Information inför delårsbokslutet 2005-06-30 - och några övriga nyheter Ekonomienheten 050524 Bokslutsträffens innehåll Bokslut Information Tidplan Leverantörsbetalningar Internfakturering Externfakturering Huvudboken Löneperiodiseringar Inkomstperiodiseringar Utgiftsperiodiseringar Avslutande bokslutsarbete Checklista Avstämning avbalansposter Övrigt Per/res Projekt med flera aktiviteter Val av konto 75XX09 i per/res Frivillig not ny rapport i per/res Övrigt Riksrevisionens kommentarer Välj rätt konto Elektronisk fakturahantering och Elektroniska inköp vid Lunds universitet Bild 1-17 Bild 18-23 Bild 24-53 1
Bokslutsträffens innehåll Bokslut Information Tidplan Leverantörsbetalningar Internfakturering Externfakturering Huvudboken Löneperiodiseringar Inkomstperiodiseringar Utgiftsperiodiseringar Avslutande bokslutsarbete Checklista Avstämning avbalansposter Övrigt Per/res Projekt med flera aktiviteter Val av konto 75XX09 i per/res Frivillig not ny rapport i per/res Övrigt Riksrevisionens kommentarer Välj rätt konto Elektronisk fakturahantering och Elektroniska inköp vid Lunds universitet Bild 1-17 Bild 18-23 Bild 24-53 Vilken information har gått ut om delårsbokslutet Ekonomienheten har i två Pengaktuellt informerat om tidplanen mm I Pengaktuellt nr 212 21 mars Övergripande tidplan I Pengaktuellt nr 213 25 maj Tidplan för delårsbokslutet samt vissa förtydliganden kring vissa rutiner och händelser 2
Några nedslag i tidplanen Vi kommer i år att göra några nedslag i tidplanen för att fästa uppmärksamheten på några saker. Den kompletta tidplanen återfinns i Pengaktuellt nr 213. Bokslutsarbetet sträcker sig fram till den 15 augusti då universitets delårsrapport ska lämnas in till regeringen. För institutionerna sker större delen av arbetet fram till den 12 juli med bokföring, avstämning mm. Under perioden 14 19 juli görs det avslutande arbetet med inkomstperiodiseringarna. För områdena och Ekonomi- och Planeringsenheten 20 juli 22 aug avslutande arbete med inkomstperiodiseringar delårsrapport inklusive prognos för helåret 2005. Leverantörsbetalningar Sista betalningssändningen före 30 juni avseende utlandsbetalningar är tisdagen den 28 juni. Betalningsgodkännande ska ha skett senast kl 10.00. Sista betalningssändning före 30 juni avseende svenska bank och plusgirobetalningar är onsdagen den 29 juni. Betalningsgodkännande måste ha skett senast kl 10.00. Bidragsutbetalningar avseende första halvåret 2005 måste vara registrerade och betalningsgodkända senast den 29 juni kl 10.00. Vid registrering av leverantörsfakturor 1 8 juli avseende första halvåret. Glöm ej att ändra period till 06-05. 3
Internfakturering Sista dag för utställande av internfakturor gällande första halvåret 2005 är den 21 juni. Om osäkerhet föreligger kring exakt belopp för halvåret, gör accontodebitering i juni och slutreglera senare under 2005. Sista dag för godkännande av internfakturor gällande första halvåret 2005 är den 30 juni. (Vid godkännande efter detta datum kommer transaktionen att redovisas på andra halvåret 2005) Första dag för utställande av internfakturor gällande andra halvåret 2005 är den 1 juli 2005. Externfakturering Sista dag för utställande av externa icke statliga fakturor avseende första halvåret 2005 är den 8 juli 2005 För utställande av kundfakturor till andra statliga myndigheter gäller för LU att dessa bör vara utställda senast den 30 juni så att de når mottagaren senast den 11 juli 2005. Är du sent ute ta telefonkontakt och meddela att faktura är på väg! Detta för att den inomstatliga koncern /motpartsavstämningen ska fungera. Fakturor avseende andra halvåret 2005 kan ställas ut med början den 11 juli 2005. 4
