte någon tillgänglig statistik, men Sandvik bedömer att 20 % av användarna är aktiva. Många är inne och läser men bidrar sällan. Den viktigaste erfarenheten utifrån piloten var att det måste vara enkelt. Många tycker att det är svårt och man är fast i gamla hjulspår där det är svårt att ändra beteende. Det måste också vara enkelt att se nyttan för sin egen del. De produkter som används är: Sharepoint 2010, Newsgator för statusuppdateringar samt notifiering om vad som hänt i mina communities, Fast som sökmotor. UNDERTITEL 9(24)

14 4.2 Målsättning samt upplevd nytta Örebro kommun har som sagt ännu inte inför sitt nya intranät, men målsättningen är att intranätet ska vara ett effektivt stöd för såväl internkommunikationen som i det dagliga arbetet. Man vill också att intranätet ska utveckla en gemensam kultur och förhållningssätt till uppdraget och dem man är till för. Electrolux har haft sitt intranät i många år, och har också blivit prisbelönta för det. Målet med att införa Communitydelen (nov 2010) var att förbättra och förenkla närverkande mellan kollegor som jobbbar i olika funktioner och projekt i alla de olika länder som Electrolux är verksam i. För Jönköpings läns landsting var målet ungefär detsamma. Även där kompletterade man sitt traditionella intranät med sociala funktioner och målet var öka kunskapsdelningen, ge bättre stöd till för samverkan mellan arbetsgrupper samt ge stöd för kontakt och lärande. Eftersom Securitas inte hade ett intranät så var det uppenbara syftet att skapa en gemensam plats där medarbetarna kunde kommunicera, hitta information och komma i kontakt med varandra, men även minska tiden som man ägnar åt e-posten. Securitas är en tjänsteorganisation spridd över hela världen och att nyttja varandras kunskap är oerhört viktigt för att nå framgång. Det fanns inget modernt och effektivt sätt att göra Sandviks målsättning är att plattformen ska möjliggöra att de anställda delar kunskap och erfarenheter och att detta sker via en gemensam plattform istället för att använda olika databaser, mailen osv. Ett annat mål är att det ska bli lättare för de nyanställda att komma in i arbetet genom att hitta rätt person och rätt information. Varken Electrolux eller Jönköpings läns landsting har gjort formella utvärderingar ännu, men har ändå upplevt flera nyttor: Problem löses snabbare Engagemang och delaktighet Tidsbesparing genom att snabbt kunna hitta rätt person som kan hjälpa mig Experter som inte tidigare varit kända lyfts fram Anpassa intranätet till sin situation Medarbetarna blir mer synliga och kan se sin del i helheten Tydlighet i vem som gör vad Securitas ska tillsammans med ett tyskt universitet göra en utvärdering av sitt intranät under hösten. Men den upplevda nyttan som de ser är att medarbetarna hittar varandra och kan hjälpa varandra i vardagen. Det är en konkret affärsnytta för Securitas. Sandvik har enbart utvärderat sin pilot. Nyttan som de upplever är främst nättverkande: att kunna dela kunskap som är sökbar och kunna hitta den samlade kompetensen, hitta både människor och information. UNDERTITEL 10(24)

15 4.3 Framgångsfaktorer För Electrolux är det ännu oklart hur framgången med communitydelen ser ut. En stor utmaning för dem är att nå fram till medarbetarna med detta nya arbetssätt. Att bara införa funktionerna är en liten del av resan, nu börjar resan med att få ut effekterna av det. Det tar tid att ändra beteende. En framgångsfaktor i detta arbete är högsta ledningens totala acceptans om att detta är vägen som gäller, att det är viktigt för Electrolux. Det finns en genuin vilja hos nyckelpersoner om att det ska lyckas. Därför har man nu startat ett projekt för att nå ut bättre till alla (se ovan). Förutom ledningens engagemang nämner Electrolux även framgångsfaktorer som att aktivera lokala ambassadörer samt visa på konkret nytta för varje enskild medarbetare (What s in it för me). Även Jönköpings läns landsting nämner att införandet av funktionerna bara är början på resan och vikten av ledningens vilja och engagemang. Som framgångsfaktorer i övrigt nämner de noggrann lansering med introduktionsfilmer, samt att man tydligt pratat igenom på förhand hur man ska hantera om det händer något olämpligt (ex olämpliga kommenterar till nyheter). Securitas nämner två viktiga framgångsfaktorer. För det första att VD har varit en väldigt aktiv förespråkare och för det andra att man gjord sin hemläxan, d v s en ordentlig behovsanalys för att ta reda på medarbetarna konkreta behov. Intranätet har byggts utifrån dessa behov och man har fått mycket positiv feedback från medarbetarna som känner att man har lyssnat på dem. Även Securitas har en utmaning i att kommunicera ut budskapet med den nya plattformen, eftersom det inte funnits en kanal som når alla. Man har kommunicerat via mail och telefon, engagerat toppchefer, och i varje land (det finns 45 länder i koncernen) finns det en coach som hjälper och stöttar. En annan stor utmaning är alla olika språk. Det finns 25 officiella språk i koncernen. Att använda ambassadörer nämner Sandvik som den viktigaste framgångsfaktorn för sin pilot. Ambassadörerna kände för detta sätt att arbeta på och fick aktivt folk att använda det. En annan framgångsfaktor var att man höll det väldigt enkelt. Man skalade av mycket funktionalitet från början för att allt eftersom koppla på nya funktioner. Sandvik nämner också sökmotorn som oerhört viktig. Den största utmaningen är att få medarbetarna att ändra beteende. Det är lätt att fortsätta skicka mail som man alltid har gjort. Det finns ett motstånd till att använda nya verktyg. En annan utmaning är att man inom koncernen har många olika varumärken som konkurrerar med varandra, vilket gör att det inte alltid finns en drivkraft att dela med sig av information till varandra. UNDERTITEL 11(24)

