1. Förfrågningsunderlag. Upphandling: 2014 Nutritionsprodukter. Upphandling dnr: Upphandlare: Kristin Blomkvist

Transkript

1 1. Förfrågningsunderlag : 2014 Nutritionsprodukter dnr: Upphandlare: Kristin Blomkvist, Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

2 Innehållsförteckning 1 Allmän orientering ens omfattning Fullmakt ens Värde Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Landstingets miljöarbete Sekretess Avbrytande av upphandlingen Underrättelse om beslut Ramavtal Ersättning för upprättande av anbud sföreskrifter sform Obligatoriska krav (skall-krav) Elektroniska anbud Frågeformulär Anbudets form, innehåll samt avlämnande Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör Intyg från myndigheter Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Support och utbildning Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Prövning och utvärdering av anbud Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Utvärdering per varukorg Utvärdering Tekniker Positionsgrupp Annan fördelningsnyckel Utvärdering kosttillägg och sondnäring Provning och utvärdering av offererad produkt Kommersiella villkor Anbudspriser Mall för ramavtal Leveranstid Bilagor... 8, Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

3 (8) 1 Allmän orientering Informationen som lämnas i detta avsnitt kräver inte besvarande. 1.1 ens omfattning Denna upphandling avser ramavtal på livsmedel för särskilda näringsmål samt nutritionspumpar med tillbehör till Norrbottens läns landsting samt samtliga 14 kommuner i Norrbottens län enligt beskrivning i Kravspecifikation och Mall för ramavtal. en uppdelas i två delar 1. Kommunala boenden samt landstingets sjukhus Landstinget ansvarar för leveransen samt lagerhållning av nutritionsprodukter till sjukhusen och boenden i hela Norrbottens län. Pumparna köps in och beställs genom hjälpmedel (Länsservice). Pumparna beställs hem till hjälpmedel och distribueras sedan ut till förskrivarna. 2. Patienter i eget boende Beställning av kost- samt sondnäring görs av behöriga förskrivare. Leverantören ansvarar för lagerhållning samt leverans till egna boendet, hemadress eller utlämningsställe. Leveransadresser kommer att ändras under avtalstiden Fullmakt Deltagande kommuner har genom fullmakt uppdragit Norrbottens läns landsting att genomföra upphandlingen ens Värde Det totala värdet för ingående produkter i denna upphandling under aktuell avtalsperiod inkl. option beräknas uppgå till ca 40 MSEK baserat på 2013 års volym. 1.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Norrbottens läns landsting,, Luleå Organisationsnummer: Upplysningar under anbudstiden Ansvarig upphandlare är: Kristin Blomkvist, Norrbottens läns landsting. Eventuella frågor sker skriftligen eller genom e-post till ansvarig upphandlare enligt ovan på nedanstående adress: Adress: Övriga kontaktvägar: Norrbottens läns landsting Mobil: Robertviksgatan 7 Växel: Luleå E-post Kristin.Blomkvist@nll.se 1.4 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så att missförstånd kan undvikas.

4 (8) Skriftlig begäran om kompletterande upplysningar ska vara NLL tillhanda senast tio (10) kalenderdagar före anbudstidens utgång. Detta sker via funktionen Frågor och svar i Amesto Sourcing. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast sex (6) kalenderdagar före angiven sista anbudsdag. Begäran om kompletterande upplysningar senare än tio (10) kalenderdagar innan sista anbudsdag kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden och kompletteringar publiceras på webbsidan för aktuell upphandling på följande adress: Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från Norrbottens läns landstings hemsida kommer att erhålla information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.5 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Norrbottens läns landsting har antagit en miljöpolicy som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. I detta följer att bedriva ett miljöanpasssat upphandlingsarbete, där landstinget följer miljöstyrningsrådets miljökrav. 1.6 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. 1.7 Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. 1.8 Underrättelse om beslut Information om vilka anbudsgivare som genom beslut tilldelats det aktuella uppdraget kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Underrättelse om tilldelningsbeslut kommer att publiceras på Ett meddelande om när underrättelsen om tilldelningsbeslutet finns att hämta kommer att mailas till samtliga anbudsgivare. Från det att underrättelse om beslutet publicerats samt ett mail har skickats om att underrättelsen är publicerad inträder en avtalsspärr om 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller.

