1. Kontrollera att det finns en aktuell säkerhetskopia. G» 2. Skapa ett nytt räkenskapsår i Hogia Admin eller direkt i ekonomisystemet (se punkt 3).

NU ÄR DET DAGS FÖR ÅRSSKIFTE 2012/2013 OBS! Informationen gäller för dig som har Hogia Ekonomi Compact Edition, Hogia Ekonomi, Branschversioner av Hogia Ekonomi samt Hogia Affärssystem! Det är flera olika arbetsmoment du behöver gå igenom innan årsskiftet. Checklistan nedan är ett utmärkt stöd som hjälper dig att genomföra årsskiftet så smidigt och tryggt som möjligt. Är det första gången du genomför ett årsskifte är det viktigt att du läser igenom hela instruktionen innan du börjar. Om det är någon punkt som inte är relevant för ditt företag kan du hoppa över den och gå vidare till nästa punkt. En beskrivning av varje punkt hittar du på kommande sidor. Ska du ta hjälp av din revisor skapar du en säkerhetskopia enligt punkt 1 under avsnittet om Hogia Admin och därefter exporterar du en SIE -fil enligt nedan länk. Exportera en SIE-fil» ARBETSRUTIN I HOGIA ADMIN 1. Kontrollera att det finns en aktuell säkerhetskopia. G» 2. Skapa ett nytt räkenskapsår i Hogia Admin eller direkt i ekonomisystemet (se punkt 3). ARBETSRUTIN I EKONOMISYSTEMET 3. Skapa ett nytt räkenskapsår direkt i ekonomisystemet. 4. Kontrollera att företagsinställningarna är korrekta i det nya räkenskapsåret. 5. Gör eventuellt korrigeringar av kontoplan, automatkonteringar, fasta verifikationstexter och dimensioner. G» 6. Gör en preliminär överföring av UB från 2012 till IB 2013. G» 7. Lägg upp årets budget samt budget för föregående års resultat. G» 8. För över kontospecifikationer. G» 9. Stäm av periodiseringar. G» 10. Avsluta projekt som inte löper över båda räkenskapsåren. G» 11. Gå igenom kund- och leverantörsreskontra. G» 12. Använd Bokslutstransaktioner för att simulera olika utfall. G» 13. Stäm av Anläggningsredovisningen. G» 14. Avsluta registreringen på det gamla året. 15. Informera all berörd personal att det nya räkenskapsåret är upplagt. CHECKLISTA G» G» 1

export av sie-fil Export av SIE-fil Det finns olika typer av SIE-filer att exportera. Om man t ex skall sända en SIE-fil till sin revisor brukar de vilja ha SIE 4E. Observera att man bara kan exportera verifikationer i serie A-S. Gå till Arkiv-Export-SIE (Affärssystem: Bearbeta-Import och Export- Export-SIE), och markera den typ av SIE-fil du vill exportera. Programmet föreslår ett filnamn, ändra eventuellt detta till exempelvis ditt företags namn. Programmet föreslår även en katalog där SIE-filen skall sparas, den kan du ändra genom att klicka på Bläddra och söka fram en valfri katalog och ange filnamn. Tänk på att du även kan exportera SIE-filen direkt till ett USB-minne genom att välja enhetsbokstaven för den enheten ( t ex F:). Sökvägen till SIE-filen sparas per företag och ligger kvar även om du byter användare. Du kan ha olika sökvägar till olika företag och räkenskapsår. När alla fält är ifyllda klickar du på OK. Du får ett meddelande om att SIE-exporten är slutförd, klicka OK. Import av SRU-mall Från och med programversion 2011.1 sker inte längre en kontroll på att SRU-mall är inläst i kontoplanen för SIE-filer av typen SIE 3 och SIE 4. Om det mottagande programmet kräver SRU-mall innebär det att du själv får importera en SRU-mall innan SIEexporten görs av den här typen av SIE-filer. Om du får meddelande om att SRU-mall saknas behöver du importera aktuell SRU-mall till din kontoplan. Register-Konto-Kontoplan (Affärssystem: Register-Redovisning-Kontoplan) klicka på Import SRU. Du kommer till bilden nedan där du söker fram katalogen C:\Program\Hogia\Ekonomisystem\Ekonomisystem\Mall\SRU alternativt C:\Program Files\Hogia\Ekonomisystem\Ekonomisystem\Mall\SRU, Markera årets SRU-mall (t ex S13_2AktiebolagINK2 för aktiebolag) och klicka på Öppna. Filnamnet börjar alltid med ett S. Därefter kommer två siffror för årtal sedan kommer en förklaring av vilken bolagsform den gäller för (bolagsform styrs i företagsinställningarna). Nu har det kopplats SRU-koder på kontona i kontoplanen och det är då möjligt att skapa/exportera en SIE-fil. S13_XXXX läser du in i räkenskapsår 2012 (eller motsvarande brutet räkenskapsår), i vilket du deklarerar för taxeringsår 2012. De senaste sru-mallarna hittar du på Hogias kundtorg under Nedladdningar-SRU-mallar. Mer info finner du i programhjälpen (F1) samt på www.bas.se 2