16 4.4 Benchmarkstudier Nytta Det finns ännu begränsad forskning om intranätens nytta och måluppfyllelse. Framförallt gäller detta intranätets relativt nya funktion som kommunikationsplattform med flera olika sociala verktyg som ska stödja samarbete och kunskapsdelning. Däremot finns det ett antal branschstudier kring det sistnämnda. McKinsey publicerade i september 2009 rapporten How companies are benefiting from Web 2.0 I den rapporten har man undersökt upplevd affärsnytta kring sociala medier (som man kan översätt Web 2.0 begreppet med) både i den externa och den interna kommunikationen. Ca chefer/ledare i hela världen ingick i studien. Den upplevda affärsnyttan med att använda sociala medier i den interna kommunikationen är: Nytta Andel av dem som angett en upplevd affärsnytta (69 % av alla respondenter) Ökad tillgång till kunskap 68 % Minskade kostnader för kommunikation 54 % Snabbare tillgång till interna experter 43 % Minskade resekostnader 40 % Ökad nöjdhet bland medarbetarna 35 % Minskade produktionskostnader 32 % Minskad time to market för nya produkter och tjänster 25 % Ökat antal framgångsrika nya innovationer 25 % Ökad vinst 14 % Inga upplevda nyttor 8 % De vanligaste funktionerna enligt rapporten är (i rangordning): videodelning, bloggar, RSS, sociala nätverk, wikis podcasts, betygsätta, märka innehåll, peer to peer (person till person), mikrobloggning (korta statusmeddelanden, se ex Twitter) och mash ups (teknik som blandar innehåll från flera olika källor). Jane McConnell genomför varje år en internationell benchmarkstudie kallad Global intranet trends. I den som publicerades under våren 2011 konstaterades att sociala medier på intranäten är den största trenden bland respondenterna, detta för andra året i rad. UNDERTITEL 12(24)

17 Respondenterna som hade infört dessa funktioner angav de här nyttorna: 65 % upplever effektivare kunskapsdelning, mer välinformerade medarbetare och också mer engagerade och delaktiga medarbetare. 40 % ser nyttor som ökad innovation, snabbare problemlösning, minskat antal mail, tidigare okända experter lyfts fram Framgångsfaktorer I McKinsey-studien fick respondenterna ange framgångsfaktorer: Framgångsfaktor Andel av dem som har rapporterat minst en nytta med att använda sociala medier. Integrera funktionerna i det dagliga arbetet 75 % Seniora chefer som förebilder och som engagerar sig 59 % Ge informella incitament 43 % Tillåt användning som inte bara stödjer mitt arbete 17 % Ge formella incitament 14 % UNDERTITEL 13(24)

18 5 NYTTA OCH EFFEKTMÅL En ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun har som yttersta syfte att stödja de verksamhetsmål som politikerna beslutar om genom att ge medarbetarna bästa möjliga förutsättningar att lösa sina uppgifter på ett effektivt sätt. Den nya kommunikationsplattformen ska vara ett virtuellt kommunhus som underlättar information, kommunikation, samarbete och kunskapsdelning. Detta uppnås genom att medarbetarna lättare kan hitta varandra för att på så sätt hjälpa varandra lösa problem får möjlighet att dela och hitta kunskap har tillgång till information, arbetsstöd och system samlat på ett ställe kan samarbeta med varandra: dela dokument, diskutera, kommunicera, lära av varandra får hjälp med att sortera information i det stora informationsflödet: vad är viktigast för mig just nu? är delaktiga och aktivt bidrar genom att skapa innehåll tillsammans Den röda tråden för alla dessa nyttor är ett tankesätt som speglas av att den kollektiva kunskapen vinner över den individuella, med andra ord att vi tänker klokare tillsammans. Detta är ett tankesätt och ett nytt arbetssätt som kommer att bli en följd av den nya kommunikationsplattformen (se även avsnitt 7.1). Andra nyttor som nämns är kommunen kan nå ut snabbare och till alla med krisinformation samt att vi kommer också att kunna informera om och diskutera verksamhetsförändringar/omorganisationer som berör personal och verksamheter på ett mycket mer effektivt sätt. 5.1 Effektmål Följande effektmål ska uppnås som följd av införandet av en ny kommunikationsplattform: Ökad effektivitet och tidsbesparing Kommunikationsplattformen ska bidra till förenklad vardag och ökad effektivitet genom att medarbetarna hittar rätt information, funktioner och varandra snabbare. Ledtider kan kortas och dubbelarbete kan undvikas. Nytt arbetssätt utvecklas som förenklar vardagen. Effektmålet blir en effektivare organisation där medarbetarna kan ägna den insparade tiden till att ge mer service till medborgarna och kommunen får mer kärnverksamhet för pengarna. Det blir också en ökad effektivitet och kostnadsbesparing genom ett mindre antal system att förvalta och genom att medarbetarna bara behöver gå till ett ställe för att utföra sina uppgifter. UNDERTITEL 14(24)

