Innehåll Redovisning 1. MODULENS SYFTE OCH UPPBYGGNAD... 3 Syfte 3 Redovisningsmodulen 3 Kommunikation 4 Funktioner i redovisningsmodulen 5 2. REGISTRERA VERIFIKATION... 6 Formuläret Registrera verifikation översikt 6 Flöde 6 Registrera ny verifikation 7 3. RÄTTA VERIFIKATION... 11 Rätta opostad verifikation 11 Ta bort opostad verifikation 14 Rätta postad verifikation 17 4A. OMBOKA BACKA VERIFIKATION... 18 4B. OMBOKA BACKA BUNT... 21 5. KOPIERA VERIFIKATION... 24 6. SÖKFORMULÄR... 27 Sök konto 27 Sök verifikation 32 Sök opostade buntar 35 7. LÄGG UPP AKTIVITET... 36 Ändra, ta bort eller avaktivera aktivitet 37 8. LÄGG UPP FRITT FÄLT... 38 Ändra, ta bort eller avaktivera fritt fält 39 9. LÄGG UPP URVALSGRUPP... 40 Lista urvalsgrupper 41 Söka upp urvalsgrupper 41 Ta bort, ändra eller avaktivera urvalsgrupper 42 10. FÖRDELNING AV INDIREKTA KOSTNADER... 44 Lägg upp fördelningsnycklar 45 Ändra eller ta bort fördelningsnycklar 46 Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 1
Lista fördelningsnycklar 47 11. GRANSKNING I REDOVISNINGSMODULEN... 48 12. FÖRTECKNING ÖVER KÄLLOR OCH KATEGORIER... 49 Kategori 49 Källa 51 Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 2
1. Modulens syfte och uppbyggnad Syfte Redovisningsmodulens syfte är att samla alla transaktioner, dels från försystemen Lupin, leverantörsreskontran, kundreskontran, anläggningsmodulen, internfaktureringen samt lönesystemet PRIMULA och Lupos och dels de som skapats direkt i redovisningsmodulen. Det är i redovisningsmodulen du kan få en helhetsbild över din redovisning. Här kan du ta ut rapporter och följa upp de olika verksamheter som bedrivs på institutionen eller avdelningen. Det är endast i ett fåtal fall som redovisningsmodulen används för registrering. Vilka det gäller framgår av denna manual. Redovisningsmodulen Redovisningsmodulen består av en räkenskapsbok - en huvudbok. Huvudboken innehåller alla intäkter och kostnader, samt tillgångar och skulder. Händelser i huvudboken Registrering och rättning sker i första hand i försystemen, men i vissa fall ska rättning ske i huvudboken. Rättning av betald leverantörsfaktura Rättning av postad internfaktura Rättning av anläggningstillgång där avskrivningar körts tidigare år Följande händelser registreras manuellt i huvudboken: Ombokning av löner (kan även göras i lönesystemet PRIMULA) Vidarefördelning av vissa intäkter och kostnader inom en institution eller avdelning, t ex statsbudgetmedel särskilda tilldelningar från institution till avdelning Manuella periodiseringar Följande händelser bokförs med automatik i huvudboken: Fördelning av indirekta kostnader och intäkter Påläggsbokföring av indirekta kostnader Lönedebiteringar från lönesystemet PRIMULA Periodisering av intäkter (förutbetalda och upplupna intäkter) från per/res- verktyget Periodisering av kostnader (upplupna löner, bokföring av semesterlöneskuld o s v) Resultatavräkning Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 3
Kommunikation Flödet till redovisningsmodulen I redovisningsmodulen samlas all information från försystemen tillsammans med den information som registrerats direkt i modulen. Information från försystemen förs över automatiskt dagligen eller månatligen till redovisningsmodulen vid s k postningar. Dessa sker centralt. Dagligen utförs följande steg: Steg 1 Alla godkända transaktioner från Lupin, leverantörsreskontra, kundreskontra, internfakturering samt vissa ombokningskonteringar från anläggning postas i respektive modul. Steg 2 Automatiska konteringar, t ex påläggsbokföring av indirekta kostnader, skapas. Steg 3 Transaktioner från försystemen och transaktioner registrerade i huvudboken postas i redovisningen. Månatligen sker: Avskrivningsbokföring tillgångsuppbokningar, aktiveringar och avskrivningar bokförs i huvudboken. Efter avskrivningsbokföring finns i huvudboken alla de transaktioner samlade som registrerats i Orfi fram till den siste i aktuell månad. Genom att ta ut rapporter ur huvudboken kan institutionen följa upp sin verksamhet. Det är endast i samband med helårs-, delårs- och kvartalsbokslut som institutionen kan ta fram en fullständig resultatoch balansräkning eftersom det är då vi bokför periodiseringar av pågående projekt. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 4