arbetsrutiner i hogia admin 1. Kontrollera att det finns en aktuell backup/säkerhetskopia Via Backuprutinen i programmet Hogia Admin kan du snabbt och enkelt ta en säkerhetskopia av ditt företag för att förvara en kopia i ett kassaskåp eller skapa en dubblett av ditt skarpa företag för att använda som övningsföretag. Backup/Säkerhetskopia kan tas från någon av de datorer där administratörsprogrammet Hogia Admin är installerat. Beskrivningen nedan tar upp tillvägagångssättet dels från en server och dels från en klientdator. Ta en Backup från server: Välj Arkiv Backup Skapa backup av företagsdatabaser. Markera vilket/vilka företag du vill ta backup på och klicka på knappen Nästa. Nu har du möjlighet att välja var backupfilen ska sparas. Välj en enhet och katalog och klicka på Nästa och därefter Verkställ. Nu skapas backupen, det kan ta en liten stund beroende på hur stort företaget är. Ta en Backup på klientdator: Om du har programmet Hogia Admin installerat på en klientdator måste du först göra några inställningar för att ta backup. Först måste du se till att det finnas en utdelad mapp på SQL-servern/datorn där databaserna finns. Klienten måste tilldelas fullständiga rättigheter till denna mapp. Det spelar ingen roll var mappen ligger eller vad den heter. Mappen ska fungera som en slags mellanlagringsenhet när backupen skapas. Gå in på Arkiv Backup Inställningar. I den första rutan Utdelad katalog på server anges nätverkssökvägen till den utdelade mappen (t ex \\Fanta\Temp). Om du inte vet den exakta sökvägen är det enklast att klicka på sökknappen. I den andra rutan Lokal sökväg på server anger du den sökväg som är den lokala sökvägen fysiskt på servern (t ex C:\ Temp). Om du inte vet den exakta lokala sökvägen är det enklast att klicka på sökknappen. Klicka OK på inställningarna och gå därefter till Arkiv Backup Skapa backup av företagsdatabaser. Se därefter den tidigare instruktionen för Backup från server. Om du vill återläsa en backup finns det en utförlig beskrivning av detta i sökfunktionen Frågor & Svar på kundtorget (www.kundtorg.hogia.se). 2. Skapa ett nytt räkenskapsår i Hogia Admin Ett nytt räkenskapsår skapas i Hogia Admin av en hos dig utsedd Administratör. Följande uppgifter kan du välja att föra över till det nya räkenskapsåret; Programinställningar, Föregående års UB som preliminärt IB, Föregående års utfall som budget, Varugrupper, Automatkonteringar, Fasta verifikationstexter, Fasta rapporter och Budgetnycklar. I Hogia Admin markerar du företaget och väljer Arkiv Nytt Räkenskapsår. En guide startar där du går igenom olika steg för att lägga upp det nya året. I steg 1, Välkommen till guiden för nytt räkenskapsår klickar du på Nästa. I steg 2, ska du ange period/datum för det nya räkenskapsåret och klicka på Nästa. I steg 3, ska du kryssa för de alternativ/inställningar som du vill ska föras över till det nya räkenskapsåret, klicka på Nästa. OBS! Om du väljer överföring av föregående års UB som preliminär IB måste du ange ett balanskonto att lägga det preliminära resultatet på. Du bör inte gå vidare med konto 0 som föreslås. I steg 4, Slutför uppläggningen av nytt räkenskapsår klickar du på Slutför för att skapa det nya räkenskapsåret. 3

arbetsrutiner i ekonomisystemet 3. Att skapa ett nytt räkenskapsår direkt i ekonomisystemet Numera kan du skapa ett nytt räkenskapsår direkt i ekonomisystemet under Arkiv Företagsval Företagsbyte. Markera först aktuellt företag och välj därefter menyalternativet Verktyg Nytt räkenskapsår. Detta förutsätter att du har behörighet till att skapa nytt räkenskapsår. För att en användare ska kunna skapa ett nytt räkenskapsår krävs det en markering för Skapa Räkenskapsår under fliken Övergripande rättigheter i Hogia Admin. 4. Kontrollera att företagsinställningarna är identiska i de båda åren Detta gör du enklast genom att skriva ut företagsinställningarna i respektive år i Arkiv Företagsinställningar Skriv ut. Sedan jämför du att de båda årens inställningar stämmer överens. Var noga med att kontrollera vilket räkenskapsår du står i ekonomisystemet i samband med att parallell registrering pågår mellan gamla och nya året. I programmets huvudmeny, i bildens övre och underkant ser du tydligt företagets namn och räkenskapsår. Ta för vana att kontrollera dessa uppgifter regelbundet i synnerhet vid räkenskapsårsskiften. 4

