Dialect Unified Telefonist - Användarguide

Dialect Unified Telefonist - Användarguide Dialect Unified Telefonist är en applikation som, installerad på en dator med Windows, gör att du kan hantera samtal i företagsväxeln från din dators softphone. Med Dialect Unified Telefonist når du företagets växelfunktioner från datorn. Du kan söka i katalogen av användare, sätta hänvisningar på kollegor, logga in och ut ur grupper och hantera samtalen till företagets telefonistgrupp såsom att flytta samtal till en kollega. Eftersom alla samtal går via växeln innebär det att du får tillgång till växelns alla funktioner i datorn. Informationen i detta dokument kan komma att ändras och Dialect förbehåller sig den fulla rätten att kontinuerligt förändra innehåll och funktioner i sina produkter. ID: 3094-I-46 1 (17) Rev: 2016-04-18

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. UPPSTART... 3 INSTALLERA... 3 LOGGA IN... 3 2. TELEFONIST EN ÖVERSIKT... 4 3. SAMTALSHANTERING - INTRODUKTION... 5 INKOMMANDE SAMTAL... 5 UTGÅENDE SAMTAL... 5 SAMTALSVAL... 5 4. KATALOG... 6 INTERNA KONTAKTER... 6 KONTAKTER... 6 KONTAKTKORT... 6 SÖKFÄLT... 6 5. KÖLISTA... 7 TELEFONISTKÖ... 7 GRUPPKÖER... 7 6. SÖKT PERSON... 8 INTERNA KONTAKTERS KONTAKTKORT... 8 KONTAKTERS KONTAKTKORT... 12 7. MINA SNABBKOMMANDON...13 MER OM FUNKTIONSTANGENTERNA... 13 8. INSTÄLLNINGAR...14 TELEFONISTSPECIFIKA INSTÄLLNINGAR... 14 LJUD... 14 9. SAMTALSHANTERING...15 AKTIVT SAMTAL... 15 INKOMMANDE SAMTAL... 15 PÅGÅENDE SAMTAL... 15 UTGÅENDE SAMTAL... 16 10. SYSTEMKRAV...17 ID: 3094-I-46 2 (17) Rev: 2016-04-18

1. Uppstart Installera Installera Dialect Unified Telefonist genom att gå in på den länk som du får av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Ladda ner applikationen till din dator. Placera appen på en lättåtkomlig plats i ditt aktivitetsfält för att enkelt och smidigt nå appen och alla dess funktioner. Logga in Första gången du öppnar Telefonist möts du av en inloggningssida. Inloggningsuppgifterna får du av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Som användarnamn kan du använda både ditt unika login ID och din e- postadress om den är registrerad i växeln. Uppgifterna sparas i applikationen, vilket gör att du nästa gång loggas in automatiskt. Observera att du måste vara medlem i en telefonistgrupp för att kunna logga in telefonistvyn. I annat fall kommer du till standardvyn, det vill säga MiPC. Figur 1. Inloggningssida. ID: 3094-I-46 3 (17) Rev: 2016-04-18

2. Telefonist en översikt Telefonistapplikationen består av fem sektioner; Samtalshantering Hantering av och information om inkommande och utgående samtal. Katalog Kontaktkatalog med interna och externa kontakter, avancerad sökfunktion och nummerinmatningsfält för att ringa utgående samtal. Kölista Köinformation om telefonistens och andra gruppers samtalsköer. Även inloggningsmekanism i telefonistgruppen. Sökt person Kontaktkort som visar antingen markerad kontakt i katalogen eller kontakt som inringande person har sökt innan denne blev vidarekopplad till telefonisten. Mina snabbkommandon Lathund över de snabbkommandon som finns i applikationen. Utöver dessa fem sektioner finns i applikationens högra nedre hörn applikationens inställningar. Till höger om inställningarna finns en knapp för att växla över till MiPC standardvyn. Genom att trycka på expansionsikonen i övre högra hörnet av varje sektion kan du sätta sektionen i fullskärmsläge. Storleken på varje sektion kan justeras efter behov genom att dra i de blå delningslinjerna. Figur 2. Applikationens standardvy. ID: 3094-I-46 4 (17) Rev: 2016-04-18

