Ansökningsinbjudan för upphandling av tjänster inom kommunikation och marknadsföring 1
1 Om Compare 1.1 Allmänt Compare är en stiftelse som stiftades år 2000. Vi är ett kluster på närmare 100 IT-företag i Värmland. Företagen verkar inom konsultbolag, produktbolag, reklam-, -webb och kommunikationsbyråer, managementföretag, utbildningsföretag och telekombolag. Vi samverkar för att öka affärerna, stärka kompetensförsörjningen och skapa nya innovationer inom digitaliseringen. Idag är vi 9 anställda som strävar efter att göra Värmland mer konkurrenskraftigt med stöd av digitala lösningar. Vi finns i Karlstad på Innovation Park men verkar i hela Värmland. Som kluster arbetar vi nationellt och internationellt i olika samverkansorgan. Vi samverkar med Karlstads universitet, offentlig och privat sektor för att driva utveckling. 1.2 Utmaningar vi står inför Digitaliseringen påverkar hela samhället, så även IT-kluster. Det är stor skillnad på IT 2017 mot 2000 då vi stiftades. Vi är i stort behov av utveckling avseende både nya tjänster och kommunikation som stödjer marknaden att våga satsa och utvecklas inom digitaliseringen. Vi vill därför upphandla samarbetspartners som vill vara med Compare på en spännande resa. 2 Allmänna upplysningar 2.1 Upphandlande organisation Stiftelsen Compare Karlstad Sommargatan 101A 656 37 Karlstad Org.nr 874001-3894 2.2 Uppdraget Compare avser upphandla byrå/byråer inom följande två områden: Strategi/varumärke Digitala medier Områdena innefattar följande: Strategi/varumärke: grafisk profil, kommunikationsplattform, strategisk marknadskommunikation, tryck, medieköp och liknande kan förekomma inom ramen för detta område. Digitala medier: utveckling av compare.se, rörlig bild, kreativa idéer för vår digitala närvaro tex i sociala medier. Samma byrå kan välja att vara med i ett eller båda delområden. Vilka områden byrån avser delta i anges i bilagan Översikt. 2
2.3 Omfattning De två områdena omfattar uppskattningsvis nedanstående summor per år. Observera att omfattningen kan variera kraftigt från år till år, vilket nödvändiggör ett stort spann i denna uppskattning. Summorna nedan är baserade på olika alternativa satsningar utifrån verksamhetens behov. De utgör inte ett löfte, utan ska ses som riktmärken. Strategi/varumärke: 50-200 tkr Digitala medier: 100 800 tkr Omfattningen för ett område kan sjunka om kostnader inom ett annat område ökar. Vi har egen kompetens inom de områden som upphandlas så vi har möjlighet att välja att hantera saker inom ovanstående områden själva utan stöd från upphandlad byrå. 2.4 Avtalstid Avtalstiden är 2 år med möjlighet till förlängning i 2 steg med 1 år i taget (2+1+1 år). 3 Administrativa föreskrifter 3.1 Sista dag för ansökan 2017-06-26 3.2 Form, innehåll och inlämning Via e-post till lise.bergqvist@compare.se Det är inte tillåtet att lämna in anbud i pappersform. Compare kan komma att begära in handlingar som styrker lämnade uppgifter eller själv inhämta sådana av den anbudsgivare som vi avser teckna avtal med. Ansökan och anbud ska vara skrivet på svenska. Alla prisuppgifter i anbudet skall vara i SEK, svenska kronor, exklusive moms. Observera att ansökan och anbud ska lämnas av den byrå som kommer att stå för anbudet och även ansvara för fullföljande av eventuellt kontrakt. Anbudet består av såväl skriftliga svar som muntliga presentationer. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i utvärderingen om denne inte inlämnat begärda uppgifter, lämnat oriktiga eller ej styrkta uppgifter eller om företaget på grund av inkomna uppgifter ej bedöms ha erforderlig kompetens eller finansiell styrka att leverera efterfrågad tjänst. 3.3 Tider - Inbjudan att ansöka om deltagande: 2017-06-07 2017-06-26 - Sista dag för ansökan: 2017-06-26 - Inbjudan till steg 2 meddelas: 2017-06-28 - Workshops & presentationer inleds med start v.34 3