5. Gör eventuellt korrigeringar av kontoplan, automatkonteringar, fasta verifikationstexter och dimensioner Kontoplan Om du vet att det finns vissa konton som inte ska användas i det nya räkenskapsåret kan du ta bort dessa i kontoplanen på det nya året direkt. OBS! Om du tar bort ett konto som har utgående saldo på föregående år lägger programmet upp detta som ingående balans och det överförs automatiskt till det nya året. I Register Konto Kontoplan (Affärssystem: Register Redovisning Kontoplan) markera kontot och klicka på Ta bort. Om kontot finns med i ingående balans eller verifikationer kommer programmet inte att tillåta borttagning. I kontoplanen kan du också lägga till nya konton för det nya året, till exempel brukar ett nytt konto för periodiseringsfond tillkomma för varje nytt kalenderår. I kontoplanen, klicka på Nytt och skriv in kontonummer, namn, och gör övriga inställningar/val som ska gälla för detta konto och klicka på Spara. Om du lägger upp ett nytt konto i det gamla räkenskapsåret efter att det nya räkenskapsåret skapats så måste det nya kontot även läggas in i det nya räkenskapsåret. Automatkonteringar Använder du automatkonteringar för ombokning av vissa procentuellt fastlagda belopp, till exempel sociala kostnader, kanske underlaget har ändrats vid årsskiftet. Om automatkonteringarna ligger med ett slutdatum kanske detta behöver flyttas fram. Du kan lägga upp olika typer av automatkonteringar. Exemplet beskriver automatkontering vid registrering av verifikationer. Det kan användas i samband med bokning av löner då t ex sociala avgifter kan räknas fram och bokföras automatiskt. I Verktyg Automatkonteringar, (Affärssystem: Register Redovisning Automatkontering) klicka på Ny, ange Namn och välj Typ. Ange det baskonto som ska ligga till grund för automatkonteringen, t ex 7210, löner. Ange den procentsats som ska ligga till grund för automatkonteringen, t ex 32 %, sociala avgifter. Beloppet som räknas fram bokas sedan på de båda fördelningskontona. Ange ett kontonummer för fördelningskonto 1, t ex 7510, Lagstadgade sociala avgifter. Beloppet som automatiskt räknats ut med fördelningsprocenten kommer att bokas på detta konto. Detta belopp registreras automatiskt med samma tecken som beloppet på baskontot. Ange ett kontonummer för fördelningskonto 2, t ex 2940, upplupna sociala avgifter. Beloppet som automatiskt räknats ut med fördelningsprocenten kommer att bokas på detta konto med motsatt tecken mot beloppet på baskontot. Du har också möjlighet att ange start och stoppdatum för denna automatkontering. (Observera att dessa datumfält inte finns i Hogia Ekonomi Compact Edition.) När ett belopp, t ex 100 000 kr, bokförs på baskontot (7210) i grundboken och du trycker Spara utförs automatkonteringen av de sociala avgifterna. Klicka därefter Spara för att spara hela verifikationen med dess automatkonteringar. Observera att om baskontot är spec- och/eller projektmärkt och de mottagande kontona också är spec- och/eller projektmärkta kommer de att föras över till de mottagande kontona. Programmet kan inte starta en automatkontering på resultatet av en annan automatkontering. Vill du låta programmet räkna fram t ex sociala avgifter på semesterlön direkt, lägger du upp en automatkontering för detta med en procentsats (semesterlöneprocent x arbetsgivaravgift) som ger den önskade reservationen. Mer information om hur du lägger upp andra typer av automatkonteringar hittar du i sökfunktionen Frågor och svar på vårt kundtorg (www.kundtorg.hogia.se). 5

Fasta verifikationstexter Fasta verifikationstexter kan ibland innehålla ett årtal, till exempel Inbetalningar 2012, detta kanske behöver en översyn. Vid registrering av en verifikation kan du ange en text som beskriver affärstransaktionen. Texten kan vara 30 tecken lång och lagras tillsammans med verifikationen. Den visas i verifikationslista, huvudbok, kontoutdrag och eventuellt i kontoutdrag för kontospecifikationer. För att underlätta kan du i detta register lägga upp de texter som oftast förekommer och som du vill kunna hämta in på ett enkelt sätt. I Register Hjälpregister Verifikationstexter (Affärssystem: Register Malltext Verifikationstext), klicka på Ny, ange en Kod och en text för vad det ska avse. De texter du har lagt upp kan du sedan lätt hämta in till verifikationen i grundboksregistreringen. Ställ markören i fältet Verifikationstext och skriv in + direkt åtföljt av koden och tryck på Enter. Du kan också klicka på Sök-knappen eller F3. I listan du får upp, markerar du önskad verifikationstext och klickar på OK. I det nya grundboksutseendet skriver du istället den fasta verifikationstextens första bokstav och trycker Enter, alternativt trycker du pil ned för att få fram listan med fasta verifikationstexter att välja bland. Dimensioner/Resultatenheter/Kostnadsbärare Konteringsdimensioner/resultatenheter/kostnadsbärare följer ofta företagets organisation för att man ska kunna följa upp och redovisa resultat för vissa avdelningar. Om organisationen har förändrats kanske dimensionerna behöver anpassas för att ge stöd för den nya organisationen. Det kan även vara så att en dimension/resultatenhet/kostnadsbärare har ett slutdatum i sitt register som det är nödvändigt att kontrollera. Gå till Register Dim1 resultatenhet och Register Dim2 Kostnadsbärare (Affärssystem: Register Redovisning Resultatenhet/Kostnadsbärare) för att korrigera befintliga resultatenheter/kostnadsbärare. Observera att Dim2/Kostnadsbärare inte finns i Compact Edition. Om du inte tidigare har använt resultatenheter men ska börja använda det i det nya räkenskapsåret hittar du en beskrivning av hur du gör inställningar för detta i sökfunktionen Frågor & Svar på kundtorget (www.kundtorg.hogia.se). 