Funktioner i redovisningsmodulen I redovisningsmodulen finns följande funktioner: Registrering Registrering av verifikation Rättning av verifikation Ombokning av verifikation Kopiering av verifikation Sök Sök konto Sök verifikation Lägg upp Lägg upp aktiviteter och fria fält Lägg upp fördelningsnycklar för fördelning av indirekta kostnader Lägg upp urvalsgrupper Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 5
2. Registrera verifikation Formuläret Registrera verifikation översikt Detta formulär används till att: skapa en ny verifikation skapa en ombokning av en tidigare registrerad och postad verifikation rätta en opostad bunt eller verifikation ta bort en opostad bunt eller verifikation söka efter en bunt eller verifikation Översikt Formuläret Registrera verifikation har tre nivåer: Bunt Verifikation Transaktion Bunt På buntnivå kan information om bunten anges, t ex en kontrollsumma. (Bunten kan innehålla ett obegränsat antal verifikationer). Verifikation Här finns bl a fältet kategori, se kapitel 12, Förteckning över källor och kategorier och fältet bokföringsdatum. Beskrivningstext och kontrollsumma är frivilliga uppgifter. När verifikationen sparas skapas verifikationsnumret automatiskt. Transaktion Denna nivå innehåller konteringsraderna (obegränsat antal) och fält för beskrivningstext. Flöde Flödet när en bunt registreras är följande: Registrera en bunt med en eller flera fullständiga verifikationer. Spara. Skriv ut buntöversikt. Lämna buntöversikt och underlag för bokföring till granskning. Postning (sker automatiskt när buntöversikt skrivits ut). Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 6
Registrera ny verifikation För att registrera en ny verifikation går du till Navigator: Registrera/Verifikation. I fönstret Sök efter verifikationer klickar du på knappen <Ny bunt>. Registrera bunt Bunt: Buntnamnet kommer automatiskt och består av datum, användaridentititet och löpnummer. Period: Senast öppna period är redan ifylld här, t ex 12-05. Om du vill ändra bokföringsperiod, t ex vid bokslut, väljer du en annan period i värdelistan. Saldotyp: Sätts automatiskt av systemet till Faktisk. Buntstatus: Anges automatiskt av systemet när du lämnar fönstret. Det kommer då att framgå att buntöversikt är Ej utskriven. Övriga benämningar är Utskriven och Komplett. Status Komplett får bunten när den postats. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 7
Kontrollsumma (frivilligt): Här kan du ange en kontrollsumma för alla verifikationer i bunten. På detta sätt kan du kontrollera att du verkligen registrerat den summa du tänkt dig. Kontrollsumman motsvarar buntens debet- eller kreditbelopp. Övriga fält i buntfönstret är informationsfält: Buntsummor; Registrerad: Här visas totalbeloppet för de verifikationer som registrerats i bunten. Status; Postning: Här ser du om bunten är postad eller inte. Datum; Skapad: Det datum då bunten skapades. Datum; Postad: Det datum då bunten postades. Klicka på knappen <Verifikationer>. Registrera verifikation Registrera följande i verifikationen: Kategori (obligatoriskt): När du lämnar buntnivån ställer sig markören automatiskt i kategorifältet på verifikationsnivån. Använd verktyget [VÄRDELISTA] för att ange kategori Bokföring. Beskrivning (frivilligt): Här kan du ange en beskrivning av verifikationen. Denna text föreslår systemet sedan i beskrivningsfältet vid konteringsraderna. Kontrollsumma (frivilligt): Här kan du ange en kontrollsumma för alla konteringar i verifikationen. Kontrollsumman motsvarar verifikationens debet- eller kreditbelopp. Övriga fält är: Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 8
