Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag

Transkript

1 Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och utförd tid Knappar 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? 4. Att fakturera s. 6 Att maila underlaget till Nacka Kommun

2 Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? s. 7 2 Privata företag ID-lista s. 8 3 Biståndshandläggare våren 2016 s. 9 Nacka Kommun 2

3 1. Att komma igång Det här behöver du: Dator Office Excel 2007 Internet, , egen adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara makron. Gör så här: Öppna Excel Välj Verktyg > Makro > Säkerhet Pricka för Medel Klicka Ok Ring till Eva Sjölin för nedladdning av mallen tel Gå in på Nacka Kommuns hemsida ng/sidor/tidsredovisning.aspx Följ anvisningarna under Gör så här: Väljer du Öppna på en gång se nedan under Spara mallen Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj Aktivera makron. En ny ruta kommer upp. Klicka på Skrivskydd. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex Tidsredovisning Äldre-juni. Nu är den färdig att användas! Nacka Kommun 3

4 Mallens flikar Blankett 1 Kunddebitering Blankett 2 Ej kunddebitering Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL Blankett 4 LSS-insatser Blankett 5 Omställningstid Blankett 7 Guldkant (Sammanställning Fakturaunderlag 2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Hemtjänst Dubbel bemanning och avrundad tid Ledsagning och avlösning enl SOL Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS Omställningstid Aktivitet utöver biståndsbedömda insatser Sammanställningsblad för alla flikar) Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de andra blanketterna. Företag: Trygg Hemtjänst AB Företags ID: 47 PG/Bg: Telefon nr: Månad: Juli 2010 Faktura nr: 14 Företags ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag som rapporterar in tid. Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Månad är obligatoriskt. Att lägga in kunder och utförd tid Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem för hand. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Nacka Kommun 4

5 Namn Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Om din kund också har haft dubbel bemanning el avrundad tid (blankett 2) finns namnet att välja på blankett 2 samt 5. (För handikapp även 4.) Område Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Välj den Biståndshandläggare som din kund har (gäller endast för Handikapp och Socialpsykriatri). I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika enheterna. Det är enbart för Äldreenheten som Biståndshandläggare INTE behöver väljas Beviljad och utförd tid Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare. Knappar I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa utförd tid All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. Sortera När du klickar på denna sorteras personerna i personnummerordning med den äldsta först. 3. Att spara Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex Tidsredovisning Äldre-juni. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: Arkiv > Spara (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill spara kalkylen som normalt. Klicka där. Nacka Kommun 5

6 Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som Debet eller Kredit. Vid Debet är det inga konstigheter, vid Kredit ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, -, framför de utförda timmar som ska krediteras. Då blir också summan negativ..ex. Service Omvårdnad Beviljad à 263 kr/t à 310 kr/t à 342 kr/t à 390 kr/t Utfört Totalt Service Omv. dag Kväll Helg Totalt tim 24,00 24,00-1,00-1,00 Totalt tim: -1,00 Totalt kr: -263 Nacka Kommun 6

7 Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj Ja om du vill det. Välj Nej om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj Ja eller Nej. Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i Mina Dokument. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D18-PA D betyder Debet 18 är ID-numret på företaget. P betyder Privat företag A står för Äldre 0605 betyder att filen innehåller data för maj betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett unikt namn. Nacka Kommun 7

8 4. Att fakturera Att maila underlaget till Nacka Kommun och Malmö När det är dags att skicka filen till Nacka SPARA Normalt (kopian till dig själv) SPARA sedan filen till version till Nacka kommun spara som debet el kred Filen och fakturaunderlaget lägger sig i dessa 2 mappar FAKTURAUNDERLAG samt TIDREDOVISNING_NACKA Fakturaunderlaget i mappen FAKTURAUNDERLAG skickas med fakturan till Malmö (se nedan) Tidredovisningen (Dxx.PA1001.xxxx) skall mailas till (se nedan) adresserna är: Äldre: aldre@nacka.se Handikapp: handikapp@nacka.se Socialpsykiatri: socialpsykiatri@nacka.se Nacka Kommun 8

9 Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun Äldre Box Malmö Nacka kommun Handikapp Box Malmö Nacka kommun Socialpsykiatri Box Malmö Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Eva Sjölin, fakturahandläggare Tel: Insända fakturor för Handikapp Yvonne Dabrowski, Tel: el Insända fakturor för Socialpsykiatri Yvonne Dabrowski, Tel: el Frågor om utbetalning mm. Ekonomi Tel: Tryck: 3 Frågor om biståndsbeslut Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av biståndsbeslutet. Nacka Kommun 9

