Administrativa föreskrifter. Upphandling: 2015 Filmtjänster. Ansvarig: Johanna Enberg

Administrativa föreskrifter Upphandling: 2015 Filmtjänster Diarienr: 350-13 Ansvarig: Johanna Enberg

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 1 BESTÄLLARINFORMATION 3 1.1 1.2 UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN 3 OMFATTNING OCH UPPDRAG 3 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 FORMER FÖR UPPHANDLING 4 FÖRTECKNING ÖVER FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 4 FRÅGOR OCH SVAR 4 ANBUDSGIVNING 5 ANBUDSTIDENS UTGÅNG OCH ANBUDSINLÄMNING 6 SEKRETESS 7 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING 7 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD 7 ANBUDSPRÖVNING 7 UTVÄDERINGSMODELL 8 2.11 KOMPETENSKRAV FÖR DELOMRÅDE 1 DOKUMENTATION AV FÖRELÄSNINGAR, SEMINARIER OCH KONFERENSER 9 2.12 KOMPETENSKRAV FÖR DELOMRÅDE 2 PRODUKTION AV INFORMATIONSFILMER 10 2.13 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT 10 3 KRAV PÅ LEVERANTÖR 11 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 INTYG OCH BEVIS ANGÅENDE LEVERANTÖR 11 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA STÄLLNING 11 REFERENSER/ERFARENHET 12 LAGAR OCH UTVECKLING 12 MILJÖARBETE 12 LEVERANTÖRS MILJÖARBETE 13 UNDERLEVERANTÖR 13 4 KRAVSPECIFIKATION 14 4.1 4.2 4.3 ANBUDSOMRÅDE 1 & 2 14 UPPDRAGSBEMANNING 15 GRUNDKRAV FÖR DELOMRÅDE 1 & 2 15 CV/INTYG 16 1

4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 GENOMFÖRANDE OCH KONCEPT 16 ARBETSPROVER 16 TJÄNSTENS UTFÖRANDE/FULLGÖRANDEVILLKOR 17 MALL FÖR RAMAVTAL 18 SPRÅK 18 SAMVERKAN 18 VERKSAMHETSÖVERGÅNG 18 2

1 BESTÄLLARINFORMATION 1.1 UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN Beställare: Handläggare: Norrbottens läns landsting Johanna Enberg, ansvarig upphandlare Tfn 0920-28 48 28, 072-538 74 31 E-post: johanna.enberg@nll.se 1.2 OMFATTNING OCH UPPDRAG Landstinget har en omfattande informationsverksamhet, främst inom hälso- och sjukvård men även inom andra områden såsom regional utveckling, kultur och utbildning mm. Syftet med denna upphandling är att upphandla filmtjänster inom två olika områden för Landstingets verksamheter i Norrbotten. Upphandlingen omfattar följande delar; Delområde 1, Dokumentation/inspelning av föreläsningar, seminarier och konferenser Delområde 2, Produktion av informationsfilmer Landstinget avser att rangordna tre leverantörer per delområde. Dessa leverantörer kommer att fördelas i en fast avropsordning, en så kallad rangordning, där landstinget i första hand kommer att vända sig till den leverantör som blir antagen som etta(1:a) inom varje delområde vid avrop från ramavtalet. Om denna leverantör inte kan utföra beställd tjänst går förfrågan vidare till den leverantör som är antagen som tvåa och sedan till den som är antagen som trea. Anbud kan lämnas på enskilda eller båda delarna av uppdraget. Landstinget kommer att göra separata upphandlingar utanför detta avtal för uppdrag där särskild kompetens krävs, t ex teckenspråksfilmer och reklamfilmer. Landstinget garanterar inga volymer. 3