3. Samtalshantering - introduktion Den övre vänstra delen av applikationen är den sektion där du hanterar samtal som telefonist. Sektionen består av två rutor; Inkommande och Utgående. Inkommande samtal samt inkommande parkerade samtal visas i denna ruta medan de samtal som du initierar presenteras i den utgående rutan. Inkommande samtal Inkommande samtal presenteras i rutan Inkommande med telefonnummer alternativt namn om telefonnumret tillhör en kontakt i din katalog. Samtalsinformation Alla inkommande samtal presenteras med samtalsinformation. Samtalsinformationen presenteras under rutan inkommande. Innehållet skiljer sig åt beroende på huruvida samtalet var direkt till telefonistgruppen, vidarekopplad till telefonisten eller direkt till dig som användare, det vill säga till ditt personliga fastnätsnummer. Samtal direkt till telefonistgruppen Ett inkommande samtal direkt till telefonistgruppen presenteras med samtalsinformation om vilken grupp som personen i fråga har ringt till. Detta är användbart ifall du som telefonist är medlem i flera telefonistgrupper eller andra svarsgrupper. Gruppens namn och anknytningsnummer visas med vit text. Detta för att tydligt visa på en skillnad mellan gruppsamtal och personliga samtal, så att du som telefonist görs uppmärksam på hur du ska bemöta samtalet. Figur 3. Samtal direkt till telefonistgruppen Telefonist [4700]. Samtal via annan anknytning i växeln Ett inkommande samtal som kommit till telefonistgruppen via en vidarekoppling i växeln presenteras med information såsom ifrån vem eller vilken grupp som inringande person är vidarekopplad samt orsak till att personen eller gruppen i fråga inte kunde ta samtalet. Ett samtal av denna karaktär initierar även att kontaktkortet visas för tillhörande person eller grupp, från vilket samtalet är vidarekopplat. Kontaktkortet visas i sektionen Sökt person. Samtal direkt till dig som användare Notera att ett inkommande samtal som går direkt till dig som användare, det vill säga som har ringt till ditt personliga fastnätsnummer visas med röd text för att du på ett tydligt sätt ska veta att samtalet är till dig personligen. Utgående samtal Utgående samtal presenteras i rutan Utgående med telefonnummer alternativt namn om telefonnumret tillhör en kontakt i din katalog. Samtalsval När du har ett aktivt samtal presenteras dina alternativ för samtalshantering mellan rutorna Inkommande och Utgående. Härifrån kan du besvara, avsluta, flytta, parkera samt dämpa ljudet på samtal. Samtliga av dessa val är även kopplade till varsin funktionstangent. Du kan även välja att klicka fram en knappsats om du har ett pågående samtal där du behöver göra menyval. Läs mer i kapitlet Samtalshantering. ID: 3094-I-46 5 (17) Rev: 2016-04-18

4. Katalog Sektionen Katalog innehåller alla interna kontakter i ditt företags växel samt de externa kontakter som ni gemensamt har i växeln. Övre delen av katalogen innehåller sökfält, menyval samt val av synliga kolumner. Här kan du; Söka efter kontakter. Allt innehåll i kolumnerna är sökbart, samt information som presenteras i fliken Detaljer i användarens kontaktkort. Sortera kontakterna efter kollegor eller kontakter. Klicka på respektive flik för att välja att visa Interna kontakter eller Kontakter. Uppdatera synliga kolumner. Klicka på kolumnvalsikonen i högra hörnet av sektionen för att välja dina synliga kolumner. Kolumnerna varierar något beroende på om menyvalet är Interna kontakter eller Kontakter. Visa efter kolumn. Visa kontakterna i ordning utifrån vald kolumn genom att klicka på respektive kolumn. Interna kontakter Genom att klicka på ikonen Interna kontakter visas en lista över alla interna kontakter i din växel, det vill säga användare, grupper och enkla anknytningar. I katalogen kan du välja vilka kolumner du vill ha synliga, däribland kan du välja status, det vill säga kollegans realtidsstatus i växeln, även kallad presence. Presence Kollegor i växeln presenteras med realtidsstatus. I applikationen illustreras detta med ikoner för att du enkelt ska kunna se om en kollega är tillgänglig, upptagen i telefon eller på något sätt hänvisad i företagsväxeln. Blå och grön ikon indikerar att kollegan är tillgänglig. Grön ikon indikerar att kollegan även kan nås på sin softphone via sin Mi applikation på datorn. Om en kollega inte är aktiv vid sin dator kommer presence ikonen övergå till en blå ikon. Röd presenceikon indikerar att kollegan är otillgänglig. Röd ikon med telefonlur indikerar att kollegan pratar i telefon medan stoppskylten indikerar att kollegan är hänvisad. Information kring vilken hänvisningsorsak och sluttid för denna visas i katalogen i kolumnen Status och i kollegans kontaktkort. Figur 4. Presenceikoner i systemet. Notera att grupper och enkla anknytningar inte har samma form av presenceindikering som kollegor. Detta beror på att grupper och enkla anknytningar inte har ett så kallat hänvisningssystem. Enkla anknytningar har istället så kallad off-hook presence eller linjestatus, vilket innebär att du kan se på anknytningsikonen ifall den används eller inte genom att det är en telefonlursikon på anknytningen, likt ikonen för när en användare är upptagen i telefon. Grupper har ingen form av presence eller linjestatus. Kontakter I fliken Kontakter listas de gemensamma kontakter som är registrerade i växeln. Kontakter kan läggas in som gemensam kontakt genom att skapa dessa i MiPC eller i användarportalen. De kontakter som skapas som en gemensam kontakt är synlig för alla användare i växeln. Kontaktkort Genom att klicka på en kontakt presenteras dennes kontaktkort till höger om katalogen i sektionen Sökt person. Varje kontaktkort innehåller information som du som telefonist kan använda i gränssnittet och även redigera efter behov. För mer information, se kapitlet Sökt person. Sökfält Katalogen innehåller ett sökfält i vilket du som telefonist kan söka efter kontakter eller ringa utgående samtal. Sökfältet gör automatiskt en sökning när text eller siffror anges. Sökträffar markeras i katalogen med gul markering. Om endast en kontakt har matchning väljs denna per automatik och dennes kontaktkort visas i sektionen Sökt person. En vald kontakt markeras med blå text i katalogen. För mer information om sökfältets roll för utgående samtal, se kapitel Samtalshantering. ID: 3094-I-46 6 (17) Rev: 2016-04-18