Huvudboken Sista dag för kostnadsställe att registrera i huvudboken period 06-05 är tisdagen den12 juli Vid registrering i huvudboken 1-12 juli av transaktioner som ska registreras på första halvåret 2005, så måste perioden ändras då perioden 07-05 öppnar den 1 juli Beräkning av LU:s internränta för 2a kvartalet 2005 sker den 7 juli Fördelning av verksamhetsgren 91 för juni månad sker den 13 juli Löneperiodiseringar I detta delårsbokslut kommer följande löneperiodiseringar att bokföras upp: Förändring av semesterlöneskulden per 30 juni 2005(kostnadsökning eller minskning) Central bokföring, semesterskulden 041231 kvar på kostnadsstället Upplupna löner juni 2005, dvs löner och tillägg som utbetalas i juli men som avser juni 2005. Central bokföring ingen bokföring på respektive kostnadsställe Fordran lönebidrag Länsarbetsnämnden LAN-medel. (Endast för de kst som har sådan fordran, aktivitet KST+00000) 5
Inkomstperiodiseringar Vi återkommer till dessa alldeles strax i ett särskilt avsnitt. Men några allmänna hållpunkter: 14-19 juli Per/res inkomstperiodisering för institutionerna 20-22 juli jan Per/res uppföljning av inkomstperiodiseringarna av områdena Ca 25-26 juli Bokföring av inkomstperiodiseringarna i huvudboken. Vänta med att ta ut rapporter till dess att Ekonomienheten meddelar att allt är klart! Utgiftsperiodiseringar I det fall leverantörsfakturor överstigande 50.000 kr som avser första halvåret 2005 ankommer efter den 11 juli tag omgående kontakt med Ekonomienheten för bokföring av utgiftsperiodisering I vissa fall betalas utgifter som avser andra halvåret 2005 redan under första halvåret. I de fall beloppet som avser andra halvåret överstiger 50.000 kr tag kontakt med Ekonomienheten före den 12 juli för utgiftsperiodisering Vissa kostnadsställen gör sedan länge själv dessa utgiftsperiodiseringar och har tillsammans med ekonomienheten lagt upp särskilda rutiner för detta arbete. Ny kontakt behöver inte tas med Ekonomienheten. 6
Checklista för årsbokslutet Ekonomienheten tog till boksluten 2004 fram en checklista En uppdaterad och kompletterad checklista finns nu framtagen för delårsbokslutet 2005-06-30 Checklistan återfinns på Ekonomienhetens hemsida under Funktioner/Moduler Redovisningsfunktionen På checklistan finns länkar till specifikationsblanketter t ex utredningskontot Checklista för årsbokslutet Ny post på listan- Internelimineringar ska vara 0 I samband med delårs och helårsbokslutet ska alla interna transaktioner elimineras. Endast externa transaktioner ska redovisas. Institutionen måste därför löpande följa upp att internelimineringarna är 0 Interna transaktioner inom institutionen bokförs med koncernkod 91000 och 92000 Ekonomirapporten INST-RR/BR/vgren visar internelimineringarna i särskild kolumn- summan ska alltid vara 0 ( kk 91000/9200) Ny ekonomirapport INST-KOLL INTERNELIMIN kan användas vid den löpande uppföljningen 7
Bokslutsarbete Avstämning av balansposter Ekonomienheten tog till delårsbokslutet 2004-06-30 fram ett material kring avstämning av balansposter. Materialet återfinns i EA-handboken bokslutskapitel 8 avsnitt 8.3 Bokslut på institution. 8
Tillkommande bokslutsinformation Det kan bli aktuellt med tillkommande information och vissa enstaka förändrade tidpunkter gällande bokslutet. Uppgifter kring detta meddelas via följande: På Ekonomienhetens hemsida och avisering via driftmeddelande Orfikalendern under den administrativa portalen (här återfinns uppgifter om betalningssändningar, stängning och öppning av perioder, driftstopp mm) Bokslutsträffens innehåll Bokslut Information Tidplan Leverantörsbetalningar Internfakturering Externfakturering Huvudboken Löneperiodiseringar Inkomstperiodiseringar Utgiftsperiodiseringar Avslutande bokslutsarbete Checklista Avstämning avbalansposter Övrigt Per/res Projekt med flera aktiviteter Val av konto 75XX09 i per/res Frivillig not ny rapport i per/res Övrigt Riksrevisionens kommentarer Välj rätt konto Elektronisk fakturahantering och Elektroniska inköp vid Lunds universitet Bild 1-17 Bild 18-23 Bild 24-53 9