19 5.1.2 Ökad samsyn Verksamhetsmålen synliggörs vilket leder till samsyn, enhetlighet och en känsla av sammanhang. Medarbetarna får en tydligare bild av sin del i helheten och kan då känna större delaktighet och engagemang Ökad kunskapsdelning Fler delar kunskap med varandra vilket leder till snabb problemlösning, fler egna initiativ skapas, erfarenhetsutbyte och att dagsfärsk kunskap blir tillgänglig. Kommunen blir en öppen organisation där medarbetarna hjälper varandra genom att dela och bidra Ökat samarbete och ökad delaktighet Kommunikationsplattformen ska bidra till att underlätta och stimulera samarbete inom och mellan organisatoriska enheter och grupper. Det ska också bidra till ökad dialog och delaktighet. Det blir ett ökat utbyte mellan förvaltningarna, fler kontaktytor, större nätverk och lättare att ta nya kontakter. Allt detta bidrar i sin tur till övriga effektmål (ökad effektivitet, ökad samsyn och ökad kunskapsdelning) Ökad kvalitet Genom tillgång till rätt kunskap och senaste versionen av de viktigaste styrdokumenten kan medarbetarna fatta rätt beslut i sin handläggning av ärenden och i annat dagligt arbete Behålla nuvarande och attrahera nya och medarbetare Tillgång till information och effektiva verktyg är en viktig faktor för många medarbetare för att de ska känna sig nöjda på sin arbetsplats och med sin arbetsgivare. Alla ovanstående effekter kommer leda till nöjdare medarbetare. Ett effektivt kommunikationsverktyg är också viktigt för att kunna attrahera nya yngre medarbetare, som inte nöjer sig med ett statiskt intranät. De vill vara delaktiga, en vana de har med sig från sin Internetanvändning. UNDERTITEL 15(24)

20 6 FUNKTIONER OCH KRAV För att nå de nyttor och effektmål som beskrivs i kapitel 5, måste en kommunikationsplattform upphandlas och implementeras. I bilaga 1 finns en kravspecifikation som anger vilka krav som ska ställas på detta system, nedan sammanfattas de viktigaste kraven. 6.1 Funktionella krav Portal en portal möjliggör en väg in till varje medarbetares olika system, där innehållet baseras på vem jag är och vilken roll jag har. Varje medarbetare kan anpassa sin egen startsida utifrån behov. Genom portalen behöver man bara logga in en gång. Nyheter, stödsystem och styrdokument delar av funktioner och innehåll som idag finns på Forum (det nuvarande intranätet) behöver uppdateras och flyttas över till den nya plattformen, ex nyhetsfunktion, riktlinjer, självservice, blanketter. Tillgängligt för alla innehållet ska beröra alla och vara åtkomligt även om man jobbar hemifrån. Man ska även kunna ta del av innehållet från en mobil eller läsplatta. Även externa personer ska kunna ha tillgång till visst innehåll (ex samarbetspartners, kommunala bolag, föräldrar, elever). Innehållet ska kunna läsas på olika språk. Bra sökfunktion där man kan söka i allt innehåll (hitta medarbetare, dokument, bloggar, nyheter). Stöd för olika grupper och nätverk det ska vara enkelt att ta kontakt, ex chatt, stöd för samarbete, ex gemensam filhantering. Dokumenthantering enklare hantering av dokument, versionshantering (se även stöd för grupper ovan). Lätt att hantera det ska vara enkelt, lättnavigerat, användarvänligt, intuitivt. De sociala funktionerna ska likna de vanligaste externa tjänsterna (ex Facebook) eftersom många är vana dessa gränssnitt. 6.2 Tekniska krav Öppen plattform ett system som är öppet där man koppla på olika system och funktioner allt eftersom. Systemet ska vara lätt att ändra, som snabbt följer utvecklingen. Flexibelt system som stödjer kommunens alla olika verksamheter en kommun består av väldigt många olika verksamheter, yrkeskategorier och roller. Den nya plattformen måste kunna stödja att behoven ser så olika ut och kunna justeras därefter Baseras på standardteknik vilket möjliggör integration, driftsäkerhet och även att flera leverantörer kan anlitas för utveckling och förvaltning. Åtkomst utifrån, även för externa intressenter Kunna integreras med Bildningsförvaltningens lärplattform för att säkerställa att lärare enbart har ett system att hantera Ska kunna synkas mot externa webben så att information som ska synas både internt och externt enbart behöver publiceras på ett ställe UNDERTITEL 16(24)