Anvisningar för avvikelserapportering i Paraplysystemet för utförare i kundval hemtjänst

Transkript

1 ÄLDREFÖRVALTNINGEN DNR / Anvisningar för avvikelserapportering i Paraplysystemet för utförare i kundval hemtjänst Stockholm. Swedenborgsgatan 20 B Telefon Fax

2 SID 2 (13) Till utförare i kundval hemtjänst Anvisningarna för avvikelserapportering i Paraplysystemet anger: vad som ska avvikelserapporteras när avvikelserapportering ska göras hur avvikelserapportering ska göras Anvisningarna gäller för alla utförare i kundval hemtjänst. Stockholm den 9 februari 2012 Eva Frunk Lind Direktör äldreförvaltningen

3 SID 3 (13) Innehållsförteckning 1. Varför avvikelserapportering? Syfte med anvisningarna Förutsättningar för avvikelserapportering Behörighet Acceptera och aktivera beställning Underlag för rapportering Rapportering av avvikelser ersättning till utförare Vad ska avvikelserapporteras? Hur påverkar rapportering av avvikelser ersättningen till utförare? Hur påverkar rapportering av avvikelser kundens räkning? När ska avvikelser rapporteras? Hur ska avvikelser rapporteras? Ersättning till utförare för kund med enbart trygghetslarm Ersättning till utförare för kund med avlösning Rapportering av avvikelser räkning till kund Hemtjänst Avlösning SoL Rapportering av avvikelser rättelse av fel Avslut av beställning Rapporter Fakturering... 13

4 SID 4 (13) 1. Varför avvikelserapportering? Avvikelserapporteringen utgör underlag för ersättning till utförare och räkning till kund samt underlag för nyckeltal och statistik. 2. Syfte med anvisningarna Syftet med anvisningarna är att säkerställa att avvikelserapporteringen sker på ett korrekt sätt. 3. Förutsättningar för avvikelserapportering 3.1 Behörighet För att kunna avvikelserapportera i Paraplysystemet krävs behörighet som rollen enhetschef utförare i systemet. 3.2 Acceptera och aktivera beställning Beställning från biståndshandläggaren måste vara accepterad och aktiverad av utföraren i Paraplysystemet för att avvikelserapportering ska kunna göras. Tänk på att: Inte ha flera beställningar för samma insatstyp aktiverade. Endast den senast inkomna beställningen ska vara aktiv. Ny beställning ska accepteras inom 3 helgfria arbetsdagar. Vid aktivering av beställning är det viktigt att fr.o.m. datum fylls när insatsen påbörjas både under fliken ersättning till utförare och under fliken räkning till kund. T.o.m. datum anges först när det är aktuellt att avsluta beställningen. 3.3 Underlag för rapportering Som underlag för avvikelserapportering i Paraplysystemet ska utföraren ha system och rutiner för löpande redovisning och rapportering av utförd tid för respektive kund. Staden ska kunna ta del av underlaget vid en ev. uppföljning. 4. Rapportering av avvikelser ersättning till utförare 4.1 Vad ska avvikelserapporteras? Alla avvikelser i tid hos kund i förhållande till beställningen ska rapporteras, d.v.s. om mindre tid än vad som beställts har utförts under en månad. Eventuell tillfällig avvikelse av utökad tid ska godkännas av biståndshandläggare. Om behovet hos kund förändras i förhållande till beställning ska utföraren kontakta berörd biståndshandläggare som kan fatta nytt beslut och skicka ny beställning. Detta gäller både om hjälpbehovet ökar eller minskar.

