Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och utförd tid Knappar 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? 4. Att fakturera s. 6 Att maila underlaget till Nacka Kommun Att fakturera Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? s. 7 2 Privata företag ID-lista s. 8 3 Biståndshandläggare våren 2009 s. 9 uppdaterad 2009-01-25
1. Att komma igång Det här behöver du: Dator Office Excel 2000, xp, 2003 Internet, e-mail, egen e-mail adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara makron. Gör så här: Öppna Excel Välj Verktyg > Makro > Säkerhet Pricka för Medel Klicka Ok Ladda ner mallen Gå in på Nacka Kommuns hemsida www.nacka.se. underwebbar/anordnare/aldre_funkhindrade/hemtjanstavlosningledsagning/sidor/default-aspx Följ anvisningarna under Gör så här: Väljer du Öppna på en gång se nedan under Spara mallen Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj Aktivera makron. En ny ruta kommer upp. Klicka på Skrivskydd. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex Tidsredovisning Äldre-juni. Nu är den färdig att användas! Mallens flikar Blankett 1 Kunddebitering Blankett 2 Ej kunddebitering Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL Blankett 4 LSS-insatser Blankett 5 Omställningstid Blankett 7 Guldkant (Sammanställning Fakturaunderlag Hemtjänst Dubbel bemanning och avrundad tid Ledsagning och avlösning enl SOL Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS Omställningstid Aktivitet utöver biståndsbedömda insatser Sammanställningsblad för alla flikar) Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper Nacka Kommun 2
2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de andra blanketterna. Företag: Trygg Hemtjänst AB Företags ID: 47 PG/Bg: 125826-3147 Telefon nr: 08-451 12 36 Månad: Juli 2006 Faktura nr: 14 Företags ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag som rapporterar in tid. Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Månad är obligatoriskt. Att lägga in kunder och utförd tid Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem för hand. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex 2602130652. Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Namn Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Om din kund också har haft dubbel bemanning el avrundad tid (blankett 2) finns namnet att välja på blankett 2 samt 5. (För handikapp även 4.) Område Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Välj den Biståndshandläggare som din kund har. I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika enheterna. Beviljad och utförd tid Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare. Nacka Kommun 3
Knappar I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa utförd tid All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. Sortera När du klickar på denna sorteras personerna i personnummerordning med den äldsta först. 3. Att spara Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex Tidsredovisning Äldre-juni. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: Arkiv > Spara (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill spara kalkylen som normalt. Klicka där. Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som Debet eller Kredit. Vid Debet är det inga konstigheter, vid Kredit ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, -, framför de utförda timmar som ska krediteras. Då blir också summan negativ..ex. Om- Beviljad à 263 kr/t à 310 kr/t à 342 kr/t à 390 kr/t Utfört Service vårdnad Totalt Service Omv. dag Kväll Helg Totalt tim 24,00 24,00-1,00-1,00 Totalt tim: -1,00 Totalt kr: -263 Nacka Kommun 4
Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj Ja om du vill det. Välj Nej om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj Ja eller Nej. Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i Mina Dokument. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D18-PA0605-0313 D betyder Debet 18 är ID-numret på företaget. P betyder Privat företag A står för Äldre 0605 betyder att filen innehåller data för maj 2006 0313 betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett unikt namn. Nacka Kommun 5
