Semesteravtal 9, Vård- och omsorgsavtalet - timberäknad semester (Intjänandeår = innevarande år) Nedan följer ett exempel på hur det kan se ut för en anställd med semesteravtal 9, Vård- och omsorgsavtalet i löneprogrammet. Nyanställd Att tänka på när du lägger du upp en ny person som tillhör semesteravtalet Vård och omsorg (E och F). Var noga med att ange arbetstid i P8/P9. Exempel: Kristina Andersson arbetar 80 %. Fältet P8 anpassas efter personens faktiska arbetstid/vecka och P9 ska innehålla information om hur många timmar en heltidsarbetsvecka består av. 1
Skriv i personens semesterrätt på semesterfliken i fältet Semesterrätt dagar. När du sedan väljer semesteravtal 9 Vård- och omsorgsavtalet timberäknad semester så öppnar programmet upp rutorna för semestertimmar och fyller även på semesterrättstimmar och snittarbetstid/dag (framräknat av P8/5) automatiskt. Observera att du även bör lägga in ett arbetsschema på personen då programmet ofta behöver ett schema för att automatiska beräkningar ska fungera fullt ut i programmet. Gå in under fliken Schema och lägg till ett passande schema, alternativ gå in under menyn Register Arbetsschema och skapa ett nytt som du sedan kan koppla till personen. Intermittent deltid Arbetar den anställde inte 5 dagar i veckan utan fördelar sina schemalagda timmar på färre antal dagar brukar man kalla det att personen arbetar intermittent deltid. Du hanterar inte detta på något annorlunda sätt än ovan beskrivet utan anger i P8 hur många timmar i veckan personen ska arbeta samt hur många timmar som motsvarar personens heltid i P9. Programmet räknar fram en snittarbetstid/dag som sedan används i samma syfte som Semesterfaktorn användes tidigare då Brutto-/Nettosemesterdagar användes Exempel: Jenny arbetar 4 dagar i veckan. 7 timmar/dag på måndagar och tisdagar, 9 timmar/dag onsdagar och torsdagar. Fredagar är hon alltid ledig. Faktisk veckoarbetstid (P8): 32 Heltids veckoarbetstid (P9): 40 Snittarbetstid per dag (P8/5): 6,4 2
När Jenny tar ut semester på en måndag (det vill säga 7 timmar enligt schemat) så kommer programmet att jämföra den faktiska dagens arbetstid mot den framräknade genomsnittliga dagen. Vid avräkning räknas både semestertimmarna ned med de faktiska 7 timmar som hon varit ledig samt semesterdagarna med 1,09 semesterdagar (7/6,4). Semesterårsskifte När semesteråret är slut och det är dags för att göra en semesterberäkning för att fylla på med nya semesterdagar och timmar inför det kommande semesteråret. Genomför semesterårsskiftet steg för steg enligt nedan. 1. Lönebered och avräkna januaris lön med avvikelser/frånvaro för december. 2. Kör funktionen Uppdatera betalda dagar/timmar för hela året, föregående semesterår (20160101-20161231). 3. Genomför semesterberäkningen (20170101-20171231) för att påbörja ett nytt semesterår. 4. Ta till sist ut lönespecifikationerna för januari till dina anställda så att de nya semesterdagarna är uppdaterade på lönespecifikationen. Semesterberäkning Eventuella kvarvarande betalda semesterdagar och timmar flyttas ned och sparas på år -1 förutsatt att ni med era inställningar under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester tillåter detta. Både dagar och timmar sparas och behåller den sysselsättningsgrad som den anställde haft under intjänandeåret. Om personen bytt sysselsättningsgrad under intjänandeåret sparas dagarna/timmarna till en genomsnittlig sysselsättningsgrad. 3
Gå till menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning. Välj semesteravtal 9 Vård- och omsorgsavtalet. Ange Intjänandeperiod 20170101-20171231. Angivet datum i fälten Läs transaktioner påverkar inte semesteravtal 9 då detta semesteravtal inte har någon beräkning för rörliga lönedelar. Observera att tidigare (förra semesterårsskiftet) sparades enbart hela semesterdagar för avtal 9. Hade den anställde ej utnyttjade semestertimmar utöver de hela kvarvarande dagarna så skulle dessa antingen betalas ut eller sparas i en ackumulator. Ändringar i löneprogrammet innebär nu att programmet på ett bättre sätt följer kollektivavtalet för Vård och Omsorg E och F (daterat 2007) och både dagar och timmar kan nu sparas. Hanteringen med Överskjutande semestertimmar kan därför frångås. Markera att överskjutande timmar, Sparas ej. I och med detta så förväntar sig programmet inga Överskjutande timmar och de eventuellt kvarvarande dagar och timmar som finns på personerna sparas i sin helhet som för övriga semesteravtal. Enligt avtal Vård och omsorgsavtalet E och F ska de anställda, om inget annat avtalats, få mer semester när de passerar vissa åldersgränser. Genom att markera bockrutan Räkna upp betald semester enligt bransch E/F så gör programmet en kontroll av personens ålder och uppdaterar automatiskt den anställdes semesterrätt till 31 dagar from det år de fyller 40 år och 32 dagar from det år de fyller 50. Är det så att vissa personer ska exkluderas från denna i regel så kan du i anställdaregistret (semesterfliken) på dessa personer markera bockrutan Räkna inte upp betald semester enligt bransch E/F. 4