6. Gör en preliminär överföring av UB från 2012 till IB 2013 OBS! Var noga med att ange rätt räkenskapsår när du i fortsättningen loggar in i programmet. Det senast använda året, oavsett användare, visas som första valbara alternativ. Öppna det nya räkenskapsåret. I Register Ingående balans (Affärssystem: Register Redovisning Ingående balans), klicka på Överföring UB så förs de utgående balanserna från föregående år över automatiskt. Längst till vänster på verktygsraden kan du välja om den Ingående balansen ska vara preliminär eller definitiv. När du gjort ditt val klickar du på Spara. Preliminär överföring brukar användas tills bokslutet är klart d v s till dess att årets resultat är bokfört. På balansrapporten kommer det framgå att det är preliminär IB. När du anser dig klar med föregående år, har bokat resultatet och vill göra en definitiv överföring av UB till IB så kan du klicka på Överföring UB, välja typ Definitiv och sedan Spara. Det finns även möjlighet att skriva in de ingående balanserna manuellt och sedan välja typ Definitiv och Spara. Du kan trots att du har flyttat markeringen till Definitiv och sparat, ändra detta till Preliminär igen vid behov. 6

Ingående balans kan registreras manuellt eller föras över automatiskt. Har det gjorts stora förändringar i kontoplanen mellan åren kan det oftast vara en fördel att mata in uppgifterna manuellt. För att lägga in ingående balans behöver inte bokslutet vara klart för föregående år eftersom det går att föra in en preliminär ingående balans. Differensen, föregående års beräknade resultat, läggs på företagets observationskonto. Man kan alltid gå in och korrigera IB-värdena i det nya räkenskapsåret manuellt. Så snart bokslutet är klart ska man i det gamla räkenskapsåret boka upp resultatet. Därefter kan den slutgiltiga överföringen av utgående balanser göras till ingående balanser i det nya räkenskapsåret om så önskas. I ingående balans är det endast balanskonton som berörs. Vill du ha med resultatkontons månadssaldon för månatliga jämförelser görs detta under Verktyg Budget med hjälp av knappen Överföring. Numera får du användartips direkt i ekonomisystemet. I menyn hittar du RSS Nyheter. Klicka på knappen så får du upp de senast registrerade inläggen. G» 7. Lägg upp årets budget samt budget för föregående års resultat I resultat- och balansrapporten kan du göra jämförelser med en eller flera budgetar. För att lägga upp en ny budget går du in under Verktyg Budget Redovisning (Affärssystem: Register Redovisning Redovisningsbudget) och klickar på Ny balansbudget eller Ny resultatbudget. Om du redan har befintliga budgetar inlagda kommer du att få frågan om du vill kopiera en befintlig budget. För att registrera in budgeten fyller du i alla siffror direkt i registreringsbilden på respektive konto. Du kan också lägga in alla budgetsiffror via knappen Snabbinmatning, antingen med jämn fördelning genom att välja Summa, eller så får man skriva in belopp månad för månad. När du fyllt i alla budgetsiffror klickar du på Spara som och fyller i ett budgetnamn och klickar OK. Om du väljer att fördela budgeten med Jämn fördelning över räkenskapsåret får du skriva in den totala summan i fältet Summa. Programmet fördelar automatiskt summan jämnt över året. Om du istället väljer Ingen fördelning får du registrera beloppen manuellt. Ett belopp för varje månad på de konton som ska ingå i budgeten. Det normala är att utgå från en årssumma som du sedan fördelar över året med hänsyn till de årsvariationer som uppstår i branschen. Intäkter skrivs in som positiva tal utan förtecken och kostnader som negativa tal med minustecken framför. Allt eftersom du registrerar belopp på de olika månaderna kommer summan i kolumnen Summa att förändras. Använder du dimensioner, kostnadsställen och/eller kostnadsbärare kommer budgeten att föras över per dimension. Används inga dimensioner lägger programmet upp dimension 0 och lägger hela budgeten på denna. Vill du göra förändringar på budgeten ska det ske per dimension. Begreppet Hela företaget i budgeten är endast en summering av budget på alla dimensioner. I Budget-rutinen görs även överföring av föregående års resultat till budget. Denna budget kan då användas för budgetjämförelse med föregående år i balans- eller resultatrapporten. Klicka på knappen Överföring och välj om det är balans- eller resultatkonton som ska föras över och ge överföringen ett namn. Mer information om hur du lägger upp en budget på resultatenhet eller kostnadsbärare hittar du i sökfunktionen Frågor & Svar på vårt kundtorg (www.kundtorg.hogia.se). 7