2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 FORMER FÖR UPPHANDLING 2.1.1 Upphandlingsform Förenklat förfarande enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsformen innebär att tilldelningsbeslut får föregås av förhandlingar med anbudsgivare. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.1.2 Avtals/Entreprenadform Landstinget kommer att anta tre rangordnade leverantörer per delområde för ramavtal. 2.2 FÖRTECKNING ÖVER FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Underlaget är uppdelat på följande sätt: - Administrativa föreskrifter bilaga, Anbudspriser - Avtalsmall bilaga, Information om elektronisk fakturering NLL - Frågeformulär i Amesto Anbudsgivaren ska själv kontrollera att han före anbudsgivning fått fullständigt förfrågningsunderlag. Om myndighetsföreskrifter eller anvisningar inte stämmer överens med det som anges i förfrågningsunderlaget är anbudsgivaren skyldig att omedelbart meddela detta till beställarens kontaktperson. 2.3 FRÅGOR OCH SVAR Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Frågor ska ställas till beställarens handläggare skriftligen under anbudstiden via leverantörsportalen Frågor och svar. Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från Amesto kommer att få information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via leverantörsportalen. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själv kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar finns i leverantörsportalen. Sista dag för frågor med anledning av förfrågningsunderlaget är tio (10) kalenderdagar före anbudstidens utgång. Svar på frågor skickas senast sex (6) kalenderdagar före angiven sista anbudsdag. Frågor inkomna senare än enligt ovan kommer inte att besvaras. 4

Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras på Norrbottens läns landstings hemsida. Leverantör som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. 2.4 ANBUDSGIVNING 2.4.1 Anbudshandlingar Anbud ska redovisas i Frågeformulär i Amesto. Anbudet ska vara skrivet på svenska språket. Anbudspriser ska redovisas enligt bilaga, Anbudspriser. Obligatoriska krav (ska-krav) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav (ska-krav). Av anbudet ska framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas och antas är att ska-kraven är uppfyllda. 2.4.2 Anbudspriser Anbudsgivaren ska fylla i bifogad prisbilaga i Amesto Sourcing. Priset ska anges per timme, pris per heldag Fullmäktige och pris per uppdrag Morgonrock (inklusive arbetskraft, studio/inspelningsplats, materiel med mera). Priser ska anges i svenska kr (SEK) exkl. mervärdesskatt. Inga andra kostnader ska tillkomma. Vid avrop enligt ramavtalet kommer en överenskommelse att göras per uppdrag som baserar sig på det i anbudet angivna och antagna priset samt överenskommet antal arbetade timmar för det specifika uppdraget som godkänts av beställaren. Ersättning för arbete vid uppdrag under kvällar och helger Ersättning för uppdrag under kvällar och helger ska avtalas i förväg och godkännas av NLL, eventuell ersättning utgår då enligt NLL:s regler och riktlinjer för obekväm arbetstid. Ersättning för arbete under kvällar utgår inte för fasta uppdrag där det redan har specificerats att uppdrag kan äga rum under kvällstid. Reseersättning Ingen reseersättning ska utgå för resor inom Luleå kommun utan eventuella resekostnader för anbudsgivaren för resa inom Luleå kommun ska ingår i det offererade priset. Vid eventuella resor utanför Luleå kommun utgår reseersättning för resor med utgångspunkt från Luleå kommun med en fast ersättning per mil i enlighet med Landstingets regler och riktlinjer för reseersättning. Samtliga resor utanför 5

kommunen ska godkännas av landstinget. Ersättning för övernattningar sker enligt överenskommelse med uppdragsgivare. Inga andra kostnader ska tillkomma. 2.4.3 Förtydliganden och kompletteringar till anbud Anbudsgivare ska vara beredd att på begäran lämna eventuella kompletterande uppgifter angående anbudet. 2.5 ANBUDSTIDENS UTGÅNG OCH ANBUDSINLÄMNING 2.5.1 Anbudstidens utgång Anbud ska vara Landstinget tillhanda senast 2015-05-18. OBS. Anbud som inkommer senare än angiven tid ska (måste) förkastas enligt LOU. 2.5.2 Anbudsinlämning Anbud ska inlämnas via E-anbud Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Amesto - Avantra. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 2007:1091, 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I Amesto - Avantra sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud. För mer information se via länken https://services11.nll.se/avantra/customer/nll/modules/purchase/published/ Anbudsgivarens anbudshandlingar ska i förekommande fall sparas digitalt enligt följande: i allmänt kända format t.ex. doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, jpeg, gif, tif och dwg. enskilda filer (dokument) bör inte överskrida 50 MB. Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjliga att ladda upp för att ingå i ett E-anbud. 6