Verifikation: Lämna fältet tomt. När du angett kategori Bokföring kommer verifikationsnumret att ha följande utseende: Redovisning 54075 19-DEC-2005 07:29:17. När bunten skrivs ut får verifikationsnumret utseendet: RED_107522_1-1. Verifikationens löpnummer ser du i fältet Dokumentnummer. Period: Den period du valde på buntnivå är förifylld. Bokföringsdatum: Dagens datum fylls i per automatik. Datumet kan ändras till valfritt datum inom vald period. Källa: Anges automatiskt av systemet och är Redovisning vid registrering av manuella verifikationer. (Saldotyp: används inte) Dokumentnummer: Löpnumret i verifikationsnumret som skapas automatiskt när verifikationen sparas. (Referensdatum: används inte) Referens (frivilligt): Här kan du ange ytterligare information om verifikationen. Denna information syns på buntöversikten, och kan sedan anges som sökkriterium. (Clearingcentral: används inte) Fält under rubriken Omräkning är informationsfält: Valuta: alltid SEK Datum: bokföringsdatum Typ: användare Kurs: 1 Fält under rubriken Status är informationsfält: Postning: Här ser du om bunten är postad eller inte Fält under rubriken Återför (Omboka) är informationsfält: Status: ej återförd eller återförd (ej ombokad eller ombokad) Period: period i vilken verifikationen är återförd Registrera transaktioner Rad (obligatoriskt): Ange 1 på den första raden. Övriga radnummer kommer upp automatiskt. Radnumren kan ändras. Konto: Här anges kodsträngen. Använd verktyget [VÄRDELISTA] för att få upp kodsträngen. Fyll i din kontering. Om du bryter mot någon av de konteringsregler som finns (t ex måste du alltid ange koncernkod 9* vid interna konton) så kommer ett felmeddelande upp i verktygsfältet och du kommer inte vidare förrän kodkombinationen är korrekt. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 9
Klicka på knappen <OK> när du fyllt i kodsträngen. TIPS! Använd värdelistorna när du fyller i kodsträngen! Debet/Kredit: Ange debet- eller kreditbelopp för konteringen. Beskrivning: Här finns den beskrivning du angav på verifikationsnivå. Om du vill kan du ändra den. Beskrivningen på verifikationsnivå ändras inte om du gör ändringen på konteringsnivå. På nästa konteringsrad står den text som du ursprungligen angav på verifikationsnivå. För att komma till nästa konteringsrad trycker du <Pil Ner> alternativt klickar på nästa rad. TIPS! Du kan kopiera kodsträngen när du registrerar nästa konteringsrad. Detta är användbart när du ska ha samma kodsträng som den du registrerat på raden ovanför, men vill ändra t ex till en annan aktivitet. Använd<Shift>+<F5> ( kopiera fält ) när du står i fältet Konto och placera sedan markören, med hjälp av musen, på aktiviteten och ersätt denna. Om du ska registrera fler verifikationer i bunten ställer du först markören i fältet Verifikation, och trycker sedan <Pil Ner> alternativt använder verktyget [NY POST]. Bläddra mellan olika verifikationer i en bunt med hjälp av piltangenterna när du står i fältet Verifikation. När du angett all information på verifikations- och konteringsnivå använder du verktyget [SPARA]. Skriv ut buntöversikt. Detta är en förutsättning för att bunten ska postas. Fältet Buntstatus ändras till Utskriven när du skrivit ut bunten. Observera att inga tomma verifikationer får finnas. TIPS! Kontrollera att du inte har registrerat och sparat några tomma verifikationer genom att beställa rapporten Opostade buntar i redovisningen. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 10