5 SID 5 (13) Hur påverkar rapportering av avvikelser ersättningen till utförare? Utföraren erhåller ersättning i den nivå som redovisad tid ligger inom. Det innebär att avvikelser som ligger inom beställd ersättningsnivån inte medföra avdrag på ersättning till utföraren. Avvikelser som innebär att antalet utförda timmar understiger beställd ersättningsnivå ger ersättning i den nivå som stämmer med antalet utförda timmar Hur påverkar rapportering av avvikelser kundens räkning? Den enskildes avgiftsbeslut grundar sig i antalet beställda timmar/månad och den avgiftsgrupp timmarna ligger inom. Det innebär att avvikelser som ligger inom beslutat avgiftsgrupp inte medför avdrag på räkning till den enskilde. Avvikelser som innebär att antalet utförda timmar understiger beslutat avgiftsgrupp ger en individuell reducering per timme för ej utförd tid. Oavsett om avvikelsen medför avdrag på den enskildes räkning eller ej, ska avvikelser från beställda timmar/månad rapporteras. 4.2 När ska avvikelser rapporteras? Avvikelserna ska rapporteras månadsvis senast den 5:e i efterföljande månad då Paraplykörningen är den 6:e varje månad, dvs. för januari månad ska avvikelserapporteringen vara gjord senast den 5:e februari. Det går enbart att avvikelserapportera för den aktuella månaden. Har det blivit fel på tidigare avvikelserapportering ska berörd biståndshandläggare kontaktas för överenskommelse om hur rättelse ska ske såväl när det gäller räkning till kund som när det gäller ersättningen till utföraren. 4.3 Hur ska avvikelser rapporteras? Gå in på fliken ersättning till utförare Klicka på knappen Ny under avvikelse Nivåersättning - Ange under antal avvikelsen i timmar och minuter och sätt ett minustecken framför. Minuter anges 1/60, dvs. avvikelse om 1 timma och 15 minuter anges -1,25.

6 SID 6 (13) Hemtjänst Timersättning - Ange avvikelsen i timmar och minuter när avvikelsen skett dag, kväll, natt, veckoslut och/eller storhelg och sätt ett minustecken framför. Minuter anges 1/60, dvs. avvikelse om 1 timma och 15 minuter anges -1,25. Hemtjänst, timersättning

7 SID 7 (13) Tänk på att: Om den enskilde oplanerat (mindre än fem dagar före utförandedatum inte har informerat utföraren om bortavaro) och tillfälligt inte kan ta emot hjälp enstaka dag utgår ersättning till utföraren trots att insatserna inte utförts. Avvikelsetiden ska i detta fall inte rapporteras i Paraplysystemet. Vid oplanerad längre frånvaro gäller att ersättningen till utföraren utgår i fem dagar från det att frånvaron påbörjats. Lägg till fem dagar vid avvikelserapporteringen. Vid dödsfall utgår ersättning till utföraren under fem dagar efter att kunden har avlidit. Lägg till fem dagar när t.o.m. datum anges. Vid beslut om sänkt ersättningsnivå har utföraren rätt till fem dagars ersättning i den högre nivån efter att det nya beslutet har fattats och meddelats utföraren. Lägg till fem dagar när t.o.m. datum anges för ersättning i den högre nivån. När den nya beställningen i den lägre nivån aktiveras räknas fem dagar bort från beställningens fr.o.m. datum. Samordningsvinster, vid exempelvis tvätt och inköp, ska avvikelserapporteras. Det medför dock inget avdrag på ersättningen så länge samordningsvinsterna i tid ligger inom beställd nivå. Avvikelse ska rapporteras i faktisk tid Formel: Beställd tid utförd tid = Återstående tid rapporteras som avvikelse Formel för att räkna ut beställda timmar per dag vid fem extra dagars ersättning: Beställda timmar månad = Beställda timmar per vecka 4,3 Beställda timmar per vecka= Beställda timmar per dag Ersättning till utförare för kund med enbart trygghetslarm Gå in på fliken ersättning till utförare Klicka på knappen Ny under avvikelse Ange i timmar och minuter när en larmutryckning har utförts = positiv avvikelserapportering dag, kväll, natt veckoslut och/eller storhelg. Minuter anges 1/60, dvs. avvikelse om 1 timma och 15 minuter anges 1,25. Ersättning utgår för den tid som utföraren befinner sig hos kund. Minst utgår ersättning för 30 minuter. Om insatsen tar längre tid än 30 minuter utgår där-

8 SID 8 (13) utöver ersättning för varje påbörjad 15 minutersperiod. Trygghetslarm Tänk på att: Utförarrapportering av trygghetslarm görs enbart om kund enbart har trygghetslarm. Har kund även hemtjänst ingår larmutryckning i ersättningsnivån för hemtjänst. 4.5 Ersättning till utförare för kund med avlösning Gå in på fliken ersättning till utförare Klicka på knappen Ny under avvikelse Ange i timmar och minuter för den tid som utförts = positiv avvikelserapportering dag, kväll, natt veckoslut och/eller storhelg. Minuter anges 1/60, dvs. avvikelse om 1 timma och 15 minuter anges 1,25. Ersättning utgår för den tid som utföraren befinner sig hos kund.

