Intranät med strukturerad dokumentlagring. Öppen intranätplattfom med rollstyrd personal- och elevinformation för alla digitala enheter

Transkript

1 Intranät med strukturerad dokumentlagring Öppen intranätplattfom med rollstyrd personal- och elevinformation för alla digitala enheter

2 Alingsås intranät - målbild Nytt modernt och framtidssäkert intranät Ett nytt dokumenthanteringssystem En plattform för alla anställda att vara delaktiga I Strukturerad dokumentlagring för intranätet Transparens mellan dokumenthantering och intranät Öppen källkod med Drupal, Alfresco och Shibboleth (SSO) Projektuppsättning två projekt, ett för intranätet och ett för dokumenthanteringen Kravställning mha extern projektledare (Jill Hammarlund, Fujitsu)

3 Ut med det gamla...

4 Intranät struktur Funktionell struktur baserad på Funka Numall för intranät Start Anställning Arbetsmiljö och hälsa Organisation Service och stöd i arbetet Om kommunportalen

5 Personlig högerkolumn Rollstyrd Visas hela tiden

6 Intranät styrning av nyheter Startsida Mina nyheter Gemensamma nyheter

7 Intranät skapa nyhet Per målgrupp Vaktmästare, Sjuksköterska etc Organisation: ända ner enskild enhet

8 Intranät personalfrågor Arbetsmiljö och hälsa

9 Intranät Så här jobbar vi Så här jobbar vi

10 Intranät Organisation Så här jobbar vi

11 Intranät Service och stöd Service och stöd i arbetet

12 Intranät Koppling till samarbetsytor i Alfresco Snabb åtkomst till samarbetsytor i Alfresco Hantering av favorit -markerade samarbetsytor

13 Intranät responsiv design datorn mobil

14 Intranät - användarprofl

15 Intranät - sökning Sök är rättighetsstyrd Sök bland innehåll på intranätet Filtering innehållstyp Filtrering förvaltning Sök anställda Närvarostatus Kontaktuppgifter Filtering förvaltning Sök dokument (Alfresco)

16 Intranät sökning forts.

17 Intranät övrig funktionalitet Aktivitet- och kurshantering Publicering av annonser på en kommungemensam anslagstavla Lediga tjänster inom kommunen Favoritsidor Intranätet Externa sidor

18 Dokumenthantering - Alfresco Världsledande inom öppen källkod ECM system Grundades 2005 av John Newton & John Powell Community: utvecklare över hela världen Mer än 300 partners 3000 prenumerationer i 180 länder 7 miljoner användare Visionär inom Gartners magic quadrant 2012 Öppen källkod med Enterprise Support!

19 Dokumenthantering Vad används Alfresco till? Kraftfullt ECM system Många integrationsmöjligheter Dokument- och informationshantering Versionshantering Arbetsföden (baserat på BPMN 2.0) Samarbetsverktyg

20 Dokumenthantering Varför väljer man Alfresco? Öppen källkod öppen community Stabil bas, många installationer Går att anpassa till olika verksamheter enkelt Plattformsoberoende Klientoberoende Passar bra för BYOD Bring Your Own Device

21 Dokumenthantering inom Alingsås Kommun Migrering av dokument från gammal plattform (IBM Domino.doc) Dokumentlagring och samarbetsplattform Användarhantering Integration mot intranätet Pilot LibreOffice-integration

22 Dokumenthantering samarbetsplatform och dokumentlagring Personlig anslagstavla Förvaltningsspecifka och projektspecifka samarbetsytor Mina dokument Dokumentmallhantering Processer för hantering av bla. ofentliga dokument Dokumentnumrering Klassifcering Arkivering av Bygglov

23 Dokumenthantering personlig anslagstavla

24 Dokumenthantering Samarbetsytor Förvaltningssam arbetsytor för ofentliga dokum ent Förvaltningssam arbetsytor för sekretessbelagda dokum ent Sam arbetsytor för projekt etc.

25 Dokumenthantering - dokumentbibliotek

26 Dokumenthantering - förhandsgranskning av dokument

27 Dokumenthantering - «Mina dokument»

28 Dokumenthantering - skapa nytt dokument

29 Dokumenthantering process för färdigställande av dokument

30 Dokumenthantering process för återställning till arbetsdokument

31 Dokumenthantering - import av bygglov

32 Dokumenthantering - bygglovsarkivet

33 Dokumenthantering sök efter bygglov

34 Teknisk lösning - intranät Linux + Apache 2 webbserver + PostgreSQL Drupal 7.22 Alla anpassningar utvecklade som drupalmoduler Design responsive design Integrationer mot Novell E-directory, Alfresco samt Vision 80/20 Single-sign-on och autentisering via Shibboleth + Portwise Källkod tillgänglig på (publicerat enligt LGPLv3):

35 Teknisk lösning intranät Drupal Öppen källkod PHP Stor community Stor mängd tilläggsmoduler fnns Aktivt projekt och många företag som arbetar med Drupal

36 Intranät användarhantering Integration mot Novell E-directory (LDAP) Autentiseringskatalog som matas med information Loginuppgifter Kontaktuppgifter Målgrupper Organisatorisk struktur - personalsystem

37 Teknisk lösning - dokumenthantering Linux + Apache 2 + Tomcat + PostgreSQL Alfresco Enterprise Integration mot Novell E-directory (LDAP) Single-sign-on och autentisering via Shibboleth + Portwise Källkod tillgänlig på (publicerat enligt LGPLv3): -alfresco/

38 Dokumenthantering användar- och rättighetshantering Användare autentiseras via SingleSign-On Organisatoriska strukturer Grupper i Alfresco som används för rättighetshantering på innehåll All information i Alfresco är rättighetsstyrd

39 Dokumenthantering integration med intranät Content Management Interoperability Services (CMIS) Alfresco API REST (WebScript) Allt man utföra i Alfresco kan också integreras mot andra system.

40 Dokumenthantering Pilot LibreOffce-integration CM IS-stöd från och m ed LibreO f ce 4. M odul för att förenkla redigering av O D F-dokum ent M otsvarande m odul fnns som standard för M S O f ce

41 Projekt Intern projektgrupp Kommunikation, IT, Personal, Verksamhet (BoU, UTB, VoÄ) Kvalitet, Arkiv/Dokument Extern utveckling Redpill-Linpro, Netrelations Pulsen Agil utveckling

42 Framtid Samarbetsytor Funktion tex ekonomer, kommunikation Verksamhet tex förskola, hemtjänstlag Dokumenthantering Projektytor Metadata Elevportal

43 För- och nackdelar Fördelar Samarbete inom hela kommunen. Styrka! Funka Nu - prototypen, bra att utgå ifrån Agil utveckling ur ett användarperspektiv Moderna system som man kan bygga vidare på, webbaserat och fungerar därför på alla plattformar Öppen källkod, finns många färdiga moduler att återanvända för snabbare uppstart Nackdel - Agil utveckling ur ett ekonomisktperspektiv

44 Att tänka på/rekommendationer Det som ofta tar mest tid i anspråk och är mycket svårare än vad man tror vid sådana här implementationer, är att samla in krav och att förstå verksamhetens verkliga behov Försök sikta på hur ni vill arbeta, inte hur man arbetade i de gamla systemen Ta det hela stegvis, försök inte skapa den perfekta plattformen direkt Börja med grundläggande funktionalitet som krävs för det dagliga arbetet. Komplettera sen med mer funktioner "Håll systemen vid liv" - Fortsätt utveckla systemen allt eftersom att det dyker upp nya krav och önskemål