3. Rätta verifikation Rätta opostad verifikation Så länge en verifikation är opostad går det bra att söka upp den och göra ändringar i den. När ändringen är gjord ska en ny buntöversikt skrivas ut. När du registrerar en verifikation sätts perioden automatiskt till den senast öppna perioden. Bland annat i samband med bokslut förekommer det att man måste ändra till en tidigare period. Om du inte ändrade period redan när du skapade verifikationen kan du så länge verifikationen är opostad byta till en annan period. Om verifikationen är postad i fel period gör du en ombokning (backning) av hela verifikationen i samma period och registrerar en ny i rätt period. (Se kapitel 4a, Omboka backa verifikation.) Följ instruktionerna nedan för att: Rätta verifikation i opostad bunt. Byta period i opostad bunt. Sök upp bunten via: Navigator: Registrera/Verifikation I fönstret Sök efter verifikationer kan du ange ett eller flera sökkriterier för att söka fram den bunt du vill ändra. Om du inte anger något får du fram samtliga buntar. Om du vill begränsa din sökning finns följande fält att fylla i: Bunt Källa Period Verifikation Kategori Valuta Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 11
Om du klickar på knappen <Mer> får du fram följande fält: Saldotyp Referens Dokumentnummer (från till) Skapad datum (från till) Använd värdelistorna i de fält där de finns eller fyll i fälten direkt. Du kan också använda dig av % för att söka på del av t ex ett buntnamn. När du har angett dina sökvillkor klickar du på knappen <Sök>. Markera den bunt som du vill ändra. Klicka på knappen <Granska bunt>. Du har nu fått upp den bunt som du markerade. Om du ska behålla perioden på bunten hoppar du över texten nedan och fortsätter under Rättning på verifikationsnivå. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 12
Ändra period på bunten Om du ska byta period klickar du på knappen <Byt period>. Från - period: Perioden som bunten är registrerad i är automatiskt ifylld här. Från - Giltighetsdatum: Det datum då bunten skapades. Till - period: Ange i vilken period bunten ska bokföras (värdelista). Till Giltighetsdatum: Anges automatiskt av systemet. Klicka på knappen <OK>. Du får nu upp en fråga om du verkligen vill byta period med tanke på att verifikationsnumret inte ändras. Klicka på knappen <Ja>. Ändringen sparas automatiskt. Skriv ut buntöversikt. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 13
Rättning på verifikationsnivå Om ändringen ska göras på verifikationsnivå fortsätter du från buntnivån på den bunt du har sökt upp genom att klicka på knappen <Verifikationer>. Här kan du göra de ändringar du tänkt dig. När du har gjort dina ändringar använder du verktyget [SPARA]. Glöm inte att skriva ut buntöversikt så att bunten postas. Ta bort opostad verifikation Tänk på följande innan du tar bort en verifikation: Om verifikationen har sparats, har den fått ett verifikationsnummer. Verifikationsnummerserien ska enligt gällande regler vara obruten, men när du tar bort en verifikation tar du även bort verifikationsnumret. För att dokumentera detta ska verifikationen först vara utskriven på en buntöversikt innan den tas bort. På buntöversikten antecknar du att verifikationsnumret är borttaget, vem som tog bort det samt anledningen till detta. Därefter arkiveras den i sedvanlig verifikationsnummerordning. På detta sätt har institutionen dokumenterat varför verifikationsnummerserien är bruten. Sök upp bunten via: Navigator: Registrera/Verifikation Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 14
I fönstret Sök efter verifikationer kan du ange ett eller flera sökkriterier för att få fram den bunt du vill ta bort. Du kan söka på följande fält: Bunt Källa Period Status: Postning Medel Verifikation Kategori Valuta Kontrollera summa: Bunt Verifikation Om du klickar på knappen <Mer> får du fram följande fält: Saldotyp Referens Dokumentnummer (från till) Skapad datum (från till) Du kan naturligtvis välja att söka upp samtliga buntar genom att inte ange något alls. Ange eventuella sökvillkor. Klicka på knappen <Sök>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 15