4. Att fakturera Att maila underlaget till Nacka Kommun Tidigare skickades underlaget med sekretessuppgifter i papper tillsammans med fakturan till Nacka Kommun. Nu ska du istället maila över det. Skapa ett nytt mail och lägg till filen från mappen Tidredovisning_Nacka. Skicka den till antingen Äldre, Handikapp eller Socialpsykiatri (nyhet!). E-mailadresserna är: Äldre: aldre@nacka.se Handikapp: handikapp@nacka.se Socialpsykiatri: socialpsykiatri@nacka.se Att fakturera Utgå ifrån fakturaunderlaget i mappen Fakturaunderlag när du gör din faktura. Skicka med fakturaunderlaget i papper tillsammans med fakturan till kommunen. Fakturaunderlaget kan kopplas ihop med din tidsredovisning genom filnamnet. Fr o m september 2006 scannas fakturorna in i Nacka kommuns datasystem för fakturor. Inga sekretessuppgifter får finnas med. Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun 16500 Äldre Box 50546 202 50 Malmö Nacka kommun 15400 Handikapp Box 50546 202 50 Malmö Nacka kommun 15450 Socialpsykiatri Box 50546 202 50 Malmö Observera att SXX som tidigare stod i fakturaadressen har tagits bort, vilket betyder att underlaget inte längre innehåller sekretessuppgifter. Lycka till! / Eva Sjölin, 2009-01-25 Nacka Kommun 6
Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Eva Sjölin, fakturahandläggare Tel: 718 89 56 Insända fakturor för Handikapp Monica Brente, Fakturahandläggare Tel: 718 75 04 Insända fakturor för Socialpsykiatri Ewa Johannesson, Fakturahandläggare Tel: 718 76 05 Frågor om utbetalning mm. Ekonomi Tel: 718 92 50 Tryck: 3 Frågor om biståndsbeslut Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av biståndsbeslutet. Nacka Kommun 7
Bilaga 2 Privata företag ID-lista A personlig omsorg 06 P Adulius omsorg 28 P Aleris Vinterbrinkens hemtjänst 02 P Alerta Vård och Omsorg 42 P Annelie s Hemtjänst Team i Nacka HB 03 P Annlita vård & hemservice AB 14 P Attendo Care AB 07 P Baggens hemtjänst 47 P Blaze Consulting 08 P Care Allomsorg 50 P Curanda Vårdassistans AB 09 P Dignicare 05 P Diro Omsorg & Bemanning HB 10 P ESS HB 43 P Ferla AB 11 P Fisksätra Hemtjänst HB 12 P Holmströms Hemtjänst HB 17 P Home`s AB Hemtjänst omsorg i Stockholm 29 P L&S Hemservice och Städ AB 20 P Lövholmens Hemtjänst 44 P Macoräna HB 30 P Marla Service HB 22 P Mituna 23 P Mångkulturell hemtjänst i Stockholm AB 21 P Nacka Hemservice AB 24 P NyponRosens Hemtjänst AB 27 P Olivia hemtjänst AB 13 P OmsorgsCompagniet 31 P Orrens Hemservice 32 P Passy s Hemtjänst 33 P Priventa 01 P Qibla Hemtjänst HB 45 P Rosanum Hemvård AB 34 P Saltsjöbaden-Hemtjänst, Nilsson/Hannebo AB 36 P Stensö Service AB 38 P Stjärnvård AB 37 P T & T Hemtjänst HB 39 P Trygghet och Omtanke HB 04 P Vendelsö Vård och Service 46 P Vård&Omsorgsteamet i Norden AB 26 P Värdig Assistans 40 P Äldreomsorgens Hemtjänst i Saltsjöbaden 41 P Ängelens hemtjänst 15 P Nacka Kommun 8
Bilaga 3 Biståndshandläggare aktuell lista våren 2009 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Tel: 718 xx xx Västra Sicklaön och Älta Maria Ekberg marbru 84 69 Michaela Eriksen mcer 75 65 Sofia Rooth Andersson sofroo 89 55 Yvonne Melin yem 89 65 Camilla Edgren camedg 89 02 Lotta Lindholm xahli 75 62 Boo och Östra Sicklaön Eva Lindqvist evsr 89 53 Jeanette Rosenberg jaro 75 02 Len Enberg leg Nina Wensberg ninwen 87 82 Sandra Inholm sanpal 84 62 Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra Sicklaön Henrik Thorstensson hentho 84 12 Kerstin Andersson kerand 89 09 Kerstin Melkersson krme 75 76 Eva-Marie Johnsson Eejo Biståndshandläggare Handikapp Dennis Dourrouj dendou 75 13 Vux SOL dag 22-31 (50%) Cecilia Schönevald cesc 89 01 BoU <20 SOL+LSS Maria Lindgren Roberto marr 87 83 BoU <20 SOL+LSS Petra Serrano petser 75 31 Vux SOL dag 1-15 Agnes Morén Agnmor Helena Lindenius elos 75 03 Vux LSS Ulla Österdahl ulos 89 59 Vux LSS Pers. Ass. LSS o LASS BoU Madeleine Lönnhagen mdlo 76 20 SOL+LSS Ingrid Birgander ingbri 89 10 Vux LSS Pers.ass. Enl LSS o LASS + Edyta Heidari edihei 84 19 SOL 16-21 Socialpsykiatri Ann-Christine Nyman acn 87 88 Catarina Karlsson crka 84 70 Carina Werther cwr 84 71 Katarina Regnell kter 75 31 Katarina Sundqvist katsun 75 32 Ann-Katrin Skogsberg aksk 77 05 Heli Hannukainen hlha 75 51 Nacka Kommun 9