FRITIDSFRÅGOR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (21) Plats och tid Friiberghs Herrgård, kl 10.30 12.30 Beslutande Ingela Wikander (KD), ordförande Holger Heldmar k (M) Carola Eriksson (S) Pär Jansson (C) G unilla Hamrin (S) A nna Gatti (S), 9 Ej tjänstgörande ersättare Anna Gatti (S), 1 8, 10 17 Torbjörn Ivarsson (LP), insynsrepresentant Tjänstemän Jan Erik Grattback, kultur och fritidschef Anders Eklund, handläggare Jessica Andersson, avdelningschef M ona Rönneblad, nämndsekreterare Utses att justera Holger Heldmark Justeringens plats och tid Kommunkontoret, torsdag 20 februari, kl 15.00 Sekreterare Mona Rönneblad Paragrafer 1 17 Ordförande Ingela Wikander Justerande Holger Heldmark ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Beredningen för kultur och fritidsfrågor Datum för anslags uppsättande 20 februari 2014 Datum för anslags nedtagande 14 mars 2014 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Heby Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (21) Bfkf 1 Revidering av föredragningslistan Ingen revidering av föredragningslistan gjordes.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (21) Bfkf 2 Meddelanden Redovisning av meddelanden, enligt lista, för perioden 12 december 2013 6 februari 2014, godkänns. Meddelandelista för perioden 12 december 2013 6 februari 2014, presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (21) Bfkf 3 Dnr 2014/2 042 Budgetuppföljning, beredningen för kultur och fritidsfrågor Beredningen för kultur och fritidsfrågor tackar för informationen Kultur och fritidschefen informerar om månadsrapporten för januari. Statistik från ungdomsgårdar, sim och sporthallar och biblioteken presenteras. Ekonomichefen Ekonom, Björn Wahlman Kommunfullmäktiges revisorer
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (21) Bfkf 4 041 Riktlinjer för nämnder, styrelser och beredningar i budgetprocessen inför 2015 Beredningen tackar för informationen och lägger riktlinjerna till handlingarna. Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen bland annat ansvaret för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Det innebär att kommunstyrelsen ansvarar för att organisationens olika aktörer agerar inom ramen för det uppdrag som tilldelats. I detta ligger ett ansvar för att det finns en fungerande planeringsprocess. Utifrån detta har kommunstyrelsen tidigare beslutat om riktlinjer för styr och uppföljningsprocessen. Respektive nämnd, beredning och styrelse ansvarar för att följa den tidsplan och de instruktioner som riktlinjerna uttalar. I PM 9 januari 2014 ges riktlinjer för nämnder, beredningar och styrelsen i budgetprocessen inför 2015. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen 10, 28 januari 2014 PM 9 januari 2014
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (21) Bfkf 5 041 Riktlinjer till styr och uppföljningsprocessen Beredningen tackar för informationen. Riktlinjer till styr och uppföljningsprocessen av både styrelse, nämnder, beredningar, bolag och dess förvaltningar under år 2014 presenteras. En, för alla förvaltningar. gemensam mall för verksamhetsplan är framtagen. Beslutsunderlag Riktlinjer, antagna av kommunstyrelsen 3 december 2013. Ks 258, 3 december 2013.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (21) Bfkf 6 Dnr 2014/1 012 Inriktningsmål och effektmål 2015 Omvärldsanalys Beredningen tackar för informationen. Omvärldsanalysen behandlas ytterligare i samband med målarbetet för 2015. Omvärldsanalys för Heby kommun presenteras. Omvärldsanalysen är tänkt som ett underlag för beredningens målarbete. Beredningens tillägg och kommentarer som man anser bör finnas med i omvärldsanalysen: Föreningsliv, skapande skola, kulturskola Folkhälsa, tillägg kultur och fritid, resursteamet kopplas ihop med fritidsledarna. Turism, föreningar är ansvariga, berika biblioteken, fler öppettider? Fritidsverksamhet är dragkraft till inflyttning. Upplevelser upptäckter Biblioteken behöver inte utredas en gång till. Beslutsunderlag Omvärldsanalys för Heby kommun, 7 januari 2014. Kommunstyrelsen Enhetschef administrativa enheten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (21) Bfkf 7 Dnr 2014/1 012 Välfärdsbokslut 2013 Beredningen tackar för informationen. Beredningen vill gärna att trygghetsrådet informerar om viktiga händelser. Välfärdsbokslutet är en sammanställning av folkhälsan i kommunen. Bokslutet beskriver faktorer som påverkar hälsa och vilka förutsättningar som grupper i samhället har för att nå en god hälsa. I Välfärdsbokslutet