Semesterberäkning Allmänna inställningar

Semesterberäkning Allmänna inställningar Gemensamt för samtliga semesteravtal är: Semestergrundande anställningstid Den semestergrundande anställningstiden räknas fram genom att antalet kalenderdagar under Intjänandeåret justeras med hänsyn till anställningsdatum och avgångsdatum om personen börjat eller slutat mitt under intjänandeåret. Dessa dagar minskas sedan med ej semestergrundande frånvarodagar om sådana finns registrerade. Semestergrundande frånvaro Om en anställd överskrider gränserna för semesterlönegrundande frånvaro, t ex är föräldraledig i mer än 120 kalenderdagar, dras de överskridna dagarna ifrån den semestergrundande anställningstiden. Observera att lönearterna som du använder för att registrera semestergrundande och ej semestergrundande frånvaro, måste registreras med Datum för att dessa ska kunna påverka beräkningen av semestergrundande anställningsdagar. Finns det ett avvikande antal räknas frånvaron utifrån registrerat antal och inte datum. Intjänade semesterdagar räknas fram genom att Semestergrundande anställningsdagar räknat i kalenderdagar * Semesterrätt 365 (366 dagar vid skottår) De framräknade dagarna avrundas uppåt till närmaste heltal. Sysselsättningsgraden för dessa dagar hämtas från historiken (om sådan finns) och blir ett snitt över intjänande perioden. Finns det ingen historik på den anställde beräknas sysselsättningsgraden utifrån angivna P-fält för Arbetstid/Vecka och Arbetstid/Vecka heltid (P8/P9). Anställda som arbetar intermittent deltid Om en anställd arbetar intermittent deltid räknas personens nya intjänade Nettodagar fram med hjälp av Semesterfaktorn i anställdaregistret. Semesterfaktorn räknas fram genom att (antal veckor i schemaperioden * 5) / personens antal arbetsdagar i schemaperioden. De intjänade betalda nettodagarna räknas fram genom att Personens intjänade semesterdagar /semesterfaktorn. Dessa dagar avrundas uppåt till närmaste heltal. Vad skiljer de olika semesteravtalen åt? Förklaringar till programmets olika semesteravtal finns i respektive lathund semesteravtal som du finner på vårt kundtorg under rubriken Semester. 1

Inställningsbild för semesterberäkning av anställda med sem-tillägg 0,8% på månadslön och tillägg för rörliga lönedelar. Intjänandeperiod Det datumintervall du anger under Intjänandeperiod styr programmets beräkning hur många semesterdagar var och en av de anställda har tjänat in. Anställningsdatum och eventuellt Avgångsdatum påverkar också antalet intjänade dagar. Ange intjänandeperiod för semester, t ex 2011-04-01-20120331. Vid beräkning av den anställdes intjänade semesterdagar utgår programmet från Intjänandeperiod för semester samt tar hänsyn till Personens semestergrundande anställningstid (med hjälp av Anställningsdatum i anställdaregistret). Ej semestergrundande frånvaro, t ex tjänstledighet och semestergrundande frånvaro över gräns, t ex sjukfrånvaro i mer än 180 dagar. Detta sker med hjälp av frånvaro lönearternas inställningar under fliken Semester. Läs transaktioner Om Intjänandeperiod handlar om hur många semesterdagar de anställda arbetat in, kan man lite förenklat säga att datumen under Läs transaktioner istället styr pengarna. Angivet intervall talar om vilka transaktioner som programmet ska använda för beräkningen av de anställdas semesterlön alternativt rörlig semesterlön/dag. Vanligast är att du här anger samma datumintervall som för Intjänandeperiod. Men i vissa fall kan du behöva ange andra datum om du t e x vill att den rörliga delen ska räknas på en annan period. 2