5. Kölista I sektionen Kölista finns information om växelns alla samtalsköer samt din information om inloggningsstatus i telefonistgruppen. Växelns samtalsköer är uppdelade på två flikar, Telefonistkö som listar telefonistgruppens kö och därmed telefonistens nästa inkommande samtal, och Gruppköer som listar alla övriga gruppers köer. Oavsett om du har någon av flikarna markerad kan du i det övre högra hörnet se information om telefonistgruppen med namn samt information om antalet medlemmar och hur många av dessa som är inloggade. Exempelvis betyder siffrorna 2 (4) att 2 medlemmar är inloggade av 4 möjliga. Som telefonist kan du hantera din inloggningsstatus i telefonistgruppen genom att enkelt klicka på gruppen. Då fältet är grönt är du inloggad, klicka igen för att logga ut dig ur gruppen. Telefonistkö Telefonistkö presenterar telefonistens samtalskö. Samtalen presenteras i den ordning som du som telefonist kommer att få samtalen framkopplade. Det samtal som är näst på kö visas överst i listan. Listan består av kolumnerna Namn, Sökte samt Kötid. Namn I kolumnen Namn presenteras den inringande på ett av tre möjliga sätt: Kontaktnamn - visas om den inringande är en kontakt i växeln. Telefonnummer - visas om telefonnumret inte finns tillagt som kontakt. Anonymt - visas om telefonnumret är dolt. Sökte Kolumnen Sökte presenterar vem eller vilken grupp som den inringande personen ursprungligen sökte innan samtalet kopplades vidare till telefonistgruppen. Om samtalet gått direkt till telefonistens nummer visas detta i kolumnen Sökte genom att telefonistgruppens namn visas. Kötid Kolumnen Kötid visar samtalets aktuella kötid i telefonistgruppen. Retursamtal Samtal som är markerade med utropstecken är så kallade retursamtal. Detta är samtal som du tidigare har satt på vänt hos en användare eller grupp och som efter en bestämd tid kommer tillbaka till dig som telefonist om de inte blivit besvarade där de stod på vänt. I dina inställningar kan du ställa in återringningstid för samtal som sätts på vänt på en person eller grupp, se kapitlet Inställningar. Samtalsprioritering Notera att telefonistgruppens kö prioriterar retur av de samtal som du tidigare placerat på vänt, framför samtal som inkommer till telefonistgruppen direkt eller via vidarekopplingar. Retursamtal placeras därför överst i telefonistens kölista eftersom dessa ges förtur. Gruppköer Fliken Gruppköer presenterar information om alla grupper i växeln och specifik köinformation för de grupper som har köfunktion. Fliken presenterar: Gruppnamn och anknytningsnummer. Gruppmedlemmarnas inloggningsstatus. Antal samtal i kö. Maximal kötid för samtalen i kö. Figur 5. Vy över telefonistkön. Notera att du inte kan besvara ett samtal från en gruppkö utan bara överblicka köinformationen. När du klickar på en grupp presenteras gruppens kontaktkort i sektionen Sökt person. Figur 6. Vy över gruppköer. ID: 3094-I-46 7 (17) Rev: 2016-04-18