Ställ markören på den rad bunten och verifikationen finns. Klicka på knappen <Granska bunt>. Gå vidare till verifikationen genom att klicka på knappen <Verifikationer>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 16
I fältet Verifikation bläddrar du mellan verifikationerna i bunten med piltangenterna tills du fått upp den verifikation du vill ta bort. Använd verktyget [TA BORT]. Du får nu frågan: Är du säker på att du vill ta bort verifikationen? Klicka på knappen <Ja>. Använd verktyget [SPARA]. Verifikationen är nu borttagen ur databasen. Om du nu vill ta bort även bunten, stänger du verifikationsfönstret. Markören ställer sig då automatiskt i fältet Bunt. OBS! Tänk på att när du tar bort en bunt, tas även alla verifikationer i bunten bort! Vill du ta bort bunten använder du verktyget [TA BORT]. Frågan Är du säker på att du vill ta bort bunten? kommer upp. Klicka på knappen <Ja>. Spara dina ändringar. Bunten är nu borttagen ur databasen. Rätta postad verifikation Du kan inte ändra konteringar i en postad verifikation. Det finns två sätt att rätta en postad verifikation: 1. Skapa en ny verifikation med konteringsrader som korrigerar transaktionerna i den felaktiga verifikationen. (Se kapitel 2, Registrera verifikation.) 2. Omboka verif ikationen. (Se kapitel 4a, Omboka Backa verifikation.) Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 17
4a. Omboka Backa verifikation Omboka verifikation är en funktion som du kan använda om du vill backa en hel verifikation med alla dess konteringar. När du ombokar en verifikation skapas en ny verifikation med likadana konteringar som ursprunget - fast med omvända debet/kreditkonteringar. Den nya verifikationen hamnar i en ny bunt som heter Ombokar (verifikationsnummer). Gå till: Navigator: Registrera/Verifikation I fönstret Sök efter verifikationer kan du ange ett eller flera sökkriterier för att leta fram den bunt du vill omboka. Om du inte anger någonting alls, får du fram samtliga buntar. (Mer information om hur du söker här finns i kapitel 3, Rätta verifikation.) Klicka på knappen <Sök>. Markera den bunt som innehåller den verifikation du vill omboka och klicka på knappen <Granska bunt>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 18
Du har nu fått upp den bunt som du markerade. Klicka på knappen <Verifikationer>. Klicka på knappen <Omboka verifikation>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 19
Ange i vilken period verifikationen ska ombokas. Klicka på knappen <OK>. Beställningen sparas automatiskt. Nu startas ett jobb för att skapa ombokningsbunten. Detta jobb måste vara avslutat innan du kan skriva ut buntöversikten. Om du vill ta reda på om jobbet är avslutat går du till jobbkön via: Navigator: Övrigt/Jobbkö. Skriv ut buntöversikt. Tänk på att buntöversikten har namnet Ombokar (verifikationsnummer). Buntöversikt måste skrivas ut för att ombokningsbunten ska postas. TIPS! Du kan söka upp ombokningsbunten om du vill. Tänk på att den heter Ombokar (verifikationsnummer). Använd gärna värdelistan! Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 20
4b. Omboka Backa bunt Omboka bunt är en funktion som du kan använda om du vill backa en hel bunt med alla dess verifikationer och konteringar. När du ombokar en bunt skapas en ny bunt per verifikation med likadana konteringar som ursprunget - fast med omvända debet/kreditkonteringar. Den nya bunten/arna heter Ombokar (verifikationsnummer). Gå till: Navigator: Registrera/Verifikation I fönstret Sök efter verifikationer kan du ange ett eller flera sökkriterier för att leta fram den bunt du vill omboka. Om du inte anger någonting alls, får du fram samtliga buntar. (Mer information om hur du söker här finns i kapitel 3, Rätta verifikation.) Klicka på knappen <Sök>. Du har två alternativ när det gäller att omboka en bunt. 1. Ombokning från nedanstående fönster Registrera verifikation Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 21