Börja gärna semesterårsskiftet med att först ta ut en Enbart lista och kontrollera att den ser korrekt ut. Gå sedan tillbaka och använd något av de andra två alternativen Kontrollera och godkänn varje person eller Beräkna och uppdatera utan kontroll för att uppdatera anställdaregistret med ny semester. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person går programmet igenom varje person och du får svara på frågor om hur du vill hantera de timmar och dagar som finns kvar på varje person. Svara Ja för att spara kvarvarande dagar och timmar. Svara Nej på frågan om semesterdagar med decimal skall höjas upp till hela dagar. 5
Väljer du att använda alternativet Beräkna och uppdatera utan kontroll får du istället en generell fråga om hur du vill hantera olika situationer. Se till att eventuella negativa kvarvarande dagar nollas och att kvarvarande betalda dagar flyttas till sparade dagar. Gå in på en eller ett par anställda och kontrollera att anställdaregistret uppdaterats ordentligt med de nya uppgifterna. Lönearter Om du lönebereder uttag av semester med en löneart som räknar ner semestertimmar kommer motsvarande semesterdagar nu automatiskt att räknas ner. Om du istället väljer att lönebereder uttag av semester med en löneart som räknar ner semesterdagar kommer motsvarande semestertimmar också att räknas ner. Du ska alltså inte längre använda två lönearter som både räknar ned semestertimmar och semesterdagar. 6
Förslag på löneart för uttag av semester i timmar. Olika löneberedningsexempel vid uttag av semester Exempelperson: Elsa Dullberg. 7
Arbetsschema: Elsa arbetar 6 timmar/dag alla dagar i veckan. Lönebereder uttag av semester from 20xx1004-20xx1011, det vill säga 6 arbetsdagar om vardera 6 timmar/dag. Alternativ 1 - Semesteruttag med lönearter inställda per timme Med löneart byggd för att betala ut ett semestertillägg på 0,6% av månadslönen per semesterdag. 511: Enhet Timmar, Nedräkning betalda semestertimmar, Formel: (-(P1*0.046)+(P2*0.052*SB))/(P8/5) 516: Enhet Timmar, Nedräkning sparade semestertimmar, Formel (-(P1*0.046)+(P2*0.052*SS))/(P8/5) 8
Alternativ 2 - Semesteruttag med lönearter inställda per timme Om du vill få hela semesterdagens ersättning (det vill säga även den delen som av normalt ingår i månadslönen) konterad som semester får du först betala ut ersättning för semesterdagen med 5,2% av månadslönen i kombination med en annan löneart som sedan gör ett löneavdrag med -4,6% från den ordinarie månadslönen. Koppla varje semesterlöneart till lönearten för avdrag semester (530). Observera att kopplade lönearter måste ha samma enhet som huvudlönearten, i detta fall timmar. 512: Enhet Timmar, Nedräkning betalda semestertimmar Formel: ((P2*0.052*SB)/(P8/5)) 517: Enhet Timmar, Nedräkning sparade semestertimmar Formel: ((P2*0.052*SS)/(P8/5)) 530: Enhet Timmar, Ingen nedräkning av semester Formel: (-(P1*0.046)/(P8/5)) 9
Alternativ 3 - Semesteruttag med lönearter inställda per dag Med löneart byggd för att betala ut ett semestertillägg på 0,6% av månadslönen per semesterdag. Lart 510: Enhet dagar, Nedräkning betalda semesterdagar (-(P1*0.046)+(P2*0.052*SB)) Lart 515: Enhet dagar, Nedräkning sparade semesterdagar (-(P1*0.046)+(P2*0.052*SS)) Alternativ 4 - Semesteruttag med lönearter inställda per dag Om du vill få hela semesterdagens ersättning (det vill säga även den delen som av normalt ingår i månadslönen) konterad som semester får du först betala ut ersättning för semesterdagen med 5,2% av månadslönen i kombination med en annan löneart som sedan gör ett löneavdrag med -4,6% från den ordinarie månadslönen. Koppla varje semesterlöneart till lönearten för avdrag semester (529). Observera att kopplade lönearter måste ha samma enhet som huvudlönearten, D Arbetsdag i detta fall. Lart 514: Enhet dagar, Nedräkning betalda semesterdagar Formel: (P2*0.052*SB) Lart 518: Enhet dagar, Nedräkning sparade semesterdagar Formel: (P2*0.052*SS) 10
