Örebro kommun Sammanställning intervjuer

Transkript

1 Appendix A Örebro kommun Sammanställning intervjuer Findwise Göteborg Mattias Ellison mattias.ellison@findwise.com

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Raindance - Ekonomisystem Exempel på sätt att integrera information i intranät Personec - Löne- och tidrapporteringssystem Slutsats och rekommendationer Kompletterande frågeställningar för närmare utredning Findwise AB 1

3 1 Bakgrund I diskussioner med projektgruppen för det nya intranätet dök frågeställningen upp huruvida man kan nyttja sök för att hämta information ur systemen Raindance (Ekonomisystem) och Personec (Löne- och tidrapporteringssystem). Intervjuer genomfördes därför med representanter för förvaltningsorganisationen i syfte att utreda hur innehållet i respektive system ser ut och om det kan tillgängliggöras i intranätet med hjälp av sök. Nedan presenteras en sammanställning av informationen som framkom i intervjuerna. Findwise kommentarer och kompletterande frågeställningar återfinns i kursiv stil. 2 Raindance - Ekonomisystem Intervjupersoner: Emma Arlebo och Kerstin Persson 5/ Hur används systemet? Ekonomisystem - Ett av de största affärssystemen inom offentlig sektor (konkurrenter Visma, Agresso). Vilken information finns? All kommunens administration av kunder, leverantörer, fakturor Kundreskontra Leverantörsreskontra mm Systemet hanterar ca fakturor per år, systemet innehåller 7 års historik. Sökning i systemet? Diver, separat applikation framtaget av Logica för att söka och följa upp fakturering. Nyttjas inte av alla som använder Raindance. Användning Ca 3000 aktiva användare totalt varav merparten endast attesterar fakturor frekventa användare som skickar fakturor, hämtar in och ut från bankgiro. Vilken information kan finnas intresse av att göra tillgänglig i intranätet? Fakturor att attestera? o Går ej att ta fram info om enskilda användare, dock går det ut mail med informationen. FW kommentar: Potentiellt nyttja funktionalitet för RSS-feed, eller pusha via sök? o Logica har tagit fram applikation som möjliggör direktlänkning från intranät (om inloggad) till Raindance där antal fakturor att attestera mm framgår. FW kommentar: Kräver dock att användaren går in i annat system och får inte informationen serverad på sin intranätsida. o Direktlänkning nyttjas inte idag eftersom det kräver att alla har egen inloggning. o Idag SSO-lösning men man får inte direktaccess till Raindance eftersom det finns delade datorer i verksamheten som flera användare nyttjar. Historiska fakturor? o Kan söka i Raindance. FW kommentar: Hur väl fungerar sökfunktionen i Raindance? Historiska fakturor och betalningshistorik kan utgöra intressant beslutsunderlag om söker på exempelvis på information om en leverantör Findwise AB 2

4 Tillgängliggöra direktlänkar till Raindance i sökresultat? o Räcker med tillgång till Raindance som ju är en portal där du kan nå vidare till önskad information. FW kommentar: Även om inte informationen indexeras skulle direktlänkning från intranätet snabba upp processen att hitta relevant information. Direktkoppling till Raindance via länk på startsidan vore önskvärt o Önskemål från Emma och Kerstin. o Nyttja Logicas modul för denna länkning? FW kommentar: Är detta bästa sättet att nå informationen ur ett användarperspektiv? Sannolikt >1000 användare som inte aktivt tänker på att klicka på länken utan skulle ha nytta av att informationen gjordes tillgänglig direkt i intranätet? Vilka möjligheter finns att plocka ut information ur systemet? API? Begränsade enligt Kerstin. FW kommentar: Kanske möjligt att nyttja Logicas specialbyggda system (Diver) för att nå information? Andra integrationer i dagsläget? Nej. Utveckling av systemet? Övergång till SQL-databas? Stora delar bygger redan på SQL-databas Antal fakturor ligger dock inte i databas utan är integrerat i Raindance. o FW kommentar: Informationen nyttjas dock för alerttjänst ( ). Förvaltning idag? Emma / Kerstin m.fl. med stöd av Logica? Notifiering idag? Mail går ut om ny/förfallen faktura. o FW kommentar: Nyttja denna integration för att hämta ut information? 2.1 Exempel på sätt att integrera information i intranät Möjliggöra sök på applikationsnamn o Tillhandahåll direktlänk till system som svar på fråga Möjliggöra sökning på ex. leverantör och få upp relevant information från olika system o Beslutsstöd Koppla ihop information från olika verksamhetssystem för att skapa helhetsbild Många initiativ har tagits till denna typ av ledningsinformationssystem enligt Kerstin. Inga projekt har dock rots i land. Kräver access till Raindance o Kräver att all information benämns lika i olika system vilket inte görs idag enligt Kerstin Behov av gemensam taxonomi/meta data standard? o Ge rekommendation att gå in Raindance genom att inkludera direktlänkar i sökresultat, direktkoppling. (om ej indexerar innehåll) 2011 Findwise AB 3