8. För över kontospecifikationer Kontospecifikationer överförs under Register Ingående saldo Specifikationer. Du kan registrera ingående saldo manuellt för varje konto och specifikation. Det är lämpligt att göra detta på föregående räkenskapsårs sista datum som programmet föreslår. Du kan även göra en automatisk överföring av kontospecifikationer genom att klicka på knappen Överföring UB. Tänk på att stå i det nya året, när du gör en automatisk överföring OBS! Det är endast specifikationer på balanskonton som kan föras över med automatisk överföring, specifikationer på resultatkonton måste alltid registreras manuellt. Man kan föra över specifikationer flera gånger. Programmet känner efter så att en redan överförd specifikationstransaktion inte förs över igen. 9. Stäm av periodiseringar Periodiseringarna kan läggas över årsskiften. Du behöver inte lägga upp framtida räkenskapsår för att periodiseringen ska kunna läggas ut över räkenskapsårsgränserna. För att stämma av periodiseringarna går du till Rapportcentralen och tar ut rapporten Periodiseringsstatus och gör önskat datumurval för avstämning. Gå till sista sidan och jämför summan som står vid Totalt kvar att fördela. Jämför denna summa med kontoutdrag på de konton som berörs. Har alla periodiseringar blivit utförda under föregående år ska summorna vara lika. Mer information om hur du gör avstämning av periodiseringar hittar du i sökfunktionen Frågor & Svar på vårt kundtorg (www.kundtorg.hogia.se) 10. Avsluta projekt som inte löper över båda räkenskapsåren Projekt och projekttransaktioner löper ofta över flera år. Det innebär att man inte gör någon överföring av projekttransaktioner mellan de olika åren. Det är däremot viktigt att du avslutar de projekt som ska avslutas innan bokslutsarbetet påbörjas. De projekt som inte avslutas ska balanseras över årsskiftet då de inte ska ingå i resultatet. Balansering av projekt görs alltså efter att du avslutat projekt som inte längre är pågående. I samband med att du beställer en Resultatrapport i Rapportcentralen Redovisning ska du markera alternativet Balansering av pågående projekt, denna funktion gör det möjligt att flytta projekt från resultatsidan till balanssidan med all detaljinformation bibehållen. Välj om projekt 0 också ska balanseras. Klicka sedan på Guide-knappen och ange de balanskonton till vilka konton dina projektmärka konton ska föras (t ex 2430 Pågående arbeten, 2420 Erhållna förskott). När detta är klart markerar du alternativet Skriv ut bokföringsorder. Om du vill att balanseringen ska påverka ditt resultat permanent måste du bokföra den bokföringsorder som skrivs ut vid balanseringen, i annat fall simuleras enbart resultatet på resultatrapporten men påverkar inte bokföringen. När du har påbörjat det nya räkenskapsåret lägger du in samma verifikation igen men med omvända tecken för att återföra de pågående projekten. Tänk på att ta bort kryssen för automatkontering av moms och övrig automatkontering då bokföringsordern registreras. Skriv ut en sammanställning av dina projekt i tidredovisningen Om du arbetar med tidredovisning rekommenderar vi att du skriver ut en sammanställning av dina olika projekt vid årsskiftet innan du påbörjar fakturering i det nya räkenskapsåret. Gå till Rapporter-Tidredovisning-Sammanställning. Rapporten ger dig en sammanställning över vad som är Ej attesterat, Ej debiterbart/ej fakturerbart, Ej godkänt för fakturering, Godkänt ej fakturerat, Fakturerat, Fakturerat ej betalt, Varav förfallna fakturor, Över-/underdebiterat, Täckningsbidrag och Täckningsgrad. Denna rapport bör du skriva ut för att se aktuell status på dina pågående projekt vid årsskiftet. När du sedan börjar fakturera på det nya året ställs projektets tidstransaktioner om från ofakturerade till fakturerade och en aktuell sammanställning för det gamla året är då inte möjlig att ta ut i efterhand. 8