2.5.3 Anbuds giltighetstid Anbudet ska vara bindande i minst sex (6) månader efter anbudstidens utgång. I de fall upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs per automatik anbudens giltighetstid med sex (6) månader utöver de sex som anbuden är giltiga initialt. 2.6 SEKRETESS Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört rekommenderas skriftligen inkomna med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle drabba anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Det är Landstinget som beslutar och avgör om uppgifterna kan sekretessbeläggas. 2.7 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga leverantörer att underrättas varvid skäl kommer att anges. 2.8 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2.9 ANBUDSPRÖVNING Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden enligt nedan. Anbudsprövning sker av en utvärderingsgrupp sammansatt av tjänstemän hos beställaren. Anbudsprövning kommer att ske i två steg enligt följande. 1. Kvalificering av anbudsgivare/anbud enligt 2.9.1 2. Utvärdering av anbud enligt 2.9.2 Anbud måste klara av steg 1 för att gå vidare till steg 2. 7

2.9.1 Kvalificering av anbud Kvalificering av anbudsgivare uppnås enbart genom att anbudsgivaren 1. Uppfyller dem ställda krav enligt Administrativa föreskrifter, kapitel 2.4 och 2.5. 2. Uppfyller ska-krav enligt kapitel 3, krav på leverantör samt lämnar in de obligatoriska intygen/beskrivningar som efterfrågas. 3. Uppfyller ska-krav enligt kapitel 4, kravspecifikation samt lämnar in de obligatoriska intygen/arbetsprover som efterfrågas. 4. Prisbilagan (bilaga, Anbudspriser) är ifylld samt bifogas. OBS: Visar det sig att anbud efter denna prövning inte uppfyller kraven i kvalificering av anbud, kommer anbudet ej att prövas i utvärderingen av anbud. 2.9.2 Utvärdering av anbud Under förutsättning av att inkomna anbud uppfyller kvalificeringskraven enligt ovan, kommer anbudsgivaren att gå vidare för utvärdering av ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till pris (50%) och kvalitet (50%). Kvalitet utvärderas på leverantörens inskickade arbetsprover. Utvärderingsmodellen innebär att en bedömning görs av kvalitativa kriterier, där ett anbudspris får ett absolut påslag beroende på hur mycket företagets redovisade kvalitativa kriterier bedöms avvika från angiven maximal kvalitetspoäng. Utifrån, för upphandlingen uppskattat marknadsvärdet är det totala prispåslaget för kvalitet framräknat till nedanstående belopp: a. Inom delområde 1, en leverantör för dokumentation/inspelning av föreläsningar, seminarier och konferenser, är det maximala prispåslaget 13 000 kr. b. Inom delområde 2, en leverantör inom området produktion av informationsfilmer, är det maximala prispåslaget 650 kr 2.10UTVÄRDERINGSMODELL Den anbudsgivare som har lägst jämförelsetal kommer att antas. Jämförelsetal = offererat pris + totalt prispåslag Om två anbud är likvärdiga antas det anbud som har lägst offererat pris. I de fall flera anbud även har samma offererat pris kommer lotten att få avgöra vinnande anbud. En poäng som inte uppfylls innebär ett påslag som läggs på av anbudsgivaren lämnat anbudspris. Storleken på påslaget finns angiven nedan i direkt anslutning till respektive poäng. Prispåslaget för arbetsproverna kommer i vardera delområde summeras och delas med två. 2.10.1 Kriteriet pris Priset som kommer att utvärderas är det av anbudsgivaren lämnade pris; 8