Lönespecifikation Semesterredovisningen på lönespecifikationen både semestertimmar och semesterdagar. Uppdatera betalda semesterdagar/timmar Har du ett semesteravtal som, precis som Vård- och omsorgsavtalet, har samma intjänandeår som uttagsår så krävs det att du är uppmärksam på eventuella förändringar under årets gång. Förändringar i sysselsättningsgrad och ej semestergrundande frånvaro under året påverkar personens rätt till semester. För att den anställde inte ska riskera att få mer eller mindre semesterledigt än vad han/hon har rätt till i sitt intjänande krävs därför att personens betalda dagar och timmar uppdateras allt eftersom ny information om förändringar dyker upp. I löneprogrammet finns en funktion som heter Uppdatera betalda semesterdagar/timmar, under menyn Verktyg - Semesterrutiner, som gör denna kontroll och uppdatering med automatik. För att hålla anställdaregistret uppdaterat ska rutinen Uppdatera betalda semesterdagar/timmar köras efter varje lönekörning och innan lönespecifikationerna lämnas ut till de anställda. Funktionen tar hänsyn till förändrad sysselsättningsgrad, eventuell ej semestergrundande frånvaro och redan uttagen semester. Exempel: Förändring av sysselsättningsgrad Kristina har en semesterrätt på 25 dagar och startade semesteråret med att arbeta 80 %. Utifrån denna information beräknade programmet fram att hon skulle ha rätt till 160 semestertimmar och en snittarbetstid/dag på 6,4 timmar. Nu bestämmer sig Kristina att gå upp i tjänst till heltid från och med 1 februari. 11
Du går in i anställdaregistret och ändrar P8 från 32 till 40 timmar. I och med detta ändras sysselsättningsgraden till 100 %. När du trycker OK för att spara ändringen kommer följande ruta upp. Notera att programmet i informationsrutan ovan räknat fram ett förslag på ny snittarbetstid/dag, 8. Svara Ja på frågan. Du hamnar automatiskt på fliken Semester i anställdaregistret och du kan skriva in den snittarbetstid/dag som ska användas från och med nu. Ändrar du snittarbetstiden per dag så vill programmet även räkna om de betalda och sparade semestertimmarna utifrån denna nya information. Svara Ja på frågan. Svara Ja även på följande fråga. När du uppdaterat anställdaregistret på personen och trycker OK för att spara ändringarna så får du ytterligare en fråga om från vilket datum dessa ändringar ska gälla. 12
Observera att du ska vara noggrann med att ange korrekt datum i personalhistoriken. I detta fall gäller ändringen från och med 20xx0201. Notera att trots att programmet räknar om antalet semestertimmar baserat på den nya sysselsättningsgraden (arbetstiden) så behöver du ändå använda dig av funktionen Uppdatera betalda semestertimmar/dagar för att programmet ska kunna justera sysselsättningsgraden som ligger till grund värdet på utbetalningen för den betalda semestern samt om personen haft ej semestergrundande som ska påverka det totala antalet semesterdagar under året. Kristinas semesterflik innan rutinen Uppdatera betalda semestertimmar/dagar: 13
För att uppdatera Kristinas framräknade semester går du till menyn Verktyg Semesterrutiner Uppdatera semesterdagar/timmar. Du väljer vilken person du vill uppdatera och anger intjänandeår 20xx0101-20xx1231. Du ska alltid ange från och med första januari till och med sista december om ni i ert företag ger de anställda rätt till hela sin semester direkt vid semesterårets början. Detta sätt är det vanligast förekommande. De företag som vid årets början låter de anställda börja med 0 i semester och sedan uppdaterar anställdaregistret allteftersom de tjänar in semester förlänger istället intjänandeperioden med en månad i taget. Efter januarilönen skriver du 20xx0101-20xx0131. Efter februarilönen skriver du 20xx0101 20xx0228 och så vidare. När programmet gjort sin beräkning så får du fram ett rapportunderlag utformat som en semesterskuld. Det intressanta på rapporten är egentligen bara sysselsättningsgraden och de intjänade semesterdagarna semestertimmarna. Pengarna är oviktiga i detta läge. 14
Gå in i anställdaregistret och kontrollera att personens semester uppdaterats enligt önskemål. Kristina har arbetat 80% i januari och förutses arbeta 100% resten av året. ((1*80)+(11*100)) /12 = 98,3% Inga ej semestergrundande dagar är hittills registrerade på Kristina vilket gör att hon som det ser ut nu kommer att ha rätt att ta ut sina 25 dagars semester. Semesterskuld På semesterskulden visas både antal betalda semesterdagar och semestertimmar i kolumnen för Årets dagar. Värdet av de i år intjänade dagarna ska baseras på den sysselsättningsgrad personen hade vid intjänandet. Programmet beräknar värdet ((heltidsmånadslön * 5,2 %) * sysselsättningsgraden) * antalet intjänade dagar. Sparad semester beräknas utifrån den nuvarande lönen men med den dåvarande sysselsättningsgraden (snittsysselsättningsgraden för det aktuella intjänandeåret). 15