9 SID 9 (13) Avlösning SoL 5. Rapportering av avvikelser räkning till kund Den enskildes avgiftsbeslut baseras på de insatser kunden är beviljad och avseende hemtjänst och avlösning är beslutet baserat på antalet beställda timmar exklusive tid för dubbelbemanning under månaden. Alla avvikelser i tid hos kund i förhållande till beställningen ska rapporteras i faktisk tid, d.v.s. när mindre tid än vad som beställts har utförts under en månad. 5.1 Hemtjänst Gå in på fliken Räkning till kund. Klicka på knappen ny under avvikelse Ange avvikelsen i timmar och minuter när avvikelsen skett och sätt ett minustecken framför. Minuter anges 1/60, dvs. avvikelse om 1 timma och 15 minuter anges -1,25.

10 SID 10 (13) Hemtjänst Tänk på att: All avvikelse ska rapporteras i tid Den tid som inte utförs under en månad räknas som avvikelse oavsett om det är vid ett tillfälle eller under en längre period, d.v.s. den totala tiden för avvikelsen som skett under hela månaden ska anges. Tid för dubbelbemanning räknas inte in i kunden avgiftsbeslut och ska inte rapporteras som avvikelse i tid. Vid flera beslut under en månad ska avvikelserna göras på respektive beslut var för sig. Vid start ska f.o.m. datum anges och avvikelse göras på ej utförd tid som om insatsen pågått hela månaden. Vid avslut ska t.o.m. datum anges och avvikelse ska göras på ej utförd tid som om insatsen pågått hela månaden. Samordningsvinster, vid exempelvis tvätt och inköp, ska inte avvikelserapporteras. Vid bortavaro hel månad ska all beställt tid rapporteras som avvikelse. Avvikelse ska rapporteras i faktisk tid Beställd tid för hel månad utförd tid = Återstående tid rapporteras som avvikelse

11 SID 11 (13) 5.2 Avlösning SoL Gå in på fliken Räkning till kund. Klicka på knappen ny under avvikelse Ange avvikelsen i timmar och minuter när avvikelsen skett och sätt ett minustecken framför. Minuter anges 1/60, dvs. avvikelse om 1 timma och 15 minuter anges -1,25. Avlösning SoL Tänk på att: All avvikelse ska rapporteras i tid Den tid som inte utförs under en månad räknas som avvikelse oavsett om det är vid ett tillfälle eller under en längre period Vid flera beslut under en månad ska avvikelserna göras på respektive beslut var för sig. Vid start ska f.o.m. datum anges och avvikelse göras på ej utförd tid. Vid avslut ska t.o.m. datum anges och avvikelse ska göras på ej utförd tid. Vid bortavaro hel månad ska all beställt tid rapporteras som avvikelse.

12 SID 12 (13) Avvikelse ska rapporteras i faktisk tid Beställd tid utförd tid = Återstående tid rapporteras som avvikelse 6. Rapportering av avvikelser rättelse av fel Har det blivit fel på avvikelserapporteringen ska berörd biståndshandläggare kontaktas för överenskommelse om hur rättelse ska göras såväl när det gäller ersättning till utförare som när det gäller räkning till kund. 7. Avslut av beställning Avslut av beställning i Paraplysystemets utförarrapportering måste ske både om insatsen för den enskilde ska avslutas helt och när tidigare beställning har omprövats och ny beställning har accepterats. Tänk på att: När en insats avslutas är det viktigt att sätta t.o.m. datum på samtliga flikar, d.v.s. fliken ersättning till utförare, fliken räkning till kund och fliken avslut. På fliken avslut ska även fyllas i avslutsorsak och måluppfyllelse. Om kund ska avslutas helt avslutas först all utförarrapportering enligt ovan och därefter personakten i ParaSoL.

13 SID 13 (13) 8. Rapporter Det finns möjlighet att plocka fram en preliminär Paraplyrapport, (Fakturaunderlag för privata utförare och Sammanställning interndebitering för utförare i egen regi), för att se månadens avvikelserapportering innan månadens Paraplykörning. För utförare i egen regi kan rapporterade avvikelser även ses på rapporten Utförarlista. På detta sätt fångar du felaktigheter och kan rätta till innan den slutliga körningen sker. Härigenom kan du även undvika onödiga manuella rättelser i efterhand. 9. Fakturering Fakturorna ska utformas enligt gällande kontrakt/avtal. Vid fakturering ska besluts-id för kund anges. Detta återfinns på beställningen och i rapporten fakturaunderlag för privata utförare/rapporten sammanställning av interndebitering för utförare i egenregi.