Delområde 1; Pris per uppdrag för Fullmäktige, pris per uppdrag för Morgonrock och pris per timme för övriga uppdrag. Utvärdering kommer ske på totalpriset för delområde 1. Totalpriset innebär pris per uppdrag för fullmäktige + pris per uppdrag för Morgonrock + pris per timme för övriga uppdrag. Pris per timme multipliceras med 7 i utvärderingen. Anbudsgivare med lägst totalpris kommer antas. Exempel: 10 000 + 3000 + 600 (*7) = 17 200 Delområde 2; Pris per timme. 2.10.2 Kriteriet Kvalitet Landstinget kommer att göra en samlad bedömning på, de av anbudsgivaren inskickade arbetsproverna. En jury utsedd av landstinget med goda kunskaper inom aktuellt område kommer att utföra denna bedömning. Vid bedömning kommer dels arbetsproverna att granskas utifrån angiven beskrivning. Kriteriet kvalitet består av olika underkriterier; Kriteriet Kvalitet är fördelat enligt följande underkriterier: 1. Inom delområde 1, en leverantör för dokumentation/inspelning av föreläsningar, seminarier och konferenser a. Teknik vid inspelning 2. Inom delområde 2, en leverantör inom området produktion av informationsfilmer a. Teknik vid inspelning b. Idé/budskap 2.11 KOMPETENSKRAV FÖR DELOMRÅDE 1 DOKUMENTATION AV FÖRELÄSNINGAR, SEMINARIER OCH KONFERENSER A. Teknik vid inspelning av dokumentationsfilmer Teknik: Här bedöms ljussättning, skärpa, ljudbearbetning, redigering, kvalitet på statisk och rörlig grafik, bildkvalitet, placering av kamera samt kvalitet på foto 5 poäng motsvarande 0 i påslag - Den tekniska kvaliteten håller hög nivå 3 poäng motsvarande 5200 kr i påslag - Den tekniska kvaliteten håller en godkänd nivå 0 poäng motsvarande 13 000 kr i påslag - Filmen har tekniska brister 9

2.12 KOMPETENSKRAV FÖR DELOMRÅDE 2 PRODUKTION AV INFORMATIONSFILMER A. Teknik vid informationsfilmer Teknik: Här bedöms ljussättning, skärpa, ljudbearbetning, redigering, kvalitet på statisk och rörlig grafik, bildkvalitet samt kvalitet på foto. Poängbedömning 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag - Filmens tekniska kvalitet håller hög nivå 3 poäng motsvarande 130 kr i påslag - Filmens tekniska kvalitet håller godkänd nivå 0 poäng motsvarande 325 kr i påslag - Filmens tekniska kvalitet har brister B. Idé och budskap vid informationsfilmer Idé och budskap: Här bedöms manus och text, presentationsteknik, kommunikation hur ett budskap förmedlas, pedagogiskt upplägg samt dramaturgi att kunna fånga målgruppens intresse och behålla den. Poängbedömning 5 poäng motsvarande 0 kr i påslag - Lätt att följa den röda tråden, tydligt budskap, fångar intresset 3 poäng motsvarande 130 kr i påslag - Kan följa den röda tråden, uppfattar budskapet, fångar inte intresset helt och hållet 0 poäng motsvarande 325 kr i påslag - Svårt att följa den röda tråden, otydligt budskap, fångar inte intresset 2.13 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Underrättelse om vilken/vilka anbudsgivare som tilldelats den aktuella tjänsten, så kallat tilldelningsbeslut, kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Detta genom att landstinget publicerar underrättelse om tilldelningsbeslut på www.nllplus.se/tilldelningar samt meddelar alla anbudsgivare om när underrättelsen finns tillgänglig. Från det att underrättelse om tilldelningsbeslutet publicerats enligt ovan samt ett meddelande om publiceringen skickats till alla anbudsgivare inträder en avtalsspärr om 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller. Upphandlingskontraktet utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalen ska vara bindande är att kontraktet har undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet. 10