Klicka på knappen <Omboka bunt>. Ange i vilken period bunten ska ombokas. Klicka på knappen <OK>. Beställningen sparas automatiskt. Nu startas ett jobb för att skapa ombokningsbunten. Detta jobb måste vara avslutat innan du kan skriva ut buntöversikten. Om du vill ta reda på om jobbet är avslutat går du till jobbkön via: Navigator: Övrigt/Jobbkö. Skriv ut buntöversikt. Tänk på att buntöversikten har namnet Ombokar (verifikationsnummer). Buntöversikt måste skrivas ut för att ombokningsbunten ska postas. OBS! Tänk på att det blir en buntöversikt per ombokad verifikation. 2. Ombokning på buntnivå Klicka på knappen <Granska bunt> Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 22
Klicka på knappen <Omboka bunt>. Ange i vilken period bunten ska ombokas. Klicka på knappen <OK>. Beställningen sparas automatiskt. Nu startas ett jobb för att skapa ombokningsbunten. Detta jobb måste vara avslutat innan du kan skriva ut buntöversikten. Om du vill ta reda på om jobbet är avslutat går du till jobbkön via: Navigator: Övrigt/Jobbkö. Skriv ut buntöversikt. Tänk på att buntöversikten har namnet Ombokar (verifikationsnummer). Buntöversikt måste skrivas ut för att ombokningsbunten ska postas. OBS! Tänk på att det blir en buntöversikt per ombokad verifikation TIPS! Du kan söka upp ombokningsbunten om du vill. Tänk på att den heter Ombokar (verifikationsnummer). Använd gärna värdelistan! Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 23
5. Kopiera verifikation I redovisningsmodulen finns en funktion som innebär att du kan kopiera en tidigare registrerad och postad verifikation. Detta är användbart när du av någon anledning vill registrera en verifikation med exakt likadana konteringar som en tidigare verifikation. Ett exempel är vidarefördelningen av statsbudgetmedel som många institutioner gör varje månad. Flödet när en verifikation kopieras är följande: 1. Lägg upp en ny verifikation 2. Beställ kopieringen 3. Skriv ut buntöversikt på den nya verifikationen 1. Lägg upp en ny verifikation Gå till: Navigator: Registrera/Verifikation Här ges en kortfattad beskrivning över vilka fält som måste fyllas i och vilka som inte ska fyllas i när man kopierar en verifikation. En fullständig beskrivning av samtliga fält i formuläret ges i kapitel 2, Registrera verifikation. Klicka på knappen <Ny bunt>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 24
Bunt: Buntnamnet kommer automatiskt. Ange ingen kontrollsumma. Klicka på knappen <Verifikationer>. Kategori: När du lämnar buntnivån ställer sig markören automatiskt i kategorifältet. Använd verktyget [VÄRDELISTA] för att ange kategori Bokföring. Beskrivning: Här kan du ange en beskrivning av verifikationen. Observera att det blir samma text på konteringsraderna som i den kopierade verifikationen. Vill du ändra text på konteringsraderna får du göra det när jobbet Kopiera verifikation är avslutat genom att gå in i den nya opostade verifikationen och ändra beskrivningstext. (se vidare kapitel 3, Rätta verifikation.) Ange ingen kontrollsumma. Registrera ingenting i den nedre delen av detta fönster. Använd verktyget [SPARA]. Verifikationen får nu sitt verifikationsnummer i formatet Redovisning 54055 14-DEC-2005 14:19:19. Det enklaste är om du skriver upp löpnumret på verifikationen. Löpnumret hittar du i fältet Dokumentnummer, alternativt i meddelanderutan. (Se ovan). Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 25
2. Beställ kopieringen Gå till: Navigator: Rapporter/Beställ standardrapport Namn: Välj Kopiera verifikation (värdelista) i fönstret Kör jobb. Ny verifikation: Ange den verifikation du nyss lagt upp (värdelista) eller också ange verifikationens löpnummer genom att skriva %300%. Gammal verifikation: Ange den verifikation du vill kopiera (värdelista). Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret Parametrar. Klicka på knappen <Kör>. Då kommer du automatiskt till jobbkön. Nu startas ett jobb som skapar de nya konteringsraderna. Detta jobb måste vara avslutat innan du kan skriva ut buntöversikt. 3. Skriv ut buntöversikt För att din nya verifikation ska postas, måste du skriva ut en buntöversikt. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 26