3.4 Frågor, oklarheter och kompletterande uppgifter Om byrån anser att något är oklart, otydligt eller felaktigt i underlaget ska detta snarast påpekas till Compare. Compare anser att det är rimligt att påpekanden sker innan anbudstidens utgång för att kunna lämna upplysningar, kompletteringar eller rättelser till samtliga som begärt underlaget. Frågor lämnas till lise.bergqvist@compare.se 3.5 Ersättning Compare friskriver sig för alla eventuella ersättningsanspråk från anbudssökare-/givare för kostnader som har ursprung i nedlagt arbete eller andra kostnader vid ansökan/anbud. 3.6 Antagande av anbud/ansökan Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att väljas. 4 Upphandlingsprocessen Processen kommer att ske i två steg. Först inbjuds alla intresserade att ansöka om deltagande. Av dessa kommer högst 4, två stycken för varje område, (beroende på hur bedömningen i steg 1 faller ut) bjudas in till att lämna anbud som består av dels en kostnadsdel och dels en presentationsdel som i huvudsak är muntlig. Dessa två delar kommer att vägas samman och det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Steg ett: Selektering Selekteringen kommer att göras utifrån de krav som ställs på leverantörernas förmåga att genomföra kommande uppdrag för Compare. Se punkt 5. Max två byråer per område, beskrivna i punkt 2.2 som Compare bedömt passar bäst för våra behov, kommer att bjudas in till steg två i upphandlingen. Totalt kommer maximalt 4 byråer bjudas in, 2 på varje område. Tider, presentation, utvärderingskriterier och så vidare kommer att meddelas i inbjudan till steg 2. Steg två: Anbud och presentationer Till steg 2 bjuds max två byråer per delområde in till som har de bästa ansökningarna. Utförlig information medföljer i inbjudan. Compare kommer att bjuda in de valda byråerna inom varje delområde för en träff med oss på 90 respektive 60 minuter beroende på område. Compare presenterar sig, våra strategier, utmaningar, tankar etc. Byrån presenterar sig, sin vision, sitt arbetssätt och sitt tänkta team. Därefter kommer byrån att muntligt presentera en lösning på ett uppdrag som medföljer i inbjudan respektive hålla en workshop tillsammans med oss utifrån ett case som presenteras i inbjudan. Förutom bedömningen av presentationen av uppdraget kommer kostnader att utvärderas och en kostnadsmall medföljer inbjudan för de två byråer som selekterats i fas 1. Samtliga byråer kommer att erbjudas ramavtal, men avtalet är rangordnat och ingen omfattning kan garanteras för de som inte rangordnas. 4
Mötena kommer att ske på ett strukturerat sätt och med en förbestämd agenda för att säkerställa att byråerna behandlas lika. Det är inte fråga om några förhandlingar. En detaljerad utvärderingsbeskrivning och viktning mellan kvalitet och kostnad medföljer inbjudan till steg 2 i upphandlingen för de byråer som selekterats i steg 1. 5 Leverantörskrav 5.1 Formella och ekonomiska krav Leverantören ska uppfylla i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatteoch avgiftsskyldigheter. Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning för att säkerställa att alla åtaganden kan uppfyllas under hela uppdragsperioden. Leverantören ska på begäran inkomma med dokument som styrker ovanstående. 5.2 Fysisk närvaro I kreativa processer krävs fysiska möten som komplement till andra mötesformer för att nå rätt resultat. Byrån ska beskriva i Översiktsbilagan hur man avser uppfylla kravet att kunna mötas om byrån inte är stationerad inom Karlstad kommun. Kostnader för resor, restid och liknande kommer att hanteras i steg 2 av upphandlingen och belasta kostnaderna för anbudet. 5.3 Byråerfarenhet och case I ansökan ska du bifoga två case per område enligt punkt 2.2 som du anser vara relevanta för denna upphandling. Följande gäller för de olika områdena: Strategi/varumärke: referenscasen ska vara max två år gamla och vara inom området strategi/varumärke. Det ska presenteras från start av uppdraget till resultat och avslut av detsamma. Digitala medier: referenscasen ska vara max två år gamla och vara inom området Digitala medier. Det ska presenteras från start av uppdraget till resultat och avslut av detsamma. Vi bedömer förmåga på inlämnade referenser utifrån följande delkriterier: Kreativitet Relevans för Stiftelsen Compare Karlstad Tonalitet Resultat Compare gör en samlad bedömning av de två casen inom dessa fyra områden. Varje delkriterie bedöms mellan 0-10p. En ansökan kan alltså maximalt erhålla 40p. De två byråer med högst poäng inom respektive område och som passerat övriga Leverantörskrav går vidare till Steg 2 och inbjuds delta i den fortsatta processen. 5