11. Gå igenom kund- och leverantörsreskontra Innan du går in och registrerar i ett nytt räkenskapsår är det lämpligt att gå igenom reskontrorna. Stäm av dem mot bokföringen, nollställ statistikfunktionerna och rensa eventuellt bort gamla fakturor ur systemet. Om du tar bort gamla kundfakturor ur systemet går det inte att få ut försäljningsstatistik på dessa. Var observant på att vissa åtgärder är statiska, det vill säga att förändringen slår igenom direkt. För följande åtgärder gäller ändringen oavsett vilket räkenskapsår som väljs: Nollställning av leverantörsinköpsstatistik Ändra löpnummer på leverantörsfakturor Ändra fakturanummerserier för kundfakturor KUNDRESKONTRA Gör dina vanliga bokningar i reskontran till och med bokslutsdatum. Ta ut en reskontrajournal för dina obetalda kundfakturor och stäm av mot ditt kundfordringskonto. Journalen kan du använda som bilaga i årsbokslutet. Avstämning av obetalda kundfakturor När du ska göra en avstämning av obetalda kundfakturor mot kundfordringskontot rekommenderar vi följande arbetssätt: I Rapportcentralen beställer du en Kundreskontrajournal Förenklad. I beställningsbilden är det viktigt att bara markera och skriva in Till och med datum och se till att journalen innehåller Obetalda fakturor. Sedan beställer du en balansrapport eller ett kontoutdrag på kundfordringskontot (1510) till och med den period du angav i reskontrajournalen, och jämför denna redovisningsrapport mot reskontrajournalen. Du ska då ha samma utgående saldo på båda. I Visa Kundfaktura (Affärssystem: Analysera Reskontra Kundfaktura) kan du söka efter specifika fakturor. Kundstatistik Det finns flera olika sätt att ta ut kundstatistik på. Nedan beskrivs ett av flera tillvägagångssätt. I Rapporter Grafisk analys Reskontror kan du ta ut kundstatistik per kund eller få en lista över hur fördelningen för olika kunder ser ut. Du kan också ta ut vilka de 10 största obetalda fakturorna är och hur de ser ut eller vilka kunder som har störst totalt fakturabelopp. Gå till fliken Kunder och klicka på Inställningar. Om du väljer Vissa i fältet Kunder som ingår får du en lista med alla kunder där du kan välja ut en specifik kund. Du kan även välja t ex Med störst totalt fakturabelopp. Klicka OK när du gjort urvalen. Ett diagram visas som går att skriva ut genom att högerklicka mitt i diagrammet och välja Skriv ut diagram. Vill du ta ut den som en rapport med belopp istället så kan du gå till menyn Grafik (eller högerklicka på diagrammet) och välja Skriv ut rapport bildskärm. Då visas det totala inköpet (inkl. moms) för varje kund inom det datumurval du gjort. 9

Information om andra sätt att ta ut kundstatistik hittar du i vår sökfunktion Frågor och Svar på vårt kundtorg (www.kundtorg.hogia.se). Ändra fakturanummerserie Vill du ändra fakturanummerserien går du in i Arkiv Företagsinställningar under fliken Fakturering 1 och ändrar uppgifterna i rutorna Startvärde, Stoppvärde och Nästa lediga för de fakturatyper du vill ändra. Normal (serie) är den serie som används för kundfakturor som skrivs ut i Bearbeta Fristående faktura. Manuell (serie) är den serie som används för kundfakturor som läggs in i Bearbeta Grundboksregistrering Kundfaktura. Det är viktigt att tänka på att inga serieintervall får överlappa varandra. (Detta gäller oavsett om man använder de övriga fakturanummerserierna eller inte.) Om du i nytt räkenskapsår vill att fakturanummerserien börjar om på 1 så kan man förslagsvis ställa in så att årtalet står innan numreringen (t ex startvärde: 20130001 och stoppvärde: 20139999) LEVERANTÖRSRESKONTRA Gör dina vanliga bokningar i reskontran fram till och med bokslutsdatum. Ta ut en reskontrajournal för dina leverantörsskulder och stäm av mot leverantörsskuldkontot. Denna journal kan du använda som bilaga i bokföringen. När man ska göra en avstämning av obetalda leverantörsfakturor mot leverantörsskuldkontot rekommenderar vi följande arbetssätt. I Rapportcentralen beställer du en Leverantörsreskontrajournal Förenklad. I beställningsbilden är det viktigt att bara markera och skriva in Till och med datum och se till att journalen innehåller Obetalda fakturor. Beställ sedan en balansrapport eller ett kontoutdrag på leverantörskuldkontot (2440) till och med den period du angav i reskontrajournalen. Jämför din redovisningsrapport mot reskontrajournalen, utgående saldo på båda ska vara lika. Leverantörsstatistik Du kan spara ackumulerade inköpssiffror för året som gått och ta ut en komplett kontaktlista med inköpsstatistik under Register Kontakt Skriv ut. För att se statistiken på dina leverantörer går du till Register Kontakt Leverantör, ange en leverantör och klicka på knappen Statistik. Då får du fram statistiken på den utvalda leverantören. Du kan även nollställa