3 KRAV PÅ LEVERANTÖR Samtliga Ska-krav enligt nedan ska redovisas i Frågeformulär i Amesto för att visa om de uppfylls. Där det krävs bevis/intyg ska de bifogas via Frågeformulär i Amesto. 3.1 INTYG OCH BEVIS ANGÅENDE LEVERANTÖR Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Skatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Anbudsgivare ska, som bevis på att kraven uppfylls och på begäran av landstinget, kunna översända kopia på företagets Registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvaras i Sverige av Bolagsverket), under förutsättning att registreringsskyldighet föreligger. Intyg ska inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den dag då begäran var leverantör tillhanda. Ovanstående förfarande är endast tillämpbart i Sverige. Utländsk anbudsgivare ska insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande ska inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivare ska bifoga registreringsbevis eller motsvarande. 3.2 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA STÄLLNING Anbudsgivare ska ha en stabil ekonomisk bas. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av anbudsgivares nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och anbudsgivarens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses anbudsgivaren ändå uppfylla ovanstående krav om anbudsgivare i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivare innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Anbudsgivare som inte är skyldig att upprätta årsredovisning eller årsbokslut ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning. I de fall stor negativ avvikelse redovisas alternativt att leverantörens verksamhet är av sådan art att nyckeltal ej kan erhållas ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om någondera av nedan redovisade punkter uppfylles. a) Anbudsgivare lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivare innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. b) Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garanti. Sådant intyg bifogas anbudet, undertecknat av behörig företrädare för garanten. Kontrollen gjord av upphandlande myndighet via Soliditet kommer i dessa fall att göras på denne (garanten). 11

c) Nybildat företag lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell stabilitet och styrka att fullgöra uppdraget under kontraktstiden. 3.3 REFERENSER/ERFARENHET Anbudsgivaren ska lämna två referenser för vardera delområde. Landstinget kommer att kontakta referenserna och kontrollera att nedan nämnda ska-krav är uppfyllda. Landstinget förbehåller sig dock rätten att åberopa egna erfarenheter av anbudsgivaren. Anbudsgivaren ska ha arbetat med filmproduktion som sin huvudsakliga arbetsuppgift i minst två (2) av de senaste tre (3) åren, 2011-2014. För att det ska anses ha varit anbudslämnarens huvudsakliga arbetsuppgifts ska denne ha arbetat kontinuerligt med professionell filmproduktion i minst 800h/år dessa år. Denna information ska bifogas i anbudet. För anbudslämnare inom delområde 1, en totalleverantör som tillhandahåller och ansvarar för en helhet som filmproducent, ska anbudslämnaren ha erfarenhet av produktion av dokumentation av föreläsningar, seminarier och konferenser. För anbudslämnare inom delområde 2, en leverantör för inspelning av informationsfilmer ska dessa erfarenheter till stor del avse inspelning av informationsfilmer. OBS! Referenserna ska anges med företag, kontaktperson, kontaktväg (e-post, telefon) samt typ och beskrivning av referensuppdrag och när dessa uppdrag har skett. För nybildade företag eller om företaget är under bildande kan referenser lämnas från uppdrag som nyckelpersoner i de nybildade företaget/företaget under bildande har haft. 3.4 LAGAR OCH UTVECKLING Leverantör ska vara väl förtrogen med de lagar, förordningar, föreskrifter som berör verksamheten i synnerhet samt, vid genomförandet, landstingets mål och policydokument. Leverantören ska åta sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuella nya lagar och förordningar liksom till övergripande inriktningsbeslut som kan komma att tas inom landstinget. 3.5 MILJÖARBETE Norrbottens läns landsting har antagit ett miljöpolitiskt program som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. Den kan förändras under avtalstiden. I detta följer att bedriva ett miljöanpassat upphandlingsarbete, där landstinget följer miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier (Miljöstyrningsrådets miljökrav, www.msr.se). I detta förfrågningsunderlag med bilagor redovisas i förekommande fall de miljökrav som ställs på anbudsgivaren och efterfrågade tjänster. 12