görs jämförelser geografiskt och socioekonomiskt och ur genus och åldersperspektiv. Förändringar, trender och hotbilder av folkhälso och välfärdsutvecklingen kan följas och bokslutet är ett underlag för politikernas val av åtgärder för att påverka och styra verksamheten så att utvecklingen leder åt önskvärt håll. Kommunfullmäktige beslutade den 24 mars 2003 att ett välfärdsbokslut ska tas fram vart fjärde år. Välfärdsbokslut 2013 är det fjärde bokslutet. Övriga välfärdsbokslut är framtagna år 2001, år 2005 samt år 2009. Beslutsunderlag Välfärdsbokslut 2013 Förslag Ingela Wikander (KD): Beredningen tackar för informationen. Beredningen vill gärna att trygghetsrådet informerar om viktiga händelser. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Trygghetsrådet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (21) Bfkf 8 Dnr 2013/12 042 Internkontroll 2014, beredningen för kultur och fritidsfrågor, delrapport Beredningen för kultur och fritidsfrågor tackar för informationen Beredningen för kultur och fritidsfrågor beslutade 27 november, 80, om följande områden för internkontroll år 2014: Riktlinjer för föreningsbidraget Upprustning av badplatserna Beredningen för kultur och fritidsfrågor gav förvaltningen i uppdrag att göra en kontrollplan för de två områdena. Kontrollplan 2014 föreningsbidrag i Heby kommun Vad ska följas upp? Beredningen för kultur och fritidsfrågor ska följa upp föreningsbidragen i Heby kommun enligt följande: 1. Fördelas bidragen utifrån gällande bidragsregler? 2. Behöver bidragsreglerna förändras utifrån nya förutsättningar? Hur ska uppföljningen gå till? En grupp bestående av kultur och fritidschefen, fritidsintendenten och utsedda politiker kommer att genomföra uppföljningen. De två punkterna ovan följs upp enligt nedan: 1. En genomgång görs av samtliga föreningsbidrag som kommunen beviljat under 2013. 2. Bidragsreglerna gås igenom av gruppen som också föreslår eventuella revideringar till beredningen. När ska uppföljningen göras? Uppföljningen sker i januari april 2013. Rapportering Rapportering av uppföljningen sker i samband med delårsrapporten 2014 till beredningen för kultur och fritidsfrågor. Kontrollplan 2014 badplatser i Heby kommun Uppföljning Kultur och fritidschefen går tillsammans med avdelningschefen för fritid igenom följande:
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (21) Besiktning av kommunens 7 badplatser (Myran, Venen, Ettingsands, Laksjö, Färnösands, Ramsjö, och Tenabadet) utifrån beslutade åtgärder enligt godkänd investeringsplan. Dessutom görs en funktionskontroll av befintlig livräddningsutrustning samt att bryggorna är i bra skick. Uppföljningen sker i maj 2013. Rapportering Rapportering av uppföljningen sker i juni 2014 till beredningen för kultur och fritidsfrågor. Kultur och fritidschefen Anders Eklund Jessica Andersson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (21) Bfkf 9 Dnr 2014/3 805 Avtal Östervåla ishall, föreningsstöd Förvaltningen får i uppdrag att upprätta ett förslag till nytt avtal med Östervåla IF vad gäller föreningsstöd. Beredningen kommer att besluta om kommunstyrelsens fjärde beslutspunkt Förvaltningen får i uppdrag att utreda huruvida investeringsbidrag för föreningslivet ska införas i Heby kommun och hur en sådan modell i sådana fall ska se ut vid sammanträdet 19 mars 2014. Östervåla IF inkom 9 oktober 2013 med ett brev till Heby kommun där de ansöker om ett ekonomiskt tillskott för att täcka oförutsedda kostnader som uppstått. Kostnaderna härrör till reparationer av ett kylaggregat i ishallen. Kostnaderna uppgår till 254 199 kr inkl moms. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att kommunen ska finansiera reparationen till 50 %. Anledningen är att aggregatets funktion är helt avgörande för bedrivandet av verksamheten i ishallen och att den verksamhet som bedrivs anses vara av allmänt intresse. Kommunstyrelsen beslutade 252, 3 december 2013 att: Bevilja medel för reparation av kylaggregatet i Östervåla ishall. Beviljad summa är 50 % av kostnad för reparation, 127 000 kr. Kostnaden belastar samhällsbyggnadsförvaltningen. Överlåta till beredningen för kultur och fritidsfrågor att upprätta ett nytt avtal med Östervåla IF vad gäller föreningsstöd. Förvaltningen får i uppdrag att utreda huruvida investeringsbidrag för föreningslivet ska införas i Heby kommun och hur en sådan modell i sådana fall ska se ut. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen 252, 3 december 2013 PM, 19 november 2013+ bilaga Förslag Ingela Wikander (KD): Förvaltningen får i uppdrag att upprätta ett förslag till nytt avtal med Östervåla IF vad gäller föreningsstöd. Beredningen kommer att besluta om kommunstyrelsens fjärde beslutspunkt Förvaltningen får i uppdrag att utreda huruvida