10 Bilaga 2 Privata företag ID-lista A.R. Real vård och omsorg HB 74 P AAA Olu hemtjänst 35 P AAA.Flerspråkig Assistans Care 62 P Aleris omsorg AB- Aleris hemtjänst Nacka 02 P Aleris Vård&Omsorgsteamet i Norden AB 26 P Alerta Omsorg AB 42 P Allians Assistans AB 52 P Anlita Social omsorgspedagogen i Mälardalen 48 P Annas vård & Hemtjänstteam AB 55 P Annelie s Hemtjänst Team AB 03 P Astrids Hemtjänst & Läkemedelsservice 77 P Baggenfjärdens hemtjänst AB 47 P Bamboo CareTeam AB 70 P Blaze Consulting 08 P Care Allomsorg AB 50 P Carritas proffs Assistans HB 56 P Curanda Vårdassistans AB 09 P Daniella Hemtänst 79 P Domicare AB 57 P Efoel AB 73 p Enklare Vardag i Sverige AB 49 P Fisksätra Hemtjänst HB 12 P Hanna s bemanning AB 66 P Holmströms Hemtjänst AB 17 P Home`s AB 29 P Ideal Vård och Service 80 P Inblasa AB 69 P Lövholmens Hemtjänst AB 44 P Marla Service AB 22 P Mituna 23 P Nacka Hemservice AB 24 P NyponRosens Hemtjänst AB 27 P Olivia hemtjänst AB 13 P OmsorgsCompagniet i Norden AB 31 P Orion Omsorg AB 60 P Orrens vård & Omsorg AB 32 P Priventa Vård 01 P Sagac i Stockholm AB 71 P Saltsjöbaden-Hemtjänst, Nilsson/Hannebo AB 36 P TPAB hemtjänst och Allservice AB 58 P Unika AB( Min Omsorg(enbart handikapp)) 68 P Vemano hemtjänst KB 53 P Äldreomsorgens Hemtjänst i Saltsjöbaden 41 P Dagsländan (Sofiero) 91 KD Ektorpet (Ektorpshemmet) 93 KD Fyrklövern (Sofiero) 94 KD Sjösala (Sjötäppan) 95 KD Solängen (Sofiero) 96 KD Nacka kommun pers ass.,ledsagning o avlösning 90 K Nacka Kommun 10

11 Biståndshandläggare aktuell lista våren 2016 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Kerstin Häggvik-Sundgren kehasu Katja Olovsson katolo Yvonne Melin yem Riitta Huuhka riihuu Maria Ekberg marbru Maria Grandin maria.grandin Linnea Forsberg linfor Lena Enberg leg Daiana drugars diadru Emily Fagerlund emifag Mikael Magnusson mikmag Pia Wikström piawik Åsa Tryggvesson asatry Tanja Westlund tanwes Andrea Feichtinger andfei Katarina Paprotna paaprotna Hanna Grahns Norgren hangra Nacka Kommun 11

12 Biståndshandläggare Funktionshindrade Ann-Katrin Skogsberg (Gruppchef Social-psykiatri,SOL aksk under 65) Anna Källmarker LSS Vuxna annkal Annika Lundell LSS barn o ungdom under 20 år annlun Carina Werther (LSS vuxna ) cwr Catarina Niemi (Handläggare) crka David Gallego (SOL under 65 år,hemtj. o särsk.boende) etc dag davgal Edyta Heidari (LASS Vuxna) edihei Heli Hannukainnen(Handläggare socialpsykiatri) hlha Jonas Nilsson LSS vuxna jonnil Katarina Sundquist (Handläggare socialpsykriatri) katsun Lara Bamarni LSS vuxna larbam Madeleine Lönnhagen (LASS barn,sol,lss barn och mdlo pers.ass) Marlene Selin LSS barn o ungdomar marsel Monica Gustavsson Konsult LSS-grupp mongus Patricia Gonzalez LSS barn patgon Petrea Serrano Gruppchef LSS o SOL barn petser Romina Fara LSS Vuxna romfar Teodros Asmelash SOL under 65 teas Wiktoria asplund handl psykiatri wikasp Besöksadress: Granitvägen 15, Nacka Nacka Kommun 12