6. Sökformulär Sök konto Detta är ett sökformulär. Använd det till att: söka efter valfri kodsträng titta på saldon och verifikationsdetaljer för angiven kodsträng zooma till försystemen leverantörs- och kundreskontra, internfakturering samt anläggning för att se ursprungsverifikationer Gå till: Navigator: Sök/Konto Redovisningsperioder (från-till): Ange det periodintervall som sökningen avser. Default är alltid den senaste, öppna perioden. Valuta: Automatiskt ifyllt är SEK. Här kan annan valuta anges om så önskas (värdelista). Valutatyp: Automatiskt ifyllt är Registrerad. Primär saldotyp: Den saldotyp som används av Lunds universitet. Faktisk ska alltid vara markerad. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 27
Faktor: Enheter innebär att beloppet visas med två decimaler. Om du vill se beloppen avrundade till tusental, miljoner eller miljarder kronor markerar du det alternativet här. Summeringsmall: Används inte. Konton: Ställ markören i detta fält så får du upp kodsträngen. I fönstret Sök konton fyller du i den eller de kodsträngsdelar du vill söka på. Om du lämnar fälten tomma betyder det att du söker på allt. Klicka på knappen <OK>. TIPS! Tänk på att ju mer du fyller i, desto mer begränsar du sökningen! Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 28
Nu får du upp den eller de kombinationer som stämmer med den sökning du gjort. Om det finns fler än tre träffar kan du använda den lodräta rullningslisten för att se resterande kodsträngar. Markera den kodsträng som du vill ha mer information om genom att ställa markören på den raden. Du kan välja mellan två nivåer: Visa saldon Visa verifikationsdetaljer Visa saldon: Klicka på knappen <Visa saldon>. Om du vill ha mer information om vad som ingår i ett periodsaldo ställer du markören på den rad du är intresserad av och klickar på knappen <Verifikationsdetaljer>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 29
När du på denna nivå ser transaktioner som kommer från t ex kund- eller leverantörsreskontran kan du, för att få ännu mer information, klicka på knappen <Vidaresökning>. Vill du se ursprungsverifikationen, i ovanstående exempel i leverantörsreskontran, klickar du på knappen <Visa transaktion>. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 30
Vill du gå tillbaka till föregående nivå stänger du bara det fönster du har öppet. Vill du göra en ny sökning stänger du dina öppna fönster, går tillbaka till ursprungsfönstret Kontosökning, rensar formuläret (gå via Redigera/Rensa/Formulär i Fönstermenyn) och gör en ny sökning. TIPS! Använd Formuläret Sök konto för att t ex få information om bokförd transaktion och fullständig kodsträng. Gör så här: Ange vilken eller vilka perioder du är intresserad av, t ex 06-05-12-05. Fyll i så mycket som du känner till av kodsträngen, t ex K-st Konto V-gren 101234 300000 11 och lämna resterande kodsträngsdelar tomma och tryck <OK>. Du kommer nu att få upp alla de kodsträngar som stämmer in på den sökning du gjorde. Ställ markören på den kodsträng du vill se månadssaldon på, och klicka på Visa saldon. Nu ser du de eventuella saldon som finns bokförda på kodsträngen denna månad. För att få mer information om transaktionerna går du vidare till Verifikationsdetaljer. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 31