Exempel I avtalet mellan Verkstadsföreningen och Metall ska beräkning av semesterlönen ske på intjänat belopp under närmast föregående kalenderår (1/1-31/12) och beräkning av antalet semesterdagar enligt perioden 1/4-31/3. I detta fall anger du Intjänandeperiod från 20110401 till 20120331 och Läs transaktioner från 20110101 till 20111231. Hur läser programmet transaktionerna? För beräkningen av dagar utgår programmet alltid ifrån angivet datum på frånvaron/närvaron. Har inga datum registrerats, använder programmet istället angivet antal som grund för beräkningen. Vad gäller beräkningen av semesterlön gör programmet på ett annat sätt. Om du markerar i alternativet Läs transaktioner i första hand på from/tom datum kommer programmet att i första hand använda sig av inmatat Datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Har du inte löneberett med Datum och då inte heller markerar ovanstående ruta, delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Visa ber-underlag (beräkningsunderlag) Om du markerar fältet Visa ber-underlag, kan du se de lönearter som ligger till grund för dina semesterberäkningsrutiner. Lönearterna visar sig här genom att du gjort vissa inställningar i ditt löneartsregister i fliken Semester. Du kan välja att markera Arbetad tid och semestergrundande frånvarotid ska hämtas från kalendariet om du har schema för dina anställda. Har du löneberett med datum kan programmet med hjälp av datumangivelserna samt korrekt enhet på lönearten gå in i schemat och hämta de uppgifter den behöver för att kunna genomföra semesterskuldens beräkning. Urval av anställda Ange om du vill göra en semesterberäkning för Samtliga anställda eller enbart för en viss Kategori. Du kan också göra urval på vissa Anställningsnummer. 3

Semesterlön Beräkningen av Semesterlön eller Semestertillägg för rörliga lönedelar kan göras så att beloppet antingen fördelas och utbetalas ut per semesterdag eller betalas ut som ett engångsbelopp vid ett tillfälle. Välj något av alternativen Utbetalas som sem-lön/dag eller Utbetalas vid ett tillfälle samt ett P- fält där beloppet ska sparas i anställdaregistret, i fältet Sem-lön på rörlig lön skrivs till. Som förslag ligger fältet P5 för Semesterlön/dag. Själva semesterlönen betalar du sedan ut med hjälp av en löneart som har formel P5. Värdet i P5 töms inte vid utbetalning av semesterlön utan ligger kvar till nästa semesterberäkning. Väljer du istället att betala ut semesterlönen alt. den rörliga delen vid ett tillfälle hamnar hela beloppet (dvs Semlön/dag * personens semesterrätt) i det P-fält du valt. Rörlig semesterlön/semesterdag %, Total semesterlön % Beroende på vilken semesterberäkning som valts visas olika alternativ. Om semestertillägg för rörliga lönedelar ska räknas ut, anger du med vilken procentsats som tillägget ska räknas ut, vanligtvis 0,5 % per semesterdag. Om semesterlön/dag ska beräknas (semesteravtal 8, 11, 12, 14, 17) anges här med vilken procentsats beräkning av semesterlön på intjänat belopp ska ske. Om semesterberäkning enligt Teknikavtalet Metall valts anges här också med vilken procentsats Uppräkning motsvarande helglön ska göras. Ev lägsta semesterlön/dag Ange eventuellt lägsta semesterlön enligt avtal. Programmet tar hänsyn till detta belopp samt sysselsättningsgraden vid uträkning av semesterlön/dag. För minderåriga kan särskild inställning göras. Ange ålder och belopp. Vid lägre sysselsättningsgrad proportioneras beloppet med hänsyn till den kortare arbetstiden. Angiven lägsta semesterlön/dag enligt avtal jämförs mot P1*5,4 % + faktiskt rörlig semesterlön/dag. Understiger den faktiska semesterlönen per dag den garanterade semesterlönen uppräknas den rörliga delen per dag tills semesterlönen motsvarar angiven lägsta dag. Programmet tar hänsyn till sysselsättningsgraden i beräkningen. Justera sem-lön efter netto sem-dagar Specialbeställd funktion av kund som vi inte rekommenderar vid "normal" semesterberäkning enligt semesteravtal 3,4,7,8,10,12-15. Räkna om sem-lön för sparade sem-dagar Om du vill att de sparade semesterdagarna ska ersättas med samma Semesterlön som de nya betalda dagarna, markerar du alternativet Räkna om sem-lön för sparade sem-dagar. Sysselsättningsgraden för de sparade dagarna påverkas inte. Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om ej intjänad semester ska sparas som förskottsdagar för de anställda som anställts under intjänande året, markerar du nedan ruta i semesterberäkningsbilden. 4