statistik på en leverantör om så önskas. Siffrorna för dessa fält flyttas då automatiskt till fälten för föregående period. För att nollställa denna statistik går du till Verktyg Registervård Leverantörer (Affärssystem: Register Registervård Leverantörer). Vid nollställningen anger du vilka leverantörer som ska nollställas. Blankt fält nollställer värden för alla dina kontakter. Bocka för om det är perioden eller de ackumulerade värdena som ska nollställas. Du kan nollställa båda alternativen samtidigt om båda rutorna är förbockade. När du är klar med urvalet klickar du på knappen OK. Efter att du har besvarat en kontrollfråga om du verkligen vill nollställa omsättningssiffrorna kommer dessa att nollställas. 10

Ändra löpnummer i leverantörsreskontran Du kan inte använda löpnummer som redan finns upptagna i reskontran. (Programmet hoppar över använda nummer med automatik.) I Verktyg Registervård Leverantörsfaktura Ändra löpnummer (Affärssystem: Register Registervård Leverantörsfaktura Ändra löpnummer), skriver du in önskat löpnummer, klicka OK. Om du i nytt räkenskapsår vill börja om på 1 så ger vi som förslag att lägga årtalet innan det löpande numret, t ex 20130001 (i detta exempel kan man ha max 9999 stycken fakturor per år). Du som använder Hogia Approval Manager bör vid årsskiftet vara observant på vilket år du är inloggad i så att du inte bokför i fel år. Använder du import av fakturor från BGC finns det information på kundtorget om hur du hanterar importfilen när det finns fakturor med som tillhör år 2012 och 2013. Läs mer i dokumentet Årsskifte, BGC under Aktuellt just nu på www.kundtorg.hogia.se. RENSA BORT GAMLA BETALDA FAKTUROR FRÅN KUND- OCH LEVERANTÖRSRESKONTRAN För att inte kund- och leverantörsreskontra ska bli alltför stor kan man rensa bort gamla fakturor. Om du har väldigt många år upplagda i programmet kanske du inte behöver ha kvar alla gamla fakturor i systemet och du kan då välja att rensa bort fakturor från tidigare år. Du kan bara rensa bort fakturor som är helt betalda i systemet. OBS! Se till att du har en aktuell backup innan du börjar rensa i reskontrorna. Gå till Verktyg Registervård Kundfaktura Ta bort faktura (Affärssystem: Register Registervård Kundfaktura Ta bort faktura) alternativt Verktyg Registervård Leverantörsfaktura Ta bort fakturor (Affärssystem: Register Registervård Leverantörsfaktura Ta bort faktura). Här finns det möjlighet att ta bort alla fakturor för en eller flera kunder/leverantörer, för en eller flera enskilda fakturanummer eller för alla fakturor t o m ett angivet fakturadatum. Vill du rensa bort allt t o m ett visst datum, anger du det önskade datumet i T o m fakturadatum och lämnar övriga inmatningsfält tomma. OBS! Det kan ta för mycket systemresurser om du rensar allt på en gång. Rensa därför i omgångar. LÅSA PERIODER I PERIODHANTERINGEN Om du arbetar med funktionen Periodhantering, detta anges i Arkiv Företagsinställningar Redovisning (Affärssystem: Inställningar Företag) så har du möjlighet att stänga/låsa perioder för registrering. Så fort reskontran är klar för ditt gamla år, kan du låsa endast reskontrorna i periodhanteringen för föregående års sista månad. På detta vis undviker du att av misstag lägga fakturor i fel år. Gå till Verktyg Periodhantering (Affärssystem: Bearbeta Periodhantering) och klicka på Hänglåset intill kolumnen för t ex Kundreskontra så stängs hänglåset och perioden stängs för registrering. Samtidigt sätts signatur för administratören och datumet då perioden stängdes i kolumnen Kundreskontra. Kundreskontra och Leverantörsreskontra kan stängas var för sig, Redovisning är då fortfarande öppen. Låser du Redovisning stoppas all ny registrering inom den stängda perioden. När du stänger en period får du kontrollfrågor om Momsavräkning, Automatkontering (månatliga) och Fakturaunderlag. Innan du stänger en period måste alla periodiseringar och automatkonteringar vara utförda. Det går att öppna en stängd period om det finns behov av det. Information om hur du använder periodhantering/periodisering hittar du i sökfunktionen Frågor och svar på vårt kundtorg (www.kundtorg.hogia.se). 11