6. Sökt person Sektionen Sökt person innehåller information om interna kontakter och externa kontakter som på ett eller annat sätt är markerade i applikationen. Denna yta aktiveras i många fall automatiskt av gränssnittet då du exempelvis hanterar ett inkommande samtal där inringande vidarekopplats från en person eller grupp, när du klickat på en grupp i sektionen Kölista eller valt en kontakt i Katalogen. Sektionen visar kontaktkortet för respektive kontakt och tillåter dig att utföra aktiviteter i dessa. Notera att aktiviteterna du kan utföra samt vilken information du har att tillgå varierar beroende på typ av kontakt. Följande sektioner beskriver varje kontaktkort och vilka aktiviteter du kan utföra i dem. Sektionen är indelad i Interna kontakter och Kontakter. Interna kontakters kontaktkort Interna kontakter är de kontakter som du har internt i din växel. En intern kontakt kan kategoriseras som en kollega, en grupp eller en enkel anknytning. Kontaktkorten och vilka aktiviteter du kan utföra i dem skiljer sig något åt beroende på typ. Gemensamt för kontaktkorten är att översta delen av kortet är ett statusfält där du kan se kontaktens namn och aktuella status i växeln. Nedan statusfältet består kontaktkorten av en rad flikar, dessa skiljer sig beroende på typ av intern kontakt. Gemensamt är fliken Personligt, vilken innehåller telefonnummer och anknytningsnummer till användaren, gruppen eller enheten. Följande paragrafer går in mer i detalj på respektive kontaktkort tillhörande Interna kontakter. Kontaktkort för Kollegor En kollegas kontaktkort består av ett statusfält samt fem flikar; Personligt, Grupper, Detaljer, Hänvisningar och Meddelande. Se figur 7. Status Översta delen av kontaktkortet visar användarens namn, titel samt aktuell presence. När användaren har en aktiv hänvisning visas denna med hänvisningsorsak, tid, hänvisningssvarsställe samt information om hänvisningen om detta finns angivet. Vill du avsluta en aktiv hänvisning för en kollega klickar du på den röda knappen bredvid hänvisningsinformationen. Personligt Fliken Personligt är förvald i kontaktkortet och innehåller de telefonnummer och e-postadresser som finns registrerade på användaren. Härifrån kan du initiera ett samtal till kollegan eller skicka e-post till kollegan. Initiera samtal till kollega Att initiera ett samtal till en kollega från kontaktkortet kan göras på två sätt; a) Klicka på ett telefonnummer för att initiera ett samtal till det valda telefonnumret via din softphone. b) Klicka på Enter på ditt tangentbord för att ringa direkt till användarens anknytningsnummer. Detta kan du göra antingen för att sätta upp ett utgående samtal till personen eller för att koppla ett aktivt inkommande samtal till personen. Läs mer i kapitlet Samtalshantering. Skicka e-post till kollega Figur 7. Kollegas kontaktkort E-postadressen kan användas för att skapa ett meddelande till användaren. Genom att klicka på adressen öppnas det program som du i din dator har valt som hanterare av mail: to-länkar. ID: 3094-I-46 8 (17) Rev: 2016-04-18

Grupper Fliken Grupper presenterar de grupper som kollegan är medlem i med kollegans aktuella inloggningsstatus. Här kan du även se information om respektive grupp i form av antal inloggade medlemmar. Klicka på informationsikonen för att visa en lista på gruppens medlemmar. Logga in och ut en kollega Klicka på en grupp för att ändra användarens inloggningsstatus i vald grupp. Användaren är inloggad i de grupper som är markerade med grönt. Klicka på en grönmarkerad grupp för att logga ut användaren ur gruppen. Detaljer Fliken Detaljer innehåller all användardata som finns registrerad på användaren. Här kan du som telefonist överblicka den, i katalogen sökbara, information som angivits på en användare samt utföra förändringar av informationen. Ändra användardata Markera det textfält som du vill ändra informationen för och utför de förändringar du önskar. Klicka på OK för att spara dina ändringar. Figur 8. Kollegas medlemskap och status i grupper. Notera att du i textfälten Org. data 1, Org. data 2 samt Extra 1-3 kan lägga till information som specifikt är sökbara för telefonister. Dessa textfält kan exempelvis användas för att beskriva kompetenser, specialistområden eller ansvarsområden. Figur 9. Kollegas detaljer. Ange sökord såsom kompetenser i fälten Org. data och Extra för att enkelt söka fram rätt person inom företaget att koppla vidare samtal till. Hänvisningar Fliken Hänvisningar innehåller en lista över kollegans kommande hänvisningar med hänvisningsorsak, sluttid samt övrig information om sådan finns tillgänglig. Hänvisningarna listas i kronologisk ordning med nästkommande händelse överst i listan. Lägg till en hänvisning Klicka på den blå plus-knappen Hänvisningar för att lägga till en ny hänvisning på kollegan. Välj destination dit inkommande samtal ska hänvisas genom att skriva in ett telefonnummer eller välj i rullgardinsmenyn vid inställningen Hänvisa till. Skriv information om hänvisningen om tillämpligt. Figur 10. Kollegas hänvisningar i växeln. Välj anledning (hänvisningsorsak). Välj därefter start och sluttid för hänvisningen. o Notera snabbknappen för inställning av sluttid till Tillsvidare. o Notera att du här även kan skapa en återkommande hänvisning. Klicka på Spara när du är nöjd. Radera en hänvisning Klicka på det röda krysset för önskad hänvisning för att radera den. ID: 3094-I-46 9 (17) Rev: 2016-04-18