Sök verifikation Formuläret Sök verifikation är ett formulär som endast används till sökningar. Du kan alltså inte registrera något i detta formulär. Använd det bl a till att: söka efter postade och opostade buntar och verifikationer som skapats i redovisningsmodulen Gå till: Navigator: Sök/Verifikation I fönstret Sök verifikation kan du ange ett eller flera sökkriterier för att finna den bunt du vill titta på. Om du inte anger någonting alls får du fram samtliga buntar. Om du vill begränsa din sökning finns följande fält att fylla i: Bunt Källa Period Status: Kontrollsumma: Verifikation Kategori Valuta Postning (Postad eller Ej postad) Medel Bunt Verifikation Om du klickar på knappen <Mer> får du fram följande fält: Saldotyp Referens Dokumentnummer (från till) Skapad datum (från till) Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 32
Använd värdelistor där sådana finns, eller fyll i fälten direkt. Du kan också använda dig av % för att söka på del av t ex ett buntnamn. När du angett dina sökvillkor, klickar du på knappen <Sök>. Nu får du i fönstret upp de verifikationer som ryms inom det urval som du gjort. Här finns följande informationsfält: Postn status: Postad eller ej postad Buntnamn: Buntens namn Verifikationsnamn: Verifikationsnumret Period: Den period bunten är bokförd i. Debetverifikation: Verifikationens bokförda debetbelopp Kreditverifikation: Verifikationens bokförda kreditbelopp Markera den bunt eller verifikation du vill ha mer information om genom att ställa markören på den. (Du kan också använda piltangenterna på tangentbordet.) Nu kan du välja mellan att ta fram: verifikationen bunten eller att göra om sökningen. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 33
Klicka på knappen <Granska verifikation> om du vill ha information om verifikationen. Klicka på knappen <Flera detaljer> om du vill se referensinformationen i verifikationen. Om du nu vill ha information om den bunt verifikationen finns i stänger du verifikationsfönstret genom att klicka på krysset i formulärets högra hörn. Du kommer då tillbaka till formuläret Sök verifikation. Klicka på knappen <Granska bunt> för att få fram buntfönstret. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 34
Sök opostade buntar Formuläret Sök verifikation kan användas för att söka efter opostade buntar. Gå till: Navigator: Sök/Verifikation I fältet Postning fyller du i Ej postad (eller använd värdelista) och klickar på knappen <Sök>. Nu får du fram alla dina opostade buntar. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 35
7. Lägg upp aktivitet Kodsträngssegmentet aktivitet är knutet till varje kostnadsställe. Det innebär att varje kostnadsställe kan lägga upp den struktur på aktiviteter som passar just det kostnadsställets verksamhet. I EA-handboken på Ekonomiwebben (http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mittarbete/ekonomiadministrativa-handbocker-och-dokument/ea-handboken) finns uppslag och idéer kring hur en sådan struktur kan se ut. Aktivitet och fritt fält är kodsträngssegment som läggs upp av respektive institution, avdelning eller motsvarande. Hur man lägger upp aktiviteter framgår av texten nedan. (För upplägg av fritt fält, se kapitel 8, Lägg upp fritt fält.) Lägg upp aktivitet Aktiviteter läggs upp i huvudboken. Gå till: Navigator: Lägg upp/aktivitet Kostnadsställe: Ange ditt kostnadsställe och tryck <Tab>. Beskrivning: Här kommer kostnadsställets benämning upp i klartext per automatik. Du ser nu de tio första aktiviteterna på ditt kostnadsställe. Aktivitet: Använd verktyget [NY] i Verktygsmenyn alternativt ställ dig vid den sista aktiviteten och tryck <Pil Ner>. Ange aktivitetsnummer på den aktivitet du vill lägga upp. De sex första positionerna av aktiviteten består alltid av ditt kostnadsställe. Om du anger ett annat nummer får du ett felmeddelande. Beskrivning (max 35 tecken): Ange en lämplig beskrivning på aktiviteten. Beskrivningen syns i värdelistor och skrivs ut på rapporter som summeras per aktivitet. Tänk på att skriva den viktigaste informationen först i beskrivningstexten, eftersom rapporter kan klippa av den senare delen av beskrivningstexten. Redovisning (uppdaterad 2014-12-30) 36