Projekt med flera aktiviteter Periodisering görs på EN av aktiviteterna för att redovisa en korrekt fordran/skuld till bidragsgivaren i bokslutet En helhetsbedömning av summan av alla aktiviteter i projektet måste alltid göras så att periodiseringsreglerna följs och så att rätt belopp periodiseras I rutan för kontraktsinformation och i rutan för frivillig not måste inbördes hänvisningar skrivas in så att det tydligt framgår vilka aktiviteter som hör ihop: På första aktiviteten( som periodiseras): I rutan för kontraktsinformation skrivs kontraktsinfo plus texten Se även xxyyyyyyyyyyy (xx=vgren, yyyyyyyyyyy=aktivitet ange alla berörda med komma mellan). På följande aktiviteter( som resultatavräknas): I rutan för frivillig not skrivs texten Periodisering har skett på xx-yyyyyyyyyyy (xxyyyyyyyyyyy = första aktivitetens nummer). Projekt med flera aktiviteter Exempel. Så här ser det ut före periodisering: Vg 35 - Aktivitet 1 Konto Koncernkod Finansiär Belopp 367000 80000 Övr ext 4000 EU-medel -185 000,00 Överskott -185 000,00 Vg 35 - Aktivitet 2 Konto Koncernkod Finansiär Belopp Summa verksamhetskostnader 50 000,00 Underskott 50 000,00 Vg 35 - Aktivitet 3 Konto Koncernkod Finansiär Belopp Summa verksamhetskostnader 20 000,00 Underskott 20 000,00 Totalt överskott -115 000,00 10
Projekt med flera aktiviteter Exempel. Så här ser det ut efter periodisering: Aktivitet 1 Konto Koncernkod Finansiär Belopp 367000 80000 Övr ext 4000 EU-medel -185 000,00 367009 80000 Övr ext 4000 EU-medel 115 000,00 Överskott -70 000,00 Aktivitet 2 Konto Koncernkod Finansiär Belopp Summa verksamhetskostnader 50 000,00 Underskott 50 000,00 Aktivitet 3 Konto Koncernkod Finansiär Belopp Summa verksamhetskostnader 20 000,00 Underskott 20 000,00 Total för projektet 0,00 Val av konto75xx09 i per/res Endast i två fall ska konto 75XX09 anges i per/res 1. Man har fått ett bidrag som bokförts på konto 75XX00 men vid bokslutstillfället har utbetalning ej skett: Man periodiserar då en förutbetald intäkt i per/res med konto 75XX09 så att kkl 7 blir 0. 2. Man har lämnat ett bidrag som bokförts med konto 76XXXX men inbetalningen från finansiären erhålls först efter bokslutet enligt kontrakt: Man periodiserar en upplupen intäkt i per/res med konto 75XX09 så att kkl 7 blir 0. OBS val av konto, koncernkod och finansiär ska visa finansiären - ej samma som utbetalningen. OBS! I de fall man lämnat ett bidrag som bokförts med konto 76XXXX men inbetalningen från finansiären finns bokförd i kontoklass 3 ska ombokning av inkomsten göras i Orfi (kundmodulen). Periodisering får ej ske med konto 75XX09 i detta fall. 11
Frivillig not- ny rapport i per/res Rapport Översikt bokslutsnoteringar Bokslutsträffens innehåll Bokslut Information Tidplan Leverantörsbetalningar Internfakturering Externfakturering Huvudboken Löneperiodiseringar Inkomstperiodiseringar Utgiftsperiodiseringar Avslutande bokslutsarbete Checklista Avstämning avbalansposter Övrigt Per/res Projekt med flera aktiviteter Val av konto 75XX09 i per/res Frivillig not ny rapport i per/res Övrigt Riksrevisionens kommentarer Välj rätt konto Elektronisk fakturahantering och Elektroniska inköp vid Lunds universitet Bild 1-17 Bild 17-23 Bild 24-53 12
Riksrevisionens kommentarer Inventering av anläggningstillgångar ska ske i den omfattning som bedöms erforderligt samt att inventeringsförättare ska utses. I EA boken finns instruktioner och rekommendation om att inventering ska ske årligen Efter stickprov konstaterar riksrevisionen attt instruktioner och rekommendationer inte fungerar på en del ställen Se över era inventeringsrutiner! Inventera nu! Riksrevisionens kommentarer Utestående kundfordringar. I årsbokslutet uppgår till 25 % av under året redovisade intäkter av avgifter och andra ersättningar Detta ger en indikation om att en hel del av uppdragsverksamheten inte faktureras löpande Risk för ränteförlust och kundförlust vid sen fakturering Se över faktureringsrutinerna och bakomliggande avtal! 13