Bekräfta raderingen genom att klicka på Yes i bekräftelserutan. Meddelande I fliken Meddelande kan du hantera dina meddelanden till kollegan, det är möjligt att skicka direktmeddelanden eller initiera ditt förvalda e-postprogram. I dina inställningar kan du välja vilket som är ditt föredragna sätt att skicka meddelanden. I högra hörnet av fliken kan du välja om du vill se dina direktmeddelanden till användaren eller om du vill se din e-post logg till användaren. Direktmeddelanden Ett direktmeddelande är ett meddelande som du kan skicka till dina kollegor genom Mi applikationen. Meddelandet kan läsas av kollegan oavsett om denne använder Mi på sin dator eller mobiltelefon. Dina meddelandekonversationer med en kollega samlas i dennes kontaktkort så att du enkelt kan se vad som skickats mellan dig och specifika kollegor. Om du går in på ditt egna kontaktkort kan du där se alla meddelanden som kollegor skickat till dig och vise versa. Notera att kollegan ser ditt eget användarnamn som avsändare och inte telefonistgruppen som sådan. Skicka ett direktmeddelande Välj Direktmeddelanden i menyn i högra hörnet av fliken. Klicka på textfältet och skriv ditt meddelande. Klicka på skicka-ikonen eller klicka på Enter. Figur 11. Telefonistens direktmeddelanden till vald kollega. E-post E-post loggen innehåller de e-post som du försökt att skicka via applikationen. Du kan initiera ett e-postmeddelande i applikationen genom att klicka på användarens e-postadress eller genom att skicka ett meddelande direkt när du har ett inkommande samtal som söker användaren i fråga. Notera att gränssnittet inte känner av ifall e-postet i slutändan skickades eller inte utan loggar de e-post som är initierade från applikationen. Överblicka e-post logg Välj E-post i menyn i högra hörnet av fliken. Varje initierat e-posttillfälle listas med tidpunkt och datum Figur 12. Telefonistens epostlogg till vald kollega. samt samtalsinformation om e-posten innehöll sådan information genererad av applikationen. Kontaktkort för Grupper Gruppernas kontaktkort innehåller, likt övriga kontaktkort, ett statusfält. För grupper med köfunktion innehåller statusfältet information om antalet inloggade medlemmar, kölängd och maximal kötid för samtalen i kö. Utöver statusfältet består gruppens kontaktkort av tre flikar; Personligt och Medlemmar. Personligt Personligt listar gruppens anknytningsnummer i växeln och telefonnummer i de fall gruppen har ett eget telefonnummer. Initiera samtal till gruppen Att initiera ett samtal till gruppen kan göras på två sätt; Figur 13. Gruppers kontaktkort. ID: 3094-I-46 10 (17) Rev: 2016-04-18

a) Klicka på ett telefonnummer för att initiera ett samtal till det valda telefonnumret via din softphone. b) Klicka på Enter på ditt tangentbord för att ringa direkt till gruppens anknytningsnummer. Detta kan du göra antingen för att sätta upp ett utgående samtal till gruppen eller för att koppla ett aktivt inkommande samtal till gruppen. Läs mer i kapitlet Samtalshantering. Medlemmar Fliken Medlemmar innehåller en lista på gruppens medlemmar och deras aktuella inloggningsstatus i gruppen. Korrigera medlemmarnas inloggningsstatus genom att klicka på önskad användare. Inloggade medlemmar är markerade med grönt i kolumnen Inloggad. Kontaktkort för Enkla anknytningar En enkel anknytnings kontaktkort innehåller ett statusfält där du kan se anknytningens namn samt om enheten är ledig eller om den används, så kallad off-hook presence. Kontaktkortet för en enkel anknytning innehåller två flikar; Personligt och Grupper. Personligt Personligt listar den enkla anknytningens anknytningsnummer i växeln, telefonnummer och mobiltelefonnummer i de fall enheten har ett eget telefon- eller mobilnummer. Initiera samtal till enkla anknytningen Att initiera ett samtal till den enkla anknytningen kan göras på två sätt; Figur 15. Enkla anknytningars kontaktkort. a) Klicka på ett telefonnummer för att initiera ett samtal till det valda telefonnumret via din softphone. b) Klicka på Enter på ditt tangentbord för att ringa direkt till den enkla anknytningens anknytningsnummer. Detta kan du göra antingen för att sätta upp ett utgående samtal till den enkla anknytningen eller för att koppla ett aktivt inkommande samtal till anknytningen. Läs mer i kapitlet Samtalshantering. Grupper Figur 14. Gruppens medlemsvy. Grupper presenterar de grupper som den enkla anknytningen är medlem i med aktuella inloggningsstatus. Här kan du även se information om respektive grupp i form av antal inloggande medlemmar. Klicka på informationsikonen för att erhålla en lista på gruppens medlemmar och deras respektive inloggningsstatus i gruppen. Logga in och ut en enkel anknytning i en grupp Klicka på en grupp för att ändra den enkla anknytningens inloggningsstatus i vald grupp. Anknytningen är inloggad i de grupper som är markerade med grönt. Klicka på en grönmarkerad grupp för att logga ut anknytningen ur gruppen. ID: 3094-I-46 11 (17) Rev: 2016-04-18