Exempel: En anställd anställdes 1 februari innevarande år och får vid semesterberäkning 5 betalda dagar och 20 förskottsdagar. Anställdaregistret uppdateras enligt nedan bild. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Om du vill att ej uttagen semester ska ligga kvar i betalda dagar upp till semesterrätten, markerar rutan för det. Visa underlag Markera Visa underlag om du vill se och justera de lönearter som ligger till grund för din semesterberäkning. Är det någon löneart som saknas i beräkningsunderlaget kan du temporärt lägga till den i inmatningsfältet. OBS! Om du vill att lönearten normalt ska ingå och visas i beräkningsunderlaget för semesterberäkning, ska du komplettera lönearten med aktuell information under fliken Semester i löneartsregistret. När du har fyllt i beställningsbilden klickar du på OK. OBS! Ta alltid en säkerhetskopia innan du utför semesterberäkning. Behöver du göra om semesterberäkningen är det enklare att läsa tillbaka en säkerhetskopia än att manuellt korrigera semesterinformationen i anställdaregistret. Inställning för automatisk säkerhetskopia vid semesterberäkningen finns under Arkiv/Inställningar/Avancerade inställningar/säkerhetskopiering. Här väljer du hur semesterberäkningen ska utföras. Vid valet Enbart lista utförs preliminär semesterberäkning och Anställdaregistret uppdateras inte med informationen. 5

Tips! För att få reda på hur programmet har kommit fram till de olika beloppen kan vi rekommendera att du tittar på Loggen. Välj aktuellt semesteravtal t ex nr 8 Procent på intjänad lön. Välj gärna ut någon lämplig person för att slippa vänta på datorns beräkning av samtliga anställda. Tryck OK. Välj Endast lista och låt programmet göra sina beräkningar. Skriv ut listan och gå sedan tillbaka till första sidan av semesterberäkningen. Klicka på knappen Visa logg. Skriv gärna ut logglistan för att på ett enklare sätt kunna jämföra semesterberäkningens siffror med egna summeringar utifrån t ex Analys/Historik. Det förinställda alternativet Kontrollera och godkänn varje person innebär att du i semesterberäkningen får upp varje anställd samt att du efter godkännande också uppdaterar den anställdes semesteruppgifter i anställdaregistret. OBS! Klicka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. 6

Exempel ovan är semesterberäkning för semesteravtal 3 Månadslön med semestertillägg + rörliga lönedelar. Datum ska vara från 20xx0401 (föregående år) till 20xx0331 (innevarande år). Anställningsdagar - Kalenderdagar räknat från semesterårets början alternativt från personens anställningsdatum om den har börjat under intjänandeårets gång. Frånvarodagar ej sem-grundande - Löneberedda frånvarodagar (kalenderdagar) med lönearter inställda Ej semesterlönegrundande frånvaro t ex tjänstledighet. Sem-grundande anställningsdagar - Anställningsdagar minus Frånvarodagar ej sem-grundande. Semesterlönegrundande inkomst rörlig del - Utbetald ersättning med lönearter med inställningen Semesterlönegr ersättning rörlig lön vid fast månadslön. Har du markerat Läs transaktioner i första hand på from/tom datum i semesterberäkningen hämtar programmet all utbetald rörlig lön där transaktionsdatumet infaller inom intjänandeåret. Har du inte markerat att transaktionsdatum ska användas, går programmet på utbetald rörlig lön där löneperioden infaller inom intjänandeåret. Tillägg/avdrag - Justeringsruta Underlag för uppräkning vid frånvaro - Fältet visar det belopp av rörliga lönedelar som ska uppräknas med eventuell semesterlönegrundande frånvaro. Beloppet i denna ruta kan vara lägre än det belopp som visas i fältet Semesterlönegrundande inkomst rörlig del (se exemplet ovan). Skiljer sig beloppen 7

beror det på att du har någon/några lönearter som har inställningen Semesterlönegrundande ersättning rörlig lön vid fast månadslön, ej semgr frånvaro. Tips! För att se vilka lönearter som ligger bakom beloppen markerar du Visa underlag i semesterberäkningen. Anställningsdagar minus total frånvaro - Anställningsdagar minskat med både antalet semestergrundande- och ej semestergrundande frånvarodagar. Genomsnittlig rörlig lön/dag - Underlag för uppräkning vid frånvaro dividerat med Anställningsdagar. Semesterlönegrundande frånvarodagar - Antalet frånvarodagar (kalenderdagar) löneberedda med lönearter med inställningen Semestergrundande frånvarodagar/timmar enligt datum du registrerat. Semesterlönegrundande frånvarobelopp - Resultatet av beräkningen uppräkning av rörliga lönedelar med semesterlönegrundande frånvaro. Beloppet läggs till grundbeloppet Semesterlönegrundande inkomst rörlig del. Semesterberäkningsurval Fönstret ovan visas efter att du klickat OK för valet Enbart lista eller Beräkna och uppdatera utan kontroll. Väljer du istället att semesterberäkna en person i taget, d v s valet Kontrollera och godkänn varje person, visas aktuella urvalsfrågor för varje person du semesterberäknar. Sista alternativet 8

Beräkna och uppdatera utan kontroll innebär att du inte får upp varje anställd utan att alla anställda enligt valt semesteravtal beräknas och uppdateras. Beräkna även personer som slutat under intjänande året - programmet utför semesterberäkning på alla personer i urvalet även personer med Avgångsdatum inlagt i anställdaregistret. Personer som fått slutlön, d v s slutlönefunktionen i löneberedningen har använts, kommer inte med. För att få med även dessa måste du gå in under Register - Registervård och välja Avmarkera slutlön för de aktuella anställda. Beräkna även personer med slutdatum efter intjänandeåret du kan välja om du vill att personer med slutdatum efter intjänande året ska vara med eller inte i semesterberäkningen. Avrunda kvarvarande semesterdagar uppåt till närmaste heltal har du anställda som arbetar intermittent deltid och dessa har kvarvarande semesterdagar med decimaler, kan du välja att dessa ska höjas upp till närmaste heltal innan de flyttas över till sparade dagar. Avrunda intjänade semesterdagar uppåt till närmaste heltal markering här medför att intjänade dagar avrundas uppåt. Avrunda intjänade bruttodagar uppåt till närmaste heltal markering här medför att intjänade bruttodagar avrundas uppåt. Ta bort negativa kvarvarande betalda dagar om du har anställda som har minusdagar i betalda dagar kan du med markering här ta bort minusdagar vid semesterberäkningen. Detta kan ske då man har anställda som arbetar intermittent. Kontrollera noga vad ditt kollektivavtal säger. Kvarvarande betalda dagar som överstiger vad som får sparas flyttas till förskjutna dagar - arbetar du med förskjutna semesterdagar och har anställda med kvarvarande betalda dagar som överstiger vad som får sparas flyttas dessa överstigande dagar till Förskjutna dagar i anställdaregistret, se exempel nedan. Vill du inte flytta över dessa dagar till Förskjutna dagar ska dessa betalas ut eftersom de annars raderas i samband med semesterberäkningen. Du kan ange en gräns för antalet dagar som får förskjutas, då kommer resterande del att utbetalas i pengar. Se dock till att detta alternativ inte krockar med gränsvärdet minsta antal uttagna dagar. Exempel: Lotta har 25 dagars semesterrätt men har bara tagit ut 16 dagars semester under semesteråret. Vid semesterberäkningen flyttas 4 dagar till fältet Förskjutna dagar i anställdaregistret och de resterande 5 dagarna sparas i fältet för Sparade dagar i anställdaregistret. OBS! När programmet räknar ut hur många förskjutna semesterdagar en anställd har, utgår beräkningen från hur många semesterdagar personen tagit ut under semesteråret. Dessa uttagna dagar hämtas från fältet uttagna dagar i anställdaregistret. Radera/utbetala och skriv ut på listan sparade dagar som blivit för gamla - har de anställda sparade dagar som blivit för gamla kan du markera att dessa ska skrivas ut på listan som du får efter genomförd semesterberäkning. Dessa dagar ska betalas ut. Ta bort kvarvarande förskottsdagar - i samband med semesterberäkningen har du möjlighet att ta bort eller spara de anställdas förskottssemesterdagar. Klicka på OK när beräkningen är godkänd. 9

Har alternativet Beräkna och uppdatera utan kontroll valts ges ingen möjlighet till justering av uppgifterna som ligger till grund för semesterberäkningen. Eventuell korrigering får då ske manuellt i Anställdaregistret. Gjordes det en säkerhetskopia innan semesterberäkningen utfördes, kan du också läsa tillbaka den och göra om beräkningen. Efter att semesterberäkningen är utförd för alla anställda i vald grupp eller om du avbryter semesterberäkningen, framställs en lista där alla uträknade semesteruppgifter redovisas. Listan kan kontrolleras på bildskärmen eller skrivas ut. Vi rekommenderar att du skriver ut och sparar den. Övrigt Ändring av uträknade semesteruppgifter kan alltid göras i efterhand i Anställdaregistret. Datum för semesterberäkning lagras på varje anställd. Skulle du av misstag försöka göra semesterberäkning mer än en gång per semesterår blir du varnad av programmet. Du kan också se i antälldaregistrets semesterflik, under Senaste semesterberäkning när den senaste semesterberäkningen gjordes. OBS! Datum måste registreras i löneberedningen för all frånvaro för att semesterberäkningen ska fungera fullt ut. 10