Välj rätt konto Viktigt att använda rätt avsedda konto vid kontering av såväl intäkter som kostnader Det finns oftast alternativ till övriga kontona Gemensam kontoplan för hela LU Viktigt med likvärdig användning för rättvisande uppföljning, analys och åtgärder Underlag för beslut om olika åtgärder. Tex nya ramavtal. Fel kontoval-313000 Övr ers (sponsring) Föreläsningsarvode, porto m m 67 tkr kto 314000 I Rådgivning o liknande tjänster exkl datatjänster Ersättning för reskostnader 6 tkr kto 551100 U Biljetter resor, ska behandlas som en kostnadsreduktion Medel från Kungliga fysiografiska sällskapet 14 tkr om bidrag: kto 367000 I Bidrag fr övr org och ideella föreningar 14
Fel kontoval 314200 I Tillfälliga intäkter Tryckning, kopiering, porto, telefon 13 tkr kto 314000 I Rådgivning o liknande tjänster exkl datatjänster Driftskostnader, lokalvård 2 419 tkr kto 315000 I Lokalhyror; om det ingår i hyresavtalet, se Avgiftsförordningen 4 punkt 5 Fel kontoval 314200 I Tillfälliga intäkter, forts Ersättning för reskostnader, 35 tkr Biljetter resor (=kostnadsreduktion) kto 551100 U Ersättning från Kammarkollegiet för stöldgods (om anläggningstillgång), 14 tkr kto 831200 I Förs int anl tillg 15
Fel kontoval-633000 livsmedel Förtäring Lunch, fika 521 tkr kto 496000, 552000, 574700 Representation intern eller extern samt förtäring vid sammanträde Kaffe, frukt 11 tkr dylikt till personal kto 495000 Gratis kaffe och Semin/disp. 18 tkr kto kto 496000, 552000, Representation intern eller extern, mestkriteriet avgör Fel kontoval-578900 övriga köpta tjänster Handledarfika, lunch, frukost, frallor mm 47 tkr kto 499600 intern repr, kto 495000 personalvårdande åtgärder, kto 552000 extern repr beroende på syfte och omfattning Språkgranskning, lab-analyser 502 tkr kto 574400 Övriga konsultuppdrag Resor, tågbiljetter, flygbiljetter, praktikresor 996 tkr kto 551100, 551900 beroende på vem som reser anställd eller student 16
ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING (EFH) OCH ELEKTRONISKA INKÖP (EI) VID LUNDS UNIVERSITET 17
Varför EFH och EI Mer resurser till utbildning och forskning Krav på ökad kvalitet, bättre information kring inköp, mer värde för pengarna Omvärldstryck. Företag och organisationer nu staten Vad är EFH Vid EFH kommer leverantörsfakturan i elektronisk form eller som pappersfaktura. Kommer den i pappersform översätts den vid ankomst till elektronisk form genom skanning och tolkning I samband med ankomst/ skanning o tolkning görs en automatisk ankomstregistrering Fakturan skickas sedan elektroniskt vidare i ett workflow för attest, kontering och betalnings- godkännande. Därefter till betalning 18
Vad är EFH forts Kompletterande information till fakturorna skannas och eller skrivs till elektroniskt EFH kräver inte EI men ytterligare automatiseringar kan göras om dessa rutiner kan kombineras Vad är EFH forts När fakturan ankomstregistrerats kan man hela tiden se var den befinner sig i hanteringen, vilket underlättar kravhantering, historik mm Bild av fakturan kan ses på skärmen vid de olika momenten Pappersfakturorna lagras på ett ställe fysiskt Enhetlig adressering av leverantörsfakturorna med angivande av köparreferens 19
Leverantörsfakturor LU 2004 Leverantörstyp Sv företag o org Antal fakturor 150.000 Antal leverantörer 7.200 Utbetbelopp Mkr 2.100 Statl myndigheter 5.300 155 2.300 LU internt (handkassa) 763 127 5 Utländska leverantör 11.300 2.800 155 Övr privatpersoner 11.400 6.600 56 Anställda 13.600 3.400 43 Myndigheter och organisationer som har infört EFH Region Skåne Chalmers Tekniska Högskola Växjö universitet Luleå Tekniska universitet Sveriges Lantbruksuniversitet Många fler på gång 20
Vad är EI I ett utbyggt system för EI, ofta delvis webbaserat, kan beställningar göras via datorn i elektroniska produkt- /tjänstekataloger. Beställningen kompletteras med kontering och internt beställningsgodkännande I samband med leveransen av varan/tjänsten görs ett leveransgodkännande i inköpssystemet När leverantörsfakturan kommer, helst elektroniskt, kan den matchas mot beställning leveransgodkännande Vad är EI forts Vid överensstämmelse mellan dessa konteras fakturan automatiskt med uppgifter från beställningen och skickas vidare i systemet för betalning EI ger högre avtalstrohet genom att rätt leverantör och artiklar avropas och att rätt avtalat pris betalas. Statistik ger underlag för nya och alternativa upphandlingar. 21