3.6 LEVERANTÖRS MILJÖARBETE Landstinget ser gärna att Leverantören, i sin egen produktion av produkter och tjänster, verkar för låg negativ miljöpåverkan. Detta genom att minimera företagets negativa miljö- påverkan på så sätt att miljöaspekter vägs in vid inköp, och i den mån det är möjligt, att det miljöriktigaste alternativet väljs. Leverantören ska vid begäran beskriva sitt arbete med miljöfrågor samt hur han/hon avser uppfylla sitt miljöåtagande enligt denna förfrågan. 3.7 UNDERLEVERANTÖR Underleverantör får ej nyttjas för uppdragets fullgörande utan Landstingets skriftliga medgivande. Antagen leverantör har i händelse skyldighet att tillse att underleverantör uppfyller i denna upphandling ställda krav. Om anbudsgivare avser att nyttja underleverantör för uppdragets fullgörande och inte utan underleverantörens medverkan klarar att uppfylla dessa, ska anbudsgivare bifoga en upplysning om i vilken omfattning, dvs. hur stor del av kontraktet som kan komma att läggas ut på underentreprenör samt utförligt beskriva dessa underleverantörer och deras uppfyllelse av kraven i förfrågningsunderlaget. Samarbetsavtal eller motsvarande skriftliga dokumenterade uppgörelse ska bifogas anbudet. Antagen anbudsgivare ansvarar strikt för underleverantörens personal och dennes åtagande så som för sitt eget åtagande. 13

4 KRAVSPECIFIKATION Samtliga Ska-krav enligt nedan ska redovisas i Frågeformulär i Amesto för att visa om de uppfylls. Där det krävs bevis/intyg ska de bifogas via Frågeformulär i Amesto. 4.1 ANBUDSOMRÅDE 1 & 2 4.1.1 Leverantör inom området dokumentation Detta område avser; dokumentation av föreläsningar, seminarier och konferenser genom filmning Inom området dokumentation förekommer både fasta, återkommande arrangemang/uppdrag och nya uppdrag som planeras under året. Omfattningen varierar från 1 timmes uppdrag till halv- eller heldagar. Detta uppdrag innebär att anbudsgivaren ska dokumentera dessa arrangemang genom filmning samt i viss mån redigera inspelningen för att anpassa formatet och innehållet. 4.1.2 Leverantör inom området informationsfilm Detta område avser; Inspelning av informationsfilmer Inom området informationsfilmer förekommer varierande uppdrag från Landstingets olika verksamheter och från olika platser i länet. Inom delområde informationsfilmer kan det förekomma inspelning av reportage. Anbudsgivaren ska även vid behov kunna filma reportage. Landstinget tillhandahåller journalister för dessa uppdrag. 4.1.3 Efterbearbetning I de fasta uppdragen ska den efterbearbetning som finns angiven ingå i priset. För övriga uppdrag ska anbudsgivaren mot tillägg kunna erbjuda efterbearbetning. 4.1.4 Fasta uppdrag inom områdena dokumentation De fasta uppdragen som avses inom delområde 4.1.1 beskrivs nedan. Morgonrock Omfattning: 45 minuters föreläsning varannan vecka i Luleå kommun samt ute i länet 1-2 gånger per termin. Totalt 16-20 ggr/år med sommaruppehåll från mitten på maj till slutet av augusti/början på september, sammanlagt ca 15-20 veckor. Uppdraget innebär att dokumentera föreläsningen genom filmning. Krav på efterbearbetning: efterbearbetning för visning på webben. Efterbearbetning består av klippning samt 14