På www.ekonomi-info.nu hittar du alltid aktuella belopp och viktiga datum. Här hittar du bland annat information om: Arbetsgivaravgifter Prisbasbelopp Avdragsgill representation Viktiga datum» 12. Använd Bokslutstransaktioner för att simulera olika utfall Bokslutstransaktioner ger dig möjlighet att simulera olika utfall utan att behöva registrera transaktionerna som verifikationer i grundboken. Registrering sker helt oberoende av vad som händer i grundboken och bokslutstransaktionerna kan ligga kvar mellan dina registreringstillfällen, tills dess att det kortperiodiska bokslutet eller årsbokslutet är klart. Du kan dessutom ta bort denna typ av transaktioner utan hänsyn till kronologisk- eller datumordning. Årsbokslutstransaktioner lagras i verifikationsserie Y och du kan föra över dem till riktiga verifikationer i grundboken när du så önskar. Registreringsbilden för bokslutstransaktioner är närmast identisk med grundbokens och följer i stort sett samma regler. Det som skiljer är att verifikationsdatum alltid måste vara räkenskapsårets sista dag och att beräknat resultat kan visas. Själva bokslutsarbetet underlättas av att företagets beräknade resultat kan visas som en information och du kan se effekten av gjorda bokslutssimuleringar genom att skriva ut resultat- och balansrapporter med gjorda bokslutstransaktioner. Kortperiodiska transaktioner kan registreras på valfritt datum under räkenskapsåret och transaktionerna ligger kvar medan den löpande registreringen i grundboken pågår. De kortperiodiska transaktionerna tas endast med i rapporterna då deras verifikationsdatum är detsamma som rapportbeställningens t o m datum, vilket gör att de inte behöver tas bort från föregående period. De kan ändå inte användas till det nya periodbokslutet. Det innebär att om du låter dina kortperiodiska transaktioner ligga kvar under året kan du alltid i efterhand återskapa företagets periodbokslut. Dessa kan, till skillnad från årsbokslutstransaktionerna, inte överföras till riktiga verifikationer. De kan dock återanvändas på ett smidigt sätt eftersom de kan kopieras till det nya kvartals- eller månadsbokslutet. I Rapportcentralen kan du ta ut ett antal rapporter för att se resultatet av bokslutsarbetet. I beställningsbilden för de olika redovisningsrapporterna finns ett val om att ta med bokslutstransaktioner. Om t o m datumet på de beställda rapporterna överensstämmer med det datum som transaktionerna lagrats på kommer rapporterna att inkludera bokslutstransaktionerna. Det är framför allt för resultat- och balansrapporterna som detta används, men man kan också ha stor nytta av ett enskilt kontoutdrag med bokslutstransaktioner eller en verifikationslista på bara verifikationsserie Y, årsbokslutstransaktioner, eller Z, kortperiodiska, för avstämning. 12

13. Stäm av anläggningsredovisningen I anläggningsredovisningen bör du gå igenom och inventera ditt anläggningsregister. Kontrollera vilka anläggningar som gått till försäljning, se över om det finns anläggningar som behöver justeras och gör slutligen de sista avskrivningarna för året. I anläggningsrapporterna under Rapporter Anläggningar kan du ta ut ett Inventeringsunderlag. Du kan även ta ut rapporten Avstämning Huvudbok för att kontrollera att anläggningsregistret stämmer mot huvudboken. I denna rapport har du möjlighet att ange vilket konto du vill stämma av mot huvudboken t ex 1220. I urvalsbilden för rapporten måste du ange ett anskaffningsdatum som sträcker sig långt tillbaka i tiden så att alla anläggningar från begynnelsen kommer med, annars får du inte en korrekt avstämning. 14. Avsluta registreringen på det gamla året När bokslutsarbetet för det gamla året är klart ska även perioden för redovisning stängas (låsas) om du arbetar med periodhantering. Efter detta kan det gamla året fortfarande väljas vid inloggningen, men nu bör det endast vara för att visa och skriva ut information. Gör en definitiv överföring av UB till IB i Register Ingående balans (Affärssystem: Register Redovisning Ingående balans). Ändra Preliminär till Definitiv och klicka Spara. Gör en ny överföring av föregående års resultat till en budget i Verktyg Budget, klicka på överföring och välj om det är balans- eller resultatkonton som ska föras över och ge överföringen ett namn. 15. Informera all berörd personal att det nya räkenskapsåret är upplagt www.hogia.se/qa Du som använder dig av kvalitetssäkrad redovisning kan använda kvalitetsanalysen för att effektivisera och snabba upp avstämningsarbetet. Genom att använda momsrapporten i Kvalitetsanalys får du ett underlag för avstämning av att rätt moms har redovisats och betalats. Rapporten består av tre delar där du i den första delen enkelt stämmer av och får en bra översikt över utgående moms och att den utgör rätt procent av försäljningen. Den andra delen hämtar saldona från kontona för ingående moms och beräknar moms att betala eller återfå för varje period. Den sista delen redovisar vad som har betalts/omförts för varje period och beräknar slutligen ev. differenser mellan vad som har redovisats och vad som har betalats. 13