Universitetsstyrelsens beslut om EFH och EI 22 april 2005 Elektronisk fakturahantering och elektroniska inköp ska införas vid Lunds universitet. Anskaffning och tekniskt systemstöd och genomförande av pilotprojekt får genomföras inom en ekonomisk ram om 5 Mkr. Att införa EFH och EI Teknikprojekt till den lilla delen Se över processen och organisationen först för att kunna ta emot det tekniska verktyget på ett bra sätt. 22
IDAG Beställare Underlag För inköp Beställning Faktura Leveransattest Kontering Akt-vg Administratör Faktura Administratör Resten av kontering Reg i Orfi Maskinellt Betalningsgodkännande Prefekt/ Avdförest OK till inköp Utbetalnings -order tecknas direkt på faktura Utbetalningsorder om det tecknas på buntöversikt EFH vid LU ide skiss Beställare Underlag för inköp Beställning Faktura Leveransattest Kontering Akt,vg Administratör Faktura Resten av kontering Reg i Orfi Bet.godkännande Prefekt/ Avdförest OK till inköp Utbetalnings order Utbetalnings order Scanningenhet Tar emot, scannar, tolkar och arkiverar pappersfakturor Läser in belopp, leverantör odyl i systemet dvs del av registrering idag 23
EFH vid Lunds universitet Inga pappersfakturor inom LU Ingen posthantering och arkivering av fakturor Elektroniskt workflow dvs attest och konteringsflöde. Kräver ökad tydlighet på var attester ligger och hur fakturan ska skickas. Kräver koppling mot LUCAT. Kräver tydlighet vid beställning alltid ange beställarnamn. Alla fakturor ankomstregistreras vid scanning Del av registrering försvinner för administratören dvs upplägg av fakturan odyl. Del av registrering kvarstår dvs kodsträng, texter odyl. EI vid LU ide skiss Beställare Beställning Kontering Akt,vg Beställning till lev. Leveransattest Administratör Resten av kontering Prefekt/ Utbetalningsorder Avdförest Faktura Matchning mot inköpsorder avvikelsekontroll Scanningenhet Tar emot, scannar, kontrollerar och arkiverar pappersfakturor Läser in belopp, leverantör odyl i systemet dvs del av registrering idag 24
EI vid Lunds universitet Elektroniskt workflow dvs attest konteringsflöde. Kräver ökad tydlighet på var attester ligger och hur fakturan skickas. Kräver koppling mot LUCAT. Kräver tydlighet vid beställning ange alltid beställarnamn Ny hantering av inköp lättare att handla på avtal och få bättre priser Leveransgodkännande sker i inköpssystemet Uppgifter matchas mot EFH EI vid LU - vilka aktörer påverkas Beställare: Prefekt/motsv Administratör * Gör beställningar i nytt system * Ger konteringsinformation vid beställning * Leveransgodkänner i nytt system * Måste ange referensperson/rätt adress vid beställning * Godkänner i nytt system * Mindre posthantering * Ingen arkivering av fakturor * Ingen ankomstregistrering eller reg av leverantör ort och belopp * Konterar klart kodsträng (Vgren, konto, aktivitet mm) 25
Tidplan EFH och EI - vad har hänt och kommer att ske Förstudiegrupp juni 2004 april 2005 Universitetsstyrelsebeslut 050422 Kravspec och underlag för anskaffning sommaren 2005 Anskaffning hösten 2005 Formering av projektorganisation Fortsatt processkartläggning Tidplan EFH och EI - vad har hänt och kommer att ske forts Pilotprojekt EFH med processförändringsstöd vintern 2005/2006 Utvärdering av pilotprojekt och beslut om fortsatt implementering av EFH våren 2006 Successivt genomförande av EFH med processförändringsstöd till hela organisationen under 2006. EI för ett antal utvalda varugrupper påbörjas under 2006. Utvärdering och beslut om fortsättning på EI 26
Frågeställningar att börja fundera kring Hur ser er fakturahantering ut idag? Hur ska den se ut i framtiden? Hur har arbetet organiserats idag? Hur bör det organiseras? Verktyg för detta: Exempel från arbetsgruppen EI/EFH KIA studie Egna rutingenomgångar 27