5 (8) 1.9 Ramavtal Efter underrättelse om beslut och aktuell avtalsspärr löpt ut kommer upphandlingskontrakt att tecknas med antagen leverantör, under förutsättning att inte förlängd avtalsspärr råder, upphandlingen blir föremål för rättning eller avbrytande samt att domstol i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas. Detta varukontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att kontraktet skall vara bindande är att varukontraktet undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2 sföreskrifter 2.1 sform Öppen förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. 2.2 Obligatoriska krav (skall-krav) Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skallkrav). Dessa är markerade med fetstil skall. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att skall-kraven är uppfyllda. 2.3 Elektroniska anbud Anbudet ska lämnas in elektroniskt (E-anbud) via upphandlingssystemet Amesto Sourcing. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en länk till webbsidan för avlämnande av E-anbud. Samtliga NLLs aktuella upphandlingar nås via Frågeformulär Anbudsgivaren skall fylla i de frågeformulär som publicerats i Amesto Sourcing. Observera att det kan vara obligatoriskt att lämna information eller bifoga dokument i detta frågeformulär. Om hänvisning till annat dokument görs är det viktigt att det tydligt framgår under vilken punkt eller rubrik i detta dokument informationen finns. Anbud kan förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I Amesto - Avantra sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud. 2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande Ert anbud skall lämnas in i digital form (E-anbud). E-anbud och funktionsbeskrivningar av offererad produkt/vara presenterad i prisbilaga eller motsvarande skall vara avfattad på svenska.

6 (8) De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Dokumentfilerna skall namnges så att innehållet tydligt framgår. Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, är det önskvärt att sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. I bilaga Lathund för inlämnande av E-anbud - ATC beskrivs uppladdning av anbudsdokument samt inlämning av anbudet. E-anbudets dokument ska vara sparade i något av följande kända format; doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, jpeg, gif, tif och dwg. Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjlig att ladda upp för att ingå i ett E-anbud. 2.5 Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myndighet får kännedom om leverantören är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap, 1 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 LOU Intyg från myndigheter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Riksskatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Leverantören skall ha en stabil ekonomisk ställning. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och leverantörens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses leverantören ändå uppfylla ovanstående krav om leverantören i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantörer som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut skall på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning.

7 (8) Support och utbildning Anbudsgivare skall ha resurser och kompetens för service (endast leverantör av pump), support och utbildning. 2.6 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas för hela eller delar av leveransen. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta lämnade anbud i sin helhet eller i delar. en består av 4 delar: Varukorg pump med tillbehör, (flik varukorg pump med tillbehör i Produktspecifika krav) Varukorg-neonatal (flik varukorg Neonatal i Produktspecifika krav) Tekniker (flik Tekniker i Produktspecifika krav) Kosttillägg/sondnäring (5 flikar; Kosttillägg vuxna, kosttillägg barn, sondnäring vuxna, sondnäring barn samt berikningar i Produktspecifika krav) Varukorg pump och neonatal Anbudsgivaren skall lämna på samtliga positioner i varukorgarna. 1 leverantör/varukorg kommer att antas. Tekniker Gällande Tekniker kommer 1 leverantör antas/positionsgrupp (11 st grupper finns) Anbudsgivaren skall lämna anbud på samtliga positioner i en positionsgrupp. Kosttillägg/sondnäring På kost/sondnäring kommer 1 leverantör antas. Anbudsgivaren skall lämna anbud på samtliga positioner. 2.7 Anbudstidens utgång Anbud skall vara NLL tillhanda senast klockan Observera att ansvarig upphandlare endast är tillgänglig för support fram till klockan Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas. 2.8 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande i sex (6) månader efter att anbudstiden gått ut. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.9 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg: 1 Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt 10 kap 1 och 2 LOU 2 Prövning av obligatoriska krav, skall-krav. 3 Utvärdering av anbud. I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg1) som de obligatoriska kraven (steg2).