Kontakters kontaktkort Kontakter är de kontakter som dina kollegor och du har gemensamt i växeln, även kallade externa kontakter. Kontakternas kontaktkort innehåller två flikar; Personligt och Detaljer. Personligt Fliken Personligt innehåller information om kontaktens telefonnummer såsom mobilnummer, jobbnummer och hemtelefonnummer. Initiera samtal till kontakten Klicka på ett telefonnummer för att initiera ett samtal till det valda telefonnumret via din softphone. Detta kan du göra antingen för att sätta upp ett utgående samtal till personen eller för att koppla vidare ett aktivt inkommande samtal till personen. Läs mer i kapitlet Samtalshantering. Detaljer Figur 16. Kontaktkortsvy för externa kontakter. Fliken Detaljer innehåller all kontaktdata som finns registrerad på kontakten. Här kan du som telefonist överblicka den, i katalogen sökbara, information som angivits på en kontakt samt utföra förändringar av informationen. Ändra kontaktdata Markera det textfält som du vill ändra informationen för och utför de förändringar du önskar. Klicka på OK för att spara dina ändringar. Notera att du i textfälten Org. data 1, Org. data 2 samt Extra 1-3 kan lägga till information som specifikt är sökbara för dig som telefonist. ID: 3094-I-46 12 (17) Rev: 2016-04-18

7. Mina snabbkommandon För att du som telefonist ska kunna arbeta snabbt och effektivt i applikationen finns det i applikationen en rad snabbkommandon som du kan utnyttja. Alla snabbkommandon som är kopplade till funktionstangenter är samlade i sektionen längst ner i applikationen. Denna kan du enkelt välja att visa eller dölja genom att klicka på pilen i sektionens övre högra hörn. Funktionstangenter i applikationen; F1 Svara Besvara ett inkommande samtal. F2 Flytta Flytta aktivt samtal. F3 Lägg på Lägg på aktivt samtal. F4 Parkera Parkera aktivt samtal samt återgå till aktivt samtal. F5 Ljud av/på Stänga av/på ljudet på aktivt samtal. F6 Meddelanden Aktivera meddelandefunktionen. F7 Sök Aktivera sökfunktionen. F8 Köa mot upptagen Köa aktivt samtal mot upptagen kontakt (möjliggör retursamtal). F9 Markera/avmarkera Markera eller avmarkera ett kontaktkort, exempelvis vid sökning. Figur 17. Sektionen Mina snabbkommandon. Samtalshantering för aktiva samtal kan enkelt hanteras med hjälp av bland annat Enter-knappen. Mer information, se kapitlet Samtalshantering. Mer om funktionstangenterna F8 - Köa mot upptagen Genom knappen F8 Köa mot upptagen kan du, när du har ett aktivt inkommande samtal, välja att köa samtalet mot den upptagna användaren. Om den upptagna användaren inte kan ta emot samtalet inom din återringningstid, får du som telefonist tillbaka samtalet. Läs mer om återringningstid i kapitlet Inställningar. F9 - Markera/avmarkera kontakt Vid fler sökresultat än en kontakt har du möjlighet att med hjälp av funktionsknappen F9 hoppa nedåt i resultatlistan. När du nått nedersta resultatet hamnar du återigen överst i listan om du trycker en ytterligare gång på F9 Avmarkera/markera kontakt. Figur 18. Navigering av sökresultatslistan. ID: 3094-I-46 13 (17) Rev: 2016-04-18