komplettering av det filmade materialet med de powerpointbilder som föreläsaren presenteras. Krav på leverans: Materialet ska vara färdigt för publicering och Landstinget tillhanda inom sex (6) timmar från att föreläsningen avslutats om inget annat överrenskommes vid avrop. Leverantören ska tillhandahålla trekameralösning vid behov. Fullmäktige Omfattning: fem (5) stycken heldagssändningar totalt varav 4 ggr/år från sessionssalen i landstingshuset samt ytterligare ett tillfälle på annan plats i länet. Kan innebära kvällsjobb. Uppdraget innebär att dokumentera hela dagen genom filmning. Under sändning ska namn på talare visas, i pauserna ska musik spelas och pausskylt ska visas. Krav på efterbearbetning: efterbearbetning består av kapitelindelning per talare/ärende se www.nll.se/sv/demokrati-och-insyn med klickbar kapitelindelning Krav på leverans: färdig film ska skickas för lagring och streaming ut på webben inom överenskommen tid, dock max fem (5) dagar. För detta uppdrag krävs trekameralösning, vilket ska ingå i priset. Övriga uppdrag Halvdagsseminarium omfattar 4-6timmar. Heldagskonferenser/seminarier omfattar 8-10 timmar. Kan innebära kvällsarbete. Uppdraget innebär dokumentation och normal efterbearbetning för att anpassa format och innehåll. Krav på efterbearbetning: Mer omfattande efterbearbetning t ex för eftervisning på landstingets webbsida med klickbar kapitelindelning redovisas som separat tillägg vid avrop. Krav på leverans: Leverans till landstinget ska ske inom överenskommen tid. För samtliga uppdrag gäller att ingen volymgaranti kan lämnas. 4.2 UPPDRAGSBEMANNING Anbudsgivaren ska, vid behov, anpassa sin bemanning till de olika uppdragens förutsättningar. Anbudsgivaren ska namnge den/de filmare denne har för avsikt att använda vid genomförande av varje specifikt uppdrag. Anbudsgivaren ska beskriva kompetens, utbildning och erfarenhet inom aktuella områden för denna bemanning enligt nedanstående krav. 4.3 GRUNDKRAV FÖR DELOMRÅDE 1 & 2 Anbudsgivarens anvisade filmare ska inneha; Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom film, filmproduktion, fotografering, press eller media från folkhögskola/högskola/universitet eller av landstinget bedömt motsvarande utbildning, samt 2 års dokumenterad erfarenhet av filmproduktion. Eller: 15

Minst 4 års dokumenterad erfarenhet av filmproduktion. CV/INTYG Leverantören ska beskriva sin bemanning för uppdraget samt styrka bemanningens kunskaper genom bifogande av CV. CV ska innehålla följande rubriker: Personuppgifter Utbildning Specialistutbildning/vidareutbildning Arbetslivserfarenhet OBS! Det är mycket viktigt att uppfyllelsen av ska-kraven enligt ovan tydligt går att utläsa ur CV. Tidigare uppdrag ska beskrivas på ett sådant sätt så att det tydligt framgår att ovanstående ska-krav uppfylls. Referenser från tidigare uppdrag ska kunna lämnas på anmodan. Även CV för underleverantörer eller samverkanspartners ska skickas in och godkännas av landstinget. I det fall anbudsgivarens utsedde filmare har utbildning från annat land än Sverige måste innehåll, omfattning och nivå tydligt beskrivas för att bedömning av vilken utbildningsnivå den är att jämställa med ska kunna göras. 4.4 GENOMFÖRANDE OCH KONCEPT Anbudsgivaren ska genomföra uppdraget i enlighet med det upplägg som offererats och som Landstinget godkänt. Detaljplanering och leveranstid för det specifika avropet görs gemensamt av uppdragstagaren och Landstingets kontaktperson. Vid genomförandet är det av största vikt att anbudsgivaren ska ha mycket god förmåga att samarbeta med Landstingets representanter och övriga intressenter. 4.5 ARBETSPROVER Leverantören ska skicka in arbetsprover enligt nedan för att möjliggöra utvärderingen i punkt 2.10.2. Arbetsproverna ska vara Landstinget tillhanda senast sista anbudsdagen och skickas i usb-format till adressen: Norrbottens läns landsting Upphandlingsenheten Johanna Enberg Robertsviksgatan 7 971 89 Luleå. Märk kuvertet med 2015 Filmtjänster. 16