8 (8) 2.10 Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller pkt 1 och 2 ovan kommer det/de anbud att antas enligt följande: Utvärdering per varukorg För varukorgarna, Varukorg-pump och varukorg-neonatal gäller att den anbudsgivare som offererar det lägsta totalpriset på hela varukorgen kommer att antas. För dessa varukorgar gäller att 100 % av produkterna skall vara offererade och godkända för att anbudsgivaren ska kunna antas. Priset per position kommer att räknas fram genom att anbudsgivarens offererade pris/upphandlingsenhet multipliceras med NLLs prognosticerade årsförbrukning för positionen. Totalpriset för varukorgen summeras sedan ihop. Landstinget kommer anta 1 leverantör/varukorg Utvärdering Tekniker Utvärdering kommer att ske per positionsgrupp. Den anbudsgivare som offererar lägst pris per positionsgrupp kommer att antas (undantag positionsgrupp 1) Priset per position kommer att räknas fram genom att anbudsgivarens offererade pris/upphandlingsenhet multipliceras med NLLs prognosticerade årsförbrukning för positionen. Totalpriset för positionsgrupp summeras sedan ihop. Landstinget kommer anta 1 leverantör/positionsgrupp Positionsgrupp 1 På positionsgrupp 1 kommer det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt med hänsyn tagen till kriterierna pris och kvalitet att antas. Ett jämförelsepris kommer att räknas fram för varje position enligt följande formel: Jämförelsepris = offererat pris * prognosticerad förbrukning + absolut påslag Ett absolut påslag läggs på det offererade priset om ett angivet bör-krav inte uppfylls. Hur stort påslaget blir redovisas i bilagan Produktspecifika krav under fliken tekniker. Följande formel har använts för att räkna fram det absoluta påslaget: Absolut påslag = (uppskattat marknadsvärde/prisets vikt i procent) - uppskattat marknadsvärde Det totala jämförelsepriset utgörs av summan av jämförelsepriserna för de positionerna. Den anbudsgivare som offererar det lägsta totala jämförelsespriset på samtliga positioner tillsammans kommer att antas. Landstinget kommer anta 3st leverantörer som rangordnas enligt lägsta jämförelsepris. Födelningen mellan dessa leverantörer kommer styras genom annan fördelningsnyckel. Annan fördelningsnyckel Annan fördelningsnyckel innebär att den upphandlade myndigheten, med stöd i 5 kap LOU kommer att låta patient eller vårdgivarens behov vid det faktiska avropet styra fördelningen mellan de antagna leverantörerna Utvärdering kosttillägg och sondnäring Utvärdering kommer att ske enligt lägsta pris. Den anbudsgivare som offererar lägst pris totalt kommer att antas. Med lägsta pris menas; Priset per position kommer att räknas fram genom att anbudsgivarens offererade pris/upphandlingsenhet multipliceras med NLLs pro-

9 (8) gnosticerade årsförbrukning för positionen. Totalpriset på alla positioner summeras sedan ihop till en total summa. Lägsta totalsumma = Lägsta pris Landstinget kommer anta 1 leverantör. Observera att anbudsgivaren skall offerera samtliga positioner Provning och utvärdering av offererad produkt Anbudsprover skall tillhandahållas kostnadsfritt för funktionsprovning och utvärdering. Varuprover skall skickas i två exemplar (pump behöver bara skickas i 1 ex). Den upphandlade myndigheten förbehåller sig rätten att själv välja den eller de produkter, som bedöms vara lämpliga. Proverna skall vara tydligt märkta med: anbudsgivarens namn positionsnummer enligt artikelspecifikationen anbudsgivarens artikelnummer. Anbudsgivare som önskar prover i retur anger detta i anbudet. Prov på antagen artikel kommer att sparas som referensobjekt under hela avtalsperioden. Av anbudet skall framgå att detta krav är uppfyllt. Varuprov/erna ska skickas till: Länsservice C/O May-britt Johnsen Verkstadsvägen Boden OBS! Märk leveransen med Varuprover- Nutritionsupphandling Anbudsprover skall vara Landstinget tillhanda innan anbustidens utgång. 3 Kommersiella villkor 3.1 Anbudspriser Alla priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkludera eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. I samtliga priser skall ingå eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 1997:185). Priser skall anges i den enhet, som redovisas i artikelspecifikationen. Kosttillägg/Sondnäring Gällande kosttillägg/sondnäring skall 2 priser lämnas, enligt punkt 1 och 2 nedan. 1. Leverans till Landstingets lager, Länsservice 2. Leverans till patienters egna boende/leveransadress Nutritionspump Till nutritionspumpen skall prislista på reservdelar bifogas. Erbjudanden i form av s.k. paket- eller kombinations rabatter kommer inte att värderas inte heller rabatterbjudanden.

10 (8) 3.2 Mall för ramavtal Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogad mall för ramavtal i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i Mall för ramavtal, kommer inte att beaktas. 3.3 Leveranstid Beställning som sker innan kl 14 (kl 12 kan accepteras i vissa fall) skall kunna levereras inom nästföljande 3 arbetsdagar. För hemleverans utanför tätort kan längre tid accepteras. Ange leveranstid i anbudet 4 Bilagor Produktspecifika krav Anbudsspecifikation, 8 st Nutritionspatienter i Norrbottens län