8. Inställningar Telefonistens inställningar finner du i det nedre högra hörnet av applikationen under kugghjulssymbolen. Inställningarna är de telefonistspecifika inställningarna samt dina ljudinställningar. Dina personliga inställningar för Mi applikationen återfinns i vyn för MiPC. Växla enkelt över till denna vy genom att klicka på ikonen längst ner till höger i applikationen. Notera att dina personliga inställningar även är tillgängliga i Mi på din mobiltelefon. Telefonistspecifika inställningar De telefonistspecifika inställningarna är inställningar som berör hanteringen som telefonist. Notera att inställningarna är för dig som telefonist och berör inte övriga telefonister i telefonistgruppen. Telefoner I sektionen telefoner kan du välja presentationsnummer när du ringer via din softphone. Här kan du välja ditt personliga fastnätsnummer, företagets huvudnummer eller någon av de grupper du är medlem i. Du kan även välja att presentera dolt nummer. I sektionen kan du även välja vilka typer av samtal du vill ta emot på dina respektive enheter. Telefontypen Softphone är den telefon som kan ta emot samtal på din dator. Välj därför Gruppsamtal på denna telefon för att få samtal som sökt telefonistgruppen och dina andra grupper att ringa på din dator. Om du inte vill ha dina personliga samtal till telefonistapplikationen, avmarkera Personliga samtal på telefontypen Softphone. Meddelandehantering I sektionen meddelandehantering kan du bestämma ditt förvalda sätt att skicka meddelanden via applikationen. Dina val är via Direktmeddelanden eller E-post. Väljer du Direktmeddelande som förvalt alternativ, kommer meddelandefunktionen att öppna användarens flik Meddelanden. Härifrån kan du skicka så kallade direktmeddelanden till användaren. Direktmeddelanden kan innehålla samtalsinformation om meddelandet skickas i samband med ett inkommande samtal till användaren i fråga. Väljer du E-post, kommer meddelandefunktionen att öppna ditt, på datorn förvalda, program som hanterar mail: to-länkar. Ett sådant e-postmeddelande kommer namnges med titeln Meddelande från telefonisten. I de fall du valt att skicka ett meddelande i samband med ett inkommande samtal till en användare eller grupp kommer denna samtalsinformation att vara bifogad i e-postet. Notera att du i gränssnittet kan ändra ditt sätt att skicka meddelande manuellt och från gång till gång genom att klicka på menyn i fliken Meddelande i kollegans kontaktkort. Återringningstid Återringningstid bestämmer hur lång tid ett samtal ska tillåtas stå på vänt på en användare eller grupp som är upptagen innan samtalet återköas till telefonistgruppens kö. Retursamtal prioriteras framför ordinarie samtal i telefonistkön. Här anger du dels tiden för första gången samtalet har satts på vänt och dels för övriga rundor som samtalet står på vänt. Tiden anges i sekunder. Om du skriver 0 sekunder kommer samtalet istället hanteras av den automatiska telefonisten där inringande även kan få möjlighet att lämna ett röstmeddelande till användaren eller gruppen beroende på växelns konfiguration. Ljud Figur 19. Telefonistens inställningar. I ljudinställningarna kan du definiera dina inställningar för telefonljud in och ut samt ringsignal. Anpassa dina val efter de förutsättningar som du använder applikationen på. ID: 3094-I-46 14 (17) Rev: 2016-04-18

9. Samtalshantering Aktivt samtal I applikationen kan du hantera flera samtal samtidigt. Det samtal som du har aktivt visas därför med en blåmarkering för att tydligt visa vilket samtal som du för tillfället hanterar. Inkommande samtal Samtalshanteringen för inkommande samtal sker i applikationens övre del. Inkommande samtal visas i rutan Inkommande och presenteras med kontaktnamn eller telefonnummer. Besvara samtal Samtal besvaras genom att använda applikationens användargränssnitt eller ett kompatibelt headset. Besvara samtal genom något av följande fyra vis; a) Klicka på Enter. b) Klicka på grön lur i gränssnittet. c) Klicka på F1 Svara. d) Använda ditt headset. Samtalsinformation Ett inkommande samtal presenteras med samtalsinformation, exempelvis i de fall inringande person vidarekopplats från en annan plats i växeln, exempelvis vidarekopplad från en hänvisad användare eller vid uteblivet svar i en grupp. Skicka samtalsinformation till en användare Om du som telefonist vill informera en användare om att en person sökt denne kan du välja att skicka samtalsinformation till en användare. Detta görs på följande vis; 1. Välj användare att skicka informationen till, detta kan göras på två sätt; a) Användaren är sökt sedan tidigare, d.v.s. kontaktkort aktivt. Fortsätt till steg 2. b) Sök och markera användaren i katalogen. Fortsätt därefter till steg 2. 2. Använd snabbkommandot F6 Meddelande eller klicka på fliken Meddelande. 3. Beroende på ditt förvalda sätt att skicka meddelande öppnas; a) Fliken Direktmeddelande. I textfältet är den autogenererade samtalsinformationen infogad för fallet 1a. Du kan skriva till ytterligare information om så önskas. Klicka på skicka-ikonen eller tryck Enter för att skicka direktmeddelandet. b) Ditt, i datorn förvalda, program för mail:to-länkar. I det nya e-postmeddelandet är samtalsinformationen infogad och titeln på e-posten är angiven. Du kan skriva till ytterligare information om så önskas. Klicka på skicka för att skicka e-posten. Pågående samtal Pågående samtal kan hanteras genom att det kan avslutas, flyttas, parkeras och dämpas. Detta görs genom de val som erbjuds i form av knappar i applikationens övre del eller genom att använda funktionstangenterna för de olika valen. Avsluta samtal Ett pågående samtal kan avslutas på följande tre sätt; a) Klicka på röd lur i gränssnittet. b) Klicka på F3 Lägg på. c) Använd ditt headset. Flytta samtal Ett samtal som inkommit till din softphone går att flytta till ett annat telefonnummer, detta nummer kan tillhöra en kollega, en kontakt eller vara ett generiskt telefonnummer som du själv skriver in i sökfältet. Blindflytt Besvara det inkommande samtalet via applikationens gränssnitt. Välj telefonnummer att koppla samtalet till, detta kan göras på två sätt; ID: 3094-I-46 15 (17) Rev: 2016-04-18