Märk usb-stickan med diarienummer 350-13, samt Anbudsgivararens namn och delområde. Avser anbudsgivaren att lämna arbetsprover på både delområde 1 och 2 ska två usb-stickor skickas. En sticka för vardera delområde. 4.5.1 Arbetsprover inom delområde 1 dokumentation Två (2) filmer inom området dokumentation 4.5.2 Arbetsprover inom delområde 2 informationsfilmer Två (2)filmer inom området informationsfilmer Arbetsproverna ska vara filmprov/filmklipp från genomförda filmer inom angivna kategorier. Arbetsprovera ska vara 5 minuter +- 10 sekunder långa. Arbetsproverna ska vara produktioner som anbudsgivaren gjort för kund. Till alla arbetsprover ska anbudsgivaren bifoga följande i Amesto Sourcing: o Beskrivning av kunduppdraget och budskap som ska förmedlas o Beskrivning av målgruppen o Syfte och mål med filmproduktionen/inspelningen o Beskrivning av arbetsmetod schematisk beskrivning av arbetsgången i produktionen, från det att uppdraget kommer in från kunden till leverans till kunden o Budget för filmproduktionen/inspelningen Det ska tydligt framgå vilken beskrivning som tillhör vilket arbetsprov. 4.6 TJÄNSTENS UTFÖRANDE/FULLGÖRANDEVILLKOR Anbudsgivaren ska i nära samarbete med landstingets kommunikationsavdelning eller med den som landstinget utser som kontaktperson/kontaktpersoner framställa beställda filmer inom överenskommen tidsram och i enlighet med den kvalitet och det utförande som landstinget efterfrågar. Anbudsgivaren ska tillhandahålla studio samt nödvändig utrustning för högsta kvalitet (t ex kablage, lampor, mikrofoner etc.) samt förbrukningsmaterial. Trekameralösning ska kunna användas vid behov. Produktion av film Vid produktion av filmer är anbudsgivarens kontaktpersoner i första hand Landstingets kommunikatörer eller för den specifika produktionen, beställaren. Anbudsgivaren erhåller uppdragen från denne. Därefter tas en idé fram i samråd med beställaren hos Landstinget som sedermera ska godkännas av landstinget innan produktionen startar. Därefter har anbudsgivaren själv ansvar för att producera filmen. Detta innebär att anbudsgivaren ska, förutom ansvaret kring hela filmproduktionen, själv kontakta 17

personer medverkande i produktionen som ska delta och förbereda dem, ta fram ett upplägg för deras medverkan mm. Produktionen ska alltid tillverkas i full HD och levereras i det filformat som beställaren önskar. Produktionen/inspelningen ska levereras enligt beställarens önskemål, exempelvis på bränd DVD, USB eller via filöverföringstjänst. Produktionen ska levereras i ett (1) original. Leverantören ska kunna leverera fullgoda ljudfiler till alla kanaler. Ljudfiler på filmer som ska levereras till olika tv-kanaler ska anpassas efter varje kanals specifikationer för ljudnivåer. Leverantören ska samverka med Landstingets lagringsleverantör. I många fall kan uppdraget innebära att anbudsgivaren ska samverka med flera olika verksamheter som ska utmynna i en gemensam produktion. I de fall leverantören avser att använda sig av annan filmare än i anbudet angiven ska denne godkännas av landstingets beställare samt uppfylla kraven angivna i förfrågningsunderlaget. 4.7 MALL FÖR RAMAVTAL Leverantör ska acceptera villkoren i Avtalsmallen i sin helhet. Vissa angivna delar fastställs i samband med upprättandet av det slutliga avtalet. 4.8 SPRÅK Alla leverantörer ska behärska svenska i tal och skrift. Anbudsgivaren ska använda sig av svenska språket vid all skriftlig och muntlig kommunikation med landstinget och dess verksamheter samt eventuella externa kontakter utanför landstinget. 4.9 SAMVERKAN Förhållandet mellan Anbudsgivaren och Landstinget ska präglas av ett samarbetsförhållande. Anbudsgivaren kommer i huvudsak att arbeta på uppdrag av landstingets kommunikationsavdelning eller annan beställare vilken också kommer att vara anbudsgivarens samarbetspart i all produktion. 4.10VERKSAMHETSÖVERGÅNG Vid eventuell verksamhetsövergång har landstinget rätt att omedelbart, utan ytterligare orsak, häva avtalet. Landstinget har även rätt att kräva att anbudsgivaren står fast vid sitt avtal vilket således innebär att den nya verksamheten ska svara för rättigheter och skyldigheter såsom den ursprungliga avtalsparten. 18