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (21) investeringsbidrag för föreningslivet ska införas i Heby kommun och hur en sådan modell i sådana fall ska se ut vid sammanträdet 19 mars 2014. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Jäv Pär Jansson (C) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen. Kommunstyrelsen Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (21) Bfkf 10 Dnr 2013/18 816 Skrivelse från ungdomsgården i Heby Förvaltningen får i uppdrag att göra en översyn av lokaltillgången av ungdomsgårdar och senast återrapportera till beredningens sammanträde 21 maj. Ungdomar som besöker ungdomsgården i Heby har lämnat in en protestlista till kultur och fritidschefen. Ungdomarna önskar att ungdomsgården flyttas till gamla polishuset som ligger bredvid torget i Heby. Beredningen beslutade 2 oktober 2013, 68 att med anledning av ungdomarnas upprop ge förvaltningen i uppdrag att förutsättningslöst se över lokaler i Heby som kan passa till ungdomsgård, vilket inkluderar gamla polishuset. Kultur och fritidschefen informerar att ett besök till gamla polishuset är inplanerat till vecka 8 2014. Beslutsunderlag Beredningen för kultur och fritidsfrågor 68, 2 oktober 2013 Förslag Ingela Wikander (KD): Förvaltningen får i uppdrag att göra en översyn av lokaltillgången av ungdomsgårdar och återrapportera senast till beredningens sammanträde 21 maj. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (21) Bfkf 11 Dnr 2013/15 823 Knapplift till Lapphällarna i Östervåla, medborgarförslag Heby kommun har inte möjlighet att investera i en ny anläggning. Knappliften är godkänd och en flytt av anläggningen utesluts på grund av kostnadsskäl. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram kostnadsförslag på de nödvändiga reparationerna som uppmärksammas i besiktningsunderlaget. Föreningarna erbjuds att sköta och ansvara för driften. Anna Vakava har inkommit med medborgarförslaget Knapplift till Lapphällarna i Östervåla. I medborgarförslaget föreslås kommunfullmäktige besluta att kommunen köper in en barnvänlig knapplift samt monterar liften utefter skogen i Lapphällarna, Östervåla. Kommunfullmäktige beslutade att överlämna medborgarförslaget till beredningen för kultur och fritidsfrågor och kommunstyrelsen för behandling och återrapportering. Beredningen för kultur och fritidsfrågor beslutade 22 maj 2013 att ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten med knapplift till Lapphällarna i Östervåla. Utredning från förvaltningen 10 september 2013 Bakgrund: Skidliften vid skidbacken i Lapphällarna Östervåla byggdes under 1970 talet. Liften har ej genomgått några större renoveringar sedan den byggdes vilket innebär att den idag är mycket sliten och i behov av en mycket kraftfull renovering. Alternativet är att investera i en helt ny anläggning. Förutsättningar: En investering av en ny knapplift inkl. maskinell utrustning och markarbeten skulle kosta mellan 1,3 och 1,6 mnkr. Begagnade liftar i bra skick finns idag inte tillgängliga att köpa. Att renovera befintlig anläggning är svårt då den är mycket gammal och det ej kan garanteras att det finns reservdelar. Skall den även flyttas från befintlig plats till att monteras upp utefter skogen medför det extra kostnader. Förslag till åtgärder:
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (21) Leverantörer av skidliftar får lämna offerter på renovering och flytt av befintlig lift efter genomförd besiktning alternativt ett pris på en helt ny anläggning. Beredningen beslutade 2 oktober 2013, Bfkf 67 att beredningen kan ta ställning till medborgarförslaget efter genomförd besiktning. Förvaltningen får i uppdrag att genomföra besiktningen och återapportera till beredningen efter genomför besiktning. Besiktningen är genomförd och liften är godkänd och går att användas enligt besiktningsunderlag L1205780 L. Beslutsunderlag Besiktningsunderlag, 24 januari 2014 Beredningen för kultur och fritidsfrågor 94, 11 december 2014 Beredningen för kultur och fritidsfrågor 80, 27 november 2013 Beredningen för kultur och fritidsfrågor 67, 2 oktober 2013 PM 10 september 2013 Beredningen för kultur och fritidsfrågor 38, 22 maj 2013 Medborgarförslag, 1 mars 2013 Förslag Ingela Wikander (KD): Heby kommun har inte möjlighet att investera i en ny anläggning. Knappliften är godkänd och en flytt av anläggningen utesluts på grund av kostnadsskäl. Göra en överbyggnad över drivhjul och motor till skydd. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram kostnadsförslag på de nödvändiga reparationerna som uppmärksammas i besiktningsunderlaget. Föreningarna erbjuds att sköta och ansvara för driften. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Kommunstyrelsen Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (21) Bfkf 12 Dnr 2014/4 106 Regional kulturplan för Uppsala län 2015 2017 Ordföranden får i uppdrag att tillsammans med kultur och fritidschefen skriva remissvar och lämna synpunkter på Regional kulturplan för Uppsala län 2015 2017. Heby kommun har inbjudits att lämna synpunkter på Regional kulturplan för Uppsala län 2015 2017. Beslutsunderlag Regional kulturplan för Uppsala län 2015 2017 Förslag Ingela Wikander (KD): Ordföranden får i uppdrag att tillsammans med kultur och fritidschefen skriva remissvar och lämna synpunkter på Regional kulturplan för Uppsala län 2015 2017. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Ordföranden Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (21) Bfkf 13 Dnr 2014/5 800 Kulturpolitiskt program Kulturpolitiskt program för Heby kommun (Heby FS 2012:03) ska revideras. En arbetsgrupp bestående av Ingela Wikander (KD), Carola Eriksson (S) och kultur och fritidschefen bildas. Beredningen anser att fritidspolitiskt program (Heby FS 2012:03) behöver revideras. Förslag Ingela Wikander (KD): Kulturpolitiskt program för Heby kommun (Heby FS 2012:03) ska revideras. En arbetsgrupp bestående av Ingela Wikander (KD), Carola Eriksson (S) och kultur och fritidschefen bildas. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Berörda ledamöter Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (21) Bfkf 14 Dnr 2014/6 800 Fritidspolitiskt program för Heby kommun Fritidspolitiskt program för Heby kommun (28 september 2010) ska revideras. En arbetsgrupp bestående av Ingela Wikander (KD), Carola Eriksson (S) och kultur och fritidschefen bildas. Beredningen anser att fritidspolitiska programmet från 28 september 2010 behöver revideras. Förslag Ingela Wikander (KD): Fritidspolitiskt program för Heby kommun (Heby FS 2012:03) ska revideras. En arbetsgrupp bestående av Ingela Wikander (KD), Carola Eriksson (S) och kultur och fritidschefen bildas. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Berörda ledamöter Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (21) Bfkf 15 Dnr 2011/4 102 Val av representanter till ungdomsrådet Pär Jansson (C) utses och Salima Fahad (V) tillfrågas att representera beredningen för kultur och fritidsfrågor vid träff med Heby kommuns ungdomsråd 5 och 6 mars. Kommunfullmäktige beslutade i 12, 15 februari 2011, att ett ungdomsråd ska bildas i Heby kommun. Syftet är att låta ungdomar få kunskap om politikernas uppdrag och vilka områden man kan engagera sig inom. För de förtroendevaldas del är syftet att få visa vilka de är och vad man i de olika beredningarna och nämnderna beslutar om gällande kommunen och dess framtid. 5 mars, i Heby folkets hus och 6 mars, i Östervåla Focus, kommer en medborgardialog att anordnas där kommunen bjuder in representanter från olika beredningar och nämnden, samt elever i årskurs 7 9. Förslag Ingela Wikander (KD): Pär Jansson (C) utses och Salima Fahad (V) tillfrågas att representera beredningen för kultur och fritidsfrågor vid träff med Heby kommuns ungdomsråd 5 och 6 mars. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Samordnare, medborgarkontoren De valda
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (21) Bfkf 16 Dnr 2013/22 006 Planering av sammanträdesplatser Beredningen planerar att besöka biblioteket i Östervåla vid sammanträdet 19 mars 2014. Beredningen för kultur och fritidsfrågor planerar vid vilka kommunala verksamheter det är lämpligt att besöka och samtidigt ha sammanträden. Förslag Ingela Wikander (KD): Beredningen planerar att besöka biblioteket i Östervåla vid sammanträdet 19 mars 2014. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att beredningen bifaller förslaget. Beredningen för kultur och fritidsfrågor Kultur och fritidschefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (21) Bfkf 17 Dnr 2013/2 000 Information och rapporter Beredningen för kultur och fritidsfrågor tackar för informationen Informationer och rapporter: 1. Risk och väsentlighetsanalys, Kf rev 82, 12 december 2013. 2. Månadsrapport oktober 2013, Ks 240, 3 december 2013.