o o Klicka på kontaktens telefonnummer som du vill flytta samtalet till. Skriv in önskat telefonnummer eller anknytningsnummer i sökfältet. Klicka på Enter. Ett pop-up fönster öppnas som ger dig möjlighet att Flytta alternativt Ringa telefonnumret. Välj Flytta; o Genom att använda piltangenterna på ditt tangentbord och klicka Enter. o Genom att klicka med datormusen. Samtalet kopplas till valt telefonnummer och du kopplas ner. Konsultativ flytt Besvara det inkommande samtalet via applikationens gränssnitt. Klicka på Pausa samtal alternativt F4 Pausa eller låt samtalet parkeras automatiskt när du initierat ditt utgående, konsultativa samtal. Välj därefter önskat telefonnummer att ringa till, detta kan göras på två sätt; o Klicka på önskad kontakts telefonnummer. Klicka Enter. o Skriv in önskat telefonnummer eller anknytningsnummer i sökfältet. Klicka Enter + Enter. Ett pop-up fönster öppnas som ger dig möjlighet att Flytta alternativt Ringa telefonnumret. Välj Ring; o Genom att använda piltangenterna på ditt tangentbord och klicka Enter. o Genom att klicka med datormusen. Det utgående samtalet visas i rutan Utgående. När personen i fråga har accepterat att du kopplar dit det inkomna samtalet, klicka på F2 Flytta eller ikonen Flytta för att flytta ihop de två samtalen. De två samtalen flyttas ihop och du kopplas ner. Parkera samtal För att parkera ett pågående samtal klickar du på knappen Pausa alternativt funktionstangenten F4 Pausa. Samtalet markeras då med en paus-ikon för att du tydligt ska kunna se att detta samtal är parkerat. När du har parkerat ett samtal kan du sätta upp ett nytt utgående samtal, exempelvis vid scenariot av en konsultativ flytt eller konsultativt samtal. Dessa samtal kan du sedan växla mellan. Notera att det samtal som är blåmarkerat är det samtal som är aktivt och som därmed kommer påverkas av de eventuella kommandon du gör i applikationen. Stänga av ljud på samtal Inkommande ljud från ett aktivt samtal kan tillfälligt stängas av genom att klicka på samtalshanteringsikonen Ljud av/på vilket motsvarar funktionsknappen F5 Ljud av/på. Utgående samtal Utgående samtal som du vill ringa via företagets växel, vilket bland annat möjliggör presentation av fastnätsnummer och presenceindikering, görs via gränssnittet. Utgående samtal sätts upp via katalogens sökfält eller via ett kontaktkort. Utgående samtal visas alltid i rutan Utgående i sektionen Samtalshantering. Ring via kontaktkort Välj önskat kontaktkort i katalogen, genom sökning eller genom att klicka direkt på kontakten i någon av menyerna Interna kontakter eller Kontakter. När du har valt en kontakt, då blåmarkerad i katalogen och presenterad i rutan Sökt person, kan du trycka Enter för ringa direkt till anknytningsnumret. Välj annars telefonnummer genom att klicka på det. Ring via sökfältet Ett utgående samtal kan sättas upp direkt via sökfältet. Skriv in önskat telefonnummer eller anknytningsnummer i sökfältet. Klicka två gånger på Enter för att initiera samtalet. Om du endast klickar en gång på Enter kommer en sökning utföras. En sökning utförs även automatiskt direkt när du skrivit klart. ID: 3094-I-46 16 (17) Rev: 2016-04-18

Ring anknytningsnummer Ett utgående samtal till ett anknytningsnummer kan göras på två sätt; Klicka på önskat kontaktkort för en kollega, grupp eller enkel anknytning. Klicka Enter (notera att anknytningsnumret alltid är förvalt). Skriv in önskat anknytningsnummer i sökfältet. Klicka två gånger på Enter. Ange ett menyval För ett utgående samtal finns det möjlighet att ange menyval genom att använda applikationens inbyggda knappsats. Detta är användbart om du har ringt till ett annat företag och uppmanas trycka in en siffra för att göra ett menyval exempelvis för bokning, fakturafrågor, support osv. Ring ditt utgående samtal. Klicka på knappsatsen mellan rutorna Inkommande och Utgående. Tryck in ditt menyval. Detta kan göras på två sätt; o Använd knappsatsen i applikationen. o Använd knappsatsen på ditt tangentbord. 10. Systemkrav Applikationen Dialect Unified Telefonist stödjer följande operativsystem; Windows 7 och senare. Minsta rekommenderade skärmupplösning 1366x768. ID: 3094-I-46 17 (17) Rev: 2016-04-18