5 3 Personec - Löne- och tidrapporteringssystem Intervjuperson: Rigmor Erlandsson 6/ Hur används systemet? Personalsystem för hantering av löner och tidrapportering. Vilken information finns? Byggt runt organisationsträd Anställningar knutna till organisationsgrenar Schema i botten för arbetstid och lön o Möjligt att rapportera avvikelser (övertid) Baseras på Oracle databas Sökning Sökning i klientgränssitt möjligt. o FW kommenter: Kvalitet på sökfunktionalitet? Användning Löneassistenter arbetar i klientapplikation. Självservice Webbapplikation för samtliga anställda o Tidrapportering(?) o Ansökan om semester o Anmälan om: Sjukdom Vård av barn Övertid Chef har webbapplikation för uppföljning och attestering. Vilken information kan finnas intresse av att göra tillgänglig i intranätet? Information om: o Frånvaro har blivit beviljad o Semester blivit beviljad o Kvarvarande semesterdagar Rigmor: Ganska lätt att gå in i Personec och ta att ta reda på semesterdagar och status på ansökan o SSO o Länk på intranät till Personec FW kommentar: Kräver dock att användaren går in i annat system och får inte informationen serverad på sin intranätsida. Projektgruppen nämnde att det var tämligen många som ansåg att självservice och att ta fram status på ärenden var svårarbetat. Vilka möjligheter finns att plocka ut information ur systemet? API? Troligtvis ej fördefinierat API Egen integration har dock gjorts mot MIIS (Microsoft Identity Integration Server) Andra integrationer i dagsläget? Nattliga överföringar till MIIS (Microsoft Identity Integration Server) - Metadata MIIS skapar identitet o Synkning mot e-post system skapar Findwise AB 4

6 o Synkning mot AD Skapar profil för nyanställda o Synkning mot telefonsystem - Skapar person FW kommentar: Nyttja denna integration för att hämta ut information? Integration mot Raindance? Utveckling av systemet? Webbdelarna är under utveckling nya generationens självservice är på gång. Osäkert när släpps mot offentlig verksamhet Ny funktionalitet och ny teknik bakom självservice o Utvecklat tjänst för att hämtat information? API? o Nyttja prenumerationstjänst även till arbetstagare? Förvaltning idag? Intern IT-avdelning Leverantör hanterar utveckling enligt önskemål Leverantör av personalsystemet Personec P. o Adito AB o Evior Erkas, produktansvarig evior.erkas@adito.com o Jan Holmberg (kan lotsa er vidare) jan.holmberg@adito.com o Växeln Notifiering idag? Inga mail till anställda i dagsläget o Måste logga in i Självservice o Länk på intranät Arbetsledare kan skapa prenumeration om att det finns saker att bevilja o Personec Självservice arbetsledare o FW kommentar: Nyttja denna integration för att hämta ut information? 4 Slutsatser och rekommendationer Systemägare/-förvaltare har inte varit involverade i intranätprojekt och kunde därmed inte se nyttan med att tillgängliggöra och pusha information till intranät. Innehåll kan sannolikt indexeras i dessa system men möjligheter behöver utredas närmare när fastställt vilken information som önskas pushas till användaren på intranätet och i vilket syfte. Fas 1: Fas 2: Utred möjligheter att nyttja befintliga prenumerationsintegrationer ( /rss) för integrering och push av statusmeddelanden, ex. antal fakturor att attestera eller status på semesteransökan. Fokusera på att boosta relevanta direktlänkar till respektive system i sökresultat o Exempel; Keymatch för VAB Sökning på VAB ger som första träff en direktklänk till ansökan om VAB i Personec Utred möjligheterna att hämta ut relevant information från systemen och ge användaren snabb överblick direkt på intranätet utan att behöva logga in i systemen. 4.1 Kompletterande frågeställningar för närmare utredning Vad vill Örebro kommun uppnå med det nya intranätet? Vad betyder målsättningen, Effektivare i vardag och bättre koll på helheten, ur ett informationsintegrationsperspektiv? 2011 Findwise AB 5

7 Vill man låta användarna att logga in i olika system för att hämta statusinformation? Vill man skapa en ögonblicklig överblick för samtliga användare från intranätet? Vilken är vinningen för organisationen? o Ökad personlig effektivitet Förbättrad service till alla de som inte aktivt arbetar i Raindance (eller andra system) idag. Hur många loggar in i Raindance/nyttjar Diver för att undersöka status idag? o Ökad administrativ effektivitet Snabbare attestering av fakturor. Upplever kommunen idag problem med att personer ej attesterar sina fakturor i tid? o Minskad mailskörd? Ersätta mailalert med push av information till intranät. Finns det en ambition att minska mailskörden inom kommunen? o Skapa förbättrat beslutsstöd (sk ledningsinformationssystem ) Koppla ihop information från olika verksamhetssystem för att skapa helhetsbild över ex. en leverantör eller specifik verksamhet. Kanske kan sök hjälpa till att skapa ett beslutsstöd som kan ros i land? 2011 Findwise AB 6