CMG Speech Attendant Användarmanual 19 februari 2010 www.aastra.com PUBLIC
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Tips... 3 3 Funktioner... 4 3.1 Framkoppling enligt namn... 4 3.1.1 Enkel framkoppling... 4 3.1.2 Flera personer med det sökta namnet... 5 3.1.3 När personen har en aktivitet registrerad i CMG... 6 3.1.4 Koppling till mobil... 7 3.1.5 Koppling till avdelning... 7 3.1.6 Koppling till telefonist... 7 3.2 Nummerupplysning... 8 3.2.1 Anknytning och mobilnummer... 8 3.2.2 Hemlighållande av nummerinformation... 8 3.3 Aktivitetsregistrering... 9 3.3.1 Ringa aktivitetsregistreringen... 9 3.3.2 Registrera en aktivitet i CMG... 9 3.3.3 Ta bort aktiviteter... 10 2(10)
1 Inledning CMG Speech Attendant är en röststyrd telefonist genom vilken du kan bli kopplad till personer inom ditt företag. Du kan också få nummerinformation för anknytningar och mobiler i företagets katalog. Användarmanualen beskriver hur du använder CMG Speech Attendant. CMG Speech Attendant huvudfunktioner: - Koppling till namn - Koppling till avdelning - Nummerinformation - Aktivitetsregistrering (i vissa språk) Speech Attendant finns tillgänglig på flera språk och det är möjligt att byta språk under samtalets gång genom att säga språkets namn. Samtalsdialogen skiljer sig lite beroende på om det inringande numret finns i systemets katalog eller inte. Om numret är okänt kommer systemets inspelade texter innehålla mer information än när numret är känt. I det senare fallet är texterna kortare och dialogen därmed snabbare. Exemplen i detta dokument illustrerar samtal där det inringande numret är okänt. 2 Tips Speech Attendant använder taligenkänning för att interagera med användarna. Du ger kommandon till applikationen genom att säga vad du vill göra och applikationen kommer att försöka förstå och agera på kommandot du har gett. Här kommer några tips för att underlätta användningen av tjänsten och öka igenkänningsgraden: Prata naturligt! Taligenkänningsprogrammen är skrivna för att behandla naturligt språk. Den bästa igenkänningen uppnås om man pratar tydligt, utan överdriven artikulation, i normalt tempo och utan långa pauser som om man pratade till en människa och inte till en maskin. Du behöver inte vänta! Fördelen med att prata med en dator är att man inte behöver vara artig och lyssna klart. Det går alldeles utmärkt att avbryta en uppläsning om man vet vad man ska säga. Användandet går då mycket snabbare. Det enda undantaget är under uppspelningen av det första välkomstmeddelandet då systemet kalibreras mot nivån på bakgrundsljudet. Högljudda miljöer och högtalartelefoner: Programmet kan ha problem med att förstå vad du säger om du ringer från en högljudd miljö eller använder högtalartelefon, särskilt om andra människor pratar i bakgrunden. I sådana fall, minska bakgrundsljuden eller använd telefonluren. 3(10)
3 Funktioner 3.1 Framkoppling enligt namn 3.1.1 Enkel framkoppling Ring Speech Attendant och säg namnet på personen du vill bli kopplad till. Speech Attendant kommer att svara med sin tolkning av det du sa, så du har möjlighet att korrigera eventuella fel. Om du inte korrigerar tolkningen blir du kopplad till den person du sökte. Till exempel: Maria Andersson Maria Andersson Varsågod Om Speech Attendant är osäker på om den rätt förstod vad du sa kommer den att fråga dig om en explicit bekräftelse. Till exempel: Maria Andersson Sa du Maria Andersson? Ja Varsågod Om Speech Attendant feltolkade det du sa, kan du lätt rätta till det. Maria Andersson Marta Andersson Nej Säg för- och efternamnet på personen du vill prata med, eller säg telefonist Maria Andersson Maria Andersson Varsågod Du kan också rätta till feltolkningar genom att på en gång repetera namnet: Maria Andersson Marta Andersson Nej, Maria Andersson Maria Andersson Varsågod 4(10)
Om Speech Attendant inte kan hjälpa dig efter ett antal försök (normalt tre), blir du kopplad till telefonist för personlig service. 3.1.2 Flera personer med det sökta namnet Om det finns flera användare med samma namn i systemet så kommer Speech Attendant att fråga dig om avdelningstillhörighet för personen du söker. Speech Attendant läser namnen på alla avdelningar den hittade för personer med det sökta namnet. Till exempel: Karl Persson Karl Persson Det finns flera personer med namnet. Menar du Karl Persson på utveckling eller inköp? Utveckling Karl Persson på utveckling... Varsågod. Om Speech Attendant feltolkade ditt svar, kan du säga Nej för att backa ett steg i dialogen. Du kan också ange avdelningens namn på en gång om du vet att det finns flera personer med samma namn som den du söker. Till exempel: Karl Persson på utveckling Karl Persson på utveckling Varsågod. Om avdelningen är densamma men personerna finns på olika platser (i olika städer), och dessa är definierade i CMG Directory Manager, kan Speech Attendant istället be dig specificera vilken plats den du söker finns på: Karl Persson Karl Persson Det finns flera personer med namnet. Menar du Karl Persson i Stockholm eller London? Stockholm Karl Persson i Stockholm... Varsågod. Du kan också ange orterns namn direkt, om du känner till den. Till exempel: Karl Persson i Stockholm Karl Persson i Stockholm Varsågod. Om två eller flera användare med det angivna namnet arbetar på samma avdelning och finns på samma plats, eller avdelningen eller platsen ej kan avgöras, kan inte Speech Attendant hjälpa dig och kopplar dig istället till telefonist. 5(10)
3.1.3 När personen har en aktivitet registrerad i CMG Om den du söker har en stängande aktivitet registrerad i CMG, kommer Speech Attendant inte att koppla dig utan istället läsa upp information om aktiviteten, exempelvis: Karl Persson Karl Persson Lunch till 12.30. Ofta har den sökta personen en särskild meny kopplad till en aktivitet, där den som ringer erbjuds vissa kontaktmöjligheter, t ex att lämna ett röstmeddelande eller kopplas till en kollega. Om du vill välja något av menyvalen kan du antingen repetera valet, exempelvis: Karl Persson Karl Persson Lunch till 12.30. Vill du spela in ett meddelande eller koppla samtalet till telefonist? Meddelande. Varsågod. Om du inte vill göra något av de erbjudna valen utan prova med någon annan istället, säg bara Nej istället. Karl Persson Karl Persson Lunch till 12.30. Vill du spela in ett meddelande eller koppla samtalet till telefonist? Nej. Säg namnet på personen eller avdelningen du vill prata med, eller säg 6(10)
3.1.4 Koppling till mobil Normalt kopplar Speech Attendant dig till en arbetsplatsanknytning, men du kan också bli kopplad till en persons mobil genom att säga att du vill nå en person på mobilen eller mobil. Till exempel: Maria Andersson på mobilen Maria Andersson på mobilen Varsågod Om personen du söker inte har mobil eller om Speech Attendant är konfigurerad så att den inte tillåter koppling till personens mobil, blir du informerad om detta och får frågan om du vill bli kopplad till någon annan. Till exempel: Maria Andersson på mobilen Maria Andersson på mobilen. Uppgift om mobil saknas. Vill du försöka med någon annan? 3.1.5 Koppling till avdelning Speech Attendant ger dig möjlighet att bli kopplad till en särskild avdelning eller funktion inom organisationen, om avdelningen är konfigurerad med en anknytning och ett namn som Speech Attendant kan använda. Till exempel: Support Support Varsågod 3.1.6 Koppling till telefonist Du kan alltid be om att bli kopplad till telefonist om du har problem med att bli kopplad till personen du söker. Förutom detta, om Speech Attendant inte kan hitta den du söker, kopplar den dig (efter ett antal misslyckade försök) automatiskt till telefonist. Till exempel: Telefonist Telefonist Varsågod 7(10)
3.2 Nummerupplysning 3.2.1 Anknytning och mobilnummer Du kan fråga Speech Attendant om en persons anknytning eller mobilnummer. Speech Attendant använder samma metoder för förfining av din sökning som i framkoppling med hjälp av namn. D.v.s. om det finns flera användare med samma namn, får du specificera avdelning eller plats. För att få användarens anknytning eller mobilnummer säg: telefonnumret till <namnet> eller mobilnumret till <namnet> eller motsvarande. Till exempel: Telefonnumret till Maria Larsson Telefonnumret till Maria Larsson <numret> Vill du få informationen repeterad? Mobilnumret till Maria Larsson Mobilnumret till Maria Larsson <numret> Vill du få informationen repeterad? Svara nej för att gå tillbaka till huvudmenyn. Svara ja om du vill att Speech Attendant läser upp numret en gång till. Systemet erbjuder två upprepningar av numret. Efter den andra repetitionen går Speech Attendant tillbaka till huvudmenyn. Speech Attendant kan hantera olika uttryck, som mobilnummer, anknytning och så vidare. 3.2.2 Hemlighållande av nummerinformation Det är möjligt att konfigurera Speech Attendant för att inte avslöja användarens anknytning eller mobilnummer. Om du frågar efter ett hemligt telefonnummer kommer Speech Attendant att svara att nummerinformationen inte är tillgänglig. 8(10)
3.3 Aktivitetsregistrering 3.3.1 Ringa aktivitetsregistreringen Speech Attendant Aktivitetsregistrering når man antingen genom att man ringer huvudnumret till Speech Attendant och byter dialog, eller genom att man ringer ett speciellt nummer. I bägge fall läser aktivitetsregistreringen först en orienterande fras och sedan, om det finns några, aktuella aktiviteter. Om man ringer genom huvudnumret låter dialogen som följer: Aktivitetsregistrering Om man ringer numret direkt börjar aktivitetsdialogen direkt: För att använda aktivitetsregistreringen måste man vara en användare i CMG och CMG Speech. Något loginförfarande finns inte idag utan man måste ringa från ett känt nummer, som kan härledas till en användare. Om numret man ringer från inte är bekant nekas man tillträde: Aktivitetsregistreringen. Du ringer från ett okänt nummer. Tyvärr kan du inte använda denna tjänst. 3.3.2 Registrera en aktivitet i CMG Alla aktiviteter som kan registreras i Office Web kan också sättas i Speech Attendant. Speech Attendant kan bara registrera aktiviteter som börjar direkt när de registreras. Det enklaste sättet är att bara säga aktivitetens namn. Speech Attendant föreslår då en återtid. Om tiden är OK kan man bara vänta (eller säga ja ), så registrerar Speech Attendant aktiviteten: Lunch Lunch till 12.30... aktiviteten är registrerad. Om man vill ange en särskild tid går det bra att säga den i anslutning till aktiviteten: Lunch till 14.00 Lunch till 14.00... aktiviteten är registrerad. Om återtiden inte passar bra, eller inte var den tid du sa, kan du enkelt rätta den: Lunch till 14.10 Lunch till 14.30... nej, 14.10 9(10)
Lunch till 14.10... aktiviteten är registrerad. Om Speech Attendant helt missuppfattar dig kan du bara säga nej, så börjar den om från början: Tillfälligt ute till 14.10 Lunch till 15.45... Nej! Vilken aktivitet vill du registrera? 3.3.3 Ta bort aktiviteter Speech Attendant kan också användas för att ta bort pågående aktiviteter. Om du bara har en aktivitet, kan du helt enkelt säga ta bort när du hör den. Aktivitetsregistreringen. Din nuvarande aktivitet är lunch till 14.10. Hur kan jag hjälpa till? Ta bort Tar bort lunch...aktiviteten har tagits bort. Om du har flera aktiviteter kan du säga namnet på den aktivitet du vill ta bort: Aktivitetsregistreringen. Du har två pågående aktiviteter. Hur kan jag hjälpa till? Ta bort lunch Tar bort lunch...aktiviteten har tagits bort. Om du inte minns vilken du vill ta bort, kan du säga ta bort utan att specificera någon. I så fall läser Speech Attendant upp dem och du kan välja en. Aktivitetsregistreringen. Du har två pågående aktiviteter. Hur kan jag hjälpa till? Ta bort Vilken vill du ta bort lunch, möte eller alla? Lunch Tar bort lunch...aktiviteten har tagits bort. Du kan också ta bort alla pågående aktiviteter på en gång. Aktivitetsregistreringen. Du har två pågående aktiviteter. Hur kan jag hjälpa till? Ta bort alla aktiviteter Tar bort alla pågående aktiviteter...alla pågående aktiviteter har tagits bort. 10(10)