Semesterberäkning för semesterkategorin Semesterlagen + rörliga lönedelar Semesterkategorin Semesterlagen + rörliga lönedelar ska du använda om ditt företag följer semesterlagen och även har rörlig lön som det ska beräknas en semesterlön på, t ex provision, jourtillägg, ob-tillägg bonus och så vidare. Provision och bonus är semesterlönegrundande om den har ett direkt samband med arbetstagarens personliga arbetsinsats. Innan du påbörjar semesterberäkningen ska du gå igenom checklistan och kontrollera att du har rätt inställningar i dina register. Har du det kan du utföra en smidig och korrekt semesterberäkning. Checklista punkt för punkt. Läs mer» Enligt semesterlagen är Sammalöneregeln huvudregel men den tillåter även att semesterberäkning sker enligt procentregeln. Sammalöneregeln kan endast tillämpas på de anställda som har en fast månadslön eller veckolön. Om en anställd har timlön är det procentregeln som ska tillämpas. Observera att för semesterkategorin Semesterlagen + rörliga lönedelar måste uppgift om Arbetade timmar finnas i historiken på lönetransaktionerna för att kunna beräkna en genomsnittlig timlön. Har du inte löneberett detta under intjänandeåret måste de arbetade timmarna tas fram och matas in manuellt i beräkningsunderlaget för semesterberäkningen för att kunna användas vid beräkning av semesterlön per dag. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: När du valt semesterkategori anger du Beräkningsperiod för semesterdagar (i exemplet 20140401 20150331). Om du har släpande avvikelser ska du tänka på att uttagna semesterdagar för mars regleras på aprillönen och de påverkar semesterskulden först efter den definitiva avräkningen i april. Skriv då 1
20140501 20150430 under Beräkningsperiod för semesterlön. Det är viktigt att du följer samma beräkningsperioder som tidigare år och att perioden omfattar 12 månader. Observera att semesterberäkningen ska utföras i två steg, först metod Endast lista och därefter metod Lista + uppdatering. Läs mer» Är Detaljutskrift markerad blir rapporten kompletterad med en detaljerad förklaring hur semesterlönen är framräknad. 1. Fyll i beräkningsunderlaget Semesterlön I detta fält ska du ange procentsatsen som ska användas vid beräkning av semesterlön och även semesterlön för rörlig lönedel. Enligt semesterlagen ska den utgöra minst 12 %. Lönearter för semesterlönegrundande inkomst I detta fält anges vilka lönearter som utgör semesterlönegrundande inkomst, t ex timlön, månadslön, övertid, ob-ersättning m.m. Om du har månadsavlönade, tänk också på att ta med lönearterna för frånvaro då de kompenseras för semesterlönegrundande frånvaro, t ex sjukavdrag och avdrag semester. Observera att sjuklön och sparad semester inte ska ingå i beräkningsunderlaget. Lönearter för arbetade timmar I detta fält anges de lönearter som innehåller arbetade timmar. För timavlönad personal vanligtvis löneart 010 Timlön och för månadsavlönad personal löneart 031 Periodens arbetade timmar. Programmet använder dessa timmar för att beräkna en genomsnittlig timlön. Den genomsnittliga timlönen multipliceras sedan med timmarna som du löneberett på lönearterna du anger i nästa fält, Lönearter för semesterlönegrundande frånvarotimmar I detta fält anges de lönearter som innehåller semesterlönegrundande frånvarotimmar. Den genomsnittliga timlönen multipliceras med lönearter för semesterlönegrundande frånvarotimmar för att få fram ett uppräkningsunderlag för semesterlönegrundande frånvaro. Lönearter för semesterlönegrundande frånvarodagar I detta fält anges de lönearter som är baserade på kalenderdagar, d v s löneartens Antal ska avse kalenderdagar (inte timmar eller månader). Framräknad genomsnittlig dagslön multipliceras med eventuella semesterlönegrundande frånvarodagar och ger då ett uppräkningsunderlag för beräkning av semesterlön rörlig del. Lönearter för ej semesterlönegrundande frånvarodagar Ange de lönearter du använt under året för ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Frånvarolönearterna ska vara baserade på kalenderdagar, d v s löneartens Antal ska avse kalenderdagar (inte timmar eller månader). Dessa frånvarodagar reducerar den anställdes semestergrundande dagar och påverkar därmed antalet nya intjänade betalda semesterdagar. Frånvaro påverkar semesterberäkningen. Läs mer» Lönearter för uttagen semester I detta fält anges lönearter för uttagen semester. Programmet använder dessa för att reducera antalet arbetade dagar som behövs för att kunna beräkna en genomsnittlig rörlig lön per dag. Den genomsnittliga 2
dagslönen multipliceras med eventuella semesterlönegrundande frånvarodagar och ger då ett uppräkningsunderlag för beräkning av semesterlön på rörlig lön. Lönearter för semesterlönegrundande rörlig lön I detta fält anges vilka lönearter som utgör semesterlönegrundande rörlig lön t ex ob-ersättning, provision, bonus o s v. Provision och bonus är semesterlönegrundande om den har ett direkt samband med arbetstagarens personliga arbetsinsats. Klickar du på Spara finns uppgifterna du fyllt i kvar när du skall utföra semesterberäkningen nästa gång. 2. Påbörja semesterberäkningen När alla uppgifter är ifyllda klickar du på OK. Programmet påbörjar då semesterberäkningen och visar en personbunden bild, Semesterberäkning utfall. Om det finns betalda dagar kvar får du en fråga om dessa ska flyttas till sparade dagar. 3
I fältet Sysselsättningsgrad % hämtas sysselsättningsgraden utifrån de uppgifter som finns i registret Anställda, fliken Personliga lönefält P8 Arbetstid/vecka och P9 Arbetstid/v heltid. Som standard hämtas även aktuell sysselsättningsgrad upp i fältet Genomsnitt under intjänandeåret. Observera att om den anställde haft varierande eller en annan sysselsättningsgrad under intjänandeåret ska procentregeln tillämpas och en semesterlön per dag ska betalas ut vid uttag av semester. Om sysselsättningsgraden varierat under intjänandeåret kan du ta hjälp av funktionen Beräkna sysselsättningsgrad. Funktionen uppdaterar inte automatiskt värdet i fältet Genomsnitt under året utan detta måste du göra manuellt. Semestergrundande dagar Från detta fält hämtas det antal kalenderdagar som utgör semestergrundande anställningstid. Har personen börjat sin anställning eller haft ej semestergrundande frånvarodagar under intjänandeåret reduceras antalet dagar. Observera att för att programmet ska känna av dessa frånvarodagar måste Lönearter för ej semesterlönegrundande frånvarodagar (t ex tjänstledighet) ha registrerats i första beställningsbilden. Stämmer inte antalet dagar kan du själv ändra detta. Arbetad tid Rörlig del Resultatet av beräkningen Anställningsdagar minus Ej semesterlönegrundande frånvaro i fältet Semestergrundande dagar flyttas automatiskt över till Semestergrundande dagar under Arbetade dagar - Rörlig del. Antalet i Uttagna semesterdagar och Semesterlönegrundande frånvaro hämtas från det löneartsurval som angivits i första beställningsbilden. Om resultatet i fältet Antal arbetade dagar ej stämmer är det i fälten för Uttagna semesterdagar och Semesterlönegrundande frånvaro eller under Anställningsdagar och Ej semesterlönegrundande frånvaro, som du kan justera antal för att påverka resultatet av uträkningen. Semesterlön per dag Framräknad semesterlön per dag används då procentregeln ska tillämpas. Framräknade värden som syns i fälten baseras på det löneartsurval som angavs i första beställningsbilden. I fälten vid Semesterlönegrundande inkomst, Arbetad tid (timmar) och Semesterlönegrundande frånvarotimmar kan du manuellt ändra värden för att påverka framräknat resultat. Under Visa beräkning semesterlön ser du exakt hur programmet har räknat fram semesterlönen. För att kontrollera vilka uppgifter som finns registrerade i transaktionshistoriken kan du titta under Visa historik. Tips! Om den anställde har haft semesterlönegrundande frånvarodagar ska det finnas ett belopp i fältet Semesterlönegrundade frånvarobelopp för både Semesterlön per dag och Semesterlön rörlig del. Saknas det belopp i något av fälten tyder det på att det ej är registrerat antingen Semesterlönegrundande frånvarotimmar eller Semesterlönegrundande frånvarodagar. Kontrollera i Visa historik om du saknar uppgifter och lägg in dessa manuellt direkt i semesterberäkningen. Semesterlön rörlig del Framräknade värden som syns i fälten baseras på det löneartsurval som angavs i första beställningsbilden. Om du vill justera antal i Arbetad tid (dagar) gör du detta under fälten Semestergrundande dagar och 4
Arbetade dagar Rörlig del. Det enda fält som du själv kan justera värdet i är Semesterlönegrundande rörlig lön. För att hjälpa dig att göra en uppskattning av hur stor den rörliga lönen kommer bli, gör programmet en jämförelse av den rörliga lönen mot den sammanlagda inkomsten som varit under intjänandeåret. Jämförelsen görs i semesterberäkningen mellan de datum som anges för Beräkning av semesterlön i den första beställningsbilden. Om semesterlönegrundande rörlig lön är under 10 % av den sammanlagda lönen Semesterlönegrundande inkomst + Semesterlönegrundande rörlig lön + eventuellt Semesterlönegrundande frånvarobelopp räknas en Semesterlön rörlig del ut som ett engångsbelopp. Om semesterlönegrundande rörlig lön däremot är 10 % eller mer ska procentregeln tillämpas och semesterlön rörlig del inkluderas i semesterlön per dag som betalas ut vid uttag av semester. Är engångsbelopp uträknat kan du manuellt flytta detta till Semesterlön eller Semesterlön per dag. För att du enklare ska förstå uträknade belopp och dagar kan du läsa informationstexten på bilden. Beroende på vilka uppgifter som räknas fram kan texten variera, t ex hur stor den rörliga lönen är av den sammanlagda inkomsten. Det är denna text som du ser om du väljer Detaljerad utskrift i första beställningsbilden. När du är färdig med semesterberäkningen för den anställde klickar du på OK. Om du valt metod Lista + uppdatering sparas uppgifterna i registret Anställda under fliken Semester och du får upp nästa person. Om någon anställd inte ska semester beräknas klickar du på knappen Hoppa över. Väljer du Avbryt avslutas semesterberäkningen. Observera att de personer du klickat OK på nu är semesterberäknade. När du har kommit till den sista personen och är klar med semesterberäkningen klickar du på OK eller Avbryt för att avsluta. Tips! En lista genereras med de arbetstagare som semesterberäknats. Skriv ut och spara listan. Observera att de manuella ändringar du eventuellt gör på de anställda när du valt metod Endast lista måste även göras när du väljer metod Lista + uppdatering